Oudjaar

Deze sketch ken ik al zeker dertig jaar en ik blijf het ontzettend knap en heel erg grappig.


Unne gooje roetsj allemoal...

Laatste lijstje over 2010: aantal bezoekers

Afgelopen woensdag vroeg Maarten of ik iets kon zeggen over de aantallen bezoekers sinds ik ieder dag blog. Hieronder de bezoekersaantallen van het afgelopen jaar.

Het is duidelijk, dat sinds 19 juni de 'dagelijkse bezoeken' zijn gestegen. Dat is natuurlijk niet zo verwonderlijk, aangezien er nu iedere dag iets nieuws te lezen is. Maar ook als je in de eerste helft van 2010 alleen kijkt naar de dagen waarop ik iets publiceerde, zijn de de bezoekersaantallen in de tweede helft hoger.

Pieken en dalen
Nog een paar bijzonderheden over de pieken en dalen in de grafiek.

• 25 januari: waarschijnlijk een 'technische' piek, doordat ik op die dag Feedburner gekoppeld heb.
• 5 februari: verslag van het Doxis-seminar in Rotterdam: Informatiemanagement 2.0: over willen, moeten en kunnen
• 3 juni: De Voornamenbank-blog
• 15 juni: nadat ik de lay-out had veranderd, was ik vergeten de Analytics-code terug te zetten.
• 7 juli: het 'roemruchte' Doxis-bericht, over het archiveren van tweets.
• 19 oktober: deze verrast me wel een beetje - Uitbesteding, archieven en privatisering (2)
• 13 december Voerendaal natuurlijk.

Lijstjestijd: Mijn beste berichten van 2010 (volgens mij dan)

Gisteren de meest bezochte berichten, vandaag, in willekeurige volgorde, de tien berichten waarvan ik nu nog denk: "Goh, interessant Ingmar."

1. De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)
De berichten over de brand in Voerendaal vind ik om verschillende redenen heel waardevol. Allereerst omdat de berichten en filmpjes meteen lieten zien wat de gevolgen van een brand zijn voor een gemeente en zijn archief. Daarnaast bleek uit de berichten en vooral een filmpje dat er op staat, dat er nog grote verschillen zijn in de opvattingen over openheid en web 2.0

2. Kwaliteitscontrole, steekproeven en dan?
Ik was naar aanleiding van allerlei ervaringen met scannende gemeenten al langer na aan het denken over AQL en steekproeven. Het deed me deugd dat ik er in geslaagd ben de systematiek redelijk begrijpelijk uit te leggen.

3. Privacy, fout en archieven
Ik heb verschillende keren over privacy geschreven (zie beneden). Dit bericht was ik vergeten, maar bij het bekijken van 2010 dacht ik weer: Ja, waarom kan dat daar wel en hier niet?

4. Live: Met het oog op morgen #archiefvisie
Een geslaagd experiment om met Cover it Live verslag uit te brengen van een van de bijeenkomsten over de nieuwe Archiefvisie van OCW. Verder vind ik eigenlijk al mijn stukjes over de Archiefvisie wel interessant.

5. Digitale vergeet-me-nietjes
Een tweede tekstje over privacy, die ik nu maar even als voorbeeld neem voor alle privacy-berichten.

6. Gelezen: The Checklist Manifesto van Atul Gawande
Deze staat in dit lijstje omdat ik het heel mooi vind dat ik naar aanleiding hiervan van de uitgever gratis een exemplaar van de Nederlandse vertaling heb gekregen.

7. Hoe werken ambtenaren eigenlijk?
Op zich ben ik niet zo tevreden over deze blog, omdat het alleen maar bestaat uit citaten uit het rapport van Bart Ballaux. Maar ik vind dat rapport zo geweldig, omdat het (bij mijn weten) voor de eerste keer beschrijft hoe ambtenaren eigenlijk werken.

8. Twitter, crisiscommunicatie en archiveren
Een stukje speciaal voor Henri, die ik eigenlijk alleen ken van Twitter. Het tekstje probeert, zoals meer berichten over social media, duidelijk te maken dat Twitter niet vrijblijvend is als gemeenten dit gebruiken.

9. Een wethouder antwoord via YouTube
Zie ook 8, maar van dit stukje vind ik vooral de juridische aanvulling van Aline Klingenberg zeer waardevol.

10. Metadata, digitalisering en Google Books
Een van de berichten over Google Books, dat ik nu maar als voorbeeld gekozen heb.

En komend jaar? Vast weer veel Google, Privacy, Archiveren 2.0, Gelezen en allerlei andere dingen...

Foto: Matěj Baťha (own work / vlastní dílo) [CC-BY-SA-3.0], via Wikimedia Commons

Lijstjestijd: De tien meest bezochte berichten van 2010

Bij de eerste verjaardag van dit weblog (19 juni 2010) heb ik mij voorgenomen iedere dag minstens één bericht te schrijven. Tot nu toe (ruim een half jaar verder) is dat gelukt en op sommige dagen heb ik zelfs twee berichten gepost.
Vandaag daarom een lijstje met de tien berichten die het afgelopen jaar het meest bezocht zijn. Morgen een lijstje met de tien berichten uit het afgelopen jaar die ik zelf het meest geslaagd vind.

De meest bezochte berichten
Deze volgorde is gebaseerd op de data van Google Analytics, om de een of andere reden wijken die af van de data die Blogger zelf bijhoudt.

1.Voornamenbank: hoeveel naamgenoten heb jij?
Berichtje over de Nederlandse Voornamenbank van het Meertensinstituut. Waarschijnlijk was ik een van de eerste die er over berichtte op de dag dat de databank 'live' ging, waardoor ik na het bericht erover in het Acht Uur Journaal veel bezoek kreeg.

2. Doxis ziet 't even niet zo helder
Bericht naar aanleiding van een tekstje van Doxis over het al dan niet (vooral niet) archiveren van tweets. Riep veel discussie op en iedere week komen nog mensen via een zoekopdracht op "Doxis" bij dit bericht uit.

3. Sclera pictogrammen
Een heel kort berichtje uit 2009, dat blijkbaar door Google hoog gewaardeerd wordt als iemand zoekt op "Sclera"

4. Informatiemanagement 2.0 over willen, moeten en kunnen
Bericht naar aanleiding van het Doxis Seminar over Informatiemanagement 2.0 en mijn eerste presentatie over Archiveren 2.0

5. De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)
6. Brand in het gemeentehuis van Voerendaal (2, filmpje)
Twee berichten over de brand die het gemeentehuis van Voerendaal vernielde.

7. Een What-if kaart van Limburg
Een bijzondere kaart, waarin Ruiter Janssen een gedachten-experiment van Joris Luyendijk visualiseert.

8. Henk en Ingrid stemmen helemaal niet PVV
Naar aanleiding van een ingezonden brief van Henk van Houtem en Ingrid Veldhuizen

9. Optimaal Digitaal
De stadsarchivaris van Antwerpen kwam toelichting geven op hun project Optimaal Digitaal. Het verslagje leverde heel wat bezoekers op.

10. Kwaliteitscontrole, steekproeven en dan?
Officieel niet nummer tien, maar omdat de eigenlijke nummer tien ook al over de brand in Voerendaal ging, heb ik die overgeslagen.

Foto: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 van Basheem

Lijstjestijd: Wat Ingmar las in 2010

Sandro De Ponte
Soy un libro abierto

Dit jaar bijna veertig boeken gelezen, waarvan ik er tien met vijf sterren heb gewaardeerd. Van die tien hebben Congo, Zeitoun en Important Artifacts and Personal Property from the Collection of Lenore Doolan and Harold Morris: Including Books, Street Fashion and Jewelry de meeste indruk op me gemaakt.


Gerelateerd
Lijstjestijd: Wat Ingmar in 2009 las

Zoek de kunstenaar...

Bijzondere foto's van Liu Bolin:

En een filmpje:

Meer foto's

Via Tenaanval

Gerelateerd
Kleine mensen
Chris Jordan - Statistische foto's

Scrooge 2.0

A Cardboard Carol from Rhinofly on Vimeo.

