De archieven in Waalre

Eergisteren zijn mijn collega's Ria en Rutger in het gemeentehuis in Waalre geweest om met eigen ogen de toestand van de archieven te bekijken. Hier een paar foto's, zonder al te veel commentaar.

De paternosterkast.
Het hoofd DIV is lid van de vrijwillige brandweer, dat verklaart de foto op de kast.

Het grote verschil met de brand in Voerendaal is dat daar echt het hele gemeentehuis is afgebrand, terwijl in Waalre een deel van de begane grond van de nieuwe vleugel gespaard is gebleven. Daar is eigenlijk enkel sprake van water- en roetschade. Toevalligerwijs is dat ook precies het deel waar de DIV-afdeling lag en waar de archiefruimte min of meer onder lag. 

Roet

Nog meer roet

Brandklep in de archiefruimte

Stellingen in de archiefruimte

De eerste indruk is dan ook dat de archiefschade in Waalre een stuk minder groot is. Maar dat is echt een allereerste indruk.


Gerelateerd
En weer staat een gemeentehuis in brand

Brand in Voerendaal

De foto's zijn gemaakt door Rutger Suir

Voerendaal, een week later (4)

De nieuwe werkplekken in Heerlen

Gisteren was het een week geleden dat het gemeentehuis van Voerendaal tot de grond toe afbrandde.

Het archief
Afgelopen zaterdag en zondag zijn alle archieven uit de grote archiefruimte geborgen. Ze waren drijfnat van het bluswater, maar op het oog verder redelijk ongeschonden. Alle dozen, dossiers en ordners zijn zondagmiddag in een vriescel gezet en ge'shockfreezed' naar -35ºC. Begin deze week zijn nog enkele dossiers uit een andere ondergrondse ruimte gered en ook ingevroren.
Zoals onder andere blijkt uit verschillende foto's van Geert lagen in het puin ook nog heel wat (restanten van) dossiers. Daarvan is in de loop van deze week besloten dat er geen pogingen gedaan worden om ze te redden. De beschadigingen zijn overwegend zodanig dat het herstellen weinig zin heeft en het risico dat ze heel erg verontreinigd zijn, is heel groot.
De komende weken zal met man en macht geprobeerd worden om vast te stellen welke actuele dossiers en documenten kwijt zijn en zal een prioritering gemaakt worden voor de reconstructie. Zodra de meest dringende zaken zijn opgelost zal naar het grotere geheel gekeken worden: wat hebben we wel nog, wat hebben we niet en wie zou bepaalde documenten / informatie wel nog kunnen hebben.

De ambtenaren
Sinds afgelopen maandag zitten alle ambtenaren in de laagbouw van het APG-gebouw (voorheen ABP) in Heerlen. Volgens de website van Voerendaal zouden er foto's beschikbaar zijn, maar die link werkt niet goed. Er is wel een filmpje van hoe het op maandagmorgen verliep.

Het filmpje
Tja, en als het dan over filmpjes gaat, dan kan ik natuurlijk niet om dit filmpje heen.
Maandagavond verscheen op de website van De Limburger het bericht dat er een "onderzoek" gedaan werd naar het filmpje. Gisteren bracht re.Public het bericht ook nog eens.
Uiteindelijk blijkt hier sprake te zijn van een journalist die zijn feiten niet op een rijtje heeft.

• Ja, er was bij de brandweer onrust over het filmpje ontstaan. 
• Maar, nee, ik was niet onrechtmatig op het terrein of in de kelder.
  Wat wel onduidelijk is, en waar lering uit getrokken moet worden, is wat 'vrijgeven door de brandweer' nu precies betekent.
• Nee, er is geen onenigheid met de verzekering geweest.
  De verzekering was constant op de hoogte van wat er gebeurde en de rampplek is niet verstoord, noch door mij, noch door anderen die in de kelder aan het werk waren.
• Nee, ik ben niet 'hoofd archief van de provincie.'

