Over agenda's als archiefstukken #sod12

Vorige week tijdens het SOD-congres heeft Brenno de Winter iets geroepen over het bewaren van agenda's en een brief laten zien van de Provincie Noord-Brabant. Omdat mij ondertussen allerlei mensen gevraagd hebben hoe dit zit, zal ik dat hier in grote lijnen (maar zonder namen te noemen) uit de doeken doen.

Eind augustus belde De Winter naar de provinciale archiefinspectie met de mededeling dat hij het vermoeden had dat een Brabantse gemeente onrechtmatig archieven had vernietigd: de agenda's van de burgemeester van voor week 21 van 2009 waren niet meer beschikbaar en De Winter vroeg de inspectie om de Archiefwet te handhaven.
Naar aanleiding van die melding hebben wij verschillende dingen gedaan.
Allereerst hebben we uitgezocht of agenda's in het algemeen en die van bestuurders in het bijzonder, archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zijn. We constateerden dat agenda's ook onder de definitie van artikel 1c van de Archiefwet vallen en dus archiefbescheiden in de zin van de wet zijn.
Ten tweede hebben we vastgesteld dat de bewaartermijn van deze archiefbescheiden op grond van categorie 2.10 van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 zeven jaar bedraagt en dat de agenda's tot ten minste 2005 dus nog beschikbaar zouden moeten zijn.
Daarna hebben we bij de betreffende gemeente geverifieerd of de agenda's echt weg zijn en er dus sprake is van onrechtmatige vernietiging van archiefbescheiden. Dit bleek het geval te zijn. Maar aangezien de betreffende gemeente het beleid voor de bewaring en vernietiging van agenda's ondertussen had aangepast, vonden wij het niet nodig nog handhavend op te treden. (En dat zou ook weinig zin hebben gehad natuurlijk, weg was weg in dit geval.)
Tegelijkertijd met dit onderzoek hebben we een kort onderzoekje uitgevoerd bij een beperkt aantal Brabantse gemeenten om te bekijken hoe daar met het bewaren van (bestuurlijke) agenda's wordt omgegaan. Bij de meeste onderzochte gemeenten bleken de agenda's niet als archiefbescheiden beschouwd en behandeld te worden. Slechts een gemeente had iets dat op een weloverwogen beleid leek.

Naar aanleiding van dit alles zullen we binnenkort alle lokale overheden in Noord-Brabant duidelijk maken dat (bestuurlijke) agenda's beschouwd moeten worden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.

Dat is dus wat er in de brief stond die De Winter donderdag op het grote scherm projecteerde.

Gerelateerd
Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst

Niet vernietigd, maar toch weg

Plaatje:Iphone calendar screen by Paolo Neo

Doe jij thuis de gordijnen dicht?

In Panopticon, de docu over jouw privacy van Peter Vlemmix, komt veel aan bod waar ik hier ook al eens over geschreven heb: Kowsolea, @migo-boras, Bundestrojaner en of we te veel delen. Toch is het zeker geen verloren uurtje, als je ernaar kijkt. 

Het mooiste moment uit de film vind ik het straatgesprekje met twee meisjes die heel expliciet zeggen dat ze toch niets te verbergen hebben. Totdat Vlemmix vraagt of ze 's avonds de gordijnen dicht doen, dan beginnen ze wat ongemakkelijk te stotteren. Bingo.

Toeval of niet, Folkert Jensma gebruikte dit weekend in de NRC hetzelfde beeld om zijn bezwaren te beschrijven tegen een landelijke DNA-databank, waar naar aanleiding van de mogelijke oplossing van de moord op Marianne Vaatstra om wordt geroepen. Ik citeer het laatste stuk van zijn column integraal, want dit is toch waar het ook volgens mij om gaat:

Ik vind dat Koops mijn reserve het best verwoordt. Voor hem is privacy een essentieel onderdeel van de condition humaine, het mens zijn. Er moet ergens in je leven een plek zijn waar je niet wordt bespied. Waar je alleen met jezelf kunt zijn of intiem met een ander. Waarover je geen verantwoording schuldig bent en vrij bent van andermans morele oordelen. Waar je onbevangen jezelf kunt zijn en geheimen kunt koesteren en ongezien in je dagboek kunt schrijven. Privacy is daarvoor de waarborg. In een rechtsstaat mag je ervan uitgaan dat de burger zelf greep heeft op de gegevens die worden verzameld, door wie dat gebeurt en hoe ze worden gebruikt. Het is een recht om niet te worden achtervolgd door verouderde of foute informatie. Om informatie te laten wissen of te laten verlopen. In een rechtsstaat mag een burger opnieuw beginnen. Zijn handelen mag ook vergeten worden.
Privacy is een waarborg om de macht van de staat in toom te houden, zegt Koops. Het zorgt ervoor dat de overheid niet alles weet en alles kan. En dat de overheid de burger niet controleert op oneigenlijke gronden. De privacynorm „maakt het mogelijk om naar eigen keuze in relaties met andere mensen jezelf bloot te geven of je gedekt te houden.” Als er in concrete situaties een veiligheidsbelang is of een ander algemeen belang dat inbreuk rechtvaardigt, dan kan dat, mits omkleed met beperkingen. Maar als er onverhoopt „geen algemeen vangnet van privacy meer over is, dan is het alleen nog de macht van anderen die bepaalt welke keuzen je kunt maken in je leven”.
Privacy is een pijler van de rechtsstaat. Zonder, belanden we in een strafrechtstaat waarin de burger is onderworpen aan de informatiemacht van de overheid of het bedrijfsleven. Een nationale DNA-database zou er mooi in passen. Koops wees er al op dat we in feite nu een paradigmawisseling beleven. Ooit verzamelde de staat alleen informatie die aantoonbaar nodig is voor de opsporing. „Tegenwoordig is het uitgangspunt bijna: zoveel mogelijk informatie verzamelen, en als blijkt dat informatie niet relevant is, kan deze worden weggegooid (of bewaard voor latere doeleinden, want wie wat bewaart die heeft wat).”
Het onschuldbeginsel is dan definitief geschorst. De bevolking bestaat alleen nog uit verdachten of toekomstige verdachten. Tussen een medisch bevolkingsonderzoek en een strafrechtelijk sporenonderzoek is dan niet veel verschil. Zelfde database, andere vraag. Verzekeraars zouden als eerste toegang willen, stel ik me voor. Of je een baan krijgt, een verzekering, een hypotheek – het is nu al vaak de vraag hoe het antwoord uit de talloze databases is samengesteld.

