Archief is geen harmonie of toneelgezelschap

Onder de kop Kunst belangrijk voor economie gemeenten beschreef de NRC zaterdag (27/02) het belang van kunst- en cultuursubsidies en hun rol in de komende gemeenteraads-verkiezingen. Uit de bijgevoegde taartdiagrammen bleek bijvoorbeeld dat aan amateurkunst in totaal circa 53 miljoen euro subsidie wordt uitgekeerd, waarvan ongeveer driekwart afkomstig is van gemeenten. In totaal zou het per jaar gaan om 1,7 miljard euro aan subsidie.

Tot mijn ververbazing stond "Archieven" ook in het rijtje subsidiedoelen, na categorieën als Beroepsuitoefenende kunst - Amateurkunst - Kunstaccomodaties - Scheppende kunst - Muzische en culturele vorming - Overige kunsten - Musea - Monumenten - Bibliotheken.

Blijkbaar wordt er landelijk gezien 187 miljoen euro "subsidie" gegeven aan archieven, waarvan ongeveer een kwart door "gemeenschappelijke regelingen" wordt betaald, bijna een derde door het rijk, een heel klein puntje door de provincies en de rest door de gemeenten.

(Dit taartje is bij benadering. De bron van de cijfers in de NRC is "CBS", maar dat is een bijna net zo vage bron-vermelding als "Youtube" bij een filmpje.)

Waarom ben ik hier zo verbaasd over?

De definitie van subsidie is volgens Van Dale: "geldelijke ondersteuning van overheidswege." Hierbij gaat het dus altijd om het financieel ondersteunen van tijdelijke activiteiten en/of het in standhouden van niet-overheidsinstellingen.

Dit is bij archieven alle twee niet het geval! Overheidsarchieven 'ontstaan' vanzelf en het is een overheidstaak om haar eigen archief in stand te houden. Dit gebeurt ook bijna altijd (in Nederland op twee uitzonderingen na) door een overheidsorganisatie, van rijk, gemeente of een gemeenschappelijke regeling.

Het dus volslagen zot om 'archieven' onder te brengen in één overzicht met toneelverenigingen, harmonieën en muziekscholen. Dan kan net zo goed het "subsidiëren" van wegen of rioolbuizen hierin meegenomen worden!

Want bij 'archiveren' is geen sprake van het subsidiëren van leuke dingen voor de mensen, maar gaat het om het uitvoeren van een (cruciale) overheidstaak.

(Maar ik preek hier een beetje voor eigen parochie, vrees ik)

Twitteren of niet, #23ad

Dingen die je bij nader inzien toch maar niet Twittert:

• Je zwembroek op weg naar 't zwembad al aan hebben heeft voordelen, maar kan vervelende situaties opleveren op de terugweg


• Hee, er zat nog een inlegkruisje in de was


• O nee, M. heeft in de douche gepoept


• About to get laid in a minute. Yeeeeeaaahhhh!!!!
  (Al deed iemand anders dat wel)

Ik twitter nu ruim 'n jaar, mijn eerste bericht dateert van 22 januari 2009 en luidde "Uitzoeken wie er gaat over de vernieuwing van de Burgerlijke Stand." (Ironisch genoeg kan ik de link niet meer terugvinden, doordat ik het afgelopen jaar last heb gehad van weigerende laptops en usb-sticks.)
Natuurlijk zijn de bovenstaande "tweets" maar flauwekul en ik was bezig met een blog over wat je wel en niet op twitter zou kunnen of mogen schrijven. Maar bij nader inzien heb ik daar geen zin in.
Laat ik me beperken tot de opmerking dat ik redelijk goed overweeg wat ik wel en niet twitter. En soms twitter ik bewust 'geheime' dingen, een beetje om 'feiten te creëren' zoals dat tegenwoordig heet. Maar, omdat ik de kat niet op het spek wil binden: geen links.
Ik denk ook dat er helemaal geen twitter-richtlijnen nodig zijn: professionaliteit en sociaal gevoel zijn genoeg, mits aangevuld met een vergevingsgezinde en ruimdenkende 'omgeving'.
Ik geloof ook niet dat er regels zijn richtlijnen voor 'receptiegedrag' of 'kroeggesprekken.'

Plaatje

Zoektermen

Het blijft me verbazen met welke zoektermen mensen op deze weblog terecht komen:

• "hoe schrijf je bladert" - nou zo dus


• "hoe moet je opereren" - misschien een arts van het Atrium-ziekenhuis?


