Een niet kapot te krijgen, maar onbegrijpelijke satelliet

In 1978 lanceerden NASA en ESA de International Sun-Earth Explorer-3 (ISEE-3) om onderzoek te doen naar de relatie tussen het magnetisch veld van de Aarde en de zonnewind. In 1983 kreeg het ding een nieuwe opdracht (en een nieuwe naam ICE): onderzoek de kometen Giacobini-Zinner en Halley. Daarna, ergens rond 1998, besloot NASA de sateliet af te danken en uit te schakelen.
In 2008 ontdekte NASA dat de sateliet nog altijd "actief" was en dat waarschijnlijk 12 van de 13 instrumenten aan boord nog gewoon functioneerden. Daarop overwoog NASA om de satelliet nog maar een keer een nieuwe onderzoeksopdracht te geven, maar al snel bleek dit niet mogelijk:

Several months of digging through old technical documents has led a group of NASA engineers to believe they will indeed be able to understand the stream of data coming from the spacecraft. NASA’s Deep Space Network (DSN) can listen to the spacecraft, a test in 2008 proved that it was possible to pick up the transmitter carrier signal, but can we speak to the spacecraft? Can we tell the spacecraft to turn back on its thrusters and science instruments after decades of silence and perform the intricate ballet needed to send it back to where it can again monitor the Sun? The answer to that question appears to be no.

Om met de sateliet te kunnen communiceren is het Deep Space Network noodzakelijk, maar

The transmitters of the Deep Space Network, the hardware to send signals out to the fleet of NASA spacecraft in deep space, no longer includes the equipment needed to talk to ISEE-3. These old-fashioned transmitters were removed in 1999. Could new transmitters be built? Yes, but it would be at a price no one is willing to spend. And we need to use the DSN because no other network of antennas in the US has the sensitivity to detect and transmit signals to the spacecraft at such a distance.

Jammerrrr...

Via Long Now

Gerelateerd
Je GSM heeft meer rekenkracht dan de NASA in 1969
De opkomst van de aarde (ED3-blog)

Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing

Destruction of Confidential and Secret Papers For the Admiralty during the Second World War

Een van de redenen om een duplicaat van de bevolkingsadministratie te maken en de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand in veiligheid te brengen, was dat bij een nieuwe bezetting beide bestanden "probleemloos" konden worden vernietigd. Interessant is dat de commissie Janssen in 1949 in eerste instantie besloot dat bij een vijandelijke inval "niet zou worden overgegaan tot vernietiging van de Bevolkingsboekhouding en van de Registers van de Burgerlijke Stand."
Anderhalf jaar later, in oktober 1950, ziet de commissie zich genoodzaakt, min of meer onder druk van leden van het voormalige verzet, dat standpunt te herzien:

In de loop van haar werkzaamheden is de Commissie evenwel gebleken, dat ten aanzien van dit punt zeer uitgesproken opvattingen bestonden, in het bijzonder in kringen van het voormalig verzet en voorts dat met name onder ambtenaren van de bevolkingsboekhouding, die in dat verzet een vaak belangrijke rol gespeeld hadden, de sterke overtuiging leefde, dat in tact laten van de bevolkingsadministratie onder dergelijke omstandigheden te enen male onverantwoord was.

Naar aanleiding daarvan heeft de commissie toen aan Graafland - het Hoofd der Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters - advies gevraagd en haar standpunt herzien. De eerste overweging daarbij was eigenlijk niet eens gebaseerd op het nut van het onbruikbaar maken van de bevolkingsadministratie. De "psychologische factoren" in de kringen van het voormalige verzet wogen zo zwaar dat het besluit om niet tot vernietiging over te gaan of moest worden herzien, of zeer grondig moest worden gemotiveerd. De commissie koos voor het eerste en stemde in met het voorstel van Graafland. In grote lijnen kwam dit plan neer op

het verzamelen van op één centraal punt, en copiëren, deels fotocopiëren van die delen der bevolkingsadministratie, die ten behoeve van de toekomstige reconstructie behouden moeten blijven. Het betreft hier het "archiefregister" en het z.g. "oude-archief". Aangezien het hier ten dele "levende" administraties betreft, zullen op het centrale punt een aantal ambtenaren aan het bijhouden daarvan moeten werken.
De copieën daarvan worden opgelegd in het buitenland.
Bij vijandelijke bezetting heeft totale vernietiging plaats en wel:
centraal, voor wat betreft het "oude archief"
plaatselijk, voor wat betreft de overige delen der bevolkingsadministratie, te weten het persoonsregisteren [sic], het woningregister en het archiefregister. Voor een toekomstige reconstructie zijn deze laatste niet nodig.

Graafland had zelfs al uitgewerkt dat het mogelijk zou moeten zijn om de 20.000.000 reproducties met 12 kopieerapparaten in 20 maanden te maken. Dit zou dan eenmalig 6.000.000 gulden kosten, met daarna een jaarlijkse kostenpost van Fl.100.000,-,
Tegelijkertijd plaatst Graafland hierbij een belangrijke kanttekening: voor het beste effect moesten vergelijkbare maatregelen genomen voor een dozijn andere administraties:

1. de registers van de Burgerlijke Stand;
2. de Kerkelijke bevolkingsregisters;
3. de belastingadministratie;
4. de dienstplichtregisters
5. de registers van de zogenaamde A- en B-kaarten
6. de registers der plaatselijke belastingen
7. de registers der radio- en televisievergunningen;
8. de Telefoonadministratie- en de telefoongidsen;
9. de administratie der Post- Cheque- en Girodienst en de gidsen
10. de administratie der sociale verzekeringen o.a.
    de Rijksverzekeringsbank
    de Raden van Arbeid
    de Pensioenfondsen (Rijks- en particuliere)
    de Ziekenfondsen
11. de administratie van het Rijksarbeidsbureau
    en vele andere administraties.