O, en wat dat EPD betreft, dat is nog niet van de baan. Het wordt, inclusief perverse prikkel, gewoon ingevoerd. Maar dan als "particulier initiatief."

Gerelateerd

Heel veel, onder andere

Backdoors en Bundestrojaner

Gelezen: D. Tokmetzis - De digitale schaduw

Gelezen: Jeffrey Deaver - The broken window

Axciom weet wat je wil - lezen op afstand #kvan12

Groene IT voor een "web archief"?

De Internet Memory Foundation (voorheen European Archive) is een in 2004 opgerichte non-profit organisatie in Parijs en Amsterdam die zich richt op "het archiveren van internet." Of zoals op hun website staat:

In order to preserve significant and valuable fragments of this information deluge, we think it is necessary to build a large scale, open memory of the Internet.
This memory has to be different from a traditional archive, or library, as much as the internet is different from traditional media. It has to be large enough to be useful, neutral in it’s extension and respectful of person’s rights. We see this memory as embedded in the Internet, augmenting ways information is already used on this media (navigation, search, mining) rather than being separated. By bringing hindsight, it will become a valuable feature of the Internet itself.

Hier vind je het overzicht van de collecties die IM tot nu toe heeft aangelegd (of beheerd, dat is mij niet helemaal duidelijk.) In feite is het "gewoon" een Europese variant van The Internet Archive.
Maar daar gaat het me nu even niet om.
Eergisteren beschreef Chloé Martin op het weblog van IM de nieuwe infrastructuur van het Parijse datacenter van de organisatie. In zijn Amsterdamse datacenter gebruikte IM al servers die speciaal opgebouwd zijn uit energiezuinige onderdelen (zogenaamde red boxes). Maar in hun Parijse vestiging zijn ze nu nog een stap verder gegaan. Een groot deel van de energieconsumptie van datacenters zit in de koeling. Dus die hebben ze in Parijs maar gewoon afgeschaft!

That’s the result of improvements at several levels, including a new design of cylindrical ‘rack’, which enables a free cooling system and a lower energy consumption at all levels (servers, disks and motherboards).
The free-cooling system has been made possible due to a very low thermic diffusion (for 72 nodes, IM datacenter is set between 5300 W and 6300 W depending on the configuration of server class) and due to an innovative design, which enables natural heat extraction.
Here’s a comparison between a regular datacenter and IM datacenter:

Het nieuwe datacenter is dus een kleine acht keer zuiniger dan een standaard inrichting. Dat is nogal een verschil!

Gerelateerd
Datacenters verbruiken stroom, heel veel stroom
Papierloos en milieuvriendelijk? Dacht het niet... #archivecamp

Het filmpje vond ik in het European Archive in de collectie van TNA en is een Brits "Postbus 51"-filmpje uit de jaren veertig. Helaas is embedden vanuit European Archive (nog) niet mogelijk.

Drie keer gestorven, vijf jaar cel

Een man uit de Eifel is gisteren in Aken veroordeeld tot een celstraf van vijf jaar wegens oplichting en valsheid in geschrifte. Om een drie-jarige gevangenisstraf te ontkomen, had hij zichzelf in 2006 dood verklaard:

Er ließ sich auf einem Totenschein an einem Schlaganfall sterben. Die Fälschung war perfekt, die Sterbeurkunde wurde ausgestellt, der Bundesgerichtshof stellte das Verfahren ein.

Aangezien hij blijkbaar geld tekort kwam, ging hij zelf een paar jaar later nog een keer dood en liet hij ook zijn "echtgenote" sterven om het nabestaandenpensioen op te strijken:

Der Betrüger meldete sich bei der Berufsgenossenschaft fälschlich als gut verdienender Heilpraktiker an und schied nach wenigen Monaten zum zweiten Mal angeblich aus dem Leben. Vorher legte er sich noch eine erfundene Ehefrau zu, die die Hinterbliebenenrente von insgesamt 80 000 kassierte. Die Unterlagen habe er so perfekt gefälscht, dass es keinem Sachbearbeiter aufgefallen sei.

En nog wat later zette hij een fietsongeluk met een meisje in scène, waarbij het meisje een oog zou hebben verloren. Hierbij speelde hij - schriftelijk - de rol van ouder, getuige en arts. Toen hij, uiteraard onder alias, de verzekeringspremie wilde innen, wilde de verzekeringsmaatschappij het meisje en haar ouders spreken. Daarop liet hij haar ook maar weer sterven:

Als er sich zuletzt einen Autounfall mit einem verletzten Mädchen ausgedacht habe, um eine Versicherung abzuzocken, habe das Unternehmen das erfundene Mädchen und die Eltern sehen wollen. "Da drohte alles aus dem Ruder zu laufen, und ich fand es am elegantesten, einen Todesfall zu konstruieren", sagte der Angeklagte, der zuletzt Europäisches Recht studiert hatte.

Maar het mooiste detail uit de hele zaak vind ik toch wel de wijze waarop de man aan de stempels kwam die hij nodig had om al die formulieren officieel te laten lijken:

Nötige Stempel für die Fälschungen habe er sich auf einem belgischen Flohmarkt besorgt oder über das Internet bei einer litauischen Firma bestellt, sagte er. Bei Nachfragen habe er sich als Mitglied eines Karnevalsvereins ausgegeben, der fantasievolle und wichtig aussehende Stempel benötige.

