De archieven over 't Loon

't Loon in betere tijden (via Google Maps)

Vorige week verscheen het rapport dat TNO op verzoek van de gemeente Heerlen gemaakt heeft over het besluitvormingsproces rond de calamiteit bij 't Loon in Heerlen. (Weet u nog, dat winkelcentrum dat op instorten stond, ontruimd werd en daarna gedeeltelijk gesloopt is...)
Een van de onderzoeksopdrachten van TNO was om ook de dossiervorming bij de gemeente te bestuderen. Hieronder de interessantste citaten, zonder verdere duiding en commentaar:

Pagina 18
Het complex ‘t Loon is gebouwd rond 1965. Over de bouw van ‘t Loon is in het archief van het bureau BMH van de gemeente vrijwel geen informatie beschikbaar. Dat geldt eveneens voor uitgevoerde renovaties en verbouwingen die hebben plaatsgevonden tot omstreeks 2000.
Met betrekking tot de periode rond de renovatie in 2002-2004 is wel een uitgebreid dossier beschikbaar bij het bureau BMH van de gemeente, met onder andere constructietekeningen en –berekeningen.

Pagina 19-20
Dossiervorming

• Na het verlenen van de bouwvergunning gaat het dossier naar de afdeling toezicht, die verder de uitvoering van het project begeleidt.
• Het archiveren is in het algemeen een probleem, zeker in die tijd. Iedereen heeft toegang tot de dossiers en er is geen controle of er stukken uit verdwijnen. In het algemeen worden binnengekomen stukken direct doorgestuurd naar de verantwoordelijke toezichthouder die er dan voor moet zorgdragen dat deze worden ingeboekt.
• Er bestaat geen archief of dossier “‘t Loon”. Dat komt omdat dossiers opgebouwd worden per proces, bijvoorbeeld per bouwvergunning. Dit betekent dat ten aanzien van ‘t Loon meerdere dossiers bestaan.

Pagina 35
Dossiervorming

• De officiële gang van zaken ten aanzien van de dossiervorming is als volgt:
  • Inkomend stuk wat aanleiding geeft tot openen dossier wordt eerst geregistreerd en gaat dan naar de betreffende ambtenaar die een werkdossier opent en het bestuurlijk traject start.
  • Alle stukken voor dit traject worden opgenomen in het dossier, inclusief het document met het besluit van de gemeente.
  • De behandelend ambtenaar sluit het dossier na besluit.
  • De behandelend ambtenaar brengt het werkdossier naar het centrale archief van de gemeente. Dit heet het dynamisch archief.
• Bij wet is vastgelegd dat bouwvergunningen permanent bewaard dienen te worden. Bouwdossiers worden bewaard totdat het gebouw gesloopt wordt. Bouwtekeningen worden vernietigd, als ze meer dan 10 jaar oud zijn.
• In het verleden is er bij de gemeente meermaals geconstateerd dat zowel het werkarchief als het dynamisch archief niet in orde waren.

Pagina 48
Uit het dossieronderzoek blijkt dat de gemeente in november 2001 een bezoek heeft gebracht aan het parkeerdek en toen kennis heeft genomen van de problematiek in de parkeergarage [1012]. Van de periode voor dit bezoek is in de archiefdozen van de gemeente geen informatie aangetroffen in relatie tot de parkeergarage. Redelijkerwijs had verwacht mogen worden dat een dergelijk archief wel beschikbaar zou zijn, omdat bij wet is vastgelegd dat in ieder geval bouwvergunningen permanent bewaard dienen te worden.
(…)
Ten aanzien van het onderzoek naar de problematiek in de parkeergarage zijn in het dossier enkele brieven aangetroffen ([1012] – [1014]). Op twee brieven is handmatig een datum bijgeschreven ([1012] en [1013]), maar op de derde brief [1014] is geen datum aangegeven. Daardoor is het niet meer mogelijk om na te gaan wanneer de betreffende brief is verstuurd.

