Strategische agenda van de NCDD

Al een hele tijd geleden publiceerde de NCDD zijn Strategische agenda voor 2010 - 2013. Ik had nog geen tijd om er over te schrijven. Hier schreef ik al eerder over de werkzaamheden van de NCDD en Inge Angevaare.
In 2009 constateerde de NCDD de volgende belemmeringen voor het bruikbaar houden van digitale gegevens op de lange termijn:

• Lang niet iedereen is zich voldoende bewust van de risico’s van digitale gegevens
• Er is te weinig kennis en informatie over wat men moet doen om de risico’s te beperken
• De informatiehuishouding zelf is niet op orde
• Financiering is vaak projectmatig, terwijl de zorg voor digitale gegevens continuïteit vereist
• Verantwoordelijkheden sluiten niet goed aan; de producent heeft een kortetermijnbelang (afstuderen, een klant helpen) en houdt geen rekening met de langetermijnbelangen
• Gebrek aan betrouwbare opslagcapaciteit - een digitaal depot is onbetaalbaar voor kleine organisaties
• Te weinig menskracht, ICT-capaciteit
• Er zijn nog te weinig praktische gereedschappen en diensten
• Organisaties hebben zich nog niet aangepast aan de wetten van het digitale tijdperk – ze hebben bijvoorbeeld nog geen beleid ontwikkeld ten aanzien van wat ze nu wel en niet moeten gaan bewaren aan digitaal materiaal.

De NCDD wil deze belemmeringen de komende jaren op de volgende manieren wegnemen:

1. Iedere organisatie die digitale bestanden produceert of beheert is in principe zelf verantwoordelijk voor het organiseren van duurzaam beheer.
   "Dit uitgangspunt klinkt vanzelfsprekend, maar blijkt in de praktijk nog lang niet overal doorgedrongen. Uitbesteden van (deel-)taken kan heel goed een onderdeel zijn van te voeren beleid, maar nationale organisaties of voortrekkers (zie punt 2) zullen de verantwoordelijkheid nooit overnemen. En de actieve deelname van alle producenten en beheerders van digitale informatie, klein of groot, lokaal of centraal, is nodig om het landelijke netwerk tot een succes te maken."
2. Versterking van samenwerking binnen sectoren: de voortrekkersrol
   De NCDD onderscheid vier sectoren (wetenschap, overheid, media en (overig) cultureel erfgoed) en iedere sector heeft zijn eigen dynamiek en problemen. In drie sectoren zijn er landelijke instellingen die binnen de sector een voortrekkersrol zullen gaan spelen: Nationaal Archief (overheid), Beeld en Geluid (media), KB en DANS (alletwee wetenschap). Voor het "overige cultureel erfgoed" (zeg maar de musea) is er nog geen duidelijke voortrekker gevonden.
3. Versterking van intersectorale samenwerking: de NCDD als landelijk aanspreekpunt
4. Versterking van de bestuurlijke samenwerking
   "Ook aan bestuurlijke kant zullen de krachten gebundeld moeten worden, want een strategie zoals de NCDD voorstelt kan alleen slagen als ook de overheid de aanpak steunt – door middel van beleid, maar bijvoorbeeld ook door financiering. Omdat de problematiek op diverse bestuursniveaus en binnen diverse departementen speelt, heeft de NCDD in een vroeg stadium overleg gevoerd met de directeuren Onderzoek en Wetenschapsbeleid, Cultureel Erfgoed, en Media, Letteren en Bibliotheken van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De directeuren hebben aangegeven dat ze de urgentie van het probleem zien, de aanpak steunen en verder te willen praten over de noodzakelijke investeringen. Ook organisaties als het ministerie van Binnenlandse Zaken, het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen worden betrokken bij de gesprekken.

Ik ben benieuwd.

Gezamenlijke e-depotvoorzieningen

En nog een wat ouder rapport en voorstel (waar ik zelf aan meegewerkt heb trouwens): e-Depot. Duurzame digitale toegang tot informatie. Gemeenschappelijke e-Depot Voorzieningen en services.

In deze twee documenten beschrijft de Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid - een gelegenheidsverbond (?) van LOPAI, Nationaal Archief, KVAN, BRAIN, RHC's, Stadsarchief Amsterdam, Gemeentearchief Rotterdam en DEN - op welke manier een landelijk dekkend net van e-Depots voor archieven tot stand zou kunnen worden gebracht.
Belangrijkste uitgangspunt van het voorstel is eigen verantwoordelijkheid, maar gezamenlijke aanpak. Daarom doet de ACDD het voorstel aan VNG, IPO, UvW BZK en OCW om voor een periode van vijf jaar 20 miljoen euro beschikbaar te stellen om te komen tot gezamenlijke e-Depotvoorzieningen en services.
Het idee is dat er een soort netwerk-organisatie wordt opgericht die voor alle zorgdragers delen van het beheer van digitale archieven uit handen neemt. Schematisch zou dat ongeveer uitzien:

De voorzieningen en services die "uitbesteed" kunnen worden zijn onder andere het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van digitale content en het beheer van hardware.

Twintig miljoen euro, dat klinkt enorm, zeker in tijden van bezuinigingen en herijkingen. Maar, als je omrekent wat dit per organisatie zou kosten, vind ik het eigenlijk reuze meevallen. Voor de provincies, zou het, als je gewoon, ongewogen deelt, neer komen op nog geen €67.000 per jaar.
En wat levert het dan op? Een van de zaken die bij het opstellen van rapport en advies is uitgezocht, is wat duurzame toegankelijkheid zou kosten als iedere zorgdrager het zelf doet en wat het kost als ze het gezamenlijk doen. Het blijkt dat volledige samenwerking tot vijf keer goedkoper is dan wanneer iedere organisatie het zelf doet. Wordt er maar gedeeltelijk samengewerkt, dan kan dit nog een factor drie schelen. Dat zijn toch substantiële bezuinigingen, lijkt me.

Maar ik heb geen idee of die op dit moment onder leiding van Opstelten besproken worden, zal wel niet hè...

Poëzie op muziek: Absynthe Minded en Hugo Claus

Envoi - Hugo Claus
Mijn verzen staan nog wat te gapen.
Ik word dit nooit gewoon. Zij hebben hier lang
genoeg gewoond.
Genoeg. Ik stuur ze ’t huis uit. ik wil niet wachten
tot hun tenen koud zijn.
Ongehinderd door hun onhelder misbaar
wil ik het gegons van de zon horen
of dat van mijn hart, die verraderlijke spons die verhardt.

Mijn verzen neuken niet klassiek,
zij brabbelen ordinair of brallen al te nobel.
In de winter springen hun lippen,
in de lente liggen zij plat bij de eerste warmte,
zij verzieken mijn zomer
en in de herfst ruiken zij naar vrouwen.

Genoeg. Nog twaalf regels lang op dit blad
hou ik ze de hand boven het hoofd
en dan krijgen zij een schop in hun gat.
Ga elders drammen, rijmen van een cent,
elders beven voor twaalf lezers
en een snurkende recensent.

Ga nu, verzen, op jullie lichte voeten,
jullie hebben niet hard getrapt op de oude aarde
waar de graven lachen als zij hun gasten zien,
het ene lijk gestapeld op het andere.
Ga nu en wankel naar haar
die ik niet ken.