Zo dit is Kerstmis

De Drie Gratiën 2.0

Lucas Cranach (I) [Public domain], via Wikimedia Commons

Het is gelukt. Cranach’ De drie gratiën blijven in Frankrijk. Het Louvre maakte deze week bekend dat het het renaissanceschilderij kan aankopen dankzij de vrijgevigheid van vijfduizend particuliere donateurs.
Het Parijse museum lanceerde op 13 november een bijzondere crowdfunding-actie. Louvre-directeur Henri Loyrette riep kunstliefhebbers op om financieel bij te springen, omdat het museum 1 miljoen euro tekort kwam op de vraagprijs van 4 miljoen euro – ook na enkele grote giften van bedrijven.
(...)
Er bleken tot verrassing van het Louvre slechts 35 dagen nodig om een miljoen euro op te halen.”We dachten niet dat het zo snel zou gaan, zegt Loyrette tegen persbureau AFP.
Lees meer op het Cultuurblog van de NRC

Ook het doel van onze eigen, relatief kleine crowdfunding-actie op Archief 2.0 van een paar maanden geleden, was binnen de kortste keren bereikt.

De resultaten van dit soort acties blijven me verbazen...

Baseline, Microsoft en provinciale controllers

Vandaag een week geleden was ik op het hoofdkantoor van Microsoft op Schiphol voor een vergadering met de provinciale controllers. Op de agenda stonden PETRA, de Provinciale Baseline Informatiebeveiliging en de Provinciale Baseline Informatiehuishouding. Mijn presentatie was een soort recycling van de presentaties die ik de afgelopen weken ook al over RODIN heb gegeven, zoals je hier beneden kunt zien.

Provinciale baseline informatiehuishouding

View more presentations from Ingmar Koch.

Omdat ik deze week bedacht dat de concept-teksten van de Baseline Informatiehuishouding volgens mij nergens online staan, heb ik die maar even in Google Docs gezet.

Op zich was het IPO-gedeelte van de bijeenkomst het minst interessante. Het verhaal dat Jelle van Nieuwenborg vertelde over de manier waarop ze bij Microsoft Nederland werken was veel interessanter, vooral om de reacties van de controllers.
Van Nieuwenborg vertelde dat ze bij Microsoft vooral aan 'sturen op resultaat' doen. Dat wil zeggen dat aan het begin van het jaar afgesproken wordt welke doelen een medewerker of team in dat jaar moet halen en dat het ze daarna hoegenaamd vrij is om te bekijken hoe ze die doelen zullen bereiken. Daar konden deze ambtenaren blijkbaar niet zo goed mee uit de voeten.
Want hoe moest je nu doelen vaststellen?
En hoe moest je dan vaststellen of ze gehaald waren?
En wat dan als ze toch niet gehaald werden?
Uitgaan van vertrouwen in en deskundigheid van je medewerkers zat er bij deze mensen blijkbaar nog niet zo in, net zo min als het idee dat dit resultaatgericht werken niet betekent dat een medewerker maar twee keer per jaar met zijn baas spreekt.
Overigens stopt Microsoft ook veel energie in het optimaal faciliteren van zijn medewerkers. Het gebouw is vooral bedoeld voor Bijpraten, Bijtanken en nog een B die ik vergeten ben, maar niet per sé voor werken! Een van de interessantste technische 'foefjes' die Van Nieuwenborg liet zien was Lync: The Next Generation Unified Communications. Kort gezegd zit in Lync van alles geïntegreerd: bellen, chatten, e-mailen, agendabeheer, 'Skypen', conferencecall, documentendelen, allemaal vanuit één centrale applicatie. Dat wil ik ook wel hebben, denk ik, al is me nog altijd niet duidelijk of het ook geïntegreerd is met de Windows 7-smartphone waar Van Nieuwenborg mee liep te patsen...
(Ik wilde hier een filmpje over Lync embedden, maar dat lukt niet, ik krijg de embed-code niet uit de Silverlight-plug-in gekopieerd... #fail dus.
Doet me ook even denken aan de discussie over 'open standaarden' die gevoerd werd naar aanleiding van mijn presentatie. OpenXML was toch wel veel beter dan ODF... Ja hoor, jij bent de gastheer...)

Gerelateerd
Archiefregeling, Rodin en toezicht

Toezichtsmythes

Uit een lezing van Paul Robben tijdens het congres Mythes in beleid en toezicht (dat ik helaas gemist heb):

Mythe: Systeemtoezicht is effectief en efficiënt en leidt tot kostenbesparing met minder toezichtslasten voor de ondertoezichtgestelden
Systeem toezicht is het externe toezicht door de overheid dat gebruik maakt van interne borgingssystemen binnen organisaties of sectoren.
Uit onderzoek weten we dat systeemtoezicht alleen mogelijk is onder specifieke condities en goedkoper is het waarschijnlijk niet.
(...)
Meerwaarde van systeemtoezicht is waarschijnlijk dat het leervermogen van instellingen wordt bevorderd door het opbouwen van een interne kwaliteitssysteem. Onderzoek maakt duidelijk dat de mythe van systeemtoezicht als oplossing voor gebrek aan effectiviteit en efficiëntie een broodje-aap-verhaal is maar wel een bruikbaar concept is voor het toezicht op een aantal maatschappelijke domeinen.

Mythe: Het toezicht is onafhankelijk
Veel inspecteurs en inspecties geven aan de onafhankelijkheid van het toezicht een absolute betekenis en gooien onafhankelijkheid op één hoop met autonomie. Goed toezicht zou volstrekt autonoom ten opzicht van het beleid en het veld. Een bestuurskundige analyse van de positionering van het toezicht laat een heel ander beeld zien.
Een inspectie maakt onderdeel uit van een complex netwerk van de overheid waaronder: ministers, Tweede Kamer, De Europese Unie, en andere toezichthouders. Ook ondertoezichtgestelden, veldpartijen media burgers en lobby-organisaties maken deel uit van dit netwerk. Niks autonomie, sterker nog, de rol van het toezicht kan alleen maar effectief gespeeld worden als deelnemer aan dit netwerk. Wel zou de inspectie onafhankelijk moeten zijn in zijn oordeelsvorming en keuze van maatregelen in individuele gevallen, daar moeten de minister en anderen zich niet mee bemoeien.

Lees hier de hele lezing (pdf)

Gerelateerd
Over inspectie, toezicht en zelfrijzend bakmeel
Wek vrees op, tutoyeer niet
Hoe moet een inspecteur opereren?

Management met Informatie

Doordat mijn laptop vorige week stuk was, had ik in de trein heel veel tijd om allerlei stukken te lezen. Gisteren heb ik dan eindelijk, zoals eerder beloofd, het Information Governance-rapport van VHIC helemaal gelezen. Het was geen onverdeeld genoegen.
En dat was echt niet alleen om de taalfouten die er op verschillende plekken in voorkomen: wat in plaats van dat, verhaspelde spreekwoorden als "de wens is de voeder van de gedachte" (p.57), het veelvuldig gebruik van het woord opmerkelijk, of het plots de lezer aanspreken, als in de volgende passage:

Daarbij heeft u niet veel aan een gemiddelde, omdat u natuurlijk de beste wilt zijn, wat betekent dat u zich dient te meten aan die beste. (p.67)

Antwoord, analyse en interpretatie
Wat me vooral stoorde was de vermenging van antwoord, analyse en interpretatie. Neem de vraag naar de toegankelijkheid van bedrijfskritische informatie op pagina 21-22.

In de tekst staat dan:

De bedrijfskritische informatie is niet goed toegankelijk, zegt het antwoord van de respondenten. Dit heeft te maken met de manier waarop de informatie is gestructureerd, of juist niet is gestructureerd: informatie in e-mailboxen is moeilijk toegankelijk, digitale mappen zijn op naam van medewerkers afgesteld en niet op onderwerp of werkproces, papieren dossiers zijn onvolledig omdat belangrijke e-mails er niet in worden opgeslagen en digitale dossiers zijn niet systematisch toegankelijk gemaakt.