Uiteindelijk kwam de politie hem op het spoor door zoiets knulligs als een verkeerd bankrekeningnummer.

Gerelateerd
Zes jaar cel na gefingeerde dood
De kano-man voer naar Panama

Plaatje van Bruno Picinato

Vergeet mij toch

Begin dit jaar publiceerde de Europese Commissie een nieuwe verordening ”betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.” Ik schreef er in februari al over.
Gisteren publiceerde ENISA (European Network and Information Security Agency) een rapport over de technische consequenties van het in de verordening geïntroduceerde recht om te worden vergeten.
En er zitten nog al wat haken en ogen aan.
Allereerst constateert ENISA dat de definitie van "personal data" nogal ruim is.

These definitions define personal data broadly as information that can be linked, either by itself or in combination with other available information, to uniquely identify a natural person. However, they leave to interpretation whether it includes information that can be used to identify a person with high probability but not with certainty, e.g. a picture of a person or an account of a person’s history, actions of performance. Neither is it clear whether it includes information that identifies a person not uniquely, but as a member of a more or less small set of individuals, such as a family. 

Een andere gerelateerde vraag is op welke manier geaggregeerde informatie (dus statistieken) beïnvloed worden door het verwijderen van de onderliggende ruwe data. Het risico van deze data niet uit de aggregaties verwijderen is dat de "verwijderde" informatie misschien wel weer gereconstrueerd kan worden door verschillende collecties te "kruisen".
Klinkt ver gezocht misschien, maar het doel van de verordening is juist om die data te verwijderen als mensen daarom vragen.

Dat is trouwens een ander probleem dat ENISA beschrijft: wie heeft het recht om data te laten verwijderen?
Stel twee mensen staan samen op de foto en een van die twee wil de foto laten verwijderen, terwijl de ander de foto per sé online wil laten staan. Wiens recht gaat dan voor?
Of wat gebeurt er met bijvoorbeeld een blogbericht van mij, waarin ik een tweet van een ander citeer en die ander wil die tweet laten verwijderen? Moet ik hem dan ook uit mijn bericht wissen? En tenslotte natuurlijk, wat te doen met politici?

A related question is how the right to be forgotten should be balanced against the public interest in  accountability, journalism, history, and scientific inquiry? Should a politician or government be able to request removal of some embarrassing reports? Should the author of a scientific study be able to request withdrawal of the publication? What principles should be used to decide, and who has the authority to make a decision? 

De derde vraag die ENISA stelt, kennen archivarissen ook uit hun dagelijkse praktijk: wanneer is weg weg genoeg?

A strict interpretation would require that all copies of the data be erased and removed from any derived or aggregated representations to the point where recovering the data is impossible by any known technical means. A slightly weaker (and possibly more practical) interpretation would allow encrypted copies of the data to survive, as long as they cannot be deciphered by unauthorized parties. An even weaker (and more practical) interpretation would allow clear text copies of the data to survive, as long as the data would no longer appear in public indices, database query results, or in the results of search engines.

Zeg het maar...

In het vierde hoofdstuk beschrijft ENISA de technische (on)mogelijkheden die het kopiëren en bewaren van persoonsgegevens moeten beperken. De samenvatting daarvan luidt: technisch is het bijkans onmogelijk om ongeautoriseerde verspreiding van gegevens tegen te gaan zodra die openbaar zijn (geweest).

To summarize, all existing technical approaches to ensure the right to be forgotten are vulnerable to unauthorized copying while the date is publicly accessible and a re-dissemination of such unauthorized copies once the data has expired.  Therefore, the right to be forgotten cannot be ensured using technical means alone. A possible partial solution may be a legal mandate aimed at making it difficult to find expired personal data, for instance, by requiring search engines to exclude expired personal data from their search results. 

En dan hebben we het nog niet gehad over persoonsgegevens die opgeslagen staan op afgeschreven en/of off line opslagmedia. Die moeten natuurlijk ook verwijderd worden als daar om gevraagd wordt.

Met andere woorden: eigenlijk is het "recht om vergeten te worden" een onuitvoerbare belofte.

Gerelateerd
Europees recht om vergeten te worden
DLMConference #dlm2011
Bewaren is makkelijk, vernietigen dat is moeilijk!
Recht om te worden vergeten

Plaatje: Forget, Historical Archive City of Cremona, Italy 2008 van Filippo Minelli

E-mail en de Amerikaanse generaals

Wat is dat toch met Amerikaanse generaals en e-mail?
Dik vijfentwintig jaar geleden struikelde Oliver North over een een-regelige e-mail en deze week gingen de generaals Petraeus en Allen voor de bijl door hun al dan niet verzonden e-mails. WTF WQM...

Petraeus is begin deze week terug getreden als hoogste baas van de CIA omdat hij een affaire had met Paula Broadwell, zijn biografe. Er is nog heel wat onduidelijk, maar één ding is zeker: Gmail speelde een cruciale rol.
Petraeus en Broadwell communiceerden via Gmail met elkaar en ze dacht dat heel slim te doen:

Petraeus and his biographer Paula Broadwell, the AP reported Monday, communicated to each other via his personal Gmail drafts folder. Apparently the director of the CIA thought that conducting an affair in draft format was fine, since the message itself would never actually be sent.

Blijkbaar hadden noch Petraeus noch Broadwell in de gaten dat Google die concepten toch eigenlijk ook wel bewaart. Het ironische is dan ook dat Petraeus de e-mails misschien beter gewoon had kunnen verzenden. De affaire werd nu namelijk ontdekt doordat de FBI er achter kwam dat nog iemand inlogde op het Gmail-account van de hoogte CIA-baas. Want als je CIA-baas bent, dan is een persoonlijk Gmail-adres toch iets minder persoonlijk dat jouw of mijn e-mailadres:

Because when you’re the director of the CIA, very few things are, strictly speaking, personal. Your Gmail account certainly isn’t. Even the most mundane elements of your life can relate in their way to the interests of the nation. “The computer-security investigation, which raised questions about a potential compromise to national security, points to one reason Mr. Petraeus and the White House decided he couldn’t remain in the senior intelligence position,” the Journal explains. And that’s partly because:

an extramarital affair has significant implications for an official in a highly sensitive post, because it can open an official to blackmail. Security officials are sensitive to misuse of personal email accounts — not only official accounts — because there have been multiple instances of foreign hackers targeting personal emails.