Envoi - Absynthe Minded


De Engelse vertaling van Envoi vind je hier

Gelezen: Antjie Krog - Niets liever dan zwart

Niets liever dan zwart is min of meer het derde deel uit een serie van Krog over het "nuwe" Zuid-Afrika. In 2002 las ik het zeer indrukwekkende De kleur van je hart over de Waarheids- en Verzoeningscommissie. Van dat boek heb ik letterlijk slapeloze nachten gehad. Drie jaar later verscheen Een ander tongval over de veranderingen in Zuid-Afrika en welke gevolgen dat voor individuen heeft. Ik noteerde dat vooral het eerste en derde hoofdstuk erg indrukwekkend waren.
Dit boek is lang niet zo indrukwekkend en aangrijpend als de eerste twee. De korte samenvatting, uit het boek zelf, zou kunnen zijn:

"[Jij was] de aardige mevrouw die bij haar voornaam genoemd wilde worden. Alleen wilde je niet de mevrouw uithangen, je wilde bij de onderdrukten horen, een van hen zijn, maar du moment dat je werd behandeld als een van hen, hup, wilde je weer de mevrouw zijn."

Maar dat is niet helemaal eerlijk. Krog probeert in dit boek te achterhalen of er zoiets bestaat als een (Zuid-)Afrikaanse identiteit en of zij als blanke daar deel van uit maakt. Dat doet ze door haar eigen handelen tijdens een moord in 1992 te analyseren, de biografie van Basotho-koning Moeshoeshoe te bestuderen en filosofische gesprekken te voeren tijdens een verblijf in Berlijn. Die gesprekken beslaan een groot deel van het boek en zijn helaas het minst interessant en ze idealiseert de rol van cultuur en zingeving in de Europese samenleving ook wel heel erg. De brieven die ze aan haar moeder stuurt, zijn dan wel weer heel mooi.
Maar uiteindelijk is dit boek me toch te sereen, te filosofisch misschien of te tobberig.

(En ook voor dit boek geldt weer: jammer dat de vertaling nu en dan rammelt en dat er zo veel haakjes en aanhalingstekens vergeten zijn...)

Mainframes bestaan nog

In mijn vorige baan heb ik allerlei klussen bij een groot energiebedrijf gedaan en daar werden ze toen volgens mij ook nog gebruikt: mainframe computers. Eigenlijk dacht ik dit soort machines ondertussen niet meer gebruikt worden, maar niets is minder waar. Wereldwijd staan blijkbaar nog minstens 10.000 machines te stampen, vooral bij banken, pensioenfondsen (en energiebedrijven, denk ik).
Volgens Businessweek zijn er een paar problemen: het ene is dat de mensen die een mainframe kunnen onderhouden langzamerhand allemaal met pensioen gaan.
Het andere probleem is meteen de reden waarom de machines nog gebruikt worden: het is blijkbaar niet altijd duidelijk wat zo'n mainframe allemaal doet, waardoor het heel risicovol is om ze te vervangen door nieuwe technologie. Op de Long Now-blog schrijft iemand daarover:

In general, "updating" or replacing these systems - extracting all that data and putting it, intact, into a new environment - represents a massive and expensive project, something like disassembling a Turks Head knot. But why invest the time and energy if the Turks Head - a beautiful if antiquated thing in and of itself - is getting the job done? "Obsolescence" is a relative term. The fact that data exists usefully in an old mainframe environment suggests that the data in question demands no more complex manipulation/extraction than the mainframe software offers. Thus the data is right where it belongs, and there is no question of over-capacity.

Wat ik nog het bijzonderste vind aan zo'n mainframe is dat ze blijkbaar nooit uitgezet worden, ook niet om ze te onderhouden: "These machines often run for years without interruption, with repairs and hardware upgrades taking place during normal operation."

Hoe werken ambtenaren eigenlijk?

Begin juli publiceerde Planets het Report on government practices in communication and preservation. Voorwaar interessante leeswaar!
Bart Ballaux, voorheen werkzaam bij het Nationaal Archief, nu bij het Gemeentearchief Rotterdam, heeft bij tien Nederlandse en zeven Vlaamse ministeries onderzocht hoe ambtenaren omgaan met en denken over communicatie, verslag leggen en archivering. Voor archiefinspecteurs zijn de conclusies niet verrassend en ik denk dat iedereen de beschreven situaties wel herkent, maar dat maakt het rapport niet minder interessant om te lezen.
Een bloemlezing met de meest opvallende constateringen.

Over vergaderingen:

Participants indicated that non-verbal communication is extremely significant in specific instances, for instance policy makers are very conscious of accents or wording in their work. In many types of meetings, such as exploration or fine tuning of policies between various partners, body language, but also small words that are not present in written communication are often relevant and have to be taken into account in future collaboration. p.15

Over e-mail:

One recurring issue with e-mail, not mentioned with any other channel of communication, was the feeling that some people were using e-mail to hand over a problem to someone else. p.17

Over social media:

Some communication channels like blogs and twitter were hardly ever valued as a means of communication between colleagues. Issues with trust and confidentiality were the main reasons not to use them actively. The role of these social media however was recognised in communication to the public and some interviewees saw a multitude of applications. p.19

Over documentcreatie:

One of the issues, implicitly raised in the interview was when and why civil servants create documents. We have already discussed it a bit in the paragraphs about communication, but it is important to stress in this context also, civil servants have a high degree of personal freedom. Rules apply, only to the so-called numbered or registered documents. All other documents are created on the initiative of the civil servant. p.22

Over een ambtenaar die geen rapporten schrijft, maar filmpjes maakt:

The one person preferred visual reporting: he made short movies to report issues and problems to his superiors. His philosophy emerged from the current evolution in society in which images are more appealing than (long) texts, especially so for the younger generations. His aim was to synthesise and clarify an issue in a short movie. This unconventional solution presented serious challenges for this individual, as his administration didn’t supply the necessary tools for his visual approach. Nevertheless, he insisted that his method was valued by senior management. p.21

Over bestandsnamen:

Three main issues, well known in archival science, arise: naming, version control and arrangement of documents in a folder based structure. Naming and version control may be the most trivial, but Dutch civil servants in particular (although some Flemish civil servants voiced problems too) seemed to have issues sticking to the agreed rules regarding naming electronic documents. p.22

Over intranet:

One source of information that frustrated many participants was the Intranet of their ministry. Searching in this resource was nothing less than a complete disaster, according to many. When looking for a document that should be on the Intranet, but could possibly also be available on the public website of the ministry, everyone invariably preferred to use a Google search approach on the public site, as the Intranet search engine was of inferior quality and the arrangement of information and documents on the Intranet was for many more of a mystery than an easy to browse refuge for employees. p.28

Over back-ups en archivering:

However, some civil servants were actively preserving old (electronic) records, on a personal basis. They created back-ups on a personal drive, or would make copies of e-mails and documents on CD’s or DVD’s. They considered this as a personal archive, for reference in case anything they had done, had to be accounted for. p.25

En tenslotte over DIV en semi-statische archieven:

Transferring files to the archives department of the ministry –a practice that is hardly occurring if persons interviewed are typical of government administrations– is another point when responsibility for and care of the files is transferred. Such transfers to archival divisions of the ministry may be rare as some participants pointed out that once transferred and processed by this archival division, documents and files were difficult to retrieve, as they were reorganised, renamed and placed in a hierarchy that was not meaningful to those who had transferred them. p.26

Ik heb nog hoop dat mijn collega een vergelijkbaar onderzoek gaat doen onder gemeente-ambtenaren, want ik vraag me af of een ministerie en een gemeente veel van elkaar verschillen op dit punt.

