Gastblog: Joost luistert en schrijft #ac2013 - Day two

@Tiffanyarchives: The view from the conference building in Brussels. #ac2013 #Brussels

Op 23 en 24 november organiseerde de Internationale Archiefraad het jaarlijkse congres in Brussel. Naar eigen zeggen tot goede tevredenheid en ik ben dat met ze eens. Het gehele programma vind je hier. Vorige week schreef ik hier een ‘gastblog’ over de eerste dag en "the day before".
Nu het verslag van de tweede dag.

Privacy en Wereldoorlogen
De tweede dag begon gelijk met parallelle sessies. De keynotes hebben we de eerste dag al gehad, dus maar gelijk aan de bak, headsetje in de aanslag voor als er iemand Frans begint te spreken.
De keuze voor de eerste sessie was een moeilijke, maar uiteindelijk werd het de frictie tussen toegang tot informatie en privacybescherming. Interessant om te zien hoe hier in Frankrijk, België, Zwitserland en Duitsland over gedacht wordt. Een paar indrukken.
In Duitsland zijn ze er nog steeds vrij strikt in, al worden daar wel de archieven m.b.t. de Eerste Wereldoorlog met voorrang gedigitaliseerd. Ik kwam er ook achter dat de overbrengingstermijn in België tot 2009 honderd jaar was en nu teruggebracht is tot dertig jaar – nog steeds niet bepaald ambitieus, maar alla. Ook de methoden van beschrijving worden door de regelgeving beïnvloed: je kunt dus niet vrijelijk een inventaris maken en publiceren. Maar dat kan hier in Nederland ook niet.
In Zwitserland kan ongeveer 25% van de toegangen niet online worden geraadpleegd vanwege privacy redenen, maar kom je naar de studiezaal in Bern dan is inzage schijnbaar geen probleem. Doet me denken aan dezelfde discussie bij ons over auteursrechten, zie artikel 15h. Net als in Duitsland worden in Frankrijk acties ondernomen voor de archieven uit de Eerste Wereldoorlog: de persoonsgegevens in die archieven (waaronder de registers) worden uitgesloten van de privacywetgeving. Voor mijn gevoel zijn verder de regels voor persoonsgegevens in archieven in Frankrijk ongeveer even ingewikkeld als hier in Nederland.

FOIA, crisis en Almere
De tweede parallelsessie bevatte naast Elizabeth Shepherd (co-auteur van een standaardwerk) ook onze eigen Frans Smit!
Het verhaal van Shepherd, opgeluisterd met nogal ‘informatierijke’ dia’s, ging met name over de Britse Wob. Haar vrees en constatering was dat de wet niet heeft geleid tot een veranderende behoefte aan openbare overheidsinformatie, maar dat deze juist heeft geleid tot een tegenreactie van ambtenaren: afspraken worden steeds minder schriftelijk vastgelegd. Zij kondigde ook aan dat haar departement zich gaat richten op onderzoek naar herkomstvraagstukken bij ‘linked open data’. Het volgen waard lijkt me.
Het hoofd Recordsmanagement van de gemeente Gerona had een geweldig verhaal, maar dit moest er in sneltreinvaart doorheen gejakkerd worden. Een van zijn stellingen was dat resultaten van recordsmanagement-onderzoek en de records in applicaties zelf gebruikt moeten worden bij Open Data-beslissingen: wat sturen we de wijde wereld in, maar ook hoe en waarom.
Frans Smit (inspecteur in Almere) ving vervolgens aan zijn verhaal te doen, en prompt begon de zon de zaal in te schijnen. Noem het een voorbode, maar het verhaal was ook goed en richtte zich onder andere op het negenvlaksmodel. Vooral zijn verwijzing naar een informatiefilosoof deed het goed bij zijn toehoorders; hij gebruikte dit om het begrip ‘crisis’ nader te beschrijven als we het hebben over ‘informatiecrisis’.
De laatste spreker deed mijn gedachte teniet dat ik voor deze sessie geen headsetje nodig zou hebben. Ze was van het Belgische Rijksarchief, had een Nederlands klinkende achternaam, maar bleek… Frans te spreken.