Maar, zegt de commissie, het is niet alleen technisch onmogelijk om dit te realiseren, het zal administratief ook wel onaanvaardbaar blijken. En waarschijnlijk is vernietiging van alleen de bevolkingsadministratie ook al ingrijpend genoeg.
Uiteindelijk leidde dit rapport ertoe dat in 1952 alle gemeenten het archiefregister van het bevolkingsregisters lieten kopiëren.

Een van de conclusies die je zou kunnen trekken uit het boek van Mark Traa, is niet alleen dat de plannen die de Nederlandse regering na de oorlog maakte niet of nauwelijks uitvoerbaar waren. Traa suggereert ook - tussen de regels door - dat ambtenaren en bestuurders dat niet inzagen.
Wat ik in dit geval opvallend vind, is dat verschillende ambtenaren expliciet twijfelen aan de mogelijkheid om de bevolkingsregisters tijdig te vernietigen. In november 1950 twijfelde Graafland in een memo aan de SG  van - ik denk - Algemene Zaken of Justitie aan het besluit van de ministerraad om de bevolkingsregisters te vernietigen bij een vijandelijke inval.

Naar mijn vaste overtuiging zal het niet mogelijk zijn alle registers tijdig te vernietigen. Wanneer een aanvaller inderdaad zoals waarschijnlijk wordt geacht, bliksemsnel zal toeslaan, zullen degenen, die belast zijn met het beheer der bevolkingsregisters niet in de gelegenheid zijn zowel de "lopende" als de "oude" delen van die registers aan de greep van de overweldiger te onttrekken.; de te vernietigen hoeveelheden papier en carton zijn daarvoor te groot en de brandbaarheid van het dicht opeengepakt materiaal is daarvoor te gering. Zelfs in gemeenten van 5.000 zielen zal totale destructie veelal onmogelijk blijken.

En in maart 1953, als de reproductie van het archiefregisters grotendeels voltooid is, schrijft de "hoofdambtenaar ter beschikking van de SG van Justitie" Mr. Van West de Veer over de problemen met de voorgenomen vernietiging van persoonsgegevens.

Van groot belang voor het bepalen van hetgeen vernietigd moet worden, is de capaciteit van de vernietigingsmethodes.
Deze capaciteit is thans helaas nogal beperkt. Men heeft ovens en papiersnijders, doch met geen van beide middelen kan men eraan denken om in een dag enigszins omvangrijke dossier-verzamelingen aan te kunnen. Men zal zich met de thans voorliggende destructie-methodes moeten beperken tot kaartsystemen (om de vindplaatsen in de dossierverzameling moeilijker bereikbaar te maken) en tot zeer beperkte dossier-verzamelingen.
[...]
Zolang echter de vernietiging nog gedetermineerd wordt door de thans beschikbare beperkte destructiemiddelen, moet - zoals gezegd - het hier te geven voorstel ook blijven binnen het kader van vernietiging van niet omvangrijke kaartsystemen en zeer beperkte dossier-verzamelingen.

De Secretaris-Generaal was het blijkbaar niet eens met deze constatering:

In Nederland is het gelukkig nooit nodig geweest om archieven op een dergelijke grote schaal te vernietigen, maar de gebeurtenissen in Oost-Duitsland aan het eind van 1989, laten zien dat de bedenkingen van Graafland en Van West de Veer reëel waren:

Toen eind 1989 bleek dat het DDR-regime binnen afzienbare tijd zou bezwijken, begon men bij de DDR-Staatssicherheit (Stasi) heimelijk het omvangrijke archief te vernietigen. Hiervoor werden speciale "vochtschredders" of Kollermaschine gebruikt, die de papieren verscheurden en daarna met water vermengden om een onreconstrueerbare papierpulp te maken.
Al snel bleek dat de capaciteit van de beschikbare Kollermaschine niet voldoende was om alle dossiers te vernietigen:

Die Stasi-Mitarbeiter begannen deshalb, Dokumente in großer Zahl per Hand zu zerreißen, um die Schnipsel anschließend in Garagen und Höfen mit Wasser zu übergießen und zu einem Papierbrei zu verstampfen oder in Papiermühlen abfahren zu lassen. Daneben wurden Akten in gewöhnlichen Reißwolfanlagen geschreddert oder in Heizöfen oder auf Müllhalden verbrannt.

Toen de Oost-Duitse burgers in de gaten kregen dat de Stasi alle bewijzen van zijn verleden aan het vernietigen was, werden de Stasi-kantoren bestormd en bezet:

Die aufgebrachten Bürger stoppten das Vernichtungswerk, so dass noch tausende Säcke mit vorvernichteten, also zerrissenen, aber noch nicht endgültig beseitigten Materialien gerettet wurden. Als Erbe der Friedlichen Revolution verblieben so über 15.000 Säcke zerrissener Materialien in der Obhut der Stasi-Unterlagen-Behörde.