Ik kan me vergissen, maar alles wat achter "Dit heeft..." staat is misschien wel waar, maar blijkt niet per sé uit het antwoord van de gemeentesecretarissen. Misschien vinden die de informatie wel om een heel andere reden slecht toegankelijk. Maar dat weten we niet, want daar is - bij mijn weten - niet naar gevraagd.
(En dan ga ik nog voorbij aan de opmerking die Gerdy eerder maakte, dat een "Neutraal" antwoord hier als "Niet goed" wordt gezien...)
Op deze manier worden telkens opvattingen en ideeën van VHIC over hoe het bij gemeenten werkt of zou moeten werken toegeschreven naar de antwoorden van gemeentesecretarissen of hoofden DIV.
Verder worden er op verschillende plekken zaken met elkaar in relatie gebracht, die niet of nauwelijks iets met elkaar te maken hebben. Als 42% van de gemeentesecretarissen aangeven dat er geen "beleid is vastgesteld voor het zorgvuldig verwijderen van informatie die niet meer nodig is en voor het zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware", staat er:

Overigens is er voor gemeenten een selectielijst opgesteld, die aangeeft welke informatie gedurende welke termijn bewaard dient te worden c.q. wanneer informatie vernietigd mag of moet worden. Dit is overheidsbeleid, kennelijk minder goed bekend bij de gemeentesecretarissen.

Maar de vraag bestaat uit twee onderdelen en de gemeentelijke selectielijst zegt bij mijn weten niets over het "zorgvuldig verwijderen van overtollige hardware."
De vraagstelling is sowieso verschillende keren lastig, omdat er ook negatief geformuleerde vragen gesteld worden, zoals DIV als afdeling zal binnen tien jaar in de huidige vorm niet meer bestaan of 70% van de DIV-medewerkers zal niet mee kunnen in de toekomstige ontwikkelingen. Ik weet nooit wat Ja of Nee dan betekent...

Zaakgericht werken
In mijn eerste stukje schreef ik dat ik de conclusie vooral een soort 'ophemeling' van zaakgericht werken vond. Ad van Heijst reageerde daar als volgt op:

Als je dat leest als een lofrede op zaaksystemen dan mag dat, al zal iedereen die me goed kent weten dat ik zeer, zéér kritisch ben op zogenaamde zaaksystemen en dat ik juist geloof in de kracht van het document (zie mijn bijdrage aan Od, oktober 2010 pagina 8 en 9). Als je iets belangrijks afspreekt, voer het dan meteen uit (dus: zonder administratieve rompslomp), kan dat niet: leg rechten en verplichtingen dan vast in een document waarbij je zo mogelijk -en zo nodig- getuigen aanroept die later kunnen helpen in de bewijsvoering en zorg dat alle metadata over dat document in de eigenschappen van het document worden meegenomen, zodat ze systeemonafhankelijk zijn terug te vinden

Het gekke is dat deze nuance dus echt helemaal niet in het rapport voorkomt. Daar wordt geen enkele kritische opmerking geplaatst bij de gemeentelijke neiging naar Zaakgericht werken.

Afsluitend
Natuurlijk staan er ook interessante dingen in het rapport, maar die zijn voor mij vooral beperkt tot de 'harde' cijfers, die, zoals ik eerder ook al zei, het algemene beeld ondersteunen. Dat is ook al heel wat.

Gerelateerd
Information governance volgens VHIC

Over de openbaarheid van een inspectierapportage

In het Archievenblad van december staat een artikel (pdf) van Hans Berende over wat in de archiefwereld "de Haarlemse casus" is gaan heten. Kortweg komt het er op neer dat het college van burgemeester en Wethouders van Haarlem een inspectierapport van de provinciale en gemeentelijke archiefinspectie uit 2005 heeft genegeerd. En begin dit jaar werd het tweede, kritisch rapport "geheim" verklaard. Louise van Zetten, vroeger archivaris van Bloemendaal en nu fractievoorzitter van D66 in Haarlem, wilde daar meer van weten. Ondertussen zijn beide rapporten boven water en op 25 november besproken in de raad.

Het artikel gaat verder over de vraag of die rapportages van de provinciaal archiefinspecteur en archivaris niet actiever openbaar gemaakt zouden moeten worden. Het mondt uit in een beetje modieuze roep om een "register van openbare en geheime stukken." In het artikel vielen me een paar dingen op.

EEN
Allereerst de rol van mevrouw Van Zetten, of beter gezegd, de rol van de gemeenteraad. Van Zetten zegt in het artikel:

"Het verhaal in Haarlem begint met te stellen dat een gemeenteraadslid moeilijk kan weten dat een rapport bestaat als daar geen melding van wordt gemaakt."

Daarna gaat het vooral over de redenen waarom B&W het rapport uit 2010 geheim verklaarden. Maar mevrouw Van Zetten gaat hier volgens mij helemaal voorbij aan de door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening van de gemeente Haarlem (doc), waarvan artikel 9 luidt:

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Tussen 2005 en 2010 had de raad dus al minstens vijf (!) keer door het college geïnformeerd moeten worden. Dat het college dat niet doet, is het college aan te rekenen. Maar, dat de raad er niet zelf naar vraagt, is evenzeer de raad aan te rekenen.

(Interessant detail is nog dat OCW, VNG en IPO er van uit gaat dat vanaf 2012, als het interbestuurlijk toezicht gewijzigd wordt, de raad zijn controlerende rol ook op het terrein van archiefbeheer actiever gaat spelen. Zouden al die gemeenteraadsleden dit al weten?)

TWEE
In Noord-Holland/Haarlem is het blijkbaar gebruikelijk dat de provinciaal archiefinspecteur en de gemeentelijk archiefinspecteur gezamenlijk "op inspectie" gaan en ook gezamenlijk één rapport uitbrengen. Het verbaast me enigszins dat hier in het artikel geen enkele kritische kanttekening bij geplaatst wordt.  De rol en positie van de provinciale archiefinspecteur en de gemeentelijke archiefinspecteur zijn volgens mij zodanig dat zij niet samen kunnen rapporteren. Al is het alleen maar omdat toezicht op zorg ook toezicht op toezicht op het beheer inhoudt. Op deze manier neemt de provinciale archiefinspectie voor een deel de taken van de archivaris over. In Haarlem zal de provinciale archiefinspecteur dan ook nooit (kunnen) rapporteren dat het toezicht op het archiefbeheer onder de maat is, aangezien zijn eigen rapport ook over het archiefbeheer gaat.

DRIE
Hoewel het in het artikel gaat over de vraag of de inspectierapportages door de toezichthouder openbaar gemaakt moeten worden of niet, worden de consequenties van een "ja" of "nee" niet besproken. En eerlijk gezegd ben ik persoonlijk er ook nog altijd niet uit. Directe publicatie door de toezichthouder kan naar mijn idee sowieso niet: je zult de geïnspecteerde partij altijd de gelegenheid moeten geven om een 'weerwoord' te geven. Verder ben ik ook niet zo'n liefhebber van 'naming and shaming.' Ik vind het een onsympathieke manier van werken en blijkbaar is het ook minder effectief dan we soms denken. Zie bijvoorbeeld deze presentatie van Judit van Erp (pdf').

Maar kunnen jullie nog andere voor- of nadelen noemen?

Gerelateerd
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen

Afbeelding: 'Openheid en transparantie vinden we belangrijk' van Wovox

Vrouw klaagt Google aan om haar ondergoed

FUKUOKA -- A woman here is suing search-engine giant Google Inc., saying her psychological condition worsened after discovering that a search for her address brought up a photo of her underwear hanging out on her veranda.
(...)
Opening arguments were held on Dec. 15. The woman said, "I was overwhelmed with anxiety that I might be the target of a sex crime. It caused me to lose my job, and I moved my residence." Google said that it is hurrying to confirm the facts of the case.
Lees meer

Via Security.nl

Gerelateerd
Googlization in De Balie
Googelende rechters
Virtueel door Meerssen rijden

Afbeelding: Undy van Pieter Musterd

Delicious stopte (of bijna dan toch)

Gisteren was er paniek op Twitter: Yahoo! zou van plan zijn de bookmark-dienst Delicious op te doeken!
Uiteindelijk bleek het (voorlopig) mee te vallen. 's Middags verscheen hier de reactie van Yahoo! Kortweg luidt die: "We willen Delicious verkopen, niet opdoeken."

De paniek is behgrijpelijk, aangezien Yahoo! een jaar geleden ook zo maar GeoCities 'uitfaseerde'. Daar hebben we toen nog een leuke Speel-en-deel-sessie over georganiseerd.