En (toevallig of niet) het IP-adres van die ander, Broadwell, was ook al opgedoken in een andere affaire. Iemand verstuurde anoniem dreigachtige e-mails naar ene Jill Kelley. Zij had contact met een FBI-agent die ervoor zorgde dat de herkomst van die e-mails uitgezocht werd:

Broadwell probably thought she was being clever. The emails were from an anonymous Gmail account. They contained no overt threats. Still, all it took to uncover her as the sender was one FBI subpoena. Legal pro tip: if the Feds wait 180 days after the emails are sent, they don’t need a warrant. With Gmail, the content is always there, accessible from anywhere — that’s kind of the idea.

En daarna bleek dat Kelley ook nogal vreemde e-mails ontving. Die FBI-agent stuurde haar foto's van zichzelf in ondergoed en, nog saillanter, zij bleek een hele trits "flirtatious" e-mails te hebben ontvangen van Generaal Allen. Trits is misschien een understatement:

General Allen, head of US forces in Afghanistan, has also learned to his chagrin just how easy it is for law enforcement to get hold of your email. He and Kelley exchanged some 20,000 pages worth of them in a two-year period, the Feds learned.
(...)
To put the amount of emails they shared in context, that private Hotmail account former Alaska Governor Sarah Palin was forced to turn over to her investigators ran 24,000 pages in total. And Palin was effectively (or ineffectively, depending on your point of view) running a state for two years on that account.
Allen is supposed to be running an entire war. And he had time to trade tons of flirtatious missives with a liaison back home, to an extent that makes Lord of the Rings look like a pamphlet? 

Als dit in As the world turns gebeurde, geloofde je er niets van...

Gerelateerd
Much ado about email
Twitter, privacy en context

Plaatje: Daily cartoon in The New Yorker van David Sipress

De archieven over 't Loon

't Loon in betere tijden (via Google Maps)

Vorige week verscheen het rapport dat TNO op verzoek van de gemeente Heerlen gemaakt heeft over het besluitvormingsproces rond de calamiteit bij 't Loon in Heerlen. (Weet u nog, dat winkelcentrum dat op instorten stond, ontruimd werd en daarna gedeeltelijk gesloopt is...)
Een van de onderzoeksopdrachten van TNO was om ook de dossiervorming bij de gemeente te bestuderen. Hieronder de interessantste citaten, zonder verdere duiding en commentaar:

Pagina 18
Het complex ‘t Loon is gebouwd rond 1965. Over de bouw van ‘t Loon is in het archief van het bureau BMH van de gemeente vrijwel geen informatie beschikbaar. Dat geldt eveneens voor uitgevoerde renovaties en verbouwingen die hebben plaatsgevonden tot omstreeks 2000.
Met betrekking tot de periode rond de renovatie in 2002-2004 is wel een uitgebreid dossier beschikbaar bij het bureau BMH van de gemeente, met onder andere constructietekeningen en –berekeningen.

Pagina 19-20
Dossiervorming

• Na het verlenen van de bouwvergunning gaat het dossier naar de afdeling toezicht, die verder de uitvoering van het project begeleidt.
• Het archiveren is in het algemeen een probleem, zeker in die tijd. Iedereen heeft toegang tot de dossiers en er is geen controle of er stukken uit verdwijnen. In het algemeen worden binnengekomen stukken direct doorgestuurd naar de verantwoordelijke toezichthouder die er dan voor moet zorgdragen dat deze worden ingeboekt.
• Er bestaat geen archief of dossier “‘t Loon”. Dat komt omdat dossiers opgebouwd worden per proces, bijvoorbeeld per bouwvergunning. Dit betekent dat ten aanzien van ‘t Loon meerdere dossiers bestaan.

Pagina 35
Dossiervorming

• De officiële gang van zaken ten aanzien van de dossiervorming is als volgt:
  • Inkomend stuk wat aanleiding geeft tot openen dossier wordt eerst geregistreerd en gaat dan naar de betreffende ambtenaar die een werkdossier opent en het bestuurlijk traject start.
  • Alle stukken voor dit traject worden opgenomen in het dossier, inclusief het document met het besluit van de gemeente.
  • De behandelend ambtenaar sluit het dossier na besluit.
  • De behandelend ambtenaar brengt het werkdossier naar het centrale archief van de gemeente. Dit heet het dynamisch archief.
• Bij wet is vastgelegd dat bouwvergunningen permanent bewaard dienen te worden. Bouwdossiers worden bewaard totdat het gebouw gesloopt wordt. Bouwtekeningen worden vernietigd, als ze meer dan 10 jaar oud zijn.
• In het verleden is er bij de gemeente meermaals geconstateerd dat zowel het werkarchief als het dynamisch archief niet in orde waren.

Pagina 48
Uit het dossieronderzoek blijkt dat de gemeente in november 2001 een bezoek heeft gebracht aan het parkeerdek en toen kennis heeft genomen van de problematiek in de parkeergarage [1012]. Van de periode voor dit bezoek is in de archiefdozen van de gemeente geen informatie aangetroffen in relatie tot de parkeergarage. Redelijkerwijs had verwacht mogen worden dat een dergelijk archief wel beschikbaar zou zijn, omdat bij wet is vastgelegd dat in ieder geval bouwvergunningen permanent bewaard dienen te worden.
(…)
Ten aanzien van het onderzoek naar de problematiek in de parkeergarage zijn in het dossier enkele brieven aangetroffen ([1012] – [1014]). Op twee brieven is handmatig een datum bijgeschreven ([1012] en [1013]), maar op de derde brief [1014] is geen datum aangegeven. Daardoor is het niet meer mogelijk om na te gaan wanneer de betreffende brief is verstuurd.