Het verbazingwekkende aan de notitie van Van West de Veer is echter dat er na de constatering dat het praktisch onmogelijk is om veel te vernietigen in korte tijd, een tien-pagina's lange opsomming volgt van nog 24 categorieën gevoelige informatie die het Ministerie van Justitie in beheer had. Hij besluit dan ook met de opmerking dat een dergelijke grootschalige operatie alleen inderdepartementaal kan worden opgelost.
Dat laatste bleek echter op dat moment niet opportuun. Begin 1954 liet Secretaris-Generaal Josephus Jitta zijn "hoofdambtenaar ter beschikking" weten dat de voorstellen uit de memo op grote tegenstand in de ministerraad zouden stuiten en dat hij het onderwerp liet rusten.
Josephus Jitta had namelijk contact gehad met Graafland en wat bleek:

De heer Graafland herinnert er aan, dat de maatregelen met betrekking tot de bevolkingsadministratie eerst na lange weerstand door de Ministerraad aanvaard zijn. Het motief, dat in deze de doorslag gegeven heeft is niet gelegen in de argumenten, waarop het destijds gedane voorstel steunde, maar hoofdzakelijk in de werkgelegenheid, die daarmede voor een aantal werkeloze kantoorbedienden kon worden geschapen.

De hele kopieer-operatie van 1952 was eigenlijk een vorm van werkverschaffing geweest!

Gerelateerd
Eerdere blogs over schaduwarchieven
De Knipselmachine

Bronnen
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647

Plaatje
Beadell S J (Lt), Royal Navy official photographer [Public domain], via Wikimedia Commons

Het is Harry

Interessant verhaal op de NRC-site gisteren.
De foto hierboven is - uiteraard - reclame voor de NationaleNotaris, een soort low-budget notarisketen en hij hangt blijkbaar in Amsterdam in abri's. Maar de foto is niet zomaar een foto. Hij is gemaakt door Merlin Daleman en in de kist ligt Harry Mulisch. Het pijnlijke is dat de nabestaanden van Mulisch niet wisten dat deze foto gebruikt zou worden in een grootschalige reclame-campagne en dus onverwacht met deze foto geconfronteerd werden.
De weduwe zegt in de NRC:

“Ik ben dadelijk van mijn fiets gestapt om te kijken. Het was echt Harry. Voor ieder ander is het een gewone foto, maar ons viel het rauw op het dak. Het was alsof Harry met kist en al was opgestaan.”

Uit de reconstructie van de krant blijkt eigenlijk dat er nergens echt regels zijn overtreden: de fotograaf heeft toestemming gegeven en is betaald, het reclamebureau heeft gezegd dat het om een reclame ging, al had de fotograaf niet precies in de gaten dat notarissen tegenwoordig commerciële "bedrijven" zijn:

“Ik hoorde iets van ‘nationale notaris’ en een ‘campagne’ dus ik dacht dat is een voorlichtingscampagne van een ombudsman-achtige instantie. Dat zou betekenen dat zo’n beeld niet uit de context wordt gehaald. En op zich hebben ze dat natuurlijk ook niet gedaan. Je kan je natuurlijk ook afvragen hoe privé het was, het was een nieuwsgebeurtenis die live op tv was. Er stonden drie fotografen naast me die dezelfde beelden hebben gemaakt. Het was geen afgeschermde begrafenis. Maar goed, het blijft een commercieel bedrijf, als Coca Cola mij gebeld had, was ik er ook niet mee akkoord gegaan.”

De nabestaanden van Mulisch zijn nog aan het bedenken of ze willen dat de posters verwijderd worden. Maar, zoals iemand onder het artikel schreef, ik denk ook dat Mulisch het wel een mooie situatie vond.

(In het hele artikel gaat het niet over de privacy van de overledene en toch moest ik daar steeds aan denken.)

Gerelateerd
Geen obductie ivm privacy na de dood
De privacy van een dood zestienjarig meisje
De privacy van de doden #archivecamp
Privacy na de dood
Persoonlijke levenssfeer van overledenen

Vandaag geen schaduwarchieven

Dit weekend vier ik mijn verjaardag in de buurt van deze grenspaal.

Plaatje: Paal 21 van Poldi

1MB = 1024 blogs (en ik ben 40)

Dit is het 1024e bericht op dit weblog en ik word vandaag 40.
Tijd voor een feestje dus.
(Kleine kanttekening, 3 van de 1024 berichten zijn geschreven door Joost, maar dat mag de pret niet drukken.)

Gerelateerd
12 februari 1974
Feestmaal
+1
Zesendertig
En dat is honderd

Plaatje: 1000 van xkcd

"Paperwork explosion"

Jim Henson werd in 1967 ingehuurd door IBM om dit prachtige reclamefilmpje te maken voor de MT/ST. Dit was een typemachine (Selectric Typewriter, ST) waarmee je tekst op een magnetische tape (MT) kon opslaan. Het was het eerste systeem dat als "word processor" aan de man werd gebracht.
Daniel Eisenberg schrijft in de Encyclopedia of Library and Information Science:

As typing took place, keystrokes were recorded on 16mm magnetic tape, using a head moved by solenoid and spring across the tape, one character per pass. The backspace key on the keyboard backed the tape up so the character could be overwritten with a new one. 100' cassettes of tape held approximately 25K of data. A 7-bit data set was used, providing different codes for upper and lower case letters, and an increased set of control codes. In a technique borrowed from mainframe computers, the operator could mark the tape with electronic divider codes, called “Search Codes.” While the concept of named files was still in the future, the machine counted the number of Search Codes on the tape and could thus search for a file.
In a crude way it could thus assemble standard chunks of text into a composite output document.’

Uiteindelijk werd de MT/ST in de jaren zeventig ingehaald door systemen met floppy disks.