Ondertussen hebben de gebruikers van Delicious een paar dingen ontdekt. Allereerst dat de dienst die Yahoo! hiermee levert redelijk uniek is. Uit allerlei blogs en tweets heb ik begrepen dat enkel Diigo vergelijkbaar is. Daarnaast hebben we (misschien) geleerd dat we allemaal dommer dan ezels zijn. Zoals gezegd, een klein jaar geleden was het internet ook al in rep en roer om een actie van Yahoo en toch plaatsen we onze interessante links op Delicious en onze foto's op Flickr.

Vandaar nog maar even dit citaat van Archiveteam:

Why Back Up?
Because They Don't Care About You

Technology is business, and in business, money often takes priority over ethics. With the law perpetually lagging behind technology and business, there is often nothing between you and getting screwed over besides your own volition.
Corporations do not contemplate their own inevitable end. At least, they don't do it in public, unless they are in really bad shape. When times are good, those thoughts are pushed away, and end users are encouraged to do the same. But your data is never totally safe. Backup is a constant need.
Lees verder

Gerelateerd:
Archief 2.0 Speel-en-deelsessie: Hoe archiveer je miljoenen websites tegelijk
Twee wensen: voor Delicious en Blogger


Plaatje: NO YAHOO! -- The civil disobedience continues van Dave Ward Photography

Voerendaal, een week later (4)

De nieuwe werkplekken in Heerlen

Gisteren was het een week geleden dat het gemeentehuis van Voerendaal tot de grond toe afbrandde.

Het archief
Afgelopen zaterdag en zondag zijn alle archieven uit de grote archiefruimte geborgen. Ze waren drijfnat van het bluswater, maar op het oog verder redelijk ongeschonden. Alle dozen, dossiers en ordners zijn zondagmiddag in een vriescel gezet en ge'shockfreezed' naar -35ºC. Begin deze week zijn nog enkele dossiers uit een andere ondergrondse ruimte gered en ook ingevroren.
Zoals onder andere blijkt uit verschillende foto's van Geert lagen in het puin ook nog heel wat (restanten van) dossiers. Daarvan is in de loop van deze week besloten dat er geen pogingen gedaan worden om ze te redden. De beschadigingen zijn overwegend zodanig dat het herstellen weinig zin heeft en het risico dat ze heel erg verontreinigd zijn, is heel groot.
De komende weken zal met man en macht geprobeerd worden om vast te stellen welke actuele dossiers en documenten kwijt zijn en zal een prioritering gemaakt worden voor de reconstructie. Zodra de meest dringende zaken zijn opgelost zal naar het grotere geheel gekeken worden: wat hebben we wel nog, wat hebben we niet en wie zou bepaalde documenten / informatie wel nog kunnen hebben.

De ambtenaren
Sinds afgelopen maandag zitten alle ambtenaren in de laagbouw van het APG-gebouw (voorheen ABP) in Heerlen. Volgens de website van Voerendaal zouden er foto's beschikbaar zijn, maar die link werkt niet goed. Er is wel een filmpje van hoe het op maandagmorgen verliep.

Het filmpje
Tja, en als het dan over filmpjes gaat, dan kan ik natuurlijk niet om dit filmpje heen.
Maandagavond verscheen op de website van De Limburger het bericht dat er een "onderzoek" gedaan werd naar het filmpje. Gisteren bracht re.Public het bericht ook nog eens.
Uiteindelijk blijkt hier sprake te zijn van een journalist die zijn feiten niet op een rijtje heeft.

• Ja, er was bij de brandweer onrust over het filmpje ontstaan. 
• Maar, nee, ik was niet onrechtmatig op het terrein of in de kelder.
  Wat wel onduidelijk is, en waar lering uit getrokken moet worden, is wat 'vrijgeven door de brandweer' nu precies betekent.
• Nee, er is geen onenigheid met de verzekering geweest.
  De verzekering was constant op de hoogte van wat er gebeurde en de rampplek is niet verstoord, noch door mij, noch door anderen die in de kelder aan het werk waren.
• Nee, ik ben niet 'hoofd archief van de provincie.'

Afgelopen dinsdag vroeg mij iemand Wat heb je nu geleerd van deze commotie?
Een paar dingen:

1. Sommige journalisten controleren hun feiten niet.
   Een journalist die een beetje digitaal vaardig is, had in 'no time' met mij contact op kunnen nemen om op zijn minst wederhoor toe te passen. Tijd voor een 23-dingen voor journalisten?
2. Voor veel ambtenaren en bestuurders is openheid via internet (web 2.0) nog eng. Zo veel mogelijk moet nog achter gesloten deuren (of zwarte folie) gebeuren. Hoewel ik de volgende keer zeker weer een dergelijk filmpje zal maken, zal ik het misschien in een iets andere vorm (en misschien ook iets later) publiceren.
3. Ik heb een geweldige baas.
   Ze keek die maandag wat bedenkelijk toen het bericht in De Limburger verscheen, maar deze week is ze, bij de provincie en de gemeente, wel voor mij en voor de principes van openbaarheid opgekomen.

Gerelateerd

Brand in het gemeentehuis
Brand in het gemeentehuis van Voerendaal (2, filmpje)

De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)

Ketens bewaren

Interessant artikel op de website van Rienk Jonker: Ketens en selectielijsten, kanttekeningen en opmerkingen

De regel zou moeten zijn dat in alle gevallen ketenpartners bij het aangaan van de samenwerking afspraken moeten maken over het beheer en behoud van de gegevens. Wanneer er geen bestuurlijk orgaan is aangewezen als zorgdrager van de keteninformatie is een van de partners als zodanig aan te wijzen eventueel naar analogie van Gemeenschappelijke regelingen (Archiefwet art. 40) of andere overheidsorganen (Archiefwet art. 41). Misschien dat de Wet gemeenschappelijke regelingen op dit punt uitgebreid kan worden.

Afbeelding
Locked and chained van Darwin Bell

Spiegels: ambtenaren vs burgers

Eind november publiceerde Logica de resultaten van een Spiegelonderzoek naar de beleving van gemeentelijke dienstverlening volgens burgers en gemeenteambtenaren (of de pdf zonder registratie).
Er staan een paar aardige observaties in.

In onderstaande grafiek is het kwadrant rechtsboven natuurlijk het interessantst: De ambtenaar denkt dat hij het heel goed doet, terwijl de burger het daar niet mee eens is. Dit is waarschijnlijk ook de categorie die vanuit de ambtenaren geredeneerd het lastigst te verbeteren is.

Klik op 't plaatje voor een leesbaardere versie

Een andere interessante observatie is deze:

De tevredenheid van de burger gaat dus pas omhoog als de gemeenteambtenaar een stap extra zet, verder kijkt dan de gestelde vraag, zijn eigen kennis en vaardigheden goed inschat en daarnaar handelt, proactief oplossingen aanreikt, de burger actief betrekt en op de hoogte houdt.
Hier moet wel in geïnvesteerd worden: gemeenten zouden dienen te streven naar een verandering van cultuur en gedrag van de gemeenteambtenaar. dit zal door de (gemeentelijke) organisatie gefaciliteerd en gestimuleerd dienen te worden.

Terwijl al die gemeenten tonnen investeren in het automatiseren van het afhandelen van zaken. Dat lijkt me juist het tegenovergestelde van wat hierboven gevraagd wordt.

Ook dit vond ik opvallende cijfers:

Burgers hebben vooral contact met de gemeente vanwege een paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs; in de helft van de gevallen is dit de reden waarom burgers contact leggen met de gemeente. Daarna volgen zaken als het doen van een melding met betrekking kapotte straatverlichting, stoeptegels en dergelijke, het doorgeven van een adreswijziging, gemeentelijke belastingen, een vergunning, een uittreksel uit het GBa of het aanvragen van hulpmiddelen of zorg (WmO) (allen rond de 10%). Dan is er nog een groep die voor zo’n 5% de aanleiding van het contact is: verklaring omtrent gedrag, het melden van (buren)overlast, zaken omtrent uitkeringen, bijstand , huren, het indienen van een klacht of een huwelijk.
De ondervraagde gemeenteambtenaren besteden hun tijd relatief zelden aan het verstrekken van identiteitsbewijzen (slechts 10% houdt zich hiermee bezig). Zij zijn vooral in beslag genomen door het behandelen van vragen en problemen rondom vergunningen, klachten, meldingen (kapotte straatverlichting, stoeptegels en dergelijke), (buren)overlast, werk- en uitkeringsgerelateerde zaken.