Holocaustonderzoek en politieke besluiten
In de laatste parellelsessie onder discussieleider Sheila Anderson ging het over onderzoek, met name het onderzoeksproject voor de European Holocaust Research Infrastructure (EHRI), waar ook het NIOD bij betrokken is. Het ging voornamelijk over de (tussen)resultaten bij de ontwikkeling van een gestandaardiseerd netwerk van beschrijvingen met gebruik van EAD en de mogelijkheden voor vernieuwend onderzoek die een overkoepelend netwerk van beschrijvingen biedt. Vóór het project waren de methoden en systemen van beschrijving nog te divers om zo’n netwerk mogelijk te maken. Het ging ook over hoe belangrijk het bijvoorbeeld is om de bronnen en verantwoordelijken voor beschrijvingen vast te leggen. Ik denk dat de resultaten uit dit project echt zullen bijdragen tot een betere uitwisselbaarheid van archiefbeschrijvingen en ook verbeteringen in de beschrijvingsstandaarden, naast wat bijvoorbeeld al binnen APE wordt gedaan.
Pieter Lagrou hield in dezelfde sessie een vurig betoog voor sterkere betrokkenheid van historici bij digitaliserings- en subsidiebeslissingen, omdat dit volgens hem politieke beslissingen zijn. Zo was het financieren van EHRI volgens Lagrou ook een politieke beslissing, gedreven door een erfgoedagenda; de wetenschap heeft deze agenda gebruikt voor financiering. Dat zal best. Ik ken er nog wel meer die zich tot dergelijke beslissingen gedwongen hebben gezien.
Lagrou’s betoog viel nogal uit de toon bij de rest. Prima als je het zo gedreven vertelt, maar in deze setting boet wat mij betreft je verhaal in aan geloofwaardigheid. Daarnaast keken de EHRI-onderzoekers wel een beetje ongemakkelijk en ‘betrapt’ tijdens zijn verhaal. Dat had helemaal niet nodig geweest als hij het anders had gebracht. Voor de rest was het verhaal over historisch onderzoek in het internet-tijdperk natuurlijk heel interessant.

Over de ‘round up’ en algemene vergadering van de ICA heb ik niet veel te vertellen, behalve dat de voorzitter het niet altijd gemakkelijk heeft bij zijn gehoor. We zijn niet de meest easy beroepsgroep, zal ik maar zeggen…
De ICA stuurt geen proceedings en presentaties komen ook niet op de website, begreep ik. Beetje jammer, maar sommige sprekers lossen dat zelf wel op. En je vindt al aardig wat aanvullende verslaglegging hier. Volgend jaar is het congres in Gerona, het jaar daarop in Seoel. Dat tweede is een uitdaging, maar een midweek naar Gerona is überhaupt het overwegen waard…

Gerelateerd
Gastblog: Joost luistert en schrijft #ac2013 - The Day Before
Gastblog: Joost luistert en schrijft #ac2013 – Day One

Naschrift
Joost, hartelijk bedankt voor je verslag.
 Ingmar

Gastblog: Joost luistert en schrijft #ac2013 – Day One

Anouk Baving presenteert in Brussel de producten die Archief2020 op zal leveren

Ingmar heeft mij de ruimte gegeven voor een gastblog over het congres van de Internationale Archiefraad op 23 en 24 november. Vorige keer heb ik geschreven over de dag voorafgaand aan het congres: een indruk van een werkgroep vergadering voor een coderingsnorm. 

Hierbij het verslag van het congres – Day One.

Keynotes

Een congres begint natuurlijk altijd met ‘keynotes’ van mensen die worden geacht belangrijk te zijn. De sterkste keynotes waren van Willem Debeuckelaere, voorzitter van het Belgische CBP en Alison North, directeur ARMA International. Debeuckelaere verraste vriend en vijand door ongemeen uit te halen naar het voorgenomen ‘recht om vergeten te worden’ van de Europese Commissie. Zijn dienst had al eens de grootste moeite om Alzheimeronderzoek goed te keuren wegens het gebruik van DNA-materiaal. Nu brak hij een lans voor wetenschappelijk, statistisch en historisch onderzoek. Dit moet niet lijden onder maatregelen die weinig van doen hebben met privacybescherming. Sommige van zijn collega’s zullen hem zijn uitspraken niet in dank afnemen, zei hij. Waarvan akte, blijkbaar was het dapper.

North wist het publiek ook wakker te schudden. Vaak hebben we het over iets slaps als het ‘bedrijfsrisico’ dat een organisatie loopt bij ondeugdelijk archiefbeheer. Dat kost geld, dus dan wordt het management wakker. North ging nog een stapje verder: onvoldoende ‘information governance’ leidt tot “death, death, destruction and death.” Dood, dood en vernieling dus… en nog meer dood. In dit geval in Californië, waar een gasexplosie in 2010 acht doden tot gevolg had. De oorzaak? Onvoldoende gedocumenteerde pijpleidingen. Want niemand bij Pacific Gas & Electric voelde zich verantwoordelijk voor duurzame verslaglegging. En North kan het weten: zij was de ‘expert witness’. De rest was een met smaak gebracht verhaal over wat je eigenlijk ook in de ISO normen 30301 en 15489 kunt lezen.