Gerelateerd
40 jaar geleden bedacht: de Xerox Alto
Vrouwen, computers en het wonder van Amsterdam
Digital Dark Age

Schaduwarchieven: twee commissies

In de dossiers en karige literatuur over de schaduwarchieven op Curaçao spelen twee commissies een cruciale rol: de "Commissie Jansen" en de "Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding". Nu wat achtergrondinformatie over de twee commissies, later zal ik uitgebreider citeren uit enkele relevante dossiers van de commissies.

Commissie Jansen, 1948 - 1958
De geheime Commissie Jansen werd in september 1948 in het leven geroepen door de op dat moment net aangetreden minister-president Drees. De commissie kreeg als opdracht om te onderzoeken welke voorbereidingen de Nederlandse regering moest treffen voor het geval het land weer bezet werd. Als voorzitter werd Mr. C.L.W. Fock benoemd, die aan het eind van de Tweede Wereldoorlog in Londen hoofd van het Bureau Inlichtingen was.
De commissie had maar negentien dagen nodig om te constateren dat de toekomstige bezetter waarschijnlijk de Sovjet-Unie of een van zijn bondgenoten zou zijn en dat Nederland binnen een paar uur na het begin van "de vijandelijkheden" volledig onder de voet zou zijn gelopen. Op basis daarvan onderscheidde de commissie drie vraagstukken:

• vorming van een regering in ballingschap en verzekering van het Nederlandse volksbestaan na de oorlog
• noodrechtvoorzieningen en uitvoeringsmaatregelen voor de korte tijd tussen het begin van vijandelijkheden en de bezetting
• voorzieningen voor de bezettingstijd

Voordat de commissie zich kon gaan bezighouden met de uitwerking van deze vraagstukken, vond ze dat de regering antwoord moest geven op vier vragen:

1. moet de regering in haar geheel uitwijken naar het buitenland
2. welke richting moet er aan het verzet gegeven worden
3. hoe moet tegen communisten worden opgetreden
4. hoever moet worden gegaan in de afbraak van de maatschappelijke organisatie

Uiteindelijk stelde de commissie, dan onder voorzitterschap van de secretaris van de Ministerraad M.J. Prinsen, in december 1949 een overzicht op van voorbereidingen die de commissie zelf zou organiseren en welke maatregelen door de ministeries (Justitie, Binnenlandse Zaken, Economische Zaken, Landbouw Visserij en Voedselvoorziening, Financiën, Marine, Onderwijs Kunsten en Wetenschappen, Oorlog, Sociale Zaken en Verkeer en Waterstaat) zouden moeten worden voorbereid. De commissie zag voor zichzelf de volgende klussen weggelegd:

• de lijst van te evacueren personen
• de proclamatie tot de bevolking
• de richtlijnen voor belangrijke personen, in het bijzonder ambtenaren, in bezet gebied
• de voorbereiding van een vernietigingsplan
• de supervisie over de vorming van schaduwarchieven in het buitenland
• de machtigingswet voor de minister-president voor zeer bijzondere omstandigheden
• de opstelling van een Koninklijk Besluit tot wijziging van de bestaande departementale indeling
• het toezicht op maatregelen tegen potentiële landverraders

Opvallend hierbij is trouwens dat de commissie pas in september 1948 werd opgericht en eind 1949 met zijn voorstellen kwam, terwijl de Minister van Oorlog al op 7 april 1948 zijn collega-ministers opriep om essentiële gegevens te dupliceren.
Op basis van de voorstellen van de commissie Jansen werden nog verschillende andere commissies ingesteld. De Commissie Nationale Coördinatie Vordering moest de spreiding van het regeringsapparaat voorbereiden, de voorbereiding van de voorlichting in oorlogstijd was de eerst taak van de
Oorlogsvoorlichtingscommissie (OVC, 1951) en daarna van de Bijzondere Voorlichtingscommissie (BVC, 1951). En de Commissie Kan moest zorgen voor de richtlijnen voor ambtenaren in bezet gebied.

Halverwege de jaren vijftig wordt de commissie Jansen waarschijnlijk opgeheven omdat de Nederlandse regering uitging van een gedeeltelijke in plaats van een totale bezetting van Nederland. En, in 1952 was al een andere commissie met vergelijkbare taken opgericht: de Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding.

Het voor mij interessantste dossier uit het archief van de commissie Jansen is natuurlijk 11647 Vernietiging van registers van de Burgerlijke Stand, 1950-1954.

Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding

In november 1952 voerde Minister-President een besluit uit van de Algemene Verdedigingsraad, een onderraad van de Minsterraad, door de Commissie Algemene Verdedigingsvoorbereiding (CAV) in te stellen. 

De CAV kreeg tot taak een 'basisplan voor de Algemene Verdediging in de ruimste zin, in de civiele zowel als in de militaire sector' op te stellen, daarin reeds bestaande voorzieningen in te passen en onvoorziene aspecten af te dekken, de voorbereiding van deelplannen te coördineren, een behoeftenraming te maken en de internationale coördinatie over de Algemene Verdediging te verzorgen.