3.2 Contactkanalen & frequentie Contact
Burgers hebben vooral contact met de gemeente aan de publieksbalie (71%), gevolgd door het telefonisch contact (41%). Op afstand volgen het e-mailcontact (22%), schriftelijk contact (16%), internet (14%) en het huisbezoek (6%).
Van de ambtenaren die betrokken zijn bij de publiek dienstverlening heeft ruim een kwart (28%) (ook) contact aan de publieksbalie. maar veel vaker hebben zij telefonisch (70%), e-mailcontact (60%) of schriftelijk contact (49%). 30% legt huisbezoeken af.

En maar blijven roepen dat e-mail niet formeel is. Het is verdorie de tweede vorm van contact met burgers!

Gerelateerd
23 dingen die je niet mag e-mailen
E-mail is toch geen archief
Somewhere over the Rainbow: visie, metadata, taal en klanten

Afbeelding
Mirror mirror 4 van Michael D. Dunn

Googelende rechters

Op de site van de InformatieProfessional werd gisteren verwezen naar een artikel van Leonie Siemerink over 'Googelende rechters' en de problemen die dat kan opleveren in het burgerlijk procesrecht. Nooit geweten dat Google ook daar problemen kan veroorzaken, maar haar uitleg klinkt plausibel. Het draait allemaal om feiten van algemene bekendheid.
Siemerink schrijft in het Nederlands Juristenblad (afl.41, p.245-249):

Ten aanzien van feiten geldt in het burgerlijk procesrecht het beginsel van de lijdelijkheid (...) Het is aan partijen om de feiten waarvan zij willen dat de rechter deze aan zijn vordering ten grondslag legt, ter kennis van de rechter te brengen.

De rechter mag niet zelf op onderzoek uitgaan om aanvullende feiten te verzamelen. Hij mag dus niet 'googelen' op de namen van de procespartijen of op andere gegevens uit het proces, omdat hij dan 'feiten' te zien kan krijgen die niet zijn ingebracht.
De rechter mag bij zijn afwegingen echter wel uitgaan "feiten van algemene bekendheid" of "algemene ervaringsregels."  Hierbij worden "feiten van algemene bekendheid" omschreven als 'notoire feiten die een ieder normaal ontwikkeld mens kent of uit voor ieder toegankelijke bronnen kan kennen.' Aangezien Google voor iedereen toegankelijk is en 'overal' een antwoord op heeft, is het dus de vraag welke feiten niet meer 'algemeen bekend' zouden zijn. Dan komt een schitterende, bijna onbegrijpelijke passage:

Een rechter zal doorgaans uit eigen wetenschap bekend zijn met een feit van algemene bekendheid. Het gebruikmaken door een rechter van zijn eigen wetenschap levert een probleem op. Het gaat dan om feiten waarmee de rechter in feite bekend is. De moeilijkheid is, hoe de rechter van die feiten op de hoogte is gekomen en in hoeverre hij deze zonder verdere bewijslevering mag gebruiken. Hijmag zulke feiten slechts aan zijn beslissing ten grondslag leggen voor zover zij uit een voor eenieder toegankelijke bron kenbaar zijn.

Ik hoor heel in de verte Donald Rumsfeld...

Siemerink geeft daarna wel een interessant voorbeeld, als ze zegt dat een rechter niet in zijn eentje via Google Streetview naar een kruispunt mag kijken waar een aanrijding heeft plaatsgevonden. Dit kan in principe gelijk gesteld worden aan een bezoek ter plaatse ('gerechtelijke plaatsopneming') en daarbij moeten altijd alle betrokken partijen aanwezig zijn.

Uiteindelijk is de conclusie:

Integriteit gaat over normen en waarden en gewenst en ongewenst gedrag en vereist dat rechters die op internet zoeken naar aanvullende informatie en deze laten meewegen in de beoordeling van een zaak dit aan partijen laten weten alvorens een onafhankelijke beslissing over de zaak te kunnen geven. (...) Wanneer rechters noemenswaardig googelen, moeten zij daarvan getuigen in hun uitspraken dan wel partijen van de gegoogelde resultaten in kennis stellen zodat zij zich er over uit kunnen laten.

De vraag is dan natuurlijk: Wat is noemenswaardig?

Gerelateerd

Virtueel door Meerssen rijden

Googlization of Everything

Gelezen: Peter Oltshoorn - De macht van Google

Afbeelding: One and Other-50 Fantastic Facts About Me van Feggy Art

Google en de grens met Duitsland

Eerder schreef ik over de grens tussen Nicaragua en Costa Rica, die in Google Maps een beetje slordig getekend was. Dichterbij huis blijkt dit ook het geval te zijn, lees ik net op de nieuwe NRC-site. Op het kaartje hieronder vormt de blauwe lijn de 'echte' grens, de groene pijltjes wijzen naar de Google-grens.

Grens met Duitsland weergeven op een grotere kaart

De Duitsers zijn bang. Ze vragen zich af wanneer ze marcherende Nederlandse troepen in hun straten zullen zien. Maar belangrijker nog, of ‘der niederländischen’ Google Maps gebruiken.

De grens tussen onze twee landen bevindt zich namelijk in Google Maps iets te ver in het oosten. De Duits-Nederlandse grens hoort eigenlijk langs de Nieuwstraat te lopen in Kerkrade, maar op deze kaart ligt de grens royaal verschoven op Duits grondgebied.

Toevoeging, 13/12/2010, 20:43
Op de fiets naar het station bedacht ik toen straks dat bovenstaande kaart niet erg duurzaam is. Google is van de fout op de hoogte en zal dus over niet al te lange tijd de kaart aanpassen. Vanaf dat moment staan die groene pijltjes een beetje voor joker...
Dus heb ik net maar een ouderwets screenshot gemaakt van de huidige situatie.

Gerelateerd
Wargames, maar dan anders
Waar is de grens?

Lego en de oude Grieken

Na de ellende in Voerendaal, even iets anders:

Het Mechanisme van Antikythera (ca. 140- 80 v. Chr.) is een analoge computer met door corrosie aangetaste bronzen tandwielen, dat in 1901 uit een gezonken schip werd opgedoken, in de buurt van het Griekse eiland Antikythera. Het is te zien in het Nationaal Archeologisch Museum van Athene en bleek gebruikt te kunnen worden om ingewikkelde astronomische tijdsberekeningen mee uit te voeren, zoals het berekenen van zonsverduisteringen. In 2008 werd ontdekt dat daarnaast ook de kalender van culturele evenementen (de Olympische Spelen en de Spelen van Naa in Dodona) toegepast werd.
Bron: Wikipedia

Zie ook The Antikythera Mechanism Research Project

Via: Long Now

De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)

Vanmiddag weer in Voerendaal geweest.
Gisteravond, nadat de archiefruimte leeggepompt was, hebben ze een gat in het plafond van de archiefruimte gemaakt, omdat de wenteltrap die naar de normale toegang leidde niet meer betrouwbaar en wel erg smal was. Gisteravond zijn toen luchtmonsters genomen en nadat vanochtend bleek dat er geen asbest of andere giftige stoffen in de ruimte waren, kon begonnen worden met het leegruimen.
In de archiefruimte heeft tot een hoogte van ongeveer 1,80m water gestaan, wat wil zeggen dat alleen de bovenste rij dozen droog is gebleven. Verder heeft de archiefruimte nauwelijks 'last' gehad van het vuur. Er was wat roetaanslag, maar veel minder dan ik verwacht had.

Een van de problemen waar Documentenwacht bij het bergen van de dozen tegen aan liep, was dat ze door het water zo waren uitgezet, dat ze klem zaten in de stellingen. Dat zie je ook op de foto hierboven, dit zijn de B&W-verslagen, die zo klem zitten dat ze blijven hangen. De enige mogelijkheid om de doorweekte dozen er uit te krijgen was dus door van boven naar beneden te werken en dat zijkanten ook van boven naar beneden om te buigen.


In het filmpje hieronder zie je de eerste dozen uit de archiefruimte gehaald worden. Ze worden op pallets geladen en vanavond nog in de vriescel in Apeldoorn gezet.

De mensen van Documentenwacht vertelden dat dit soort waterschade heel goed te herstellen is. Dat zou dus betekenen dat zeker niet alle papieren dossiers als verloren moeten worden beschouwd, zoals sommige media gisteren suggereerden.

