Vergeet het!

In het Seventh Framework Programme for Research and Technological Development van de Europese Unie, lopen verschillende digitale archiveringsprojecten, zoals BlogForever en SCAPE.

Vorige week las ik over ForgetIt, dat ook onder dat programma valt.

While preservation of digital content is now well established in memory institutions such as national libraries and archives, it is still in its infancy in most other organizations, and even more so for personal content. ForgetIT combines three new concepts to ease the adoption of preservation in the personal and organizational context, each overcoming major obstacles:

• First, Managed Forgetting models resource selection as a function of attention and significance dynamics. It is inspired by the important role of forgetting in human memory and focuses on characteristic signals of reduction in salience. For this purpose it relies on multi-faceted information assessment and offers customizable preservation options such as full  preservation, removing of redundancy, resource condensation, and also complete digital forgetting.
• Secondly, Synergetic Preservation crosses the chasm that exists between active information use and preservation management by making intelligent preservation processes an integral part of the content lifecycle in information management and by developing solutions for smooth bi-directional transitions.
• Thirdly, Contextualized Remembering targets keeping preserved content meaningful and useful. It will be based on a process of dynamic evolution-aware contextualization, which combines context extraction and packaging with evolution detection and intelligent re-contextualization.

[...]
The main expected outcomes are the flexible Preserve-or-Forget Framework for intelligent preservation management and, on top of it, two application pilots: one for personal preservation focussing on multimedia coverage of personal events and one for organizational preservation targeted at smooth preservation in organizational content management.

Dat is een hele mond vol, maar interessant genoeg om in de gaten te houden. Maar de naam van het project vind ik toch een beetje twijfelachtig.

Gerelateerd
BlogForever
Bewaar als... Een praktische leporello
Delete. Onthouden of vergeten in de digitale wereld.
Opslag wordt steeds goedkoper, dus laten we alles maar bewaren

En ook nog:
Digitaal duurzaam voor de gewone man
Digitale archivering bij de mensen thuis

Het plaatje komt van de ForgetIt-site

The Wilderness Downtown... O wauw

Het screenshot hierboven ziet er een beetje chaotisch uit, maar als je het "in actie" ziet, is het ontzettend mooi.

Ga naar http://thewildernessdowntown.com/,
volg de instructies op het scherm,
kijk in verwondering wat er gebeurt.

Er zijn wel drie voorwaarden:
je moet Google Chrome gebruiken,
je moet pop-ups van de site toestaan en
je moet je speakers aanzetten.

O, laat je cursor gerust spelen met de vogeltjes die je ziet en als je een kaart mag schrijven, teken dan ook even iets op het kaartje. Dat is de moeite waard.

E-mailberichten? Die komen op mijn geheime adres

Gisteren Canadese e-mailberichten die stelselmatig vernietigd werden, vandaag e-mails die stelselmatig naar "geheime" adressen gestuurd worden. AP berichtte begin deze maand:

Some of President Barack Obama's political appointees are using secret government email accounts to conduct official business, The Associated Press found, a practice that complicates agencies' legal responsibilities to find and turn over emails under public records requests and congressional inquiries.
White House spokesman Jay Carney on Tuesday acknowledged the practice and said it made eminent sense for Cabinet secretaries and other high-profile officials to have what he called alternative email accounts that wouldn't fill with unwanted messages. Carney said all their email accounts, public and otherwise, were subject to congressional oversight and requests by citizens under the U.S. Freedom of Information Act.

Say what? Een geheim e-mailadres, omdat het andere vol loopt met ongewenste berichten? En een nog geheimer e-mailadres voor de echt, 100% gewenste berichten, of hoe moet ik dat zien?
Voor de duidelijkheid, het gaat hier niet om privé-adressen die "zakelijk" gebruikt wordt, maar om dubbele (of driedubbele?) zakelijke adressen:

The practice is separate from officials who use personal, nongovernment email accounts for work, which generally is discouraged due to laws requiring that most federal records be preserved.
Having separate accounts could put an agency in a difficult spot when it is compelled to search for and release emails as part of congressional or internal investigations, civil lawsuits and public records requests. That's because employees assigned to compile such responses would necessarily need to know about the accounts to search them. Secret accounts also drive perceptions that government officials try to hide actions or decisions.
"What happens when that person doesn't work there anymore? He leaves and someone makes a request (to review emails) in two years," said Kel McClanahan, executive director of National Security Counselors, an open government group. "Who's going to know to search the other accounts? You would hope that agencies doing this would keep a list of aliases in a desk drawer, but you know that isn't happening."