• "baby ingmar geboren blog" - de laatste baby dateert van voordat ik met deze blog begon


• "Wat is obsolence" - Zou ik die schrijffout in mijn blog ergens gemaakt hebben?


• "Oude onopgeloste moorden" - Peter R. de Vries op zoek naar inspiratie?


• "Ingmar kijzer" - ?


• "hyperthemisia" - Wat betekent dat ook alweer?

Plaatje

Een what-if kaart van Limburg

Hoewel ik Het zijn net mensen van Joris Luyendijk gelezen heb, had ik over deze passage heen gelezen:

"Stel, in de Verenigde Staten wordt een gek de baas die alle mensen met een Friese grootouder laat oppakken en afmaken. Het wordt een moordpartij van ongekende omvang, en als het anti-Friese bewind eindelijk ten val komt, is duidelijk dat de Friese overlevenden niet meer in Amerika willen wonen. Dus komt er een plan: de Friezen krijgen een eigen staat, en wat is een logischer plek dan het land dat volgens oude teksten Fries is? Ondanks Nederlands verzet stemmen de Verenigde Naties met het plan in en uit de hele wereld trekken mensen met een Friese grootouder richting de nieuwe Friese staat, royaal gesubsidieerd door Amerika. De overige Nederlanders protesteren: wij hadden toch nooit problemen met de Friezen? Maar in de internationale publieke opinie overheerst het medelijden met de Friezen. Er komt een voorstel: de helft van Nederland wordt Frisia, en in de andere helft kunnen de Nederlanders blijven wonen. De Nederlanders pikken dit niet, er komt oorlog die de Friezen met Amerikaanse hulp winnen, en een nog groter deel van Nederland valt in Friese handen. Miljoenen niet-Friese vluchtelingen overstromen de grote Nederlandse steden en de spanningen lopen op, vooral omdat kleine groepjes Nederlanders een guerrilla zijn begonnen tegen de Friezen. Terrorisme! roepen de Friese voorlichters op CNN, they are killing innocent Frisians! Intussen vraagt het Nederlandse volk: wat hebben wij voor leiders? Er volgt een militaire coup, en als Nederland probeert in het buitenland wapens te kopen, verovert de jonge Friese staat met een preventieve aanval de rest van Nederland, plus stukken van Duitsland en België. Drommen niet Friese Nederlanders vluchten de grens over naar Duitsland en België waar ook coups volgen: we moeten voorkomen dat de Friesen ons pakken! Intussen regeert het Friese leger met harde hand over de bezette Nederlandse Provincies, wurgt de economie en confisqueert de mooiste stukjes voor nederzettingen en speciale wegen van die nederzettingen naar Frisia. Dan komt er een vredesproces en krijgt Nederland Limburg, een stukje van Brabant en een Zeeuws eiland aangeboden. Die brokjes mogen geen Nederland heten, Nederland mag geen leger hebben en alle grenzen worden bewaakt door Friese troepen." Het zijn net mensen, Joris Luyendijk. Drieëntwintigste druk, bladzijde 141/142

Ruiter Janssen heeft dit scenario uitgewerkt als een afstudeeropdracht Grafische vormgeving aan de Willem de Kooning Academie. Meerssen ligt in dat scenario midden in de vuurlinie.
Dan komen die muur en die platgewalste huizen plots wel erg dichtbij!

Klik op het plaatje voor een gedetailleerde kaart (2000px × 1791px)

Een verrassende toekomstvisie

Een verrassend citaat:
Het is zelfs de vraag of het alleen fysieke plaatsen moeten zijn. Want terwijl groepsvorming en sociale cohesie in het dagelijks leven verdwenen zijn, hebben deze op internet nieuwe vormen gevonden. Mensen ontmoeten elkaar in digitale sociale netwerken. Ook als ons dat persoonlijk misschien niet zo aanspreekt, is het een realiteit waar we niet omheen kunnen. Zeker als we jongeren willen aanspreken, zullen we hun taal moeten leren spreken om überhaupt in contact te kunnen komen.

Dit citaat is uiteraard niet van Koningin Beatrix, ook niet van iemand van de Gereformeerde Gezindte.
Nee, het is een passage uit de toekomstvisie van Bisschop Wiertz van Roermond.

Dat had ik dan toch weer niet verwacht.

Via Isidorusweb, plaatje

Leanne Shapton, Important artifacts and...