Toevoeging
Nog een laatste filmpje van de restanten van het gemeentehuis. Dit is minder geschikt voor gevoelige kijkers, er komen nog al wat beschadigde archiefstukken in voor.



Geert heeft vandaag foto's gemaakt en op Flickr gezet.


Gerelateerd
Brand in het gemeentehuis
Brand in het gemeentehuis van Voerendaal (2, filmpje)

Brand in het gemeentehuis van Voerendaal (2, filmpje)

Een paar uur geleden was ik samen met Geert Luykx in Voerendaal om te bekijken hoe de archiefruimte en de daarin aanwezige archieven er uit zien. Bij aankomst bleek dat de archiefruimte nog niet geopend kon worden, omdat er nog minstens één tot anderhalve meter water in stond. Dit wordt vanavond en vannacht weggepompt. Daarna moet de ruimte nog onderzocht worden op asbest en dan mag Documentenwacht de archiefdozen verwijderen en vriesdrogen. Toen we daar waren is ook de brandkast van Burgerzaken veilig gesteld, maar ook deze zal pas in de loop van morgen geopend worden.
In het filmpje hier beneden zie je de trap naar de archiefruimte, gefilmd vanaf wat voorheen de afdeling DIV was. Daar zie je ook de restanten van de paternosterkast, met hier en daar nog wat resten van dossiers. Een stukje verder ligt nog een tweede paternosterkast, waar de dossiers van de gemeenschappelijke regeling Kompas in zaten. Er zal nog bekeken worden wat er van deze documenten te redden is.

Uit het gesprek met het hoofd DIV begreep ik ook dat de gemeente afgelopen maand (8 november om precies te zijn) begonnen is met het scannen van alle ontvangen en verzonden post. Deze documenten zijn dus in ieder geval 'veilig'. Eerder wist ik al dat alle servers niet in het gemeentehuis, maar extern stonden.
Alle ambtenaren kunnen vanaf maandag terecht in het gebouw van APG in Heerlen. Het bestuur en het `klantencontact-centrum' komt in een gebouw tegenover het oude gemeentehuis, waar vandaag een glasvezelverbinding aangelegd is en een balie en werkplekken ingericht worden.

Gerelateerd
Brand in het gemeentehuis
De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)

Brand in het gemeentehuis

Gistermorgen was ik net op kantoor in Den Bosch toen ik even na acht uur in de rss-feed van L1 het berichtje verschijnen dat het gemeentehuis van Voerendaal in brand stond. Als niet-brandweer kun je natuurlijk nauwelijks iets doen, zolang het gebouw in brand staat. Het enige dat wij gisteren dan ook gedaan hebben is contact onderhouden met de archivaris en archiefinspecteur van Rijckheyt, waar Voerendaal bij aangesloten is.
In de loop van de ochtend werd al snel duidelijk dat het hele analoge dynamische archief (in totaal bijna 75 meter papier) verloren is gegaan. Hierbij gaat het dan om de dossiers op de afdelingen en de dossiers bij DIV in de paternosterkast.  Verder was toen ook duidelijk dat zo goed als alle dossiers die dateren van vóór 1982  (inclusief de voor die datum verleende bouwvergunningen) al in Heerlen in de archiefbewaarplaats waren ondergebracht.
Zoals burgemeester Sprokkel ook in bovenstaand interviewtje zegt stonden alle servers niet in het gemeentehuis, waardoor die informatie dus in ieder geval niet verloren gegaan is. Hij zegt ook dat ze "een digitaliseringsslag" hebben gemaakt, maar ik weet nog niet of dit nu betekent dat ze ontvangen en verzonden documenten gedigitaliseerd hebben.

foto: fer tiemeijer

Op dit moment is nog altijd onduidelijk hoe het is met de archieven die zich bevinden in de archiefruimte onder het gebouw dat nu is afgebrand. Dit zijn dus voornamelijk dossiers uit de periode 1982 tot nu: grote hoeveelheden op termijn te vernietigen dossiers, circa 100 meter te bewaren archief, een collectie (kadastrale) kaarten en luchtkartografische kaarten, de registers van de Burgerlijke Stand en de persoonskaarten van de bevolkingsadministratie.
De archiefruimte is destijds gebouwd als archiefbewaarplaats en zou dus zo'n twee uur bestand moeten zijn tegen brand. Gisteravond had de brandweer de deur naar de archiefruimte van op afstand geïnspecteerd en de deur had de brand in ieder geval doorstaan. Maar, het bluswater stond wel tot (ver) over de rand en waarschijnlijk is door de hitte de rubber afdichting gesmolten. De kans bestaat dus dat er water naar binnen sijpelt, de snelheid waarmee dat gebeurt is niet bekend. Gisteravond was nog onduidelijk wanneer het gebouw vrij gegeven zou worden en dus een inspectie van de (inhoud) van de archiefruimte mogelijk zou zijn.
Zolang het water in de archiefruimte staat, is dat niet zo heel erg, maar de dossiers dienen daarna wel zo snel mogelijk gevriesdroogd te worden, om verdere aantasting te voorkomen. Mocht het pand vandaag vrij gegeven worden, dan zal ik hoogstwaarschijnlijk nog ter plekke poolshoogte gaan nemen.

De komende weken zullen wij als provinciale archiefinspectie de gemeente Voerendaal en Rijckheyt natuurlijk zo veel mogelijk bijstaan met raad en daad. Daarna zullen we in ieder geval ook gaan kijken naar de 'te leren lessen' voor de toekomst. Overigens heb ik tot nu toe de indruk dat de gemeente en Rijckheyt doortastend opgetreden hebben.

Toevoeging
Vrijdagmiddag ben ik nog in Voerendaal geweest, zie hier het filmpje
Zaterdag werd de archiefruimte gedeeltelijk ontruimd.

Over 'n geschreven verslag vs geluidsopnamen

Afgelopen dinsdag schreven Willem Jebbink en Jeroen Soeteman op de opinie-pagina van de NRC over de rol van "het schrift" bij rechtzaken.
Enkele interessante passages:

Het Nederlands strafproces is anno 2010 nog steeds schriftelijk van karakter. Het scharnier tussen de werkelijkheid en het strafproces wordt geleverd door politieambtenaren. Zij moeten hun waarnemingen en de verklaringen van getuigen en verdachten optekenen in een proces-verbaal. Deze processen-verbaal vormen de basis van het strafdossier van de rechtbank en daarmee ook de basis van een eventuele veroordeling.

Geluidsopnamen kunnen vandaag de dag op eenvoudig wijze worden gemaakt, met een mobiel opnameapparaatje. Het is verre van kostbaar en ingewikkeld om zo’n opname na het verhoor bij de stukken te bewaren op een cd-rom of usb-stick. De Tweede Kamer blijft het slikken als de minister zegt dat het niet mogelijk is alle verhoren op te nemen.

Zorgelijk is dat de vraag van eerlijkheid anno 2010 ook geldt voor de latere fase van het strafproces: de zitting van de rechtbank. Ook daar wordt bewijs verzameld, in de vorm van verklaringen van de verdachte, getuigen en deskundigen. Ook andere belangrijke handelingen vinden daar plaats, zoals het voeren een pleidooi door de advocaat. Van al deze mondelinge uitingen wordt eveneens een proces-verbaal opgemaakt, waarvoor de voorzitter van de rechtbank en de griffier verantwoordelijk zijn. In de praktijk is het de griffier die dit doet. Dat doet hij door mee te schrijven op de zitting.
(...)
Als de griffier verklaringen of pleidooien mist of onjuist weergeeft, geldt toch zijn verslag als de enige juridische waarheid. Volgens de Hoge Raad is dit proces-verbaal de ‘enige kenbron’ van wat op de zitting heeft plaatsgevonden. (...) Dat betekent dat als de verdachte stelt het niet te hebben gedaan en de griffier het woordje ‘niet’ vergeet te noteren, de verdachte juridisch heeft bekend. De wet biedt geen enkele mogelijkheid tot discussie over de juistheid van het proces-verbaal ter zitting. Als de verdachte en zijn advocaat na de zitting over onjuistheden klagen, kan de rechtbank dat naast zich neerleggen. De griffier is bovendien onaantastbaar: volgens de wet is een fout van de griffier in het proces-verbaal geen fout van de rechter. Daarom mag de Hoge Raad dit niet herstellen.

Vooral dat laatste was nieuw voor me...