Voorzitter van de commissie werd mr. O.W.S. Josephus Jitta, die toen op het ministerie van Algemene Zaken werkte als secretaris van de Algemene Verdedigingsraad. De commissie beschouwde het als zijn taak om een verdedigingsplan te maken dat tenminste ook handelde over de "opbouw van het militaire apparaat, zowel strijdkrachten te velde als de territoriale verdediging; de verdediging van het civiele potentieel, actief in de vorm van territoriale verdediging, passief als burgerlijke verdediging in de ruimste zin; en het instellen van het civiele potentieel op de vereisten van een oorlogstoestand." Hierbij was het uitgangspunt dat een toekomstige oorlog zich vooral in Duitsland, of ten hoogste in het oosten van Nederland zou afspelen en de rest van Nederland gevrijwaard zou worden.
Uiteindelijk beperkte de commissie zich toch maar tot de civiele voorbereiding, omdat de militaire voorbereiding al door anderen werd voorbereid. Daartoe werd de commissie in 1955 uitgebreid met allerlei afdelingen: een Centrale Afdeling, voor de coördinatie, een Afdeling voor Sociale en Economische Defensie-aangelegenheden (SED), de Afdeling voor de Burgerlijke Verdediging (BV) en de Afdeling voor de Morele Weerbaarheid (MW). Tenslotte werd in in het geheim ook nog een Afdeling voor de Inwendige Veiligheid (IV) opgericht. Hoe productief die afdelingen geweest zijn, is niet heel helder. Van de afdelingen MW en IV is blijkbaar geen document overgeleverd.
In 1963 werden alle afdelingen weer opgeheven en werd de commissie weer gereduceerd tot een enkelvoudige commissie, met als belangrijkste taak de Algemene Verdedigingsraad gevraagd en ongevraagd te adviseren. In 1972 werd de commissie opgeheven.
De geschiedenis van het archief van de commissie is een beetje dubieus. H.H. Jongbloed schrijft in de inventaris:

Het archief, dat afkomstig blijkt van de voorzitter van de CAV, is in 1994 door de beheerder van het Semistatisch Archief van AZ afgezonderd uit de verzamelingen-Josephus Jitta en -Ringnalda, waarbij in het laatste geval sprake was van 'overgenomen' stukken uit de verzameling-Van Nispen. De bewerker merkte op dat het secretariaatsarchief van de CAV als geheel en de afdelingsarchieven, die uiteraard in het voorzittersarchief niet aanwezig zijn, vermoedelijk bij de ministeries van Binnenlandse Zaken of Defensie zouden moeten berusten.

Het interessantste dossier: 11869, Stukken betreffende de voorbereiding van maatregelen voor de vernietiging van registers van de Burgerlijke Stand en andere persoonsregistraties bij een vijandelijke bezetting. 1961-1962, 1969

Bronnen
De informatie en citaten uit dit stuk komen allemaal uit de inventaris van H.H. Jongbloed: Inventaris van de archieven van de Ministeries voor Algemeene Oorlogvoering van het Koninkrijk (AOK) en van Algemene Zaken (AZ): Kabinet van de Minister-President (KMP), (1924) 1942-1979 (1989) aangevulde versie 2010) Nationaal Archief, Den Haag (c) 2003 archiefinventaris:  2.03.01

Gerelateerd
Schaduwarchieven: de dubbelen keren terug in Nederland
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: "De Russen komen!" Een intermezzo
Schaduwarchieven: ponskaarten, microfilms en magneetbanden

Plaatje: Jansen en Janssen

Bewaren hoe het was...

De VNG publiceerde vorige week een interessant rapport met een nogal cryptische titel: Bewaren hoe het was, volgens de principes van hoe het wordt (pdf). Het is een systeemanalyse die Mark van Twist van de NSOB heeft opgesteld en die gaat dienen als onderbouwing bij de totstandkoming van de nieuwe gemeentelijke selectielijst. Zie deze blog van Pieter van Koetsveld voor een uitgebreide toelichting op de rol en functie van de systeemanalyse in de nieuwe selectiemethodiek.

In het rapport beschrijft Van Twist het gemeentelijk archiefbeheer vanuit vier bestuurskundige paradigma's: rechtmatig lokaal bestuur, presterend lokaal bestuur, vervlochten lokaal bestuur en participerend lokaal bestuur. Daarbij wil hij antwoord geven op de volgende twee onderzoeksvragen:
1.  Waar bevinden zich de relevante informatieknooppunten voor de gemeente?
2.  Wat voor soort informatie kan als essentieel worden aangemerkt voor bewaring?

Uiteindelijk leidt dit tot onderstaande matrix:
Er vallen allerlei kanttekeningen te plaatsen bij het rapport, zo zijn de passages over de fantastische archiveringsmogelijkheden van Flickr, Twitter en Facebook wel erg overdreven:

Flickr, Instagram, Twitter en alle andere vergelijkbare websites bieden de mogelijkheid om items in een beveiligde maar met de juiste kwalificaties goed toegankelijke Cloud te plaatsen. Vervolgens bieden ze gebruikers de mogelijkheid om hun items te taggen met “hashtags” (#) en “ats” (@), waarmee anderen (en zijzelf) de informatie eenvoudig kunnen vinden. Daarnaast bieden ze een zoeksysteem waarmee items eenvoudig en gebruiksvriendelijk – overigens via complexe en zeer waardevolle zoeklijnen – gevonden worden en overzichtelijk gepresenteerd worden.

Maar hierbij gaat het ook meer om een poging om de "ouderwetse" kijk op de rol van de gemeente en de rol van archivering en archiefbeheer daar bij te "verstoren", dan om een reële toekomstschets.
Een citaat heb ik trouwens heel dik onderstreept:

Digitalisering is van grote invloed bij de uitvoering van de werkprocessen. In toenemende mate zijn agenda's digitaal geworden en wordt er via de e-mail gecorrespondeerd over het al dan niet nemen van besluiten. Om verantwoording te kunnen afleggen over de wijze waarop besluiten zijn genomen, kan het daarom van belang zijn om bij het archiefbeheer rekening te houden met de bewaring van e-mails en digitale agenda's.

