Gisteren nam Frans Scholten "feestelijk afscheid" als provinciaal archiefinspecteur van Gelderland. Daarbij hield Max Beekhuis van Doxis een presentatie over de "Nulmeting Archieven 2011"
De nulmeting geeft inzicht in de stand van zaken rondom de archiefzorg en [het] -beheer in de provincie.Het ging dus vooral over interbestuurlijk toezicht, vertrouwen en KPI's. Allemaal heel interessant hoor, maar het meest interessante van de presentatie van Max was toch wel het filmpje waar hij mee begon en dat hierboven staat. (Met dank aan Max, dat ik het op Youtube kon zetten...)
Het is een passage uit een Tweede Kamer-debat die enkel over metadata gaat!
De kamer praat over het Srebrenica-rapport van het NIOD, nadat Wim Kok naar aanleiding daarvan het ontslag van het kabinet al eerder heeft ingediend bij de koningin.
In deze passage gaat het om twee schijnbaar tegenstrijdige "feiten":
1. De minister was WEL geïnformeerd.
2. De minister was NIET op de hoogte.
Zoals je De Grave, die ten tijde van het debat minister van Defensie was, hierboven hoort zeggen en hier kunt nalezen:
Ik denk dat het allebei waar is. De minister werd geïnformeerd, want er is een aantekening naar hem gestuurd. Ik heb geen aanleiding om het tegendeel aan te nemen, omdat zowel de staatssecretaris van Defensie, als de chef defensiestaf, als de plaatsvervangende chef defensiestaf die aantekening hebben ontvangen; dat bleek ook uit de parafen. Tegelijk heb ik in het archief niet de aantekening aangetroffen met de paraaf van de toenmalige minister van Defensie Voorhoeve.Dit debatje is vooral interessant, omdat het weer aantoont dat het "parafencircuit" dat voorheen op analoge documenten zelf werd bijgehouden, een functie heeft. Ik citeer voor het gemak Eric Burger maar weer, die hier eerder dit jaar het volgende over schreef:
It is the metadata, stupid!Hou bovenstaand debat dus in je achterhoofd als het gaat over het belang van behandelroutes en parafen. Die metadata kunnen cruciaal zijn en moeten "onlosmakelijk" verbonden blijven met en even lang bewaard worden als de documenten waar het om gaat.
Als we deze prachtige en rijke bronnen vertalen naar de archiveringssystemen van heden ten dage, dan zouden we toch zeker de informatie die verbonden is met de routering van een zaak of document, zorgvuldig bij het dossier willen bewaren. Dat die informatie tegenwoordig niet op het document aangebracht of aan het document is gehecht als parafenvel, doet niet ter zake. Data van workflow en transactie èn metadata over onder meer versie, behandelaar en archivering maken nog steeds deel uit van het te archiveren object. Dat de gegevens tegenwoordig in gescheiden formaten en mogelijk in gescheiden systemen zijn ondergebracht is daarbij geen argument om samen te behouden wat samen inzicht geeft in een nabije en verre toekomst.
Gerelateerd
Gelezen: John Newman - Oswald and the CIA
Een nieuw avontuur van DigiMan
Een bouwvergunning vervangen
150 dozen met e-mails?
RMA, SOA en MoReq2010
Gebeurtenissen in MoReq2010
Interne e-mail is geen archief
Je doet het voorkomen alsof het "parafencircuit" verleden tijd is. Helaas, is bij vele overheidsorganisaties nog harde realiteit.
BeantwoordenVerwijderenEen nota moet naar het bestuur. Nota maken in een tekstverwerkingsprogramma (digitaal) en daarna een volledig analoog proces: printen en "parafen" halen. Geheel volgens de seriële methode: één voor éen. Ik heb de "route" van een doorsnee-nota eens doorgenomen en de parafen geteld: financiële toets (1), juridische toets (2) afdelingshoofd (3), medeparaaf afd. X (4), medeparaaf afd. Y (5), medeparaaf financiële afdeling (6) directeur (7) en portefeuillehouder (8). Dit is de bureaucratie in optima forma!
Ik noem het de afschuif- en indekmethode. Niemand durft verantwoordelijkheid te nemen dus als we nou maar zoveel mogelijk medewerkers ernaar laten kijken, dan nemen we gezamenlijke verantwoordelijkheid. Lekker veilig en bureaucratisch.
Het maakt niet uit hoe je het noemt of hoe je het doet. Zowel analoog als digitaal heeft de "afschuif- en indekmethode" een functie en moeten de gegevens dus vastgelegd en bewaard blijven. Punt is dat men zich er bij de invoering van digitale routering niet van bewust is dat die metadata cruciaal zijn en dus even lang bewaard moeten blijven als en altijd gerelateerd moeten kunnen worden aan, de eigenlijke archiefstukken.