Is het een roman? Is het een foto-roman? Het is in ieder geval geniaal bedacht en uitgevoerd.
Shapton beschrijft de vierjarige relatie tussen Lenore Doolan en Harold Morris letterlijk aan de hand van de objecten uit hun leven. Van voor de hand liggende dingen als briefjes, foto's en kaarten tot verrassende artifacten: zoutvaatjes, boeken, ondergoed en badpakken. Het verhaal is redelijk simpel: ze ontmoeten elkaar tijdens een Halloweenfeestje, krijgen een relatie, gaan samenwonen en na vier jaar gaan ze weer uit elkaar. Maar de vorm maakt het bijzonder: zwart-wit fotootjes van gewone spullen, voorzien van gortdroge catalogus-omschrijvingen. En toch is het grappig, vertederend en pijnlijk.
De eerste vijf sterren van 2010!

Hier een interview met Shapton, inclusief enkele objecten in het echt:


En niet heel mooi, maar met een beetje klooien ben ik er in geslaagd een "Look inside"-embed te maken:

Virtual Revolution

Wat een drukte op deze blog deze week, dat krijg je als je een paar dagen vrij hebt.
Nu een kort stukje over de documentaire-serie The Virtual Revolution van de BBC. De uitzendingen zijn geweldig, maar de website die er bij hoort is nog mooier. (Daar schreef ZBDigitaal eerder ook al over...)
In de derde aflevering zat een interessant stukje van Doug Rushkoff over recommendation engines ("People that bought this book, also bouhgt...") Omdat het om een paar complexe zinnen (met veel "I's", "me's" en "like me's") gaat, wilde ik hem nog eens horen. Nu blijkt dat je op de site de 'rushes' van alle interviews integraal kunt bekijken, dus ook die met Rushkoff.
En Rushkoff zegt nog meer interessante dingen, die om wat voor reden dan ook niet in de uitzending terecht zijn gekomen. En wat nog mooier is: al die interviews kun je embedden in je blog. Dus hieronder Rushkoff over de mythe van Gratis:


Alleen jammer dat het citaat dat ik wilde horen er niet tussen zit! Volgende week nog maar eens kijken als de derde aflevering ook in de 3D Documentary-explorer is te bekijken.

Over de maatschappelijke relevantie van archiefstukken

Thuis lezen we nog altijd Otje en het blijft leuk:

'Ik zal het u nog eens uitleggen,' zei de burgemeester. 'Een paar maanden geleden vonden we in de kerk een oud perkament. Een oorkonde met een zegel. Dat was een belangrijke vondst omdat daaruit bleek dat Kokkelburg vijfhonderd jaar geleden stadsrechten kreeg. We zijn dus geen dorp, we zijn een stad. En we hebben dus recht op een nieuw stadhuis, een zwembad en een Bingo-zaal. We kunnen een groot feest geven omdat we vijfhonderd jaar bestaan, Maar,' zo ging de burgemeester voort, 'we hadden dat oude papier maar één dag hier in het raadhuis en toen verdween het. Weg! Spoorloos! Gestolen! En dus kunnen we niet bewijzen dat we een stad zijn en dat we vijfhonderd jaar bestaan. En dus geen zwembad en geen Bingo-zaal en geen feest.'

Stadsrechten Amersfoort

Vijf jaar provinciale archiefinspectie

Januari en februari van 2005 waren bijzondere maanden. 26 of 27 januari (de precieze datum weet ik niet meer) was mijn laatste werkdag bij Van Bilsen Consultancy. 29 januari zijn Hanneke en ik getrouwd en op 14 februari, vandaag precies vijf jaar geleden, ben ik begonnen bij de Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant. Werken bij de inspectie bevalt me goed, eigenlijk nog beter dan ik vijf jaar geleden verwacht had. Ik heb leuke collega’s, inspecteren is soms vermoeiend, maar altijd weer anders en ik mag daarnaast allerlei interessante dingen doen.
Een terugblik en een poging tot het voorspellen van de toekomst.

Vernieuwingen en veranderingen uit Noord-Brabant
Noord-Brabant blijkt een van de brandpunten voor vernieuwing en verandering te zijn. De afgelopen vijf jaar heb ik veel, heel veel, tijd besteed aan het schrijven van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden. Het was vanuit 's-Hertogenbosch dat we vaststelden dat de sterk afwijzende houding ten opzichte van digitale vervanging niet langer houdbaar was en dat het verstandig zou zijn om voor zorgdragers te beschrijven aan welke eisen een machtigingsverzoek voor de vervanging van permanent te bewaren archiefstukken zou moeten voldoen. Uiteindelijk leidde dit niet alleen tot het landelijk model voor de Beleidsregel, maar ook tot de eerste vervangingsmachtiging van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant aan burgemeester en wethouders van Oss.