Nog mooier is dat AP op grond van de Freedom of Information Act (FOIA, de Amerikaanse WOB) om een overzicht van die geheime e-mailadressen heeft gevraagd. Om voor de hand liggende redenen kreeg het persbureau die niet. Wat heb je aan geheime adressen als je ze daarna gewoon openbaar maakt?
Overigens was het ministerie van Arbeid  niet zo principieel, als er iets meer dan 1 miljoen dollar betaald werd, viel er wel iets te regelen:

It said it needed to pull 2,236 computer backup tapes from its archives and pay 50 people to pore over old records. Those costs included three weeks to identify tapes and ship them to a vendor, and pay each person $2,500 for nearly a month's work. But under the department's own FOIA rules — which it cited in its letter to the AP — it is prohibited from charging news organizations any costs except for photocopies after the first 100 pages. The department said it would take 14 weeks to find the emails if the AP had paid the money.

Naderhand zei het ministerie trouwens dat die rekening van 1 miljoen onjuist was en werden een stel "geheime" adressen toch openbaar gemaakt.

Ik vind het maar een wonderlijk verhaal...

Gerelateerd
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)
Wob en privé e-mailboxen
E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg

Plaatje: affiche van het Best Kept Secret-festival

E-mailberichten? Die gooi ik altijd weg.

In April 2013, my office received a complaint from Member of Provincial Parliament Peter Tabuns (MPP), alleging that Mr. Craig MacLennan, the former Chief of Staff to the former Minister of Energy, had a practice of routinely deleting all of his emails. The MPP took the position that this practice was inappropriate. Of particular concern was the fact that this former political staffer had been involved in discussions surrounding the cancellation of the gas plants which had attracted a great deal of media attention and was the subject of a review by the Legislature’s Standing Committee on Justice Policy. The review by the Standing Committee on Justice Policy stemmed from a 2012 motion by the Estimates Committee, and a subsequent Speaker’s ruling, for the production of documents related to the closure of the gas plants.
Upon receipt of this complaint, my office immediately launched an investigation. Of significant concern to both the complainant and my office was that, despite more than 56,500 pages of responsive records having been produced by the Ministry of Energy and the Ontario Power Authority (OPA), not one responsive record was produced by political staff in the Minister of Energy’s office.
During the course of the interviews we conducted as part of our investigation, we met with the Secretary of the Cabinet. During this interview, we learned that in early 2013, staff in the former Premier’s office had approached him, asking questions about how to permanently delete emails and other electronic documents. While the Secretary took steps to inform them of their obligations, I was very concerned with the prospect of inappropriate deletions of electronic records by political staff in the former Premier’s office. As a result, I decided to expand the scope of my investigation.
It is difficult to accept that the routine deletion of emails was not in fact an attempt by staff in the former Minister’s office to avoid transparency and accountability in relation to their work. Further, I have trouble accepting that this practice was simply part of a benign attempt to efficiently manage one’s email accounts.
While I cannot state with certainty that there was inappropriate deletion of emails by the former Premier’s staff as part of the transition to the new Premier in an effort to avoid transparency and accountability, I concluded that the email management practices of the former Premier’s office were in violation of the obligations set out in the ARA.
This failure to comply with the records retention requirements of the ARA, coupled with a culture of avoiding the creation of written and electronic records, assists in explaining the apparent paucity of documents relating to the gas plant closures produced by the offices of the former Minister of Energy and the former Premier.

Dit uitgebreid citaat komt uit de "Executive Summary" van het rapport Deleting Accountability: Record Management Practices of Political Staff van de Information and Privacy Officer van Ontario.
Het rapport is het verslag van een "speciaal onderzoek" van de commissaris en het is interessant - en helaas zelfs herkenbaar - leesvoer.
Vooral de passages over de "mondelinge" cultuur vind ik verhelderend:

We were told by MacLennan and Livingston that while there were frequent in-person meetings with the various players involved on the gas plants file, the only information that would generally be captured in writing would be an email proposing a meeting. MacLennan explained that the Minister’s office was a “very verbal office.” He would encourage his staff to talk through an issue face-to-face, instead of using a form of written documentation. We were told that the former Minister’s office kept a particularly hectic pace and that staff were always trying to manage high-profile issues and “put out fires.” He candidly stated that records management would have been one of the last things on the minds of political staff. This verbal culture may have been prevalent within the former Premier’s office as well. Livingston stated that meetings were held every morning but no notes were ever taken. In his view, verbal communications were sufficient and there was no need to document the information exchanged.

Maar lees vooral het hele rapport, want ook de passages over de pogingen om verwijderde e-mailberichten alsnog te redden zijn zeer informatief.