The Secret Powers of Time

Mooie lezing en een mooi filmpje over tijd en tijdsbesef en welke gevolgen dat kan hebben:


Via LongNow

Kal toch plat!

"Kal toch plat!" Dat zegt mijn moeder, die vandaag zestig wordt, proficiat Annemie, regelmatig tegen mijn twee zoontjes...
En het is ook gek, dat zij dat niet doen.
Ik ben volledig in het dialect opgevoed: mijn moeder spreekt Meerssens, mijn vader Maastrichts en ik Meerssens. Mijn vrouw is niet in het dialect opgevoed. Haar ouders komen uit Noord-Limburg en zij waren bang dat ze haar in het Zuiden niet zouden begrijpen. Maar H. heeft toen ze een jaar of twaalf was wel dialect geleerd van haar vriendjes en vriendinnetjes. Wij praten dus ook altijd dialect onder elkaar.
En toch spreken T. en M. geen dialect, behalve nu en dan een los woordje tussendoor. (Helaas hebben ze  "watblief" wel opgepikt, dus dat proberen we ze weer met zachte drang af te leren.) Ze verstaan het wel hoor, wat wij in het dialect zeggen en ik heb ook geregeld Keubeke Kuusj en De Voele Baer voorgelezen.

Ik ben geen dialect-purist, maar vraag me toch af hoe dit kan. Wat hebben we toch fout gedaan?

Interessante website: JISC Digital Media

JISC Digital Media (formerly known as TASI) is a JISC Advance service, which provides advice, guidance and training to the UK's Further and Higher Education community on:

• Creating digital media resources specifically still images, moving images and sound resources
• Delivering digital media resources to users
• Using digital media resources to support teaching, learning and research
• Managing both small and large scale digitisation projects

Mooie muziek op zondag: Grand Archives

Chris Jordan - Statistische foto's

Edwin zou dit waarschijnlijk merkwaardige kunst noemen: de fotografische kunst (zo noemt hij het zelf) van Chris Jordan.
In Running the numbers geeft Jordan de Amerikaanse samenleving weer in de vorm van foto-statistieken: het aantal plasctic bekertjes dat iedere zes uur gebruikt wordt aan boord van Amerikaanse vliegtuigen (1 miljoen), het aantal riemen papier dat iedere vijf minuten in Amerikaanse kantoren gebruikt wordt (30.000 riemen, oftewel 15 miljoen pagina's) en hieronder het aantal vrijwillige borstcorrecties per maand in 2006

(32.000 barbies, klik op de afbeelding om naar het origineel te gaan. Klik daar op de borsten om de barbies te zien).

Offline

Vanaf vandaag ben ik twee weken off-line.
Geen e-mail, geen twitter, geen RSS...
Wel lezen, wandelen, spelen en niksen...
Hier zal trouwens wel iedere dag een post verschijnen, maar eventuele reacties zie ik dus pas rond 5 september.

Surfs up

Ook al weer wat ouder, maar afgelopen week las ik Surfen op de golven van informatie (PDF) van Kennislab. Het was geen onverdeeld genoegen.
Allereerst omdat het weer eens een pdf is, die niet geschikt is om van het scherm te lezen: de tekst is opgemaakt in kolommen, waardoor je constant moet scrollen van boven naar beneden, weer naar boven en naar rechts, vijftien pagina's lang. Als je je daarover heen gezet hebt, moet je je door een hoofdstukje beeldspraak worstelen:

We zien steeds meer de reikwijdte van de golf en verbreden onze inzet. Samenwerken in de i-keten – van bron naar publicatie – geeft extra wind in de zeilen, om op volle kracht te komen en de golven te doorklieven. We pakken informatie op van ‘creatie tot crematie’, van de schepping ervan tot de vernietiging. KennisLAB stelt zich als taak best practices te inventariseren en rijksbreed in te zetten. Expertteams richten zich op departementoverstijgende oplossingen, zodat we samen onze eigen surfshop creëren. Met bouwstenen, toepassingskaders en technische maatregelen. Nieuwe aanpakken, materiaalkennis en surftechniek die in de praktijk blijken te werken, worden uitgewisseld en hergebruikt.

En daarna gaat het rustig verder met de water-metaforen, want er is lang gedweild met de kraan open, maar in de nabije toekomst komt ordentelijk watermanagement in beeld: "oftewel leren de kraan open te zeten wanneer en in welke mate men dat wil."
En weet je wat Doc-Direkt gaat doen? Dweilen met de kraan dicht, dat wil zeggen: archieven omzetten in "toegankelijke, tijdige en transparante informatie." Dat lijken me twee overbodige bijvoeglijke naamwoorden.
Vermoeiend hoor...

Het boekje bestaat uit drie hoofdstukken (Het startpunt: samen van visie naar realisatie; De i-professional van de toekomst: klantgericht en vernieuwend; Evenwicht op de plank: de i-keten). In het laatste, dat eigenlijk het interessantst is, staat

De i-keten bevestigt het vermoeden dat in verschillende informatiedomeinen (communicatie, bibliotheek, DIV en ICT) vaak aan dezelfde dingen wordt gewerkt. Denk bijvoorbeeld aan metadatering, informatiestructuur, zoekfunctie en publicatie van content. Ook het omgaan met web 2.0 technologieën door rijksambtenaren levert vraagstukken op voor alle domeinen.

KennisLAB en Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl (ONS) pakken nu samen deze onderwerpen aan. De uitdaging is om een gezamenlijk doel te formuleren en dan tot een oplossing te komen.
Dat klinkt spannend, maar wat gaan KennisLAB en ONS bijvoorbeeld doen?
Het opstellen van een e-mailgedragsrichtlijn.
Joehoe, het is 2010!

Sorry, dat is flauw. KennisLAB en ONS kunnen hier niet zo veel aan doen, geloof ik. Het was blijkbaar een kabinetsbesluit dat naast de Baseline Informatiehuishouding ook een e-mailgedragsrichtlijn moet worden geïmplementeerd.

Het resultaat is een e-mailgedragsrichtlijn die aanstuurt op het behandelen van e-mail (en Tweets, blogs etc.) als analoge informatie.
(...)
Daarnaast stelt de richtlijn dat de e-mail op een goede en veilige manier wordt opgeslagen en gearchiveerd zodat de toegankelijkheid van de e-mailcorrespondentie kan worden gewaarborgd, net als voor post.

En nu was ik zo benieuwd of KennisLAB en ONS ook suggesties hadden hoe een tweet of een blogtekst goed en veilig opgeslagen en gearchiveerd kunnen worden, maar dat mogen de ministeries zelf uitzoeken. Tja, dat wordt printen, vrees ik...

Het aller-interessantste uit de brochure is eigenlijk dit schema van bouwstenen, toepassingskaders en technische maatregelen.
Bouwstenen zijn afgebakende functies van een systeem, toepassingskaders zijn de voorwaarden waaraan een applicatie voor digitaal werken moet voldoen en technische maatregelen kunnen de risisco's bij het ontwikkelen en invoeren van applicaties beperlen.

Meer informatie hierover is blijkbaar te vinden op http://www.kennisonline.info/, maar daar mogen alleen rijksambtenaren naar kijken. Lekker transparant is dat...