Iets anders wat nieuw was en waar ik relatief veel tijd in gestopt heb was de verzelfstandiging van het Regionaal Archief Tilburg. De gemeente Tilburg heeft in 2006 het "Museum en Archiefbedrijf" ondergebracht in een stichting. Hoewel wij als inspectie verschillende bezwaren zagen, hebben we ons best gedaan om deze verzelfstandiging toch (met name archiefwettelijk) zo goed mogelijk te laten plaatsvinden. Ons uitgangspunt is nooit geweest Het mag niet, dus het kan niet, al kan ik me voorstellen dat we nu en dan bij de gemeente Tilburg een andere indruk hebben achtergelaten. Over de vraag of de verzelfstandiging geslaagd is, laat ik me hier verder niet uit. Het levert nu en dan bij mij in ieder geval wat verwarring.

Een vernieuwing die niet vanuit de inspectie, maar wel duidelijk vanuit Noord-Brabant gekomen is, is natuurlijk Archief 2.0. Christian en Luud zijn wat dat betreft toch de grote voortrekkers en ik heb me daar in 2007 met heel veel plezier bij aangesloten. Het mooie van de Brabantse inspectie is dat ik van mijn baas de ruimte krijg om te spelen-en-delen, aangezien zij ook inziet dat de hele Web 2.0-revolutie van grote invloed is en zal zijn op het moderne archiefbeheer.

E-depot en duurzame toegankelijkheid
In juni 2008 overhandigde ik het eerste exemplaar van ED3 aan Martin Berendse, die toen net directeur van het Nationaal Archief was. Ondanks alle kritiek die erop gegeven is (soms terecht, soms wat minder) vind ik het een enorme prestatie dat we in krap een jaar er in geslaagd zijn om dit referentiekader op te stellen.
Persoonlijk vind ik de ontwikkelingen rond duurzame toegankelijkheid en e-depots even fascinerend als de archief 2.0 ontwikkelingen. En ook hierin geeft de provincie me (letterlijk) alle ruimte, met studiereizen naar Frankfurt (ironisch genoeg lijkt de originele congres-site uit de lucht), Londen en Kopenhagen.

Toezicht zorg
Inspectiebezoek is leuk! Ik moest er in het begin wel aan wennen dat ik echt als 'de inspecteur' gezien wordt, wat betekent dat je je woorden soms op een goudschaaltje moet wegen. Maar ik vind het vooral interessant om mijn ideeën over "hoe het moet" te leggen naast de dagelijkse praktijk bij een organisatie om daarna af te wegen of die praktijk "goed genoeg" is. En omdat ik vind dat een inspectiebezoek een geïnspecteerde ook iets moet opleveren, lijkt het soms meer op een college "Archiefwet in de praktijk" dan een strenge inspectie. Ik heb ook wel wat schoolmeesterachtige trekken.
Uiteraard zijn niet alle inspectiebezoeken of contacten met "onder toezicht gestelden" even leuk, zeker niet als je het idee krijgt dat je wel heel basale dingen moet gaan uitleggen.

Toekomst
Voor de inspectie is de toekomst op dit moment nogal onzeker. IPO, VNG, OCW en BZK zijn druk bezig om het specifieke toezicht uit de Archiefwet te schrijven. Dat betekent dat in de nabije toekomst Gedeputeerde Staten wel nog toezicht heeft op de archiefzorg bij de lokale overheden, maar dat dit deel uitmaakt van het 'algemene' toezicht van de provincie. Of dit ook gevolgen heeft voor de functie van archiefinspecteur is nog onduidelijk.
De ratio achter deze wijziging is dat met name de VNG van mening is, dat gemeenten zelf heel goed in staat zouden moeten zijn om voor hun informatievoorziening en archieven te zorgen en dat specifiek toezicht hierop daarom overbodig is. Principieel ben ik het hier mee eens, maar gezien de ontwikkelingen die de overheid de komende jaren tegemoet gaat bij de digitale informatievoorziening, de vaak toch gebrekkige deskundigheid bij veel DIV-afdelingen en de zeer lage interesse voor het onderwerp bij bestuurders, maak ik me geen illusies over de gevolgen van deze ontwikkelingen.
Ik ben bang dat de komende jaren organisaties zullen verdrinken in de groeiende digitale informatie. Er wordt steeds meer digitale informatie gecreëerd en gebruikt, maar de overheidssystemen zijn hier nog altijd niet op ingesteld. Dit betekent waarschijnlijk dat veel informatie in de centrale systemen lastig toegankelijk en vindbaar wordt, met als gevolg dat ambtenaren steeds meer bestanden 'in the cloud' zullen op slaan. Eventueel maken ze voor de zekerheid ook nog wat printjes. Ik heb niet de indruk dat de huidige lokale overheden in staat zijn hier het hoofd tegen te bieden. Daar zijn nog heel wat Doxis-seminars voor nodig!
Maar, het is natuurlijk ook de vraag of een archiefinspectie hier heel veel aan kan veranderen.