Gerelateerd
E-mail is toch geen archief?
Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)

Plaatje: Is email dead? van Cambodia4kids

Dat metadata niet zo onschuldig zijn...

Een van de manieren waarop de Amerikaanse overheid het "Snowden-lek" probeert te minimaliseren, is door te zeggen dat de NSA niet meeluistert met gesprekken: de dienst legt "enkel de metadata vast". The Guardian heeft een mooie site gemaakt, waar je kunt zien om welke metadata het allemaal kan gaan.
Maar wat zou de NSA nou kunnen met die metagegevens? Een van de mooiste blogs die dat duidelijk maken, vind ik toch wel Using metadata to find Paul Revere van Kieran Healy.
In zijn blog doet Healy alsof hij werkt voor de achttiende eeuwse "Royal Security Agency", en in 1772 op basis van zeer beperkte informatie moet zien te achterhalen wie mogelijk koloniale (Amerikaanse) opstandelingen zijn.

[...]I should emphasize again that I know nothing of current affairs in the colonies. However, our current Eighteenth Century beta of PRISM has been used to collect and analyze information on more than two hundred and sixty persons (of varying degrees of suspicion) belonging variously to seven different organizations in the Boston area.
Rest assured that we only collected metadata on these people, and no actual conversations were recorded or meetings transcribed. All I know is whether someone was a member of an organization or not. Surely this is but a small encroachment on the freedom of the Crown’s subjects. I have been asked, on the basis of this poor information, to present some names for our field agents in the Colonies to work with. It seems an unlikely task.

Daarna legt Healy stap voor stap uit hoe je op basis van enkel de lidmaatschapsgegevens van zeven clubs, heel interessante gegevens kunt achterhalen. Je kunt niet alleen zien wie wie kent van welke club, je kunt ook allerlei interessante netwerk-plaatjes maken, zoals die hierboven.
Het interessante van dat netwerk is dat in het midden een naam ziet staan van iemand, die als een soort "kruispunt" fungeert: Paul Revere. (Als je inzoomt, zie je het ook)
Ook andere netwerk-berekeningen op basis van die 7 bij 255 rijen tonen aan dat die Revere een centrale rol speelt in het opstandige Boston rond 1770.

Nu is wat historische achtergrond essentieel.
Paul Revere speelde namelijk inderdaad een cruciale rol bij de opstand tegen het Britse leger. Zo was hij onder andere belast met het verzamelen van informatie over de Engelse militairen die in 1775 Boston belegerden.
Als die Britten wat beter hadden kunnen rekenen, hadden ze dat dus kunnen weten!

So, there you have it. From a table of membership in different groups we have gotten a picture of a kind of social network between individuals, a sense of the degree of connection between organizations, and some strong hints of who the key players are in this world. And all this—all of it!—from the merest sliver of metadata about a single modality of relationship between people. I do not wish to overstep the remit of my memorandum but I must ask you to imagine what might be possible if we were but able to collect information on very many more people, and also synthesize information from different kinds of ties between people! For the simple methods I have described are quite generalizable in these ways, and their capability only becomes more apparent as the size and scope of the information they are given increases. We would not need to know what was being whispered between individuals, only that they were connected in various ways. The analytical engine would do the rest! [...]
I admit that, in addition to the possibilities for finding something interesting, there may also be the prospect of discovering suggestive but ultimately incorrect or misleading patterns. But I feel this problem would surely be greatly ameliorated by more and better metadata. At the present time, alas, the technology required to automatically collect the required information is beyond our capacity. But I say again, if a mere scribe such as I—one who knows nearly nothing—can use the very simplest of these methods to pick the name of a traitor like Paul Revere from those of two hundred and fifty four other men, using nothing but a list of memberships and a portable calculating engine, then just think what weapons we might wield in the defense of liberty one or two centuries from now.

 Fascinerend en eng tegelijk!

Valse zonnebloemen van Blake

Two Sunflowers Move in the Yellow Room

“Ah, William, we’re weary of weather,”
said the sunflowers, shining with dew.
“Our traveling habits have tired us.
Can you give us a room with a view?”
They arranged themselves at the window
and counted the steps of the sun,
and they both took root in the carpet
where the topaz tortoises run.