Optische telegraphie

Hoe lang duurde het in 1835 om een bericht van Den Haag in Den Bosch te krijgen?
Ik doe er nu met de trein ongeveer anderhalf uur over, maar de NRC beschreef dit weekend de 'uitvinding' van Antoine Lipkens, waarmee het beduidend sneller kon.
Met behulp van schijven die aan kerktorens waren vastgemaakt (zie de tekeningen hiernaast) , kon heel snel over grote afstanden gecommuniceerd worden. Met behulp van de zes schijven konden 63 verschillende codes worden verzonden.

De telegraafverbinding werkt verrassend goed. Een code is in 30 seconden van Den Haag in Breda. Den Bosch wordt in 50 seconden bereikt en Vlissingen in een minuut. Veel vlugger dan telegraaflijnen in het buitenland.

In vijftig seconden van Den Haag naar Den Bosch!

(De afbeeldingen komen het archief betreffende de Telegraphische Gemeenschap van 's-Gravenhage naar Breda en 's-Hertogenbosch, 1831-1838 in het Nationaal Archief)

Taggen of ordenen?

Vorige week vroeg iemand mij raad. Hij schreef:

Ik zal onze situatie kort toelichten. We zijn al een behoorlijke tijd bezig met de implementatie van 'n DMS. Daarbij is een opzet met een ordeningsplan op basis waarvan bewaartermijnen worden toegekend. In de praktijk blijken maar weinig medewerkers (eindgebruikers) een (goede) koppeling te leggen tussen document en ordening. De workload voor de div organisatie is daardoor buitenproportioneel. Uiteraard leidt dit tot vragen over waar je zulke taken het beste belegd en is er ook de vraag of alles uberhaupt gekopeld moet worden. Ikzelf (al ben ik van oorsprong geen div specialist) vraag me op mijn beurt af of bv tagging (geautomatiseerd en vanuit gebruikers) niet een kans biedt het eea op andere leest te schoeien. Digitalisering biedt immers kansen de dingen ook anders te gaan doen.
Ik ben benieuwd hoe jij hier vanuit je expertise tegenaankijkt en je voorbeelden van (overheids)organisaties kent die het anders hebben opgepakt en georganiseerd.

In lijn met wat ik hier schreef heb ik het volgende geantwoord:

"Er spelen een paar dingen die waarschijnlijk de problemen veroorzaken (en die vrees ik niet zo simpel op te lossen zijn).
Steve Bailey schrijft in Managing the crowd over de bruikbaarheid van de wisdom of the crowd (tags, Uservoice) bij het beschrijven en selecteren van documenten, maar hij ziet volgens mij een belangrijk punt over het hoofd. Tags en Uservoice-achtige dingen werken volgens mij pas goed, als heel veel mensen er aan meewerken. Dan krijg je pas dat de extremen worden weggefilterd. En bij overheidsdocumenten en dossiers bestaat die massa volgens mij niet. Ik kan me bijvoorbeeld niet voorstellen dat veel meer dan tien of twintig ambtenaren aan of met één dossier, laat staan één document werken.
Daar komt bij, dat ik denk dat tags alleen jullie probleem sowieso niet zal oplossen.
Documentbeschrijvingen (inclusief 'dossiervorming' in een ordeningsstructuur) zijn niet alleen bedoeld om individuele documenten terug te vinden. Een heel belangrijke functie is ook het vastleggen van de samenhang tussen documenten, zaken, organisatietaken en functionarissen. Het zijn dat soort relaties die archiefstukken (in tegenstelling tot boeken) bruikbaar en interpreteerbaar maken: wie heeft dit document waarom vastgelegd?
Een andere functie is (wat jij ook al schrijft) het mogelijk maken van tijdige vernietiging (en overbrenging). Vernietiging en overbrenging vinden (als het goed is) altijd plaats op dossier-niveau. De ellende is vaak echter dat het moeilijk is om specifieke dossiers te relateren aan de abstracte omschrijvingen uit de selectielijsten. Ik ben bang dat dit niet vereenvoudigd zal worden door tags te gebruiken om documenten of dossiers te omschrijven.
Een derde punt is dat de toegankelijkheid / vertrouwelijkheid van documenten vaak ook geregeld wordt per dossier / zaak / project en niet per 'trefwoord'.

Het lijkt me dat je deze drie aspecten niet of nauwelijks geregeld krijgt met 'simpele' tags. Het zal de workload voor DIV in ieder geval niet verlagen. De enig mogelijke oplossing lijkt me toch de ordeningsstructuur waar mensen hun documenten/dossiers in op moeten slaan zodanig vorm te geven dat deze aansluit bij gedachten- en werkwereld van de ambtenaren en (aan de achterkant) gerelateerd kan worden aan vertrouwelijkheden, bewaartermijnen etc. Hierbij zou je zeker zo veel mogelijk gebruik moeten maken van automatische classificatie etc (bijvoorbeeld, als een brief een reactie is op een andere brief, kunnen ze automatisch al in dezelfde 'map' gezet worden).

Desalniettemin kan ik me wel voorstellen dat tags aanvullend gebruik zouden kunnen worden om de toegankelijkheid / vindbaarheid van documenten (inclusief enige serendipiteit) te vergroten.

Groeten, Ingmar"

Wat denken jullie? Zie ik iets over het hoofd, kan taggen een vervanging zijn voor het ouderwetse beschrijven en ordenen?

Foto van Pulguita

As seen on TV: Torture Classics

Wat moet ik hier nu weer van vinden: Torture Classics

The Ultimate Collection. Time Life Music announces the release of the TORTURE CLASSICS collection. This torture music compilation (DOUBLE ALBUM) includes 60 songs, tons of images, uncensored videos, pdfs and extra bonus material in the form of a DOWNLOAD-DVD. Torture Music is the kind of music that’s perfect for sitting in the Afghan or Iraqi Desert, sharing a prisoner for a night, or relaxing in a military barack or a CIA black site in some godforsaken country on a lazy afternoon. It's music thats just makes you feel free and drives others crazy. To kick-off of the release of the DOWNLOAD-DVD, a 24h Gala (music-torture performance) will take place at the Gyeonggi Creation Center Facilities in Daebudo, an island off the western coast of South Korea, formerly used by the Japanese to torture Korean orphans. Watch now! Download now! For a LIMITED TIME ONLY, you will get this exclusive DOWNLOAD-DVD - As seen in Internet commercials on Youtube, Vimeo and Twitter - for free

De zestig nummers bevatten onder andere de tune van Sesamstraat, Born in the USA van Springsteen, The best is yet to come van Sinatra, Psycho Killer van de Talking Heads, (Hit me) baby one more time, Britney Spears en Der Kommissar van Falco...

Daar ben je als artiest dan ook mooi klaar mee...


TC Infomercial TV Spot from TORTURECLASSICS on Vimeo.

Archiefvisie 2.0

Tijdens de KVAN-dagen gaf Paul Breevaart een presentatie over de te ontwikkelen Archiefvisie van de minister van OCW. Ik vond de presentatie eerlijk gezegd nog al tegen vallen.

Een paar weken geleden bleek dat de presentatie van Breevart de 1.0-variant was en dat het ministerie ook via  het sociale web met belanghebbenden en belangstellenden wil gaan communiceren.
Eric Burger aka Spiekerdijk6 is degene die hier handen en voeten aan moet geven en het begint langzaam vormen te krijgen.

1. 
   