Het hele rapport is ook nog samengevat in een prezi, maar die is een beetje saai en ouderwets. Dan kun je beter het hele rapport lezen, want de beschrijving van die vier paradigma's is heel verhelderend.

Gerelateerd
Nieuwe selectieaanpak? #KVAN11
Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst
De Raad voor Cultuur oordeelt (2/2)
Over het archiveren van agenda's

40 uur taakstraf voor 't kwijtmaken van 1.800 documenten

One whole section of the National Personnel Records Center in Spanish Lake contains the records of the Office of the Judge Advocate General, General Courts Martial from 1812-1938. This photo was taken on Friday, Nov. 2, 2012. Photo by J.B. Forbes, jforbes@post-dispatch.com

Vorige week is in St. Louis County in de VS een 28-jarige man veroordeeld tot een werkstraf van 40 uur voor het "kwijt maken" van 850 van de 1.200 documenten die hij moest opbergen. De man werkte bij het National Personnel Records Center in St. Louis. In deze dependance van het NARA worden ongeveer 100 miljoen individuele dossiers bewaard. Daarvan is meer dan de helft van veteranen.
De St Louis Post-Dispatch schreef:

One of the ex-employees, Lonnie Halkmon, 28, was sentenced Thursday to two years of probation and ordered to perform 40 hours of community service. The other, Stanley Engram, 21, is scheduled to be sentenced Feb. 7. Both pleaded guilty of destruction of government records. Federal guidelines call for a sentence from probation to six months behind bars.
Court documents show that the files in the woods were traced to Engram, who admitted disposing of them, “abandoning” others in the center and throwing some away at home. In all, he admitted destroying or deliberately misfiling more than 1,000 records.
[...]
Halkmon’s plea says the center audited records handled by 41 employees in 2011-12 and found that of more than 1,200 records assigned to him, 850 were missing. Most workers had an error rate of 3 percent, although five other employees had disproportionately high figures, according to a court document.

Een van de mogelijke oorzaken van de overtredingen die in het artikel genoemd worden, is dat de medewerkers betaald werden voor ieder dossier dat ze behandelden.

Overigens kun je in Nederland als ambtenaar ook bestraft worden als je archiefstukken kwijt maakt:

Wetboek van Strafrecht – Boek 2
Titel XXVIII. Ambtsmisdrijven
Artikel 361
1. De ambtenaar of een ander met enige openbare dienst voortdurend of tijdelijk belast persoon, die opzettelijk zaken bestemd om voor de bevoegde macht tot overtuiging of bewijs te dienen, akten, bescheiden of registers, welke hij in zijn bediening onder zich heeft verduistert, vernielt, beschadigt of onbruikbaar maakt, of toelaat dat zij door een ander worden weggemaakt, vernield, beschadigd of onbruikbaar gemaakt, of die ander daarbij als medeplichtige ter zijde staat, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren en zes maanden of geldboete van de vijfde categorie.

Schaduwarchieven: ponskaarten, microfilms en magneetbanden

Ponskaart van Alex van Koten

In de brief waarin minister-president Drees zijn ambtsgenoten duidelijk maakt dat ze moeten mee werken aan de vorming van schaduwarchieven met "alle gegevens die voor de totale oorlogvoering" van belang kunnen zijn, beschrijft hij ook aan welke soort informatie hierbij gedacht wordt. Ik citeerde het lijstje al eerder:

minstens die gegevens in veiligheid moeten worden gebracht, die nodig zijn om:

1. het een uitgeweken regering mogelijk te maken ongestoord te blijven functioneren;
2. te kunnen voldoen aan de behoefte aan gegevens van de regering en de Commandanten der Strijdkrachten, waar deze zich ook bevinden;
3. de mogelijkheid te scheppen om reeds in de vreemde de grondslag te leggen voor de reconstructie van het aanvankelijk prijsgegeven grondgebied van het Rijk in Europa.

Hieronder werden vanaf 1952 ook de dubbelen van de Burgerlijke Stand en de duplicaten van het archiefregister van het Bevolkingsregister gerekend.
Maar daarnaast hield de Marine sinds 1947 ook een schaduwarchief bij dat ervoor moest zorgen dat het administratieve apparaat van de Marine "mobiel" was. Daarbij ging het dus om gegevens die direct beschikbaar zouden moeten zijn bij calamiteiten. Maar er waren wat problemen met dit Marine-archief.
Zo kun je vragen stellen bij de waarde van Marine-informatie die tussen 1950 en 1956 naar de Antillen werd gestuurd.
Van de afdeling Juridische Zaken werden alle contracten die door de Minister werden afgesloten naar de centrale secretarie gestuurd om te laten kopiëren. Het ging hierbij in totaal in die zeven jaar om 807 contracten die naar Curaçao zijn gestuurd.
Van de Hoofdafdeling Materieel waren na 1953 geen documenten meer ontvangen en hieronder zie je welke documenten wel waren aangeboden:

Van de Hoofdafdeling HIZ waren in die jaren twee documenten ontvangen:

1e Voorwaarden betr. levering aan het ministerie van marine van het voor de zeemacht benodigde textiel.
2e Vaststelling technische voorschriften textiel (badhanddoeken) ingevolge beschikking van 25 juni 1951 nr. 262426.

Tja, ik wil niet zeggen dat het triviaal is dat mariniers er goed gekleed en afgedroogd bijlopen, maar als de communistische horden je land bezetten lijken mij andere dingen belangrijker.