BeantwoordenVerwijderenParafencircuit ("afschuif- en indekmethode") heeft in huidige, hybride, situatie geen enkele functie want wordt niet expliciet vastgelegd. Bij aanmaken van nota gebruikt men slabloon in Word, waarin wordt aangegeven welke parafen nodig zijn. Als medewerker klaar is met digitale nota, wordt deze geprint en start proces van fysieke parafen halen.
BeantwoordenVerwijderenHet digitale sjabloon én de inhoud van de digitale nota wordt op geen enkele manier met elkaar gerelateerd, noch in DMS noch in welk ander systeem dan ook. Digitale nota slaat medewerker op eigen (stukje) netwerkschijf op. En dus geen opslag in DMS. In DMS wordt behandelaar nota vastgelegd, tezamen met vele andere metadata. Nadat papieren archiefstuk door bestuur is behandeld, wordt uitkomst vastgelegd in DMS. NB. De parafen worden hierbij niet vastgelegd want hebben slechts een formele functie voor de papieren situatie...Men gaat nog dit jaar starten met invoering van een nieuw zaaksysteem, de digitale routering is dan een extra punt van aandacht
Niet alleen de parafen, digitaal of op papier (even niet analoog want niet alle analoog is papier) zijn van belang. De hele poststroom vind ik van belang om te kunnen beoordelen wie welke informatie op welk moment in heeft kunnen/moeten zien. Daarbij gaat het niet alleen om informatie die voor bewaring (en dus overbrenging) geselecteerd is/wordt, maar wat mij betreft ook om díe informatie die op enig moment vernietigd is/wordt. Conclusie is dus wat mij betreft dat (en ik blijf even van het papier) in ieder geval de agenda's (http://archiefwiki.org/wiki/Agenda en dan agenda ANV II) bewaard zouden moeten blijven. In de praktijk blijkt nu dat deze agenda's vaak worden vernietigd. Bij het rijk op grond van handeling 109 van de selectielijsten Overheidsinformatievoorziening, bij gemeenten (hoor ik zo af en toe) op grond van hoofdstuk 2 categorie 10 hulpadministraties (waarom zijn de categoriën in die lijst nou niet gewoon doorgenummerd!). Overigens vermoed ik dat het wel de bedoeling is dat gemeenten dergelijke bescheiden bewaren op grond van categorie 11, maar die categorie geeft toch ook wel ruimte voor vernietiging.
BeantwoordenVerwijderenTja, ik ga geen oordeel vellen over het werkterrein van mijn collega's ;-)
BeantwoordenVerwijderenBij de gemeente vallen die agenda's zeker onder categorie 11 en niet onder 10.
BeantwoordenVerwijderenDe bewaartermijn is hierbij inderdaad een beetje problematisch, niet zozeer omdat er ruimte voor vernietiging, maar omdat de gegevens formeel langer bewaard moeten worden dan de op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Althans, hoe ik "7 jaar na het vervallen van het belang" uitleg, is dat je de bescheiden moet bewaren tot zeven jaar nadat de bescheiden waar ze over gaan, vernietigd zijn. Met andere woorden: je hebt zeven jaar lang bescheiden (metadata?) die gaan over bescheiden die je al niet meer hebt.
Ik zou denken dat je de "documenting documents" niet meer nodig hebt als je de documents niet meer hebt (en dat je ze zolang als de documents er wel zijn, moet bewaren). Of is dit te simpel en zijn er redenen om de "documenting documents" ook na vernietiging van de documents te bewaren?
Wat ik daarnaast nog lastig vind is wat je moet doen als deze beheergegevens functioneel deel uitmaken van het document zelf. Denk aan het theoretische voorbeeld (dat ongetwijfeld al ergens door de praktijk is ingehaald) van een CMS dat een aanvraag/bezwaarschrift/etc. direct inboekt in het DMS en gelijk de afzender aangeeft als metadatum, of de ingevoerde tekst direct in een veld invult. Of een behandelaar gaat met een 'zaak' (of hoe je het beestje ook wilt noemen) aan de slag op basis van de metadata en hoeft het document zelf niet te zien. Heb je het dan nog over documenting documents... of zijn de metadata dan het document zelf?
BeantwoordenVerwijderenEigenlijk maakt dat om twee redenen niets uit.
BeantwoordenVerwijderen1. Archiefstuk en metadata zijn één.
2. Als het een B-zaak is, moet je alles bewaren, als het een V-zaak is, moet je alles na verloop van tijd weggooien.
Of versimpel ik nu te zeer?