   
   
   spiekerdijk6 Volg de onlinediscussie over archiefvisie via Linkedin group Archiefvisie en via twitter @Archiefvisie en hashtag #Archiefvisie 09 Aug 2010 from TweetDeck

-- this quote was brought to you by quoteurl
Tot nu toe zijn er dus:

• een twitter-account: Archiefvisie
• een hash-tag: #Archiefvisie (met een Twapperkeeper-archief)
• een groep op LinkedIn

En als het goed is, brandt de discussie deze week los:

1. 
   
   
   
   Archiefvisie @PetraLinks dank voor de tweet! Werken nog aan wat tekst. Verwacht nu begin volgende week los te kunnen gaan met discussie #archiefvisie 13 Aug 2010 from TweetDeck in reply to PetraLinks

-- this quote was brought to you by quoteurl
Ik zou bijna zeggen: ik kan niet wachten...

Toevoeging, 16 augustus 2010, 15:45
Het is begonnen. Zie voor meer informatie archief.nl/archiefvisie

Foto van crvdude

Zuid-Afrika 1996

Vrijdag wat heen en weer getwitterd met JayWix over Zuid-Afrika, daar was ik in 1996 zes maanden. En deze muziek is van toen:

(Gert Vlok Nel zong toen nog niet, maar ik heb toen wel met hem gepoold...)

Ik woonde in die tijd bij Jane in huis, samen met een stuk of wat andere studenten. Het was daar vies en niet gezellig, waardoor Die Blou Okapi al snel mijn tweede huiskamer werd. Dat was een bijzondere koffiekroeg, waar de avant-garde van Stellenbosch bij elkaar kwam: Nina Swart, die de toneelacademie deed, Saartjie Botha, die later toneelschrijfter en regisseur werd, Susan Samuels (dochter van Antjie Kriog) en allerlei andere (would be) kunstenmakers. In september 1996 is er nog een heuse rel geweest, omdat een of andere kunstenaar er een hond in formaline exposeerde. Hier en hier vind je nog de krantenartikelen.

DigiMan en het PLANETS Testbed

Weer een nieuw filmpje over DigiMan van WePreserve:

Google en aptocracy

Als ik vandaag tijd over heb, moet ik dit stuk van Siva Vaidhyanathan eens aandachtig lezen:

America, Walter Kirn writes, is run by "Aptocrats." These are people who excel at regimented procedures such as standardized tests and other forms of numerically quantifiable achievement. They conform to regimented expectations of excellence and clearly see every rung they must ascend on the ladder of success. "As defined by the institutions responsible for spotting and training America's brightest youth, this 'aptitude' is a curious quality," Kirn writes. "It doesn't reflect the knowledge in your head, let alone the wisdom in your soul, but some quotient of promise and raw mental agility thought to be crucial to academic success and, by extension, success in general. All of this makes for a self-fulfilling prophecy. The more aptitude that a young person displays, the more likely it is that she or he will have a chance to win the golden tickets--fine diplomas, elite appointments and so on--that permit you to lead the Aptocratic establishment and set the terms by which it operates."

Gelezen: David van Reybrouck - Congo, een geschiedenis

Ik weet alleen dat ik liever met gewone mensen praat dan met bewindslieden, dat ik meer van anekdotiek leer dan van retoriek.

Het moet heel raar lopen als dit voor mij niet het beste boek van 2010 wordt. Van Reybrouck is er in geslaagd om de geschiedenis van een land onzettend mooi en meeslepend te beschrijven. Eigenlijk moet ik zeggen de geschiedenis van de inwoners van een land, want Van Reybrouck beschrijft de gebeurtenissen in Congo vooral aan de hand van ooggetuigen. Hierbij baseert hij zich op archiefstukken en ego-documenten, maar vooral op de vele, vele gesprekken die hij tussen 2003 en 2010 voerde met zijn 'informanten' zoals hij ze noemt. En Van Reybrouck sprak met iedereen: rebellenleiders, ambassadeurs, voorlichters, kindsoldaten, gemartelde opstandelingen, huisvrouwen, noem maar op.
De intrigerendste informant is waarschijnlijk toch Etienne Nkasi, die ook op de foto hierboven staat. Deze man beweerde in 1882 te zijn geboren en hij stierf in 2010. Van Reybrouck schrijft dat hij op verschillende manieren heeft geprobeerd om te achterhalen wat het geboortejaar van Nkasi was en dat het er steeds meer op lijkt dat de goede man echt 128 is geworden.
Het boek heeft als ondertitel "een geschiedenis" en in een interview met Bas Heijne in de NRC zei Van Reybrouck daarover dat dit natuurlijk het gevolg was van zijn 'post-moderne' opvoeding, die zegt dat "de geschiedenis" niet bestaat. Maar "een geschiedenis" vind ik de lading ook niet dekken, omdat het de geschiedenis is van zo veel Congolezen. Misschien was "geschiedenissen" of zoiets een betere ondertitel geweest.
Voor ik aan het boek begon wist ik wel een paar dingen over Congo en Zaire: Stanley, Leopold, Lumumba, Mobutu en de Kabila's kende ik in grote lijnen wel. Maar het preciese wat en hoe dat was een beetje mistig. Wat dramatiek en ellende betreft is Congo waarschijnlijk ook een 'dankbaar' land om op deze manier over te schrijven. Het lijkt onwaarschijnlijk dat er tussen 1880 in een ander land en nu meer doden zijn gevallen dan in Congo. Hierbij vond ik de gruwelen van de Eerste en Tweede Congo-oorlog nog het schokkendst. Aan de ene kant omdat het zo dichtbij is en aan de andere kant omdat onze media er amper aandacht aan besteed hebben. En het is nu nog niet helemaal voorbij!
Wat ik ook opvallend vond is wat Van Reybrouck zegt over Congo tussen 1996 en 2006. Eigenlijk was het toen, en is het nu nog altijd, een "mislukte staat."  Maar, dat betekent dus niet dat er geen regering is, op een gegeven moment telde de Congolese regering iets van 40 bewindspersonen, maar die waren allemaal uit op persoonlijk gewin. Het betekent ook niet dat er geen ambtenaren waren. Hij schrijft ergens:

Een land dat geen staat was, maar meer dan een half miljoen ambtenaren telde, oudere mannen en vrouwen die niet met pensioen gingen omdat dat niet bestond en dus toch maar naar kantoor gingen, waar ze tussen uitpuilende kasten vol beschimmelde en door termieten aangevreten dossiers hoopten op een beetje salaris en droomden van een beetje bestuur. Met geduldige handschriften vulden ze eindeloze papperassen, met groot ontzag respecteerden ze de ambtelijke hiërarchie, want het is niet omdat de staat virtueel is dat hij irreëel is, integendeel. In Bunia landde een brief op zeventien verschillende bureaus vooraleer hij beantwoord werd. In Boma ontmoette ik een gemeentebibliothecaris zonder bibliotheek.

Dat geeft toch een andere invulling aan "mislukte staat" dan het beeld dat ik in mijn hoofd had.

Wat ik tenslotte wel heel erg jammer vind, is dat er geen enkele foto in het boek is opgenomen. De auteur zegt daar in de bronnenverantwoording ietwat cryptisch over:

Omdat ik fotografie te zeer waardeer als een autonome vorm van spreken, bevat het onderhavige boek geen ander beeldmateriaal dan kaarten.

Maar een paar goedgekozen foto's hadden zo veel toe kunnen voegen aan de stemmen en verhalen van de Congolezen.
Hoe dan ook, het blijft een reusachtige prestatie dat Van Reybrouck er in geslaagd is alle stemmen en verhalen tot deze meeslepende en soms aangrijpende geschiedenis te vormen. Leest dit boek!