Pagina 49
De oorspronkelijke bouwtekeningen van ‘t Loon zijn ouder dan 20 jaar en niet meer via de dossiers beschikbaar. Vanwege het ontbreken van de oorspronkelijke bouwtekeningen is het voor de gemeente niet mogelijk om op basis van eigen archiefstukken inzicht te verkrijgen in de opbouw van ‘t Loon. Daardoor is de gemeente, ten aanzien van de informatievoorziening over de opbouw van ‘t Loon, afhankelijk geweest van W&N (als constructeur van de VVE). Redelijkerwijs mocht niet verwacht worden dat de bouwtekeningen wel aanwezig zouden zijn in het dossier, omdat ten aanzien van de archivering en de vernietiging daarvan de Archiefwet is gevolgd.
Er is bij de gemeente geen gestructureerd projectdossier opgezet met betrekking tot het project ‘t Loon. Er zijn bij meerdere medewerkers dossiers aanwezig, zowel op papier als digitaal, maar er is geen inzicht in welke mate die dossiers elkaar overlappen en/of aanvullen. Daardoor is het niet mogelijk om rechtstreeks een overzicht te krijgen van alle in- en uitgaande post met betrekking tot het project. Er zijn overigens geen aanwijzingen dat dit lopende het project invloed heeft gehad op de besluitvorming bij de gemeente. Redelijkerwijs had het direct opzetten van een dergelijk gestructureerd projectdossier niet verwacht mogen worden, gezien de hectiek van het project en de vele betrokkenen binnen de gemeente. Gezien de impact en omvang van het project had redelijkerwijs wel verwacht mogen worden dat achteraf alsnog een dergelijk gestructureerd projectdossier was samengesteld.

Pagina 50
Aanbevelingen
(…)

• Aanbevolen wordt om de bewaartijd van bouwtekeningen bij de gemeente te verlengen van minimaal 20 jaar tot aan de sloop van het gebouw. Geadviseerd wordt om deze verlenging minimaal door te voeren voor gebouwen met een publieke functie.
• Aanbevolen wordt om de dossiervorming van bouwvergunningen op een dusdanige wijze te structureren dat er zekerheid bestaat dat de noodzakelijke bescheiden daadwerkelijk gearchiveerd worden. Dit heeft betrekking op de stukken die minimaal in het dossier aanwezig moeten zijn om te kunnen beoordelen waarop bouwvergunningen zijn verleend.
• Aanbevolen wordt om bij projecten die worden opgestart naar aanleiding van een melding, al dan niet in combinatie met een logboek, direct een gestructureerd archief samen te stellen van alle relevante correspondentie, inclusief e-mails. In het verlengde hiervan wordt geadviseerd om ten aanzien van ‘t Loon alsnog een gestructureerd dossier samen te stellen.

Pagina 69
Conclusies
(…)
Op basis van het uitgevoerde onderzoek concludeert TNO dat ten aanzien van de ontwikkeling van het bouwdossier in de tijd de volgende onvolkomenheden zijn aangetroffen:

• Een historisch dossier van de periode voor 2000 ontbreekt. Van die periode hadden minimaal de bouwvergunningen beschikbaar moeten zijn.
• In het dossier van de renovatie van ‘t Loon, in de periode 2002-2004, ontbreekt een omschrijving van de werkzaamheden met betrekking tot de renovatie van de parkeergarage (deelplan 5B), waarvoor in september 2002 een bouwvergunning is verleend. Die had wel aanwezig moeten zijn, omdat nu niet meer is na te gaan welke bescheiden ten grondslag hebben gelegen aan het verlenen van de bouwvergunning.
• Over de periode vanaf de melding van de scheurvorming in de kolommen in 2011 is er bij de gemeente geen gestructureerd projectdossier opgezet.

Vandaag bleek trouwens dat de gemeente en de VVE van 't Loon nog altijd niet "on speaking terms" zijn met elkaar:

De gemeente Heerlen dreigt naar de rechter te stappen als ze geen toegang krijgt tot het terrein bij winkelcentrum 't Loon.
De Vereniging van Eigenaren weigert dat tot nu toe, en de gemeente vindt dat onacceptabel. Ze heeft ze tot uiterlijk vrijdag de tijd gegeven om het terrein vrij te geven zodat er bodemonderzoek kan worden gedaan. Gebeurt dat niet dan volgt er een kort geding.

Gerelateerd
Archieven in het nieuws: Haren en Eindhoven

Cloudcomputing bij de bank

Afgelopen week heel wat interessante berichten over cloud computing...

Weg is weg
Arnoud Engelfriet beschreef donderdag nog maar eens een keer dat het niet heel evident is om je data terug te krijgen als de servers van service provider in beslag zijn genomen:

De claim “het is mijn data en ik wil deze terug” gaat hem niet worden. Data “is” niets in de zin van de wet, en deze kan dus niet worden opgeëist.
[...]
“Ik heb betaald voor de hardware”. Ah kijk, nú komen we ergens. Als een server daar eigendom is van de klant, dan kan deze hem opeisen. Natuurlijk moet wel het strafrechtelijk onderzoek zijn afgerond, maar de klant is in dat geval een onschuldige derde-eigenaar en die heeft recht op zijn spullen terug. Maar bij de cloud koop je zelden de fysieke hardware (dedicated server).
“Ik húúr dat ding netjes”. Nee, als huurder heb je geen recht op toegang tot het gehuurde als de verhuurder in de problemen raakt. Je hebt recht op je eigendommen terug, maar dat zou hier dus die data zijn en die hadden we al gehad.
“Mijn contract bepaalt expliciet dat ik recht heb op mijn data in situaties als deze”. Dat is een hele mooie contractuele bepaling, en eigenlijk moet iedereen eisen die in het cloudcontract te krijgen. Alleen helpt het nu net heel weinig in deze situatie: de FBI heeft niets te maken met zo’n contract. Megaupload Inc wel, maar ja daar is weinig meer te halen.
Dus nee, ik zie hem niet. Het devies blijft net als bij mijn oude PC met 4.77 MHz 8088 processor: maak backups, je hebt nooit genoeg backups.