Over de vraag of de plannen van OCW, BZK, IPO en VNG mij persoonlijk zullen raken, maak ik me eerlijk gezegd weinig zorgen. De provincie heeft ons min of meer 'baanzekerheid' geboden, al hebben ze er natuurlijk niet bij gezegd in welke functie. Maar belangrijker nog, ik heb me voorgenomen om me nooit druk te maken over dingen die ik niet kan beïnvloeden. Dus ook dit neem ik maar zoals het komt en bevalt me de uitkomst niet, dan ga ik wel iets anders doen.

5

Deze blogpost is op 15 februari op enkele (kleine) punten aangepast.

Zesendertig

1 - 2 - 3
Idee geleend van Luud

Iedereen een postregistratiesysteem

Via Binnenlands Bestuur las ik vanochtend een uitspraak van de Raad van State over het registreren van post.

Kortweg komt het er op neer dat de gemeente Culemborg een besluit om een bepaalde vrijstelling niet te verlenen met de gewone post heeft verzonden naar de aanvrager. De aanvrager heeft bezwaar tegen dit besluit aangetekend, maar omdat dit te laat was, werd het bezwaar niet-ontvankelijk verklaard. De aanvrager stelt echter dat hij het besluit nooit heeft ontvangen en dus niet in staat is geweest om tijdig te reageren.

De Raad van State stelt:

2.3. Zoals de Afdeling eerder heeft overwogen (uitspraak van 10 december 2008, in zaak nr. 200801370/1) dient, ingeval van niet-aangetekende verzending van besluiten of andere rechtens van belang zijnde besluiten, het bestuursorgaan aannemelijk te maken dat het desbetreffende stuk is verzonden. Indien het bestuursorgaan de verzending van het desbetreffende stuk aannemelijk heeft gemaakt, ligt het op de weg van de geadresseerde om, indien daartoe aanleiding bestaat, de ontvangst ervan op niet ongeloofwaardige wijze te ontkennen. Eerst als dat gebeurt, is het aan het bestuursorgaan dat het stuk heeft verzonden om de ontvangst daarvan door de geadresseerde aannemelijk te maken.
(...)
2.5. [appellante] betoogt dat de rechtbank heeft miskend dat het college de verzending van het besluit van 25 juni 2008 aannemelijk heeft gemaakt danwel dat de rechtbank heeft miskend dat zij de ontvangst ervan op een niet ongeloofwaardige wijze heeft ontkend. Dat het besluit is voorzien van een verzendstempel met paraaf en de gemeente de verzending in een programma heeft geregistreerd duidt er hooguit op dat het besluit gereed is gemaakt voor verzending. Volgens [appellante] is niet uitgesloten dat er bij het college problemen zijn geweest bij de verwerking en verzending van de post vanwege de vakantieperiode en slordigheden in het verleden. Voorts kunnen op normale wijze ter post bezorgde brieven zoekraken op het traject tussen verzender en geadresseerde, aldus [appellante].
(...)
Op de begeleidende brief bij dat besluit is met een stempel de tekst "Verzonden 25 juni 2008" geplaatst, welke is voorzien van een paraaf. Voorts is in de aanhef van voormelde brief het op dat moment correcte adres van de gemachtigde van [appellante] vermeld. Daarnaast heeft het college een overzicht van zijn verzendadministratie overgelegd waarop staat vermeld dat het besluit van 25 juni 2008 op die datum is getekend en verzonden. Het enkele vermoeden dat er bij het college problemen zijn geweest bij de verwerking en verzending van de post vanwege de vakantieperiode en de verwijzing naar slordigheden in het verleden, wat daarvan zij, leidt niet tot een ander oordeel.
(...)
Zoals het college inzicht heeft gegeven in zijn verzendadministratie mocht van de gemachtigde van [appellante] worden verwacht dat hij op dezelfde wijze inzicht zou geven in de inrichting van zijn administratie van ingekomen post. Nu hij dit heeft nagelaten en voorts het zoekraken van op normale wijze ter post bezorgde brieven op het traject tussen verzender en geadresseerde tot de hoge uitzonderingen behoort, heeft [appellante] niet aannemelijk gemaakt dat het besluit haar niet heeft bereikt.