William Blake Nancy Willard

Hoewel "het internet" anders beweert, is dit gedicht dus niet van William Blake, maar van Nancy Willard. De BBC schrijft over een schoolbibliothecaris die dit uitgezocht heeft:

A school librarian has discovered that a poem widely attributed to William Blake, including in school reading lists, was not really written by him.
Rather than the work of an English poet in the 19th Century, Two Sunflowers Move into the Yellow Room was written in the United States in the 1980s.
This mislabelling shows how the internet can replicate errors, warns Thomas Pitchford, a librarian in a Hertfordshire secondary school.
"We just accept too quickly," he says.
[...]
An online search for "Two Sunflowers Move into the Yellow Room" will produce numerous references to this as a poem by William Blake, the radical English writer and artist who died in the 19th Century.
There are essay questions, anthologies, lesson plans, discussion forums, teachers' resources and online reference websites all interpreting this poem as an example of 19th Century poetry.
But Mr Pitchford says that when he saw the poem attributed to William Blake, he immediately thought the style bore little relation to the poet's other work.
He soon established that the poem was really by Nancy Willard and had been published in 1981 in an anthology called A Visit to William Blake's Inn.
But the librarian, who works at Hitchin Boys' School, then realised how far and wide the mistake had travelled, with internet sites copying and distributing the false connection with Blake.

Dat is toch wel bijzonder, dat een gedicht van een nog levende schrijfster al een jaar of tien wordt toegeschreven aan een dichter die al 150 jaar dood is.
Zou mevrouw Willard dit de afgelopen jaren echt niet in de gaten hebben gehad?

Gerelateerd
Een valse Ibsen

Plaatje: naar verluidt een schilderij van Blake

Duurzame toegankelijkheid in het NOS-journaal

Vooruitgang betekent dus van film, naar video, naar dvd, naar blu-ray. 

En iedere drager heeft een kortere levensduur.

Gerelateerd

Digitale houdbaarheid

Mensen met een hobby: Star Wars in ASCII

Je hebt mensen die lezen, tennissen of bloggen als hobby. Sommigen hebben een apartere hobby: leguanen kweken, zandsculpturen bouwen of met miniatuur-autootjes racen. Simon Jansen uit Nieuw Zeeland maakt een kopie van Star Wars - A new hope, in ASCII! Hij heeft al een minuut of achtien af. Hierboven zie je de eerste tien, hieronder de volgende acht.



Gerelateerd
Excellente e-cultuur en ASCII-art
De Jedi-archieven
Volkstelling en Star Wars

Domain-awareness in New York

In bijna iedere aflevering van Flikken Maastricht maken de rechercheurs wel een keer gebruik van camera-beelden van de openbare weg om een zaak op te lossen. Via de Reportacam van Sargasso kun je zien hoeveel camera's er in heel Nederland hangen. In Maastricht en omgeving zijn het er ongeveer 85.
Maar het aantal zegt niet alles, veel interessanter is wat er met al die beelden gebeurt. En dan is New York een verontrustend voorbeeld, zoals blijkt uit Surveillance City van NOVA van de Amerikaanse PBS. In New York heeft de politie namelijk een "domain-awareness system":

This is one-of-a-kind in the world. When we think CCTV cameras, we think of London, which has by far the most cameras per square inch of any city in the world. However, they're not networked in a very cohesive way. What New York is trying to do is take the cameras that exist—soon to be 6,000 cameras—feeding in to the lower part of Broadway to a command center [and] into a system they call "domain awareness." What they have done in conjunction with Microsoft is build some software that does the looking for them. And it does any number of things. It scans every license plate that comes across the bridges and tunnels into lower Manhattan [and] checks it against the terror watch list. It has the ability to flag suspicious behavior.

Als iemand een tas wat te lang laat staan, geeft het systeem een signaal. Als je iemand met een rood t-shirt in de buurt van de New York Stock Exchange zoekt, kun je binnen 2 tellen iedereen met een rood shirt zien lopen, in real-time en tot maximaal dertig dagen geleden.

Tja, hoe veilig wil je zijn?

Gerelateerd
De toezicht-catalogus


Plaatje: Big Brother... Obey van Peter Kreder

Koningszilver en eeuwenoude documenten weggegooid

Uit De Limburger:

Het verdwenen koningszilver van schuttersbroederschap Sint Sebastianus uit Kerkrade is nog altijd spoorloos. De 220 zilveren plaatjes werden vorige week per abuis vanuit een opbergruimte van de Rabobank aan de Markt als afval aan straat gezet. [...]
De Rabobank zegt dat er ‘menselijke fouten’ zijn gemaakt en heeft een crisisteam ingesteld dat de zaak onderzoekt. Dinsdagavond verschijnt een eerste tussenrapportage. Verder looft de bank een beloning uit van 10.000 euro voor de tip die naar het koningszilver leidt. Het zilver zat in een gesloten koffer die te groot was voor een normaal kluisje en daarom in een afgesloten opbergruimte stond. De spullen waren per abuis niet gemarkeerd als waardevol. Toen medewerkers van de bank de ruimte opruimden, vonden ze de koffer, braken die open en dachten met waardeloze carnavalsspullen van doen te hebben. Ze gaven de hele koffer met inhoud – naast het zilver ook het kostbare statutenboek van de vereniging uit 1859 - mee aan reinigingsdienst RD4. Sindsdien is het zilver spoorloos.