Ik moest ook denken aan een discussie over het archiveren van social media en procesgebonden informatie, waarin iemand zei dat een reproductie van de werkelijkheid niet werkbaar is en dus geen 'procesgebonden informatie' is. Dit lijken me duidelijke voorbeelden van het tegendeel.

Cassette: .:elnico

Wat is de relatie tussen een hamer en een RMA?

Steve Bailey citeert een gebruiker van een dms/rma die iets zegt als:

Mij dwingen om met een RMA te werken is alsof je een stucadoor dwingt een hamer te gebruiken!

Dat komt, aldus Bailey, doordat bruikbaarheid voor individuele gebruikers helemaal niet het uitgangspunt is voor recordsmanagement:

Read any section of 15489 and it’s abundantly clear who the main beneficiary of records management is intended to be – and its not the user. Virtually every section defines its objectives in terms of the benefits it will provide to ‘the organization’ with the user(s) getting barely a mention.

De grootste uitdaging is dus om (zo snel mogelijk, zeg ik er maar bij) die twee totaal verschillende uitgangspunten bij elkaar te brengen: nut voor individuele medewerkers, die effectiever en efficienter kunnen werden en tegelijkertijd volledige en betrouwbare archieven vormen voor de organisatie.
Bailey zoekt de oplossing in HCI: Human-Computer Interaction, een combinatie van "computer science, cognitive psychology, sociology, information science and design." In zijn weblog werkt hij dit niet helemaal uit, maar blijkbaar wel in een artikel in het Records Management Journal. Deze week eens kijken of ik daar een kopietje van te pakken kan krijgen.
De uitsmijter van Bailey, waarin hij verwijst naar Amazon.com, is ook interessant.

But it also offers some tantalising prospects: (...) the possibility that we could start to use this new found knowledge of user behaviour to design and create records management systems that can actually manage records ‘automatically’ (at least in part) based on this behaviour – in a way similar to that used by Amazon et al to organise their content to aid the user experience.

Ook hier in Nederland wordt regelmatig verwezen naar Bol.com als een voorbeeld voor hoe een gemeente zou kunnen functioneren. Bij de Nederlandse voorbeelden lijkt het voornamelijk te gaan om de klantvriendelijkheid, toegankelijkheid en volledigheid van de webreus. Bij Bailey gaat het, heb ik het idee, veel meer om dieperliggende structurering en automatisering.
Zou HCI dan toch het Zwitsers zakmes opleveren?

Gerelateerd
Managing the crowd - Steve Bailey
Taggen of ordenen?
De toekomst van het archief ligt bij Google?
Het nieuwe archiveren


Plaatje: f1uffster (Jeanie)

De culturele uitgangspunten van een staatssecretaris

13 december vindt in de Tweede Kamer het debat plaats over de cultuurbegroting en in voorbereiding daarop heeft staatssecretaris Zijlstra deze week zijn uitgangspunten voor het cultuurbeleid naar de Tweede Kamer gestuurd. Een paar passages daaruit die ik opvallend vind.
De brief opent met een citaat van Alma-Tadema:

De 19e-eeuwse schilder Alma-Tadema zei: ‘Zolang ik schilder, ben ik kunstenaar, als het af is, ben ik zakenman’. Kunst en commercie, podium en publiek zijn geen gescheiden werelden. Archieven en theaters, concertzalen en musea verlenen diensten aan publiek. Zij vervullen een belangrijke rol in de maatschappij.

Gelukkig dat 'archieven' ook een belangrijke rol spelen in de maatschappij, maar bedoelt Zijlstra hier nu dat een ambtenaar terwijl hij werkt archiefvormer is en hij het archiefstuk zodra het af is mag verkopen? Dat zal toch niet?

Erfgoed
Kerntaak van de rijksoverheid is de wettelijk geregelde zorg voor het behoud van cultureel erfgoed voor deze en nieuwe generaties. Ik zet de modernisering van de monumentenzorg voort. Hergebruik van monumenten is belangrijk, zodat ons erfgoed zowel bewaard als toegankelijk blijft. In 2011 zal ik de wetgeving voor archeologische monumentenzorg evalueren. Daarnaast leg ik maatregelen voor om (overheids)archieven toegankelijker en digitaal duurzamer te maken, en immaterieel erfgoed en volkscultuur levend te houden.

Een paar alinea's verder gaat het dan ook nog even over de decentralisatie van de RHC's:

In het regeerakkoord is opgenomen dat ‘de Regionale Historische Centra (RHC’s) worden gedecentraliseerd naar de provincies met een korting op het budget van 25%’. Archieven die in de provincies door rijksorganen worden gevormd, worden daar bewaard in de RHC’s – net als provinciale archieven – maar zonder dat de provincies hieraan financieel bijdragen. Ik ga samen met het ministerie van BZK en IPO en VNG in overleg over een bestuurlijke en financiële vormgeving die recht doet aan de verschillende verantwoordelijkheden, binnen het financiële kader van het regeerakkoord. Mijn uitgangspunt is dat de Archiefwet zodanig wordt gewijzigd dat provincies, net als andere overheden, verantwoordelijkheid voor beheer en toegankelijkheid van de eigen en overgedragen archieven gaan dragen.

Hoewel wat hier staat feitelijk waar is, de provincies zijn de enige overheidslaag die na overbrenging niet (meer) verantwoordelijk is voor zijn eigen archieven, wil ik hier toch wijzen op de discussie die hierover gevoerd is bij de totstandkoming van de huidige Archiefwet 1995. Toen hebben de provincies namelijk expliciet aangegeven zelf verantwoordelijk te willen zijn voor hun eigen, overgebrachte archieven. Het Convent van Rijksarchivarissen wilde daar destijds niets van weten en heeft dat toen tegengehouden. Hier vind je de relevante passages daarover uit de Discussienota Archiefbeleid uitgebracht door de Commissie Nota Archiefbeleid

Verder staan er nog een paar voor mij cryptische passages in, waaronder deze:

Daarnaast wil ik het geven aan cultuur stimuleren. Bij particulieren moet een culture of giving, bij instellingen een culture of asking ontstaan. Het kabinet komt een Geefwet. Het wegnemen van belemmeringen om te geven en nieuwe instrumenten zullen worden onderzocht. In overleg met de staatssecretaris van Financiën zal ik het fiscale pakket voor cultuur in de breedte bekijken. Met mijn collega van Justitie zal ik mogelijke knelpunten nader onderzoeken.

Het overleg met de staatssecretaris van Financiën snap ik, maar waarom zou met de staatssecretaris van Justitie overlegd moeten worden? Is geven aan een culturele instelling strafbaar op dit moment?

We staan voor de uitdaging zoveel mogelijk mensen bij cultuur te betrekken. De cultuursector moet die support ook actief zoeken bij cultuurliefhebbers. Bij al die mensen die een hart hebben voor cultuur, niet alleen bij de overheid. Dat wil ik stimuleren. Want cultuur is voor iedereen.

Of, zoals ze op zondagmorgen bij L1 zeggen: "De Kinjerkroam is veur dich!"

Na 13 december weten we meer...

Gerelateerd
Bezuinigingen, RHC's en de Algemene Rijksarchivaris
Wat leest een staatssecretaris?
Archief is geen harmonie of toneelgezelschap

Kwaliteitscontrole, steekproeven en dan?

Een van de aspecten waar zorgdragers bij een machtigingsverzoek om permanent te bewaren archiefbescheiden te mogen vervangen aandacht aan moeten besteden is controle. Hoe zal de organisatie vaststellen dat de reproducties goed genoeg zijn om de plaats van de originelen in te nemen. En iedere keer gaat dit ook weer fout… Het gaat me dan niet om de criteria die gehanteerd worden om vast te stellen of een scan goed (genoeg) is, maar om de methode van controle.
In heel veel handboeken of digitaliseringsplannen komen zinnen voor als:

De norm bij deze controle is bepaald op 96%. We accepteren dat per dag 8 documenten (4%) niet goed gescand zijn en opnieuw gescand moeten worden.

Los van het feit dat hier relatieve en absolute aantallen door elkaar gebruikt wordt, is de vraag natuurlijk: wat gebeurt er als er een negende fout gevonden wordt? En hoe wordt vastgesteld dat niet meer dan 4% van de registraties fout zijn, hoeveel documenten worden gecontroleerd om dit vast te stellen?
Het Stadsarchief Amsterdam schrijft in zijn verder uitstekende Aanbevelingen voor digitalisering van tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam (pdf):

Het is daarbij zinvol om de controleprocedure op papier te zetten en voor de verschillende kwaliteitseisen foutmarges te hanteren.