Afgelopen dinsdag vroeg mij iemand Wat heb je nu geleerd van deze commotie?
Een paar dingen:

1. Sommige journalisten controleren hun feiten niet.
   Een journalist die een beetje digitaal vaardig is, had in 'no time' met mij contact op kunnen nemen om op zijn minst wederhoor toe te passen. Tijd voor een 23-dingen voor journalisten?
2. Voor veel ambtenaren en bestuurders is openheid via internet (web 2.0) nog eng. Zo veel mogelijk moet nog achter gesloten deuren (of zwarte folie) gebeuren. Hoewel ik de volgende keer zeker weer een dergelijk filmpje zal maken, zal ik het misschien in een iets andere vorm (en misschien ook iets later) publiceren.
3. Ik heb een geweldige baas.
   Ze keek die maandag wat bedenkelijk toen het bericht in De Limburger verscheen, maar deze week is ze, bij de provincie en de gemeente, wel voor mij en voor de principes van openbaarheid opgekomen.

Gerelateerd

Brand in het gemeentehuis
Brand in het gemeentehuis van Voerendaal (2, filmpje)

De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)

De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)

Vanmiddag weer in Voerendaal geweest.
Gisteravond, nadat de archiefruimte leeggepompt was, hebben ze een gat in het plafond van de archiefruimte gemaakt, omdat de wenteltrap die naar de normale toegang leidde niet meer betrouwbaar en wel erg smal was. Gisteravond zijn toen luchtmonsters genomen en nadat vanochtend bleek dat er geen asbest of andere giftige stoffen in de ruimte waren, kon begonnen worden met het leegruimen.
In de archiefruimte heeft tot een hoogte van ongeveer 1,80m water gestaan, wat wil zeggen dat alleen de bovenste rij dozen droog is gebleven. Verder heeft de archiefruimte nauwelijks 'last' gehad van het vuur. Er was wat roetaanslag, maar veel minder dan ik verwacht had.

Een van de problemen waar Documentenwacht bij het bergen van de dozen tegen aan liep, was dat ze door het water zo waren uitgezet, dat ze klem zaten in de stellingen. Dat zie je ook op de foto hierboven, dit zijn de B&W-verslagen, die zo klem zitten dat ze blijven hangen. De enige mogelijkheid om de doorweekte dozen er uit te krijgen was dus door van boven naar beneden te werken en dat zijkanten ook van boven naar beneden om te buigen.


In het filmpje hieronder zie je de eerste dozen uit de archiefruimte gehaald worden. Ze worden op pallets geladen en vanavond nog in de vriescel in Apeldoorn gezet.

De mensen van Documentenwacht vertelden dat dit soort waterschade heel goed te herstellen is. Dat zou dus betekenen dat zeker niet alle papieren dossiers als verloren moeten worden beschouwd, zoals sommige media gisteren suggereerden.

Toevoeging
Nog een laatste filmpje van de restanten van het gemeentehuis. Dit is minder geschikt voor gevoelige kijkers, er komen nog al wat beschadigde archiefstukken in voor.



Geert heeft vandaag foto's gemaakt en op Flickr gezet.


Gerelateerd
Brand in het gemeentehuis
Brand in het gemeentehuis van Voerendaal (2, filmpje)

Brand in het gemeentehuis van Voerendaal (2, filmpje)

Een paar uur geleden was ik samen met Geert Luykx in Voerendaal om te bekijken hoe de archiefruimte en de daarin aanwezige archieven er uit zien. Bij aankomst bleek dat de archiefruimte nog niet geopend kon worden, omdat er nog minstens één tot anderhalve meter water in stond. Dit wordt vanavond en vannacht weggepompt. Daarna moet de ruimte nog onderzocht worden op asbest en dan mag Documentenwacht de archiefdozen verwijderen en vriesdrogen. Toen we daar waren is ook de brandkast van Burgerzaken veilig gesteld, maar ook deze zal pas in de loop van morgen geopend worden.
In het filmpje hier beneden zie je de trap naar de archiefruimte, gefilmd vanaf wat voorheen de afdeling DIV was. Daar zie je ook de restanten van de paternosterkast, met hier en daar nog wat resten van dossiers. Een stukje verder ligt nog een tweede paternosterkast, waar de dossiers van de gemeenschappelijke regeling Kompas in zaten. Er zal nog bekeken worden wat er van deze documenten te redden is.