Betekent dit dat iedere burger een postregistratie moet gaan bijhouden? Of zou de Raad van State een onderscheid maken tussen bedrijven en burgers?

Wat ik trouwens ook opvallend vind, is dat de Raad geen onderscheid maakt tussen de minuut van de begeleidende brief en de expeditie:

Op de begeleidende brief bij dat besluit is met een stempel de tekst "Verzonden 25 juni 2008" geplaatst, welke is voorzien van een paraaf.

Ik neem maar aan dat het hier over de gemeentelijke minuut gaat, want anders is de brief inderdaad nooit verzonden!

Enveloppe

Somewhere over the Rainbow: visie, metadata, taal en klanten

Tijdens Ready for Take-Off, het Wintercongres van KennisLab, hoorde ik voor de eerste keer over de Regenboog visie die aangeboden was aan de Rijks-CIO's. Bij het verlaten van het congres kreeg ik van de organisatie een mapje met wat kleurrijk bedrukte pagina's in handen gedrukt, die bij nadere bestudering de Regenboog visie bleken te zijn.
Bleken te zijn, want zowel in de analoge als in de digitale versie van het document ontbreken nog al wat verhelderende gegevens, zoals titel, auteur, geadresseerde en datum. Toen ik hiernaar informeerde bij een van de opstellers was het antwoord dat de ze niet gekozen hebben voor "een (dik) formeel rapport, maar dus voor iets anders. Dit ook, omdat wij niet de expertise en tijd beschikbaar hadden voor zoiets."
Tja, dan maken wij ons druk over een metadata-richtlijn, terwijl recent afgestudeerde ambtenaren niet eens er aan denken een document een formele titel te geven!

Ook taalkundig gezien is het stuk me hier en daar een gruwel. Op de eerste pagina is om 1 of andere reden iedere een vervangen door 1, zelfs in de zin “De verschillende klantgroepen hebben ieder hun eigen heldere, transparante en 1voudige loket.”
Daarnaast zijn de opstellers bang voor de woorden die en dat (“De klant, welke bestaat uit de burger, bedrijven en instellingen....”), hebben ze last van spatie drang: (Regenboog visie) en politiek-correcte bezittelijke voornaamwoorden ("De mens wil tegenwoordig haar behoeften zo snel mogelijk bevredigd zien worden.")

"Maar Ingmar, het gaat natuurlijk om de inhoud van de visie, niet om de vorm!"

Nou, omdat je zo aandringt dan...
De visie is bedoeld voor de departementale CIO’s, zij moeten ervoor zorgen dat de departementen meer ‘klantgericht’ gaan werken. Hierbij is het echter problematisch dat de departementen amper contact hebben met ‘de klanten,’ met uitzondering van wat in de Regenboog visie ‘de politiek’ genoemd wordt.
Burgers komen zelden rechtstreeks in contact met een ministerie. Mijn contacten zijn de afgelopen 36 jaar beperkt gebleven tot het ministerie van Defensie (keuring militaire dienst, achttien jaar geleden, afgekeurd), het ministerie van VWS (huursubsidie, tien jaar geleden), het ministerie van Justitie (twee keer een bon voor te hard rijden) en het Ministerie van Financiën (de Belastingdienst, jaarlijks). Het gros van mijn contacten met ‘de overheid’ is met de gemeente waar ik woon en enkele ZBO’s (SVB, en vroeger de IB-groep). Misschien komen bedrijven iets vaker met de ministeries in aanraking (waarschijnlijk vooral met inspectiediensten), maar ook daar ligt de nadruk op de lokale overheid.
Het bovenstaande blijkt nog het duidelijkste uit de voorbeeldscenario’s op pagina 11 (even met de hand tellen, paginanummers ontbreken ook al in de visie). Alle contacten die “Jacqueline” met de overheid heeft, zijn met de gemeente (misschien met uitzondering van de ‘verkiezing.’)
Hoe zullen de CIO’s dit dan gaan aanpakken? Hun mandaat reikt echt niet verder dan de departementale voordeur. Of is Team One Vision (zo noemen de opstellers van de Regenboog visie zich) van mening dat de decentrale eenheidsstaat moet worden afgeschaft?

