Grenzen overschreden? Diefstal van archieven

Het heeft een tijd geduurd, maar deze week publiceerde de Erfgoedinspectie dan toch eindelijk de resultaten van haar onderzoek naar "onrechtmatig handelen op de gebieden van archeologie en archieven" Grenzen overschreden?
Ik heb alleen het archieven-deel van het rapport gelezen en dat ligt enigszins in het verlengde van het EBNA-onderzoek uit 2008, waar ik in de zomer over schreef. Uit de conclusies en aanbevelingen van de Erfgoedinspectie:

Als het gaat om illegale handelingen met betrekking tot archiefbescheiden, is er volgens de Erfgoedinspectie sprake van een verborgen probleem. Diefstal of verduistering van stukken komt voor. Ook krijgen archivarissen te maken met illegaal aanbod uit eigen land of uit andere landen, of worden beschermde archiefstukken uitgevoerd zonder toestemming van de eigenaar. Het aantal bekende of gemelde zaken is niet groot. Waarschijnlijk worden de meeste delicten niet opgemerkt of gemeld. De impact hiervan is echter groot. Het gaat veelal om de verdwijning van onvervangbare objecten, waarbij soms bij één illegale handeling veel objecten betrokken kunnen zijn. Het gaat om diefstallen die soms door het eigen personeel worden gepleegd, maar meestal door individuele bezoekers. Motieven voor diefstal zijn geldelijk gewin, verzamelwoede of gebruiksnut bij het doen van onderzoek.

Het rapport is gebaseerd op een enquête (naar 32 instellingen gestuurd, 25 daarvan hebben gereageerd) en interviews (bij twee instellingen), die zich richtten op vier deelgebieden:

1. Ervaringen van de archiefsector met onrechtmatige handelingen;
2. Bekendheid van de organisatie met de geldende wet- en regelgeving;
3. Omgang met en voorkomen van onrechtmatige handelingen;
4. Mogelijke oplossingen voor beter toezicht en handhaving.

Een van de problemen bij diefstal van archiefstukken is natuurlijk de gebrekkige registratie van individuele items. Archieven worden op dossier-niveau (en soms nog "hoger") beschreven, waardoor het ontbreken van één document of één vel papier, nauwelijks opvalt.
Terzijde, maar wel hier aan gerelateerd, ik hoorde laatst van iemand die het tegenovergestelde gedaan had: voor de grap een document toegevoegd aan een dossier en hij wacht nu al en jaar of vijf op de clou.
Met andere woorden het is heel eenvoudig om documenten aan dossiers toe te voegen of er uit te halen.

De Erfgoedinspectie constateert ook, maar niet heel expliciet, dat het in sommige gevallen niet duidelijk is of het gaat om gestolen archiefstukken, of dat ze alleen "adminitratief kwijt" zijn. Bijvoorbeeld omdat ze op de verkeerde plek in het depot zijn teruggezet. Amsterdam heeft vorig jaar als een van de enige Nederlandse archiefdiensten die informatie openbaar gemaakt.

Als "mogelijke oplossingen voor een beter toezicht en handhaving" (formulering van de Erfgoedinspectie) worden genoemd:

• vergroting van de bekendheid met relevante wet- en regelgeving;
• opstellen en bewaken van procedures voor verwerving en verkoop;
• instellingen moeten beleid op het gebied van preventie en bestrijding van onrechtmatig handelen vaststellen;

Dit kunnen zijn het vastleggen van procedures en registreren van onrechtmatige handelingen, maar ook het naleven van integriteit op de werkvloer. Dit laatste zou moeten worden gestimuleerd door bijvoorbeeld publiekelijk de eed of belofte af te nemen, een open sfeer in het bedrijf te creëren of door het opstellen van gedragsregels. Met een integrale veiligheidsaanpak kunnen kwetsbaarheden rondom beveiliging en registratie van archiefstukken in kaart worden gebracht (bijvoorbeeld door een verbod op of beperking van raadpleging van zeldzame of ongeïnventariseerde archieven, tenzij van beperkte omvang en onder strikte bewaking).

• er moet een goed werkend (lokaal en landelijk) systeem komen waarin vermiste of gestolen objecten zijn opgenomen.

Dit zijn eerlijk gezegd nogal bureaucratische, formele oplossingen, waarvan ik me afvraag of ze ook in het echte leven iets gaan opleveren.
Interessant in het rapport vind ik tenslotte de passages over de uitvoervergunningen die verplicht moeten worden aangevraagd bij het naar het buitenland overbrengen van archiefstukken:

Slechts een kwart van de bevraagde organisaties zegt daadwerkelijk uitvoervergunningen aan te vragen bij transport van archiefstukken naar een bestemming buiten de Europese Unie, alhoewel de meeste respondenten weten dat deze verplicht is. [...]
In de periode 2005 - 2010 zijn in totaal 153 uitvoervergunningen afgegeven voor uitvoer uit de EU van archiefstukken, geografische kaarten en boeken. Bijna al deze vergunningen waren bestemd voor de handel. Zestien vergunningen betroffen een definitieve uitvoer en 137 een tijdelijke uitvoer. De waarde van de uitgevoerde archiefstukken en verwante categorieën waarvoor een vergunning werd aangevraagd, is hoog, namelijk 44 miljoen euro. Dit komt door een aantal gevallen van tijdelijke uitvoer in de categorie wiegendrukken en manuscripten met een totale waarde van ruim 30 miljoen euro, door zowel de handel als door erfgoedinstellingen. 

Al is deze passages wel ook exemplarisch voor de twee poten waar het rapport op staat: diefstal van archiefstukken is iets anders dan onrechtmatige uit- of invoer van archiefstukken, terwijl ze in dit rapport naar mijn idee te veel op een hoop worden gegooid.

Gerelateerd
7 jaar voor diefstal van archiefstukken

Diefstal in het Stadsarchief

Online handel in cultuurgoederenEen paar losse eindjes
Macht, archiefvorming en archieven

P.S. ik kan het niet laten, hier zijn de documenteigenschappen van het rapport:

Er zijn dus meer varianten van het "Dat is maar een mening"-sjabloon in omloop...

Plaatje: Baarle-Nassau (maar dan 270 graden gedraaid) van Debarshi Ray