Uit het gesprek met het hoofd DIV begreep ik ook dat de gemeente afgelopen maand (8 november om precies te zijn) begonnen is met het scannen van alle ontvangen en verzonden post. Deze documenten zijn dus in ieder geval 'veilig'. Eerder wist ik al dat alle servers niet in het gemeentehuis, maar extern stonden.
Alle ambtenaren kunnen vanaf maandag terecht in het gebouw van APG in Heerlen. Het bestuur en het `klantencontact-centrum' komt in een gebouw tegenover het oude gemeentehuis, waar vandaag een glasvezelverbinding aangelegd is en een balie en werkplekken ingericht worden.

Gerelateerd
Brand in het gemeentehuis
De archiefruimte in Voerendaal (3, filmpje)

Brand in het gemeentehuis

Gistermorgen was ik net op kantoor in Den Bosch toen ik even na acht uur in de rss-feed van L1 het berichtje verschijnen dat het gemeentehuis van Voerendaal in brand stond. Als niet-brandweer kun je natuurlijk nauwelijks iets doen, zolang het gebouw in brand staat. Het enige dat wij gisteren dan ook gedaan hebben is contact onderhouden met de archivaris en archiefinspecteur van Rijckheyt, waar Voerendaal bij aangesloten is.
In de loop van de ochtend werd al snel duidelijk dat het hele analoge dynamische archief (in totaal bijna 75 meter papier) verloren is gegaan. Hierbij gaat het dan om de dossiers op de afdelingen en de dossiers bij DIV in de paternosterkast.  Verder was toen ook duidelijk dat zo goed als alle dossiers die dateren van vóór 1982  (inclusief de voor die datum verleende bouwvergunningen) al in Heerlen in de archiefbewaarplaats waren ondergebracht.
Zoals burgemeester Sprokkel ook in bovenstaand interviewtje zegt stonden alle servers niet in het gemeentehuis, waardoor die informatie dus in ieder geval niet verloren gegaan is. Hij zegt ook dat ze "een digitaliseringsslag" hebben gemaakt, maar ik weet nog niet of dit nu betekent dat ze ontvangen en verzonden documenten gedigitaliseerd hebben.

foto: fer tiemeijer

Op dit moment is nog altijd onduidelijk hoe het is met de archieven die zich bevinden in de archiefruimte onder het gebouw dat nu is afgebrand. Dit zijn dus voornamelijk dossiers uit de periode 1982 tot nu: grote hoeveelheden op termijn te vernietigen dossiers, circa 100 meter te bewaren archief, een collectie (kadastrale) kaarten en luchtkartografische kaarten, de registers van de Burgerlijke Stand en de persoonskaarten van de bevolkingsadministratie.
De archiefruimte is destijds gebouwd als archiefbewaarplaats en zou dus zo'n twee uur bestand moeten zijn tegen brand. Gisteravond had de brandweer de deur naar de archiefruimte van op afstand geïnspecteerd en de deur had de brand in ieder geval doorstaan. Maar, het bluswater stond wel tot (ver) over de rand en waarschijnlijk is door de hitte de rubber afdichting gesmolten. De kans bestaat dus dat er water naar binnen sijpelt, de snelheid waarmee dat gebeurt is niet bekend. Gisteravond was nog onduidelijk wanneer het gebouw vrij gegeven zou worden en dus een inspectie van de (inhoud) van de archiefruimte mogelijk zou zijn.
Zolang het water in de archiefruimte staat, is dat niet zo heel erg, maar de dossiers dienen daarna wel zo snel mogelijk gevriesdroogd te worden, om verdere aantasting te voorkomen. Mocht het pand vandaag vrij gegeven worden, dan zal ik hoogstwaarschijnlijk nog ter plekke poolshoogte gaan nemen.

De komende weken zullen wij als provinciale archiefinspectie de gemeente Voerendaal en Rijckheyt natuurlijk zo veel mogelijk bijstaan met raad en daad. Daarna zullen we in ieder geval ook gaan kijken naar de 'te leren lessen' voor de toekomst. Overigens heb ik tot nu toe de indruk dat de gemeente en Rijckheyt doortastend opgetreden hebben.

Toevoeging
Vrijdagmiddag ben ik nog in Voerendaal geweest, zie hier het filmpje
Zaterdag werd de archiefruimte gedeeltelijk ontruimd.