Misschien is een van de redenen waarom de Marine maar zelden een document naar de Antillen stuurde, de redelijk omslachtige procedure die daarbij gevolgd moest worden. Ik citeer hem hier integraal, omdat het enkele interessante ambtelijk-bureaucratisch-archivistisch inkijkjes schetst:

Van contracten, huurovereenkomsten en andere belangrijke stukken wordt een exemplaar in het schaduwarchief opgelegd. Dit staat aangegeven op de betreffende minute of wordt door de behandelende afdeling op het zendvel geplaatst van het ingekomen stuk.
De stukken worden op het geheim archief van de centrale secretarie verzameld. Bij ieder stuk wordt een fiche van de minute van vaststelling van het contract of van het ingekomen stuk gevoegd.
De stukken worden na het sorteren op afdeling ingeschreven in een register. Voor elke (hoofd)afdeling bestaat een register. Indeling in het register als volgt: 1e datum 2e volgnummer, 3e omschrijving van de inhoud van het stuk.
Op iedere bladzijde van het document, zowel op voor- als achterzijde, wordt een stempel geplaatst "Contract no.". Hierachter wordt het volgnummer geschreven. Van elk document wordt thans een nieuw fiche getypt met de volgende inhoud: volgnr.; afd.: bladzijdenummer van het register; geadresseerde of afzender; onderwerp; indices. Het master, waarop het nieuwe fiche is getypt, wordt afgedraaid op de achterkant van een Hollerithkaart. Er worden zoveel kaarten per fiche gemaakt als er codenummers van het registratuurplan op het fiche zijn vermeld.
De aldus vervaardigde ponskaarten, waarvan de indices afzonderlijk zijn onderstreept, worden overgedragen aan de Hollerithafdeling van de Hoofdafdeling Personeel. In elke kaart wordt een bepaalde indice geponst.
Na terugkomst van de geponste kaarten worden de kaarten, alsmede de stukken en een exemplaar van de verzamelstaat uit het register aan de Marid tegen reçu overhandigd. Bij de Marid worden deze stukken gefotocopieerdmicrofilmd. De fotocopieën microfilms en de ponskaarten worden door de Marid naar de Nederlandse Antillen verzonden ter oplegging in het schaduwarchief.
De gefotocopieerdemicrofilmde documenten worden daarna weder door de Marid naar het Geheim archief gezonden. Deze stukken worden daarna in de kluis opgelegd.

Ponskaarten en microfilms
De Hollerithkaarten die genoemd worden, zijn de ponskaartjes die Herman Hollerith - de "father of modern automatic computation" - heeft uitgevonden.

By Media lib at de.wikipedia [Public domain], from Wikimedia Commons

Een standaard ponskaartje, zoals je hierboven ziet, bestond uit 80 kolommen van 12 rijen en kon per kolom 1 teken bevatten. De standaardmaten van een kaart waren (sinds 1928) 7 3/8 bij 3 1/4 inch (ca. 187 x 82 mm). De informatie werd in de kaart aangebracht door in een of meer rijen van een kolom een klein rechthoekig gaatje te ponsen. Voor dat ponsen hadden ze bij het ministerie blijkbaar een aparte afdeling, waar waarschijnlijk alleen ongetrouwde vrouwen, de kaartje met de ponsmachines maakten.

By waelder (Own work) [GFDL, CC-BY-SA-3.0 or CC-BY-2.5], via Wikimedia Commons

Het gebruik van ponskaarten in de archivering is natuurlijk ook nog eens een interessant onderzoeksonderwerp. Daarbij mag aandacht voor het VPRO-hoorspel Piet Ponskaart, scènes uit het leven van een kantoorbediende niet ontbreken. Maar dat is misschien voor later...

Iets anders dat opvalt in deze procedure is dat de documenten blijkbaar op microfilm gezet worden. De doorhalingen in het citaat hierboven zijn met pen gedaan, maar het is onduidelijk van wanneer ze dateren. Het document is uit eind 1956, maar misschien beschrijft de opsteller in eerste instantie de oude procedure en komt iemand er dan pas achter dat het op dat moment al anders gaat?
Die microverfilming is op zich wel interessant omdat de Minister-President in 1952 tijdens de discussie over het maken van kopieën van het archiefregister in de Ministerraad aangeeft dat het maken van micro-foto's van het bevolkingsregister ook een mogelijkheid was.

Minister Mulderije [van Justitie, IKo] wijst er op, dat de heer Graafland dit indertijd heeft ontraden, aangezien men dan een belangrijk aantal terugleesapparaten zou moeten aanschaffen.

Ik weet (nog) niet wie die heer Graafland is, maar blijkbaar vond de Marine het in 1956 geen probleem om terugleesapparaten te moeten gebruiken.

Wat de Marine wel een probleem vond, was de ontoegankelijkheid van de informatie. De Secretaris-Generaal schrijft eind 1956 dat:

De algemene indruk is, dat de archieven dusdanig worden opgeborgen in kisten gemeenschappelijk met land- en luchtmacht, dat nimmer iets terug te vinden zal zijn. De lijsten schijnen namelijk in de kisten ingesloten te worden, zodat men niet weet wat in welke kist zit en men om een stuk te vinden alle kisten zou moeten openmaken.