Naschrift 1: De NRC heeft op zijn website een overzicht van 26 historische voorpagina's over de onafhankelijkheid van Congo gepubliceerd, inclusief opnames van de speech van Lumumba.
Naschrift 2: In de NRC van gisteren stond een groot artikel van Koert Lindijer over de huidige economische toestand in Congo. Ik heb het nog niet digitaal gevonden.

Over leven en dood

Gisteren citeerde het AD Ronald Zijlstra van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken naar aanleiding van de ellende in Nij Beets.

Volgens Zijlstra is het in Nederland onmogelijk de baby's te begraven zonder geboorte- of overlijdensakte. "Iemand moet de baby's alsnog aangeven," zegt hij in Spits! "Die taak moet worden vervuld door getuigen van de bevalling, bijvoorbeeld de vader of verloskundige."
"Als er niemand bij de bevalling was, moet de moeder zelf aangifte doen," zegt Zijlstra. Mocht Sietske H. weigeren om haar kinderen een naam te geven, dan rust de taak op de schouders van de burgemeester van Opsterland, mevrouw Ravestein.

Ik weet niet helemaal zeker of Zijlstra hier gelijk heeft. In zijn inaugurele reden Archivalisering en Archivering zegt Eric Ketelaar:

(...) als in Nederland een pasgeboren baby overlijdt voordat de geboorteaangifte is geschied, wordt er geen geboorteakte, maar ook geen overlijdensakte opgemaakt, alleen een akte die vermeldt dat het kind op het moment van aangifte niet in leven was. Daarmee wordt het feit van de geboorte afgezwakt. (p.8)

Waarschijnlijk is artikel 19i uit het Burgerlijk Wetboek hier cruciaal (en daar staat iets anders dan Ketelaar hierboven zegt):

1. Wanneer een kind levenloos ter wereld is gekomen, wordt een akte opgemaakt, die in het register van overlijden wordt opgenomen.
2. Wanneer een kind binnen de in artikel 19e, zesde lid, bepaalde termijn is overleden voordat aangifte van de geboorte is geschied, wordt zowel een akte van geboorte als een akte van overlijden opgemaakt.
3. In de in de vorige leden bedoelde gevallen is ten aanzien van de aangifte het bepaalde in artikel 19h van overeenkomstige toepassing. In het in het tweede lid bedoelde geval blijft artikel 19e buiten toepassing.

In artikel 19e wordt geregeld wie wanneer aangifte van de geboorte moet doen, maar staat niets over de naamgeving. Maar, hoewel er een verschil is tussen levenloos geboren worden en sterven voor de geboorteaangifte, biedt artikel 66 van het Besluit Burgerlijke Stand misschien uitkomst:

1.Op de akte van aangifte van een kind dat levenloos ter wereld is gekomen, zijn de artikelen 43, 44, 45 en 47 van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat deze akte alleen een geslachtsnaam en voornamen van het kind vermeldt voor zover de ouders dit wensen.

Het blijft hoe dan ook een naar geval...

Aanvulling 11 augustus 2010, 13:22 uur
In reactie op de opmerking van Chido schrijf ik hier beneden dat ik benieuwd ben hoe dat bij volwassen onbekende doden gaat. Toevallig speelde dit veertien jaar geleden ook bij het Rozenmeisje, een zaak die nu weer actueel is.
Peter R. de Vries schreef een paar maanden geleden nog over de begrafenis van het meisje:

Daardoor restte er niets anders dan een zeer sobere, door de gemeente verzorgde uitvaart en een graf onder nummer. “Niemand in Lottum en Grubbenvorst wordt alleen naar zijn laatste rustplaats gebracht”, zo sprak burgemeester J.W. Kersten tot het handjevol belangstellenden dat de plechtigheid ambtshalve bijwoonde. “Deze vrouw hebben wij opgenomen in de gemeenschap, zij zal hier voorlopig een rustplaats hebben temidden van ons. Tot het moment dat we haar teruggeven aan haar familie en vrienden. Wij zullen dan vertellen hoe wij haar met respect temidden van ons een plaats hebben gegeven. Zij zullen ons haar levensverhaal vertellen.”

Volgens mijn baas heeft de burgemeester haar destijds ook een naam gegeven, maar dat heb ik nog nergens terug kunnen vinden.

E-readen of toch maar a-lezen

Afgelopen woensdag schreef 'de meneer van de NRC' over Vestdijk op de e-reader. Ik lees de mening van de krant nooit (de NRC moet mij informeren en de mening van anderen voorschotelen. Zijn eigen mening kan me daarbij gestolen worden, maar ik dwaal af...) en waarschijnlijk zou ik dit commentaar ook niet gelezen hebben, als er in de NRC van afgelopen vrijdag niet drie keer min of meer aan gerefereerd werd.
Allereerst waren er twee ingezonden brieven, die ik een beetje raadselachtig vond. (Een meneer zei dat het feit dat Vestdijk nu niet digitaal te krijgen is, geen probleem is omdat zijn romans over dertig jaar rechtenvrij zijn. Que?)
Maar die brieven zouden niet voldoende zijn geweest om het commentaar op te zoeken. In diezelfde krant beschreef Vincent Icke waarom hij geen e-reader zal kopen. (Wat is het toch jammer dat Icke geen maandelijkse column meer heeft in de NRC. Robbert Dijkgraaf is ook goed, maar Icke was toch altijd net iets verrassender en puntiger... Maar ik dwaal weer af...)

De eerste alinea van het (niet digitaal beschikbare) artikel van Icke luidt:

Een e-book kun je niet zomaar kopen. ’t Is weggegooid geld, want de inhoud ervan is alleen leesbaar op een e-reader: dat is een computer die dient als schakel tussen de hersenen van een mens en het gegevensbestand van het e-book. Die tussenkomst maakt dat het volstrekt onjuist is om een e-book te beschouwen als ‘gewoon’ een handzamer versie van een papieren boek. Het gaat mij daarbij niet om oppervlakkige dingen als gewicht, batterijen of stekkers, maar om een veel diepgaander en gevaarlijker zaak: namelijk dat de onvermijdelijke tussenkomst van e-reader en software grote macht geeft aan degenen die de e-spullen in de handel brengen.

Ik ben geen fanatieke voor- of tegenstander van e-readers en e-books, maar kijk voorlopig toch nog even de kat uit de boom. Verschillende argumenten strijden daarbij om voorrang:
Allereerst ben ik te zuinig. Ik vind het zonde om zeg €150 tot €200,- uit te geven aan een machine om iets te kunnen lezen. Voor dat bedrag kan ik minstens tien of twintig a-boeken kopen!
Daarnaast ben ik ook bang voor de duurzame toegankelijkheid van e-books. Als ik geen al te gekke dingen doe, kan ik mijn a-boeken lezen waar en wanneer het mij uitkomt: nu, volgende week, maar ook nog over vijfentwintig jaar. Terwijl ik bij een e-book afhankelijk ben van hardware (iRex, de maker van iLiad ging eind juni failliet), software, DRM en terughaal-acties.
En als ik dan ook nog eens lees dat het (legale) aanbod Nederlandstalige e-literatuur voorlopig toch wel heel beperkt is (782 titels bij Bol.com), dan denk ik met wellust aan de enorme hoeveelheid a-boeken die te krijgen zijn bij De Slegte, De Tribune en Boekwinkeltjes.