Op deze zin volgt een uitgebreide en gedetailleerde beschrijving van de manier waarop allerlei aspecten gecontroleerd zouden kunnen worden. Maar het vaststellen van de "foutmarges" wordt niet nader toegelicht.
In de richtlijnen van het Geheugen van Nederland staat onder 2.1 Steekproef:

Van een batch wordt 10% getest. Als meer dan 1% van de batch niet voldoet aan de normen (op basis van de onderstaande kwaliteitseisen), dan wordt de batch teruggezonden. De batch wordt dan in het geheel nagelopen en waar nodig verbeterd. Als minder dan 1% van de batch fouten vertoont, worden alleen de foute afbeeldingen teruggezonden en verbeterd. Als de batch terugkeert zal opnieuw een controle worden uitgevoerd. Gaat het om 10.000 stuks dan worden er 1000 bekeken. De 10.000 voorwerpen worden in 10 batches van 1000 verdeeld. Uit elke batch worden er 100 bekeken. Gaat het om de eerste batch dan wordt afbeelding 50 tot 150 bekeken.

Dat ziet er al iets beter uit, maar in dit voorbeeld wordt er dus van uit gegaan dat ongeacht het aantal te controleren eenheden het controleren van 10% daarvan goed genoeg is. (De richtlijnen worden momenteel aangepast, dus misschien is dit in de nieuwe versie ook wel veranderd.)

Nog een laatste voorbeeld:

Naam proces	Beoordelen ingekomen (analoge) post
Controlecriteria (+ normering)	Keuze juiste DSP-proces (98% juist)
Uitvoering controle	Maandelijks representatieve steekproef van minimaal één procent van de ingekomen documenten

Het probleem hierbij is dat de absolute aantallen waar het om gaat, te klein zijn. De verwachting is dat er in totaal ongeveer 5.000 documenten per maand geregistreerd worden. Dat betekent dus dat er 50 documenten gecontroleerd worden en dat er maar één registratie fout mag zijn.

Hoe zou het dan wel moeten? Daar is een norm voor!
Om te beginnen dit: 100% controle heeft weinig tot geen zin en geeft alleen de schijn van volmaaktheid. Je weet namelijk nooit hoeveel fouten bij het controleren gemaakt worden.
Om dit tegen te gaan heeft het Amerikaanse leger in 1950 een statistische methode ontwikkeld: Acceptable Quality Level. Hier vind je de ‘originele’ norm (pdf).
Hoewel ik geen statisticus ben (verre van dat zelfs), ga ik hieronder toch proberen die AQL-methode uit te leggen, in de hoop dat er in de toekomst wat beter gekeken wordt naar de toepassing van steekproeven om onder andere scan-opdrachten te controleren.

AQL
De opzet van de kwaliteitscontrole is afhankelijk van verschillende factoren:

1. Geaccepteerd Kwaliteitsniveau
2. Bestandsomvang
3. Controleniveau
4. Goed- en afkeuren
5. Steekproefplan

Geaccepteerd Kwaliteitsniveau
Dit is het laagste kwaliteitsniveau dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Bijvoorbeeld: in 1% van de aangeleverde documenten mogen fouten zitten. (Dit betekent overigens NIET dat de leverancier bewust ‘foute’ documenten mag aanleveren.)

Controleniveaus
De norm onderscheidt drie verschillende controleniveaus: I, II en III. Hierbij is II het standaard controleniveau. I is voor het versoepelde controleniveau en III geldt voor verscherpte controles.
Het idee achter het systeem is dat een leverancier ‘krediet’ kan opbouwen, waardoor de afnemer minder strikt kan of juist strikter moet gaan controleren. Meestal wordt hierbij van het volgende uitgegaan:

• Start: controleniveau II
• Van normale naar verscherpte controle: Wanneer 2 van 5 opeenvolgende batches worden afgekeurd.
• Van verscherpte naar normale controle: Wanneer 5 opeenvolgende batches zijn goedgekeurd.
• Van normale neer versoepelde controle: Wanneer
• de 10 voorgaande batches zijn goedgekeurd EN
• het totaal aantal fouten uit de voorgaande 10 batches kleiner is dan het van toepassing zijnde aantal uit tabel VIII uit de norm
• Van versoepelde naar normale controle: Wanneer een batch wordt afgekeurd.

Er worden ook nog drie "speciale" controleniveaus beschreven, maar die zijn voor nu even niet relevant.

Bestandsomvang / batch
Dit is het totale aantal geproduceerde / geleverde items waarvan de kwaliteit vastgesteld moet worden. Meestal zal van iedere batch die geleverd wordt, een bepaalde kwaliteit geëist worden.
Bijvoorbeeld: Een leverancier levert één keer in de week circa 5.000 gescande documenten. In de norm wordt aan iedere bestandsomvang een aparte letter toegekend. In het schema hieronder staan de kenletters voor de drie normale controleniveaus en de drie speciale niveaus:

Bij een batchomvang van 5000 items, hoort dus kenletter L voor het normale "start-controleniveau".
Aan de hand van de kenletter kan dan in onderstaande tabel de steekproefomvang vastgesteld worden.

Bij kenletter L hoort een steekproef omvang van 200 items. Van de 5000 aangeleverde bestanden moeten dus 200 willekeurige bestanden gecontroleerd worden.

Goedkeuren of afkeuren
Een batch wordt goed gekeurd als het aantal fouten kleiner is dan het maximaal toegestane aantal fouten uit Tabel 2. De geconstateerde fouten dienen overigens wel gecorrigeerd te worden door de leverancier.
Wanneer het aantal fouten de maximumwaarde overschrijdt, wordt de hele batch afgekeurd en moet de leverancier deze helemaal opnieuw aanleveren. De batch wordt dan opnieuw, op dezelfde manier gecontroleerd.
Als je van een geaccepteerd kwaliteitsniveau van 1% uitgaat,dat in dit voorbeeld dat er van de 200 items maximaal vijf fout mogen zijn. Zodra de zesde fout geconstateerd wordt, wordt de hele batch afgekeurd.

Kwaliteit van de batch
Bij het vaststellen van een controleprotocol moet altijd de vraag zijn: hoeveel fouten accepteer ik? Maar, de vraag is ook: Hoe groot is de kans dat ik met mijn controleprotocol te veel foute items "doorlaat"? Dit is  met behulp van de "Operating Characteristics" uit de norm vast te stellen.
In het voorbeeld hierboven ging ik uit van een batchomvang conform Kenletter L en een (gemiddeld) geaccepteerd kwaliteitsniveau van 1%. Maar hoe groot is nu de kans dat een batch met 3% fouten ten onrechte wordt goedkeurd?

Om dat vast te stellen zoek je in bovenstaande grafiek (ik heb er helaas geen van een betere kwaliteit kunnen vinden) op de x-as naar 3%. Daarna ga je naar boven tot je aan de lijn voor 1% komt en lees je op de Y-as de erbij horende waarde af: 45%. Dit betekent dat in 45% van de gevallen een batch met 3% fouten ten onrechte goedgekeurd zal worden. Vind je dit te veel, dan zul je dus een hoger geaccepteerd kwaliteitsniveau moeten afspreken, bijvoorbeeld 0,65, waardoor een batch met 3% fouten slechts in 15% van de gevallen goedgekeurd wordt. Een ander alternatief is kiezen voor een "strenger" controleniveau kiezen, bijvoorbeeld III, waar  kenletter M bij hoort. In dat geval wordt een batch met 3% fouten in ongeveer 25% van de gevallen ten onrechte goedgekeurd.

Steekproeven ja, maar wel goed
Het nemen van steekproeven kan een goede manier zijn om de gemiddelde kwaliteit van scans te controleren. Maar dan moet je niet 'zo maar' een steekproef nemen en 'zo maar' een foutenmarge kiezen. Met behulp van de AQL is het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de hele batch. En hoewel het in eerste instantie ingewikkeld lijkt, hoop ik dat hiermee duidelijk geworden is, dat dat reuze meevalt.

Afbeeldingen
Quality Street van Nataliej
Table I
Table II