En blijkbaar is dit geen specifiek Antilliaans probleem, want in 1958 schrijft de marine-attaché in Washington dat daar een aantal kisten "schaduwarchief" staan, waarvan niemand weet wat er in zit, aangezien de "pakkingslijsten" ontbreken. Hij verzoekt de Chef van de Marinestaf in Den Haag daarom om die lijsten te sturen, zodat de informatie, wanneer dat in de toekomst nodig mocht zijn, wel gebruikt kan worden.
Uiteindelijk krijgt deze attaché ruim negen maanden later als antwoord dat de schaduwarchieven in Washington zullen worden opgedoekt en dat er geen nieuwe Marine-informatie weer zal worden opgelegd. Enkel in Curaçao zal een "levend" schaduwarchief worden onderhouden en daarom heeft het geen zin om een catalogus te maken van het - verouderde - materiaal in Washington.
Die reactie was een direct gevolg van de beschikking van de Staatssecretaris van Marine om met ingang van 1 augustus 1958 de bestaande regeling van de schaduwarchieven aanzienlijk te vereenvoudigen. Vanaf dat moment zouden - voor de Marine - enkel nog op Curaçao vier categorieën schaduwarchieven worden bijgehouden:

1. Materieelgegevens
   Enkel gegevens over de Hr. Ms. "Karel Doorman", de kruisers klasse "De Ruyter", de jagers klasse "Holland" en "Friesland" en de onderzeeboten klasse "Dolfijn."
2. Personeelsgegevens
   Een stel duplo ponskaarten met personeelsgegevens wordt in Amsterdam bewaard en jaarlijks wordt de microkaarten van de stamkaarten naar Londen gestuurd. De set die dan in Londen is, zal worden doorgestuurd naar Curaçao, waar bij ontvangst van een nieuwe jaarserie de vorige serie zal worden vernietigd.
3. Financiële gegevens
   Eens per kwartaal worden de uitbetalingsstaten naar Curaçao gestuurd, waar ze de plaats van de staten van het voorgaande kwartaal innemen.
4. Hydrografische gegevens
   Een zeer beperkte set aan microfoto's wordt bewaard in de Antillen.

Het opsturen van andere informatie zal worden gestaakt.

Deze wijziging betekende dat de Marine de schaduwarchieven vanaf dat moment echt als een back-up ging gebruiken, zodat bij een calamiteit recente informatie kon worden gereconstrueerd.

De computer doet zijn intrede

Halverwege de jaren zestig werd geconstateerd dat de regeling uit 1958 verouderde en op 5 juli 1967 trok de minister van Defensie de regeling in. In de overwegingen staat onder andere dat er geen behoefte meer bestond aan de regeling omdat de "onderhavige materie" ook werd geregeld in het Oorlogsmemorandum der Koninklijke Marine (VVKM 162).

Opvallend is dat de minister een dag later, dus op 6 juli 1967, de Richtlijnen voor de oplegging van magnetische banden vast stelde:

Overwegende:
dat door het invoeren van de computer vele onmisbare gegevens op magnetische banden zijn vastgelegd, waardoor het noodzakelijk is geworden om maatregelen te treffen ter beveiliging van die gegevens:
a. tegen technische storingen en in het ongerede raken;
b. tegen brandgevaar e.d.;
c. ingeval van buitengewone omstandigheden als tijd van oorlog e.d.;

Van alle banden bestonden drie series met daarop "de laatste situatie, de voorlaatste situatie en de daaraan voorafgaande situatie" en er waren banden waarop alle mutaties waren bijgehouden. De drie series werden over drie locaties verspreid: de meest recente werd bewaard in het gebouw waar de computer stond, de anderen "in de bunker aan de Badhuisweg" in Den Haag en een selectie met de belangrijkste tapes werd bewaard "in het schaduwarchief in Groot-Brittanië en Noord-Ierland."
Interessant is dat in de richtlijnen veel aandacht besteed wordt aan de fysieke bewaaromstandigheden van de tapes, maar nauwelijks aan de technische voorwaarden om de tapes na verloop van tijd te kunnen gebruiken:

[...] de banden [...] worden verpakt in een plastic houder, een luchtdichte plastic zak en vervolgens in een kartonnen doos [...].
[De marine-attaché] legt de ontvangen banden op in het schaduwarchief, waarover hij het beheer voert, en neemt daarbij het volgende in acht.
a. De banden moeten in de vorengenoemde verpakking verticaal worden opgeslagen in een stalen kast, die op enkele centimeters van de vloer staat;
b. De vochtigheidsgraad in de opslagruimte mag variëren tussen 20% en 80%, terwijl een minimum en een maximum temperatuur zijn toegestaan van onderscheidenlijk 10°C en 32°C;
c. De banden mogen niet worden blootgesteld aan magnetische velden van grote sterkte;

In de bijlage bij de beschikking (zie hieronder) werd voorgeschreven welke metagegevens aan iedere tape moesten worden toegevoegd: Label, Aanduiding, Aantal banden, Aanvulling/Vervanging/Terugzending en de wijze van verzending.

Hoewel in de richtlijnen dus geen enkele aandacht besteed wordt aan veroudering van de software of de machines waarmee de tapes ingelezen zouden moeten worden, zou het me niets verbazen als dit een van de eerste rijks-richtlijnen voor digitale duurzaamheid is.

Bronnen

NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Ministerie van Marine, 2.12.56, inv.nr. 8353

NL-HaNA, Defensie: Gewoon en Geheim Verbaalarchief, 2.13.151, inv.nr. 6308

Gerelateerd
Schaduwarchieven: de dubbelen keren terug in Nederland
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister

Schaduwarchieven: "De Russen komen!" Een intermezzo
Digital preservation through the ages