Pagina 49
De oorspronkelijke bouwtekeningen van ‘t Loon zijn ouder dan 20 jaar en niet meer via de dossiers beschikbaar. Vanwege het ontbreken van de oorspronkelijke bouwtekeningen is het voor de gemeente niet mogelijk om op basis van eigen archiefstukken inzicht te verkrijgen in de opbouw van ‘t Loon. Daardoor is de gemeente, ten aanzien van de informatievoorziening over de opbouw van ‘t Loon, afhankelijk geweest van W&N (als constructeur van de VVE). Redelijkerwijs mocht niet verwacht worden dat de bouwtekeningen wel aanwezig zouden zijn in het dossier, omdat ten aanzien van de archivering en de vernietiging daarvan de Archiefwet is gevolgd.
Er is bij de gemeente geen gestructureerd projectdossier opgezet met betrekking tot het project ‘t Loon. Er zijn bij meerdere medewerkers dossiers aanwezig, zowel op papier als digitaal, maar er is geen inzicht in welke mate die dossiers elkaar overlappen en/of aanvullen. Daardoor is het niet mogelijk om rechtstreeks een overzicht te krijgen van alle in- en uitgaande post met betrekking tot het project. Er zijn overigens geen aanwijzingen dat dit lopende het project invloed heeft gehad op de besluitvorming bij de gemeente. Redelijkerwijs had het direct opzetten van een dergelijk gestructureerd projectdossier niet verwacht mogen worden, gezien de hectiek van het project en de vele betrokkenen binnen de gemeente. Gezien de impact en omvang van het project had redelijkerwijs wel verwacht mogen worden dat achteraf alsnog een dergelijk gestructureerd projectdossier was samengesteld.

Pagina 50
Aanbevelingen
(…)

• Aanbevolen wordt om de bewaartijd van bouwtekeningen bij de gemeente te verlengen van minimaal 20 jaar tot aan de sloop van het gebouw. Geadviseerd wordt om deze verlenging minimaal door te voeren voor gebouwen met een publieke functie.
• Aanbevolen wordt om de dossiervorming van bouwvergunningen op een dusdanige wijze te structureren dat er zekerheid bestaat dat de noodzakelijke bescheiden daadwerkelijk gearchiveerd worden. Dit heeft betrekking op de stukken die minimaal in het dossier aanwezig moeten zijn om te kunnen beoordelen waarop bouwvergunningen zijn verleend.
• Aanbevolen wordt om bij projecten die worden opgestart naar aanleiding van een melding, al dan niet in combinatie met een logboek, direct een gestructureerd archief samen te stellen van alle relevante correspondentie, inclusief e-mails. In het verlengde hiervan wordt geadviseerd om ten aanzien van ‘t Loon alsnog een gestructureerd dossier samen te stellen.

Pagina 69
Conclusies
(…)
Op basis van het uitgevoerde onderzoek concludeert TNO dat ten aanzien van de ontwikkeling van het bouwdossier in de tijd de volgende onvolkomenheden zijn aangetroffen:

• Een historisch dossier van de periode voor 2000 ontbreekt. Van die periode hadden minimaal de bouwvergunningen beschikbaar moeten zijn.
• In het dossier van de renovatie van ‘t Loon, in de periode 2002-2004, ontbreekt een omschrijving van de werkzaamheden met betrekking tot de renovatie van de parkeergarage (deelplan 5B), waarvoor in september 2002 een bouwvergunning is verleend. Die had wel aanwezig moeten zijn, omdat nu niet meer is na te gaan welke bescheiden ten grondslag hebben gelegen aan het verlenen van de bouwvergunning.
• Over de periode vanaf de melding van de scheurvorming in de kolommen in 2011 is er bij de gemeente geen gestructureerd projectdossier opgezet.

Vandaag bleek trouwens dat de gemeente en de VVE van 't Loon nog altijd niet "on speaking terms" zijn met elkaar:

De gemeente Heerlen dreigt naar de rechter te stappen als ze geen toegang krijgt tot het terrein bij winkelcentrum 't Loon.
De Vereniging van Eigenaren weigert dat tot nu toe, en de gemeente vindt dat onacceptabel. Ze heeft ze tot uiterlijk vrijdag de tijd gegeven om het terrein vrij te geven zodat er bodemonderzoek kan worden gedaan. Gebeurt dat niet dan volgt er een kort geding.

Gerelateerd
Archieven in het nieuws: Haren en Eindhoven