Parallel-sessies 

Voor de parallelle sessies kon je kiezen tussen zaken als Open Data, waarheidsvinding, uitdagingen in recordsmanagement, undsoweiter. De ‘uitdagingen in recordsmanagement’ sessie bleek vol te zitten en er stond een meneer in het Frans te praten over PDF-documenten, dus Frans Smit (die er de volgende dag ook was als spreker) en ik togen naar de sessie in de Grote Zaal. Daar was aanzienlijk wat te beleven over Open Data. José Alonso wist er sowieso veel over te vertellen. Vooral de Open Data Barometer klonk erg interessant, maar Alonso wist ook te relativeren: de Open Data-beweging is zelf eigenlijk helemaal niet zo open. En met het beschikbaar stellen van Open Data hoeft een organisatie nog helemaal niet transparant te zijn: Open Data kan ook gebruikt worden als rookgordijn.
Miriam Nisbet had een verhaal dat ondanks de bevlogenheid niet echt ergens naartoe ging, behalve dan dat je als archivaris aan tafel moet zitten bij nieuwe ontwikkelingen en dat er in 1973 een grote brand was in een archiefgebouw van NARA, waar ze nog steeds de beschadigingen van moeten opruimen. En dat ze bij de Amerikaanse overheid nog steeds mailtjes printen, ondanks de oproep van Obama om “nou eens potdomme te professionaliseren met z’n allen!” Dat was leuk om te memoreren en de Citizen Archivist Dashboard van NARA zag er heel gelikt uit…

Afsluiter van de eerste sessie was Malcolm Todd, van wie je wegens zijn verschijning geen bevlogen verhaal verwachtte. Niets was minder waar. Ook Todd riep op om bij te blijven met ontwikkelingen en bemoeienissen van anderen. Dat hij daarbij tijdens het heen en weer stuiteren op het podium de microfoon vergat was wel aandoenlijk. Die man houdt van z’n vak. Zijn centrale punt: als archiefdienst zitten wachten op overbrenging is zinloos, veel materiaal komt al veel eerder online voor onderzoek. Het is veel beter om aan tafel te zitten voor duurzaamheidsvraagstukken, want daar hebben ontwikkelaars een blinde vlek voor. Hij had nog wel een leuke truc van het Britse Nationaal Archief: gebruik overbrengingsachterstanden als ‘Open Data’-pressiemiddel (heeft Ingmar ook al eens over geschreven), zodat de pers er lucht van krijgt. Tsja, ’t is een manier om het op te lossen. Misschien gebeurt dat in Nederland ook nog wel een keer…

Mijn tweede sessie begon met een Franse meneer die iets in het Frans zei over persoonsgegevens in Franse archieven, en zichzelf daarbij twee keer scheen te herhalen. Spijtig zonder zo’n tolk-headsetje. Overigens was hij een van de twee Franse heren tijdens het congres die iets in het Frans zeiden over persoonsgegevens in Franse archieven. De Archiefraad is tweetalig en iets zegt me dat de Fransen dit graag zo willen houden…

De Japanse algemeen archivaris las vervolgens de website voor en vertelde nog wat over de Japanse Archiefwet en het ‘Administrative Document File Management Register’… wat ik al wel weet, het kan geen koffie zetten. Maar goed, mij hoor je niet zeuren: hij moest ervoor dat roteind naar België vliegen, niet ik.

Veel beter was de lezing van David Fricker, directeur van het Australische Nationaal Archief. Zijn verhaal was vergelijkbaar met het Archief 2020-programma in Nederland, maar dan met veel minder beschikbaar geld. Namens Nederland mocht Anouk Baving, programmamanager van Archief 2020, acte de présence geven op het podium met hetzelfde verhaal als Fricker. Maar dan uit Nederland. Jammer genoeg had zij daarvoor betrekkelijk weinig tijd, omdat de eerste verhalen uitliepen en de sessieleider van regie niet bijster veel kaas had gegeten... Het had mooi geweest om Australië en Nederland uitgebreider te vergelijken en de eerste twee sprekers naar achter te schuiven. Het was in ieder geval goed om aan de voorgenomen producten van Archief 2020 herinnerd te worden.

Binnenkort volgt het laatste verslag – Day Two.

Gerelateerd
Gastblog: Joost luistert en schrijft #ac2013 - The Day Before

Gastblog: Joost luistert en schrijft #ac2013 – The Day Before

Eens in de zoveel tijd komt de community van knappe koppen in het wereldwijde archiefwezen samen om te conferentiëren onder de paraplu van de Internationale Archiefraad. Afgelopen weekeinde was de conferentie in