DNB neemt hobbel weg
Een paar dagen eerder publiceerde De Nederlandse Bank het bericht dat Nederlandse banken gebruik zouden kunnen gaan maken van Office 365 van Microsoft. Tot voor kort mochten de banken geen gebruik maken van cloud computing, omdat DNB geen mogelijkheid had om onderzoek te doen bij de service provider. In bank-termen heet dat het 'right to examine.' Volgens het persbericht heeft Microsoft nu ingestemd met dit onderzoeksrecht.

Toezicht op uitbesteding
Interessant is dan nog dat DNB eind vorig jaar een circulaire over cloud computing en toezicht (pdf) heeft opgesteld. Eigenlijk zou ik die hier integraal willen citeren en door Gedeputeerde Staten laten vaststellen, want hij past naadloos binnen het archiefwettelijk toezicht. Twee citaten:

Conform de wettelijke vereisten gaat DNB er vanuit dat onder toezicht staande ondernemingen een samenhangende risicoanalyse kunnen opleveren voordat zij besluiten over te gaan tot uitbesteding van (IT)diensten. Deze risicoanalyse omvat minimaal een beoordeling van compliance met bestaande wet- en regelgeving, de gemaakte afspraken met betrekking tot de aangeboden diensten (de overeenkomst), de stabiliteit en betrouwbaarheid van de service provider, de locatie waar de diensten worden aangeboden, en het belang en afhankelijkheid van de IT-diensten en/of IT-componenten. Voor cloud computing dient hierbij expliciete aandacht besteed te worden aan de risico’s die samenhangen met onder meer de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van data. Tevens dient inzichtelijk te zijn op welke locatie de bedrijfsdata wordt bewerkt en opgeslagen. Indien de onderneming niet langer gebruik maakt van de service van de derde dient zij alle data veilig te stellen en zich ervan te vergewissen dat alle data is verwijderd van de systemen van de derde. 

Uitbesteding mag geen belemmering zijn voor het toezicht. Dat betekent dat een onder toezicht staande bank op zijn minst

• een adequaat beleid voert, en beschikt over toereikende procedures en maatregelen, met betrekking tot het op structurele basis uitbesteden van werkzaamheden.
• de overeenkomst met de derde, waaraan de werkzaamheden op structurele basis worden uitbesteed, schriftelijk vastlegt. In deze overeenkomst wordt in ieder geval het volgende geregeld:
• de mogelijkheid voor de toezichthouders om onderzoek ter plaatse te doen, of te laten doen bij de derde
• de onderlinge informatie-uitwisseling en dat desgewenst relevante informatie voor toezichthouders beschikbaar wordt gesteld;
• de onder toezicht staande onderneming te allen tijde wijzigingen kan aanbrengen in de wijze van uitvoering van de uitbestede werkzaamheden;
• voor de derde de verplichting geldt dat de onder toezicht staande onderneming in staat wordt gesteld blijvend te voldoen aan de wettelijke vereisten
• de wijze waarop de overeenkomst wordt beëindigd, en de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de onder toezichtstaande onderneming de werkzaamheden na beëindiging van de overeenkomst weer zelf of door een andere derde kan laten uitvoeren.

Zijn dat niet prachtige uitgangspunten?

Toezicht door DNB
In de financiële wereld is trouwens ook wat onrust ontstaan over het toezicht door De Nederlandse Bank. Het blijkt namelijk dat de kosten voor dit toezicht gedragen worden door de toezichtsgenieters. Of zoals de NRC gisteren schreef:

Om het toezicht uit te breiden voert DNB de kosten de komende jaren op. De rekening hiervoor komt vooral bij banken, verzekeraars en pensioenfondsen te liggen. Het frustreert veel bedrijven dat ze zelf door de crisis moeten snijden in de kosten en dat DNB ondertussen om steeds meer geld vraagt. Directieadviseur Theo Hoppenbrouwers van Zorgverzekeraars Nederland verklaart tegenover de krant:

“Alle sectoren zitten in zwaar weer. Maar het toezicht door DNB mag tegen alle stormen in groeien met dubbele cijfers, zonder dat ons duidelijk is wat er verbetert aan het toezicht.”

Gerelateerd
De IT van een bank
Aanvulling op archieven in het buitenland plaatsen

Plaatje: King Cloud van akakumo

Papierloos en milieuvriendelijk? Dacht het niet... #archivecamp

Een van de ArchiveCamp-sessies ging over "groene archivering", over de vraag: hoe milieuvriendelijk is digitaal werken nu eigenlijk? De mededeling van de nieuwe voorzitter van de Tweede Kamer was volgens mij een van de directe aanleidingen daarvoor:

Wat mij betreft leest u uw Kamerstukken voortaan op een tablet, en print u ze alleen uit als het echt nodig is. Daarmee kunnen we het milieu en de begroting sparen.

Via een stukje in Vrij Nederland kwam ik uit bij een onderzoek van Agentschap NL van een jaar of twee geleden over Het printerloos kantoor: Een studie naar het gebruik van e-readers ter vervanging van geprint papier.
De conclusies zijn, met de nodige slagen om de arm, redelijk ontnuchterend:

Vanuit milieukundig oogpunt kan een printerloos kantoor in bepaalde omstandigheden winst leveren. Als een e-reader meer dan ongeveer 13.000 printjes per jaar kan ondervangen met een levensduur van twee jaar is het zeer waarschijnlijk een milieuvriendelijker optie is.

Dus als je dertienduizend printjes per jaar maakt is de e-reader misschien milieuvriendelijker. Dertienduizend printjes per jaar zijn, uitgaande van 200 werkdagen per jaar, 65 A4-tjes per dag!