Verder vraag ik me af waar die ‘top 5 tips van de burgers’ (op p. 3) op gebaseerd is. Wie zijn die burgers en hoe zijn ze geselecteerd? Welke vragen zijn hun gesteld? Op welke manier zijn alle ‘tips’ daarna gegroepeerd om te komen dat de Top 5? Ik vind vooral de ‘adviezen’ bij tip 2 wat mager en misschien zelfs tendentieus. Het antwoord van Marlies bij tip 4 (over een DG die eindverantwoordelijk is) klinkt in mijn oren te ‘departementaal’ om afkomstig te zijn van een ‘willekeurige’ burger. Onder ‘overige tips’ staan nog drie tips van drie mensen. Betekent dit dat er in totaal maar een stuk of vijftien ‘burgers’ om een mening gevraagd is? Lijkt me niet representatief genoeg om Rijksbeleid op te gaan baseren.

Bij de alarmbellen (op p.5) staan onder andere de volgende twee punten:

• De overheid doet niet aan marketing. We doen goede dingen, maar vertellen daar niet over.
• Zero-risk instelling. We houden de schijn op alles zelf en perfect kunnen, volledig in controle.

Is dit niet op zijn minst een beetje met elkaar in tegenspraak?

Verder staat er als alarmbel:

• Gelijkheidsbeginsel. Iedereen krijgt hetzelfde.

Wat is het alternatief? Wil Team One Vision de Grondwet en passant ook nog wijzigen?

En dan nog twee dingen waar ik persoonlijk heel veel moeite mee heb.

1. De overheid heeft geen klanten, want er is geen keuzevrijheid!
Zolang een burger niet kan kiezen of hij huursubsidie van overheid a of b wil ontvangen, of kan bepalen of hij belastingen wil betalen aan overheid c of d, maar verplicht is bij één overheid langs te gaan, is hij geen klant van de overheid. Hij is misschien een ‘dienstenafnemer’, maar geen klant. En uiteraard moet deze afnemer goed, snel en vriendelijk geholpen worden, maar het is een soort volksverlakkerij om dit ‘klantvriendelijk’ te noemen.

2. Om de vier jaar van functie wisselen is niet efficient!
In het rijksambtenaar-scenario staat:

“Ambtenaren zijn hierdoor erg flexibel geworden en wisselen meestal om de vier jaar inhoudelijk van onderwerp of van functie. Je ontwikkelt hierdoor een breed netwerk en doet veel kennis op.”

Volgens mij wordt een deel van de problemen die in de Regenboog visie beschreven wordt, juist hierdoor veroorzaakt. Als iedereen om de vier jaar opnieuw moet beginnen, ligt het erg voor de hand dat om de vier jaar hetzelfde opnieuw gedaan wordt.
Als ik naar mijn eigen functie kijk: ik werk nu vijf jaar als archiefinspecteur en eerlijk gezegd heb ik pas sinds vorig jaar het idee dat ik het hele speelveld en alle problematiek overzie. Dat betekent dat de voorgaande vier jaar eigenlijk verspilde tijd en energie waren, als ik nu weer ergens anders opnieuw moest beginnen.

Een institutioneel, menselijk geheugen (van medewerkers die lange tijd inhoudelijk met hetzelfde onderwerp bezig zijn) is in mijn ogen onontbeerlijk.

Maar blijkbaar ben ik ouderwets.

Zebra

Informatiemanagement 2.0: over willen, moeten en kunnen

Gisteren organiseerde Doxis zijn jaarlijkse seminar in de Van Nellefabriek in Rotterdam. Onderwerp was web 2.0 en de invloed van “2.0” op de informatievoorziening bij de overheid. De opkomst was enorm, zo groot dat ze extra workshops hadden ingelast en zelfs een wachtlijst hadden moeten hanteren. Maar, ik vraag me af of de lezingen en workshops in vruchtbare aarde zijn gevallen.

