Gisteren nam Frans Scholten "feestelijk afscheid" als provinciaal archiefinspecteur van Gelderland. Daarbij hield Max Beekhuis van Doxis een presentatie over de "Nulmeting Archieven 2011"
De nulmeting geeft inzicht in de stand van zaken rondom de archiefzorg en [het] -beheer in de provincie.Het ging dus vooral over interbestuurlijk toezicht, vertrouwen en KPI's. Allemaal heel interessant hoor, maar het meest interessante van de presentatie van Max was toch wel het filmpje waar hij mee begon en dat hierboven staat. (Met dank aan Max, dat ik het op Youtube kon zetten...)
Het is een passage uit een Tweede Kamer-debat die enkel over metadata gaat!
De kamer praat over het Srebrenica-rapport van het NIOD, nadat Wim Kok naar aanleiding daarvan het ontslag van het kabinet al eerder heeft ingediend bij de koningin.
In deze passage gaat het om twee schijnbaar tegenstrijdige "feiten":
1. De minister was WEL geïnformeerd.
2. De minister was NIET op de hoogte.
Zoals je De Grave, die ten tijde van het debat minister van Defensie was, hierboven hoort zeggen en hier kunt nalezen:
Ik denk dat het allebei waar is. De minister werd geïnformeerd, want er is een aantekening naar hem gestuurd. Ik heb geen aanleiding om het tegendeel aan te nemen, omdat zowel de staatssecretaris van Defensie, als de chef defensiestaf, als de plaatsvervangende chef defensiestaf die aantekening hebben ontvangen; dat bleek ook uit de parafen. Tegelijk heb ik in het archief niet de aantekening aangetroffen met de paraaf van de toenmalige minister van Defensie Voorhoeve.Dit debatje is vooral interessant, omdat het weer aantoont dat het "parafencircuit" dat voorheen op analoge documenten zelf werd bijgehouden, een functie heeft. Ik citeer voor het gemak Eric Burger maar weer, die hier eerder dit jaar het volgende over schreef:
It is the metadata, stupid!Hou bovenstaand debat dus in je achterhoofd als het gaat over het belang van behandelroutes en parafen. Die metadata kunnen cruciaal zijn en moeten "onlosmakelijk" verbonden blijven met en even lang bewaard worden als de documenten waar het om gaat.
Als we deze prachtige en rijke bronnen vertalen naar de archiveringssystemen van heden ten dage, dan zouden we toch zeker de informatie die verbonden is met de routering van een zaak of document, zorgvuldig bij het dossier willen bewaren. Dat die informatie tegenwoordig niet op het document aangebracht of aan het document is gehecht als parafenvel, doet niet ter zake. Data van workflow en transactie èn metadata over onder meer versie, behandelaar en archivering maken nog steeds deel uit van het te archiveren object. Dat de gegevens tegenwoordig in gescheiden formaten en mogelijk in gescheiden systemen zijn ondergebracht is daarbij geen argument om samen te behouden wat samen inzicht geeft in een nabije en verre toekomst.
Gerelateerd
Gelezen: John Newman - Oswald and the CIA
Een nieuw avontuur van DigiMan
Een bouwvergunning vervangen
150 dozen met e-mails?
RMA, SOA en MoReq2010
Gebeurtenissen in MoReq2010
Interne e-mail is geen archief