Volgens L1 zaten er ook nog oorkondes uit 1617 tussen de "carnavalsspullen."

Dit lijkt me een uitstekende aanleiding voor Limburgse en Brabantse archiefdiensten om eens te bellen met de plaatselijke schutterijen. Ik neem aan dat zij dit toch beter (en misschien wel goedkoper) kunnen bewaren.

Gerelateerd
Zuid Limburgs Federatiefeest

#TreeskesQuiz

Treeskes Quiz weergeven op een grotere kaart

Ik woon in een dorp dat de afgelopen maanden nogal in het nieuws is geweest. Dit leidde ook tot allerlei gescheld en gedoe op Twitter en - naar verluidt nog meer - op Facebook.
Maar het kan ook heel leuk zijn op Meerssen 2.0.
Vorige week zaterdag vond de eerste Treeske Tweetup plaats bij Café Bo. We waren met een man of vijftien en het was heel gezellig.
Sinds datzelfde weekend is twitterend Meerssen in de ban van Treeskesquiz: een soort foto-speurtocht door het dorp, waarbij iemand een foto twittert en het de bedoeling is dat de anderen raden waar de foto gemaakt is. Degene die het als eerste weet, mag de volgende foto uploaden. Het is heel verslavend.

Op de kaart hierboven zie je de foto's en tweets op de kaart van Meerssen geprojecteerd.

Het mooie van #TreeskesQuiz is dat je op een heel andere manier naar je eigen dorp kijkt en in contact komt met je dorpsgenoten. Dat is dan een van de mooie kanten van Twitter.

Gerelateerd
Hoe Nederland groter (of juist kleiner) werd in zestig jaar
Nat in Meerssen
Virtueel door Meerssen rijden
Meerssen in het UK Webarchive

Nog maar eens over e-mail en archief (en de Wob)

Ai, ai, Nu.nl schrijft over een pijnlijke zaak voor de provincie Groningen.
Greenpeace heeft om de openbaarmaking van allerlei documenten over de bouw van een kolencentrale in de Eemshaven gevraagd. In de stukken die de provincie openbaar gemaakt heeft, staan verwijzingen naar andere documenten, die Greenpeace niet gekregen heeft:

In de rechtszaak schrijft de provincie Groningen dat diverse stukken via de mail zijn uitgewisseld. “De ontvangen of verstuurde e-mailberichten zijn destijds door de betreffende medewerkers van de provincie geprint en gearchiveerd, waarna de digitale versie van het e-mailbericht niet bewaard is gebleven”, houdt de provinctie Groningen de rechters voor.
“Daarbij is echter de vaak omvangrijke bijlage bij het e-mailbericht niet geprint en derhalve verloren gegaan met de verwijdering van de digitale versie van het e-mailbericht.”
Al worden e-mails op de server bewaard, toch zijn de documenten niet meer te herstellen. “De server van de provincie zal geen hulp bieden omdat van verwijderde e-mails maximaal een jaar een backup wordt bewaard”, schrijft de provincie in een verweer. Uiteindelijk is er op last van de rechter wel opnieuw gezocht en zijn enkele documenten gevonden. Een deel is nog steeds zoek.

Maar, zegt de provincie, het gaat hierbij niet om "kernstukken" die kwijt zijn. Alle "belangrijke stukken" zijn wel gewoon beschikbaar, volgens een woordvoerder.
Nu.nl heeft Roger Vleugels gevraagd daar op te reageren:

“Kerndocumenten bestaat niet. Er bestaan alleen maar documenten en de provincie kan niet een indeling gaan maken tussen belangrijke en niet-belangrijke documenten”, stelt hij tegenover NU.nl. “Ook mogen documenten ook niet zomaar worden vernietigd als ze onderdeel van een procedure zijn.”
Vleugels vraagt zich daarbij af hoe de provincie kan beweren dat het niet om kerndocumenten gaat als de stukken zelf zoek zijn.

Gelukkig stoppen we met e-mailen.

Gerelateerd
Over agenda's als archiefstukken #sod12
E-mail is toch geen archief
Much ado about email

Plaatje: De Emaillerie in Eerbeek