Christian van der Ven mocht in de grote zaal het spits afbijten met zijn presentatie over Archief 2.0 en de invloed van “2.0” op het werk van archiefdiensten. Zelfs als je het hem al een paar keer hebt horen vertellen, slaagt hij er iedere keer weer in om grotere en kleinere ‘nieuwigheden’ te vertellen. En hij verdient een extra compliment omdat hij (net als Theo Thomassen ’s middags) de hele ‘arena’ bespeelde: tijdens de plenaire sessies zaten de deelnemers om de sprekers heen, een soort 360° tour dus.

Archief 2 0 voor dummies

View more presentations from Christian van der Ven.

Daarna mocht ik een van de vier parallelsessies verzorgen over Archiveren 2.0. Aan de hand van een viertal voorbeelden probeerde ik de aanwezigen duidelijk te maken dat de wereld 2.0 uit meer bestaat dan ‘eindige’ documenten: weblogs, tweets, communities en waves kunnen het allemaal waard zijn om bewaard te worden. Maar het zijn ‘oneindige informatiebronnen’, die niet zoals wij gewend zijn linksboven beginnen en rechtsonder stoppen.


Voor mij was de workshop gedeeltelijk een experiment, omdat het voor de eerste keer was dat ik een presentatie gaf die volledig online stond: geen powerpoint, geen filmpjes op laptop, alles online bij Zoho, Flickr en Youtube (en dus ook geen ‘bewijsexemplaar’ op de server bij de provincie). Ik kreeg vlak voor dat ik moest beginnen dan ook klamme handjes toen bleek dat de wifi-verbinding het niet deed. Uiteindelijk was dat een tijdelijke storing en gedurende de hele presentatie functioneerde alles vlekkeloos.

Na de lunch volgde het “eerste openbare optreden van de kersverse hoogleraar Archiefwetenschap” (dixit Max Beekhuis). Theo Thomassen probeerde onder andere aan de hand van de elektronische leeromgeving van de Reinwardt-academie en de UvA aan te geven dat er belangrijke en minder belangrijke archiefstukken zijn. Daarnaast beschreef hij welke overheidsprocessen geschikt zouden kunnen zijn voor het gebruik van web 2.0.
Theo liet op verschillende momenten duidelijk merken dat hij sceptisch staat tegenover de ‘hosanna-stemming’ die onder andere op Ambtenaar 2.0 en Archief 2.0 hangt ten aanzien van het nivellerende en democratiserende gehalte van web 2.0. Hij rekent zich zelf (denk ik) meer tot het Andrew Keen-kamp. Ik had het niet erg gevonden als hij daar veel explicieter en nadrukkelijker op ingegaan was, als was het alleen maar voor de discussie.

Tijdens de laatste parallelsessies ben ik gaan luisteren naar Peter van de Ruit. Hij legde uit hoe de gemeente Haarlem vanaf 2011 volledig digitaal gaat werken. Uitgangspunt is dat de ambtenaar bepaalt welke informatie deel uit maakt van een zaak en er dus ook zelf voor verantwoordelijk is dat deze informatie in het juiste ‘mapje’ geplaatst wordt. Het enige wat DIV daarna (en daarvoor) nog doet is: structuur aanbrengen in de mapjes en bewaartermijnen toekennen op zaakniveau.
Dit leverde onder de deelnemers niet alleen een semantische discussie op over wat digitaal werken is, maar riep vooral veel weerstand op. Van verschillende kanten werd geroepen dat ambtenaren dit niet zelf kunnen en/of willen doen, dat het archief dan wel heel erg vervuild wordt met irrelevante informatie, dat ambtenaren dan vast weer heel veel gaan printen, dat…, dat…

Hoe zei Christian het ook weer: Veranderen moet je willen kunnen.

En als hij dit niet zei (hij zei "Willen moet je ook maar kunnen"), dan had hij het moeten zeggen!
Want dit is de reden waarom ik me afvraag of de boodschap van met name Chris, Peter en mezelf wel is aangekomen bij de deelnemers. Ik ben bang dat een groot deel van de aanwezigen niet in staat is om de oude SOD-regels over hoe een papieren dossier gevormd en geschoond moet worden, los te laten. Zoals iemand tegen me zei: “Dit hoorde ik zeven jaar geleden al, en ik ben zo bang dat ik het over zeven jaar nog altijd hoor.”

Het kan niet genoeg benadrukt worden:

De wereld verandert en mee veranderen is geen keuze, maar een kwestie van moeten!

O ja, voor de liefhebber: hier staan alle tweets over het seminar.