Begrijp me niet verkeerd, ik lees veel digitale teksten en ben het met Icke eens: computers zijn fantastisch en ik onderken de voordelen van e-readers ook wel (doorzoekbaar, licht gewicht etc) maar voorlopig blijf ik nog vooral a-boeken lezen.

Foto: Britanglishman

Twondertiteling

Vorig jaar heeft het Nationaal Archief de Ketelaarlezing 2009 integraal opgenomen en daarna in mootjes gehakt en gepubliceerd op zijn Youtube-kanaal. Er is toen ook vanuit het gehoor getwitterd, onder andere door Hanneke van Aalst. Zou het nu niet mooi zijn als je die tweets onder of bij het filmpje kon projecteren, als een soort twondertiteling?
Via Brian Kelly en Marieke Guy las ik dat dit nu mogelijk is: iTitle. Hoe het technisch allemaal werkt, is mij nog niet helemaal duidelijk, maar hieronder zie je een voorbeeld van een presentatie tijdens IWMW 2010:


7 oktober is de Ketelaar-lezing 2010. Zullen we het eens proberen, Nationaal Archief en KVAN?

Achternaam is voornaam

Doordat ik op de website Vernoeming een blogje tegenkwam met de titel Een achternaam als voornaam moest ik weer denken aan het lijstje dat ik een tijdje bij heb gehouden: mensen die een voornaam als achternaam hebben.
Ik kan het lijstje nu even niet vinden, maar een paar kan ik me nog wel herinneren:

René Otto
Raymond Juliana
Anne Frank
Otto Frank
Ernst Kasper
Vincent Robijn
Gene Vincent
Manon Thomas
...

Het idee was natuurlijk om een zo lang mogelijke ketting te maken: René Otto Frank ...

Weet je er nog meer, laat die dan gerust hier beneden achter.
 Ik zoek ondertussen mijn lijstje...

Tien redenen waarom jouw organisatie social media moet blokkeren

Volgens mij denkt Krispijn Beek dat dit serieus is. Wat denken jullie?

Een cloudstrategie en alweer beroepsdeformatie

Gisteren las ik na allerlei tweets het artikel Overheid in de cloud uit de Automatiseringsgids.
In mei nam de Tweede Kamer een motie aan over cloud computing, waarin de regering gevraagd wordt "een strategie voor de hele Nederlandse overheid te ontwikkelen voor «cloud computing» en een «cloud First»-strategie waarbij mogelijkheden voor de inrichting van de overheidscloud duidelijk omschreven worden met de bijbehorende voor- en nadelen."
In het artikel in de Automatiseringsgids stellen Ria van Rijn en Benno de Jongh:

Iedereen die zich met de informatievoorziening van de overheid bezighoudt, zou zich hierover het hoofd moeten breken: wat betekent dit voor onze toegevoegde waarde, organisatie, medewerkers, financiën? Dit kunnen we niet overlaten aan een ambtelijke werkgroep in Den Haag. Cloud computing biedt namelijk zoveel voordelen en kansen, dat het hoog tijd is hierover na te denken, een visie te ontwikkelen en aan de slag te gaan. 

Ze poneren daarna vijf stellingen:

1. Cloud computing verandert de overheidsorganisatie
   Als we allemaal in de cloud werken, is het wel zo makkelijk dat medewerkers "na een herindeling met dezelfde rechten kunnen doorwerken aan hetzelfde dossier."
2. Cloud computing maakt ICT-kosten transparant
   Je betaalt blijkbaar alleen voor de functionaliteiten die je gebruikt. (Ik gebruik nooit een cursief lettertype, dus daar wil ik ook niet voor betalen, zoiets?)
3. Overheidscloud brengt woud van applicaties terug tot heldere, herbruikbare functionele onderdelen
   Blijkbaar gebruiken overheden soms meer dan duizend applicaties en de auteurs gaan ervan uit dat dit er in de cloud minder zullen zijn.
4. Cloudtoepassingen voldoen waarschijnlijk snel aan standaarden
   Waarschijnlijk en snel, dat klinkt betrouwbaar...
5. Overheidscloud kan samen met de markt worden gerealiseerd
   O ja, want 'de markt' doet dat altijd beter

Al met al heeft het artikel een hoog haleluja-gehalte: Het is nu een zootje bij de overheid, maar als we dat zootje onder leiding van 'de markt' in de cloud zetten, gaat het vanzelf beter.

En natuurlijk gaat het in het hele artikel niet over authenticiteit, betrouwbaarheid en duurzame toegankelijkheid. Dat zal waarschijnlijk ook wel snel opgelost worden hè...

Trouwens, wat die "ambtelijke werkgroep" betreft: Davied van Berlo neemt komende dinsdag deel aan een workshop die in het kader hiervan door het ministerie van BZK wordt georganiseerd. Je kunt hem hier nog souffleren, wat hij zou moeten zeggen...

De wolken zijn van LearningTour

Google Wave en beroepsdeformatie

Google Wave stopt er dan toch mee. Er wordt niet meer aan ontwikkeld, maar de site zal minstens tot het eind van dit jaar actief blijven.
In mijn dagelijkse leven zal ik Wave niet missen. Helemaal in het begin heb ik er een beetje in zitten klooien, maar daar ben ik snel mee gestopt, net als de meeste van mijn medewavers trouwens.
In mijn presentaties (hier en hier) over Archiveren 2.0 heb ik Wave iedere keer als voorbeeld gebruikt naar aanleiding van deze tweet van Kim Spinder

1. 
   
   
   kimspinder Weinig mails projectteam #openinnovatie Glimlacht bij openen GoogleWave ;-) 1ste projectteam binnen overheid dat volledig werkt via Wave :-) 09 Nov 2009 from web

-- this quote was brought to you by quoteurl

Daarom vind ik dit zinnetje uit het Google-bericht ook het interessantst:

In addition, we will work on tools so that users can easily “liberate” their content from Wave.

Ik ben alweer benieuwd...

Informatiebeveiliging door bewustwording? Ja natuurlijk!

Beveiliging is niet alleen het borgen van de toegang tot de systemen, maar ook een beveiliging van de content van die systemen, van de informatie dus.

Bovenstaand zinnetje uit het artikel van Voorhout en Tegelaar uit de zomereditie van de Informatieprofessional is mij uit het hart gegrepen. Alleen jammer dat ze het in de rest van het artikel zo slordig uitwerken.
Voorhout en Tegelaar betogen terecht, dat informatiebeveiliging veel meer is dan het tegenhouder van hackers en het afsluiten van systemen en databases door middel van wachtwoorden. Als je de legitieme gebruikers van die systemen niet duidelijk maakt dat ze de aanwezige informatie niet zo maar mogen verspreiden (in welke vorm dan ook), span je het paard achter de wagen. De auteurs demonstreren dit aan de hand van een hele riedel voorbeelden:

Wie herinnert zich niet de geslaagde hackpoging in de servers van het Amerikaanse Pentagon?
(...)
Herinnert u zich nog het verhaal van een verloren USB-stick met gevoelige info van het ministerie van Defensie, achtergelaten in een huurauto? De computer van de Amsterdamse Officier van Justitie Tonino? Het wachtwoord van een directeur op een geeltje op zijn computer? En, recent nog, de plaatsing van gevoelige en vertrouwelijke informatie op de website van het ministerie van Justitie?
(...)
Denk bijvoorbeeld aan de tweets van kamerleden die achteraf moesten worden gerectificeerd - met ontslag tot gevolg. (...)