Bepaalde overheids- en bestuurlijke instellingen zijn waarschijnlijk het meest geschikt voor het vervangen van grote hoeveelheden geprint papier (vergaderdocumenten) door e-readers. Ten opzichte van de milieubelasting van de huidige totale papier- en kartonconsumptie (nulmeting, zie CE, 2010a) schatten we dat een reductie van 1% mogelijk is.

Dus, als ik 13.000 printjes per jaar maak en ik stap over op een e-reader, dan bespaar ik netto 130 A4-tjes! Nou, nou, poeh poeh...

En nog een kanttekening mijnerzijds: wat het Agentschap nog niet verdisconteerd heeft in zijn berekeningen, zijn de (milieu)kosten van digitale opslag.
Natuurlijk, door de digitalisering van de samenleving, moeten we toch van alles en nog wat digitaal opslaan en voor korte of langere tijd bewaren. Maar ik heb toch de indruk dat een ouderwetse archiefruimte of archiefbewaarplaats, inclusief klimaatinstallatie, milieuvriendelijker en goedkoper is dan al die servers en serverruimtes.

Natuurlijk, er zijn allerlei redenen om over te stappen op het gebruik van tablets of e-readers - daar heeft het Agentschap ook onderzoek naar gedaan, inclusief een model business case - maar milieuvriendelijkheid is dat dus niet!

Gerelateerd
Much ado about email
Permanent error
Datacenters verbruiken stroom, heel veel stroom

Plaatje: our exuberant printer van bru76

War Horse, the app

Ik heb het boek (nog) niet gelezen en heb geen iPad, maar vind het wel fascinerend:

The app features a specially filmed performance of War Horse by author Michael Morpurgo, accompanied by musicians John Tams and Barry Coope. It also features interviews with Michael Morpurgo filmed by award-winning arts media company Illuminations in Iddesleigh (Devon), where the novel begins and ends; historians discussing the First World War from the battlefields of the Western Front; the National Army and National World War I museums; and more.
In addition to the abridged text used for the performance, the original book’s full text is included alongside a full audio reading, context-sensitive notes, period documents and artefacts, allowing the reader to delve into the historical background of the story.

In hoeverre leidt al die aanvullende informatie af van het echte verhaal?

Grenzen overschreden? Diefstal van archieven

Het heeft een tijd geduurd, maar deze week publiceerde de Erfgoedinspectie dan toch eindelijk de resultaten van haar onderzoek naar "onrechtmatig handelen op de gebieden van archeologie en archieven" Grenzen overschreden?
Ik heb alleen het archieven-deel van het rapport gelezen en dat ligt enigszins in het verlengde van het EBNA-onderzoek uit 2008, waar ik in de zomer over schreef. Uit de conclusies en aanbevelingen van de Erfgoedinspectie:

Als het gaat om illegale handelingen met betrekking tot archiefbescheiden, is er volgens de Erfgoedinspectie sprake van een verborgen probleem. Diefstal of verduistering van stukken komt voor. Ook krijgen archivarissen te maken met illegaal aanbod uit eigen land of uit andere landen, of worden beschermde archiefstukken uitgevoerd zonder toestemming van de eigenaar. Het aantal bekende of gemelde zaken is niet groot. Waarschijnlijk worden de meeste delicten niet opgemerkt of gemeld. De impact hiervan is echter groot. Het gaat veelal om de verdwijning van onvervangbare objecten, waarbij soms bij één illegale handeling veel objecten betrokken kunnen zijn. Het gaat om diefstallen die soms door het eigen personeel worden gepleegd, maar meestal door individuele bezoekers. Motieven voor diefstal zijn geldelijk gewin, verzamelwoede of gebruiksnut bij het doen van onderzoek.

Het rapport is gebaseerd op een enquête (naar 32 instellingen gestuurd, 25 daarvan hebben gereageerd) en interviews (bij twee instellingen), die zich richtten op vier deelgebieden:

1. Ervaringen van de archiefsector met onrechtmatige handelingen;
2. Bekendheid van de organisatie met de geldende wet- en regelgeving;
3. Omgang met en voorkomen van onrechtmatige handelingen;
4. Mogelijke oplossingen voor beter toezicht en handhaving.

Een van de problemen bij diefstal van archiefstukken is natuurlijk de gebrekkige registratie van individuele items. Archieven worden op dossier-niveau (en soms nog "hoger") beschreven, waardoor het ontbreken van één document of één vel papier, nauwelijks opvalt.
Terzijde, maar wel hier aan gerelateerd, ik hoorde laatst van iemand die het tegenovergestelde gedaan had: voor de grap een document toegevoegd aan een dossier en hij wacht nu al en jaar of vijf op de clou.
Met andere woorden het is heel eenvoudig om documenten aan dossiers toe te voegen of er uit te halen.

De Erfgoedinspectie constateert ook, maar niet heel expliciet, dat het in sommige gevallen niet duidelijk is of het gaat om gestolen archiefstukken, of dat ze alleen "adminitratief kwijt" zijn. Bijvoorbeeld omdat ze op de verkeerde plek in het depot zijn teruggezet. Amsterdam heeft vorig jaar als een van de enige Nederlandse archiefdiensten die informatie openbaar gemaakt.

Als "mogelijke oplossingen voor een beter toezicht en handhaving" (formulering van de Erfgoedinspectie) worden genoemd:

• vergroting van de bekendheid met relevante wet- en regelgeving;
• opstellen en bewaken van procedures voor verwerving en verkoop;
• instellingen moeten beleid op het gebied van preventie en bestrijding van onrechtmatig handelen vaststellen;

Dit kunnen zijn het vastleggen van procedures en registreren van onrechtmatige handelingen, maar ook het naleven van integriteit op de werkvloer. Dit laatste zou moeten worden gestimuleerd door bijvoorbeeld publiekelijk de eed of belofte af te nemen, een open sfeer in het bedrijf te creëren of door het opstellen van gedragsregels. Met een integrale veiligheidsaanpak kunnen kwetsbaarheden rondom beveiliging en registratie van archiefstukken in kaart worden gebracht (bijvoorbeeld door een verbod op of beperking van raadpleging van zeldzame of ongeïnventariseerde archieven, tenzij van beperkte omvang en onder strikte bewaking).

• er moet een goed werkend (lokaal en landelijk) systeem komen waarin vermiste of gestolen objecten zijn opgenomen.

Dit zijn eerlijk gezegd nogal bureaucratische, formele oplossingen, waarvan ik me afvraag of ze ook in het echte leven iets gaan opleveren.
Interessant in het rapport vind ik tenslotte de passages over de uitvoervergunningen die verplicht moeten worden aangevraagd bij het naar het buitenland overbrengen van archiefstukken:

Slechts een kwart van de bevraagde organisaties zegt daadwerkelijk uitvoervergunningen aan te vragen bij transport van archiefstukken naar een bestemming buiten de Europese Unie, alhoewel de meeste respondenten weten dat deze verplicht is. [...]
In de periode 2005 - 2010 zijn in totaal 153 uitvoervergunningen afgegeven voor uitvoer uit de EU van archiefstukken, geografische kaarten en boeken. Bijna al deze vergunningen waren bestemd voor de handel. Zestien vergunningen betroffen een definitieve uitvoer en 137 een tijdelijke uitvoer. De waarde van de uitgevoerde archiefstukken en verwante categorieën waarvoor een vergunning werd aangevraagd, is hoog, namelijk 44 miljoen euro. Dit komt door een aantal gevallen van tijdelijke uitvoer in de categorie wiegendrukken en manuscripten met een totale waarde van ruim 30 miljoen euro, door zowel de handel als door erfgoedinstellingen. 

Al is deze passages wel ook exemplarisch voor de twee poten waar het rapport op staat: diefstal van archiefstukken is iets anders dan onrechtmatige uit- of invoer van archiefstukken, terwijl ze in dit rapport naar mijn idee te veel op een hoop worden gegooid.

Gerelateerd
7 jaar voor diefstal van archiefstukken

Diefstal in het Stadsarchief

Online handel in cultuurgoederenEen paar losse eindjes
Macht, archiefvorming en archieven

P.S. ik kan het niet laten, hier zijn de documenteigenschappen van het rapport:

Er zijn dus meer varianten van het "Dat is maar een mening"-sjabloon in omloop...

Plaatje: Baarle-Nassau (maar dan 270 graden gedraaid) van Debarshi Ray

Over tablets voor Ethiopische kinderen

Het is een fascinerend experiment, dat Nicholas Negroponte van One Laptop Per Child (OLPC) heeft uitgevoerd,  maar ik weet nog altijd niet of ik vind dat het ethisch door de beugel kan...
Begin dit jaar heeft OLPC in twee afgelegen dorpen in Ethiopië een stuk of wat kartonnen dozen met in totaal 1.000 van deze, kindbestendige, super-goedkope ($100 per stuk) tablets achtergelaten.
Op dvice.com worden de dorpen als volgt omschreven:

Just to give you a sense of what these villages in Ethiopia are like, the kids (and most of the adults) there have never seen a word. No books, no newspapers, no street signs, no labels on packaged foods or goods. Nothing. And these villages aren't unique in that respect; there are many of them in Africa where the literacy rate is close to zero. So you might think that if you're going to give out fancy tablet computers, it would be helpful to have someone along to show these people how to use them, right?
But that's not what OLPC did. They just left the boxes there, sealed up, containing one tablet for every kid in each of the villages (nearly a thousand tablets in total), pre-loaded with a custom English-language operating system and SD cards with tracking software on them to record how the tablets were used.

Dit is wat er volgens Negroponte daarna gebeurde:

"We left the boxes in the village. Closed. Taped shut. No instruction, no human being. I thought, the kids will play with the boxes! Within four minutes, one kid not only opened the box, but found the on/off switch. He'd never seen an on/off switch. He powered it up. Within five days, they were using 47 apps per child per day. Within two weeks, they were singing ABC songs [in English] in the village. And within five months, they had hacked Android. Some idiot in our organization or in the Media Lab had disabled the camera! And they figured out it had a camera, and they hacked Android."

Het idee is natuurlijk fascinerend: hoe veel kunnen kinderen leren door uit nieuwsgierigheid gewoon te spelen? Negroponte omschrijft dit zo:

Will this lead to deep reading? The votes are still out. But if a child can learn to read, he or she can read to learn. If these kids are reading at, say, a third-grade level in 18 months, that would be transformational.
Whether this can happen has yet to be proved. But not only will the results tell us how to reach the rest of the 100 million kids much faster than we can by building schools and training teachers, they should also tell us a great deal about learning in the developed world. If kids in Ethiopia learn to read without school, what does that say about kids in New York City who do not learn even with school?
The message will be very simple: children can learn a great deal by themselves. More than we give them credit for. Curiosity is natural, and all kids have it unless it is whipped out of them, often by school. Making things, discovering things, and sharing things are keys. Having massive libraries of explicative material like modern-day encyclopedias or textbooks is fine. But such access may be much less significant than building a world in which ideas are shaped, discovered, and reinvented in the name of learning by doing and discovery.

Dat zijn goede vragen om te onderzoeken, maar...

Self-taught: Children in Ethiopia are learning to use tablets distributed by OLPC.
Photos courtesy of Matt Keller

Wat betekenen die duizend tablets voor de mensen in die twee dorpen in Ethiopië?
Wat hebben die kinderen er aan om in het Engels een ABC-liedje te kunnen zingen?
Is het niet erg arrogant, misschien wel "imperialistisch" om op deze manier te onderzoeken hoe kinderen leren?
En is Engels kunnen lezen dan echt het belangrijkste?

Ik ben er nog altijd niet uit...