Dat herinner ik me niet allemaal precies en ik zou vooral over dat ontslag-door-twitter wel meer willen weten. Jammer dat Voorhout en Tegelaar hun bronnen geheim houden...

Maar goed, er is dus een probleem met informatiebeveiliging, wie zou dat dan op moeten lossen?
De informatieprofessional!
Waarom hij?
Omdat hij vroeger ook de dossiers met 'geheim', 'vertrouwelijk' en 'staatsgeheim' beheerde en creëerde.
En wat moet hij dan nu doen?
Hij moet "vanuit zijn vakgebied meer tegenwicht bieden aan de groeiende onachtzaamheid van werknemers ten opzichte van informatie." En hij moet "in overleg met ICT richtlijnen opstellen voor beheer, locatie en gebruik van informatie." Tegenwicht bieden, overleg, richtlijnen opstellen, dat klinkt erg... bureaucratisch, ambtelijk en ouderwets.
En "de informatieprofessional" moet drie dingen doen:

1. Er voor zorgen dat informatie niet meer via routine back-ups wordt verplaatst naar servers in India of het Oostblok (Bestaat dat nog, het Oostblok? En is dit niet ook erg "systeemgericht"?)
2. De nieuwste generatie het besef bijbrengen dat niet iedereen toegang mag hebben tot alle informatie. Want "de nieuwe generatie medewerkers weet straks niet beter dan dat informatie overal en nergens verkrijgbaar is, maar beseft pas welke risico's men loopt als het te laat is." (Dit lijkt me, vriendelijk gezegd, toch een beetje een onderschatting van de 'nieuwe generatie.')
3. De medewerkers op de gevolgen van onachtzaam gebruik van informatie wijzen. (En ik neem aan dat hij deze bevoegdheid dan ook echt krijgt en dat iedereen naar hem gaat luisteren?)

De grote makke van het artikel vind ik eigenlijk dat de auteurs stellen dat het cruciaal is dat de gebruikers (informatiewerkers noemt Ton dit) zich bewust worden van de risico's, maar dat ze de ene "deskundige" (de ICT-er die vooral aan systeembeveiliging wil doen) inruilen voor de andere "deskundige" (de informatieprofessional, die informatie gaat beveiligen).
Mij lijkt dat je als eerste moet vaststellen op welke manier de informatiewerker wil werken en hoe hij de vertrouwelijkheid en waarde van de door hem gebruikte informatie inschat.

• Waarom plaatst hij een presentatie op Slideshare?
• Waarom werkt hij in Google Docs aan een document?
• Waarom neemt hij bestanden op een USB-stick mee naar huis?
• Wat gebeurt er als deze informatie kwijt raakt?
• Hoe erg is het als deze documenten openbaar worden?

Je zult dus met de informatiewerkers moeten gaan praten en hun zelf laten nadenken over waarom ze iets doen en wat daar de gevolgen van kunnen zijn.
Als je weet hoe hij wil werken en je weet hoe gevoelig de informatie is waar het om gaat, kun je bekijken op welke manier je de informatiewerker beter kunt faciliteren, met behulp van applicaties, afspraken en richtlijnen. Dan kan de informatiewerker op basis van de gewenste werkwijze en de gevoeligheid van de informatie een afweging maken tussen verschillende hulpmiddelen. Op die manier kan hij bewust veiliger werken, maar blijft hij zelf verantwoordelijk voor zijn keuzes en werkwijzen.
Is dat allemaal een taak van de "informatieprofessional"? Misschien wel, juist omdat de term wel erg ruim en vaag is...

Waarom digitale duurzaamheid belangrijk is voor jou

In het verlengde van Zonder jurk niets om te doen opwaaien een filmpje van The Library of Congress:

Our personal photos, papers, music and videos are important to us. They record the details of our lives and help define us. But increasingly our possessions and our communications are no longer material: they're digital and dependent on technology to make them accessible.
As new technology emerges and current technology becomes obsolete, we need to actively manage our digital possessions to help protect them and keep them available for years to come. This video offers simple and practical strategies for personal digital preservation.

23 dingen die je niet mag e-mailen

Loyaliteit en integriteit kunnen elkaar soms in de weg zitten, dat beseffen archivarissen en recordsmanagers ook wel. Neem nu vernietiging van dossiers. Aan de ene kant zijn wij fel gekant tegen onrechtmatige en voortijdige vernietiging. Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat een soort superhelden-gevoel hierbij een rol speelt: wij staan pal voor de integriteit van het archief, ook als het minder plezierige aspecten van onze organisatie documenteert. Maar, tegelijkertijd is een van onze argumenten om documenten en dossiers (tijdig) te vernietigen, dat je geen gedoe met justitie, pers of burgers wil hebben over dossiers die eigenlijk al lang vernietigd hadden mogen / moeten worden. Dus die onaangename dingen moet je bewaren, maar niet langer dan noodzakelijk is. (Zie onder andere Archiefbeheer in de praktijk, december 2007, 4005-5)

Onze Ethische Code zegt over dit koorddansen:

De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.
De voornaamste taak van de archivaris bestaat uit het bewaren van de integriteit van de aan hem toevertrouwde archiefbestanden. Bij het vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstrijdige rechten en belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de onpartijdigheid van de archivaris zijn een maatstaf voor zijn vakbekwaamheid.
Hij dient elke druk -van wie of waar dan ook- te weerstaan om gegevens te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.

(Overigens, naar het schijnt wordt de website van de KVAN binnenkort vernieuwd, dus ik weet niet hoe lang bovenstaande link naar de Ethische Code nog werkt. In dit geval is deze misschien wat duurzamer...)

Ik moest aan dat koorddansen denken toen ik deze weblog van Johannes Scholtes (directielid van ZyLab) las. Scholtes verwijst in zijn blog naar een artikel waarin beschreven wordt welke zoekwoorden onderzoekers van de Lehman Brothers-zaak gebruikten om relevante e-mails te vinden in de 4,4 miljoen geconfisceerde berichten. Hierbij gaat het dan om termen als "risk", "concern", "let's discuss", "just between us", "breach", "big trouble", "too late", en uiteraard "stupid". Hij verwijst overigens ook naar het artikel 23 things not to say in an e-mail (die titel is te mooi om niet volledig te citeren), waarin een uitgebreide lijst is opgenomen.
Uiteindelijk was het de slotalinea uit het artikel van Scholtes dat me aan het koorddansen deed denken:

What can we learn from this? We can certainly train our senior management not to use these words. We can officially forbid using them by means of a corporate email policy. We can create alerts in our email systems if such words are being used and implement direct actions as a means of enforcing corporate policies. But my take is that people will always continue to use email to discuss sensitive topics. Sometimes because they are naïve or ignorant, but also to cover themselves should there ever be an investigation so they can prove that they did “warn” the others that something was wrong.

Therefore, at the end of the day, not using email at all may be the only solution to avoid that email communication is used against you. Was it not Ken Lay, CEO from ENRON, who did not use email at all?

Met andere woorden: zorg alsjeblieft dat je helemaal geen archiefstukken maakt, als je 'domme' dingen gaat doen. Dan hoeven de records managers en archivarissen niet meer te balanceren tussen integriteit en loyaliteit.

Afbeelding: Hans_S

Achttien jaar

Wat waren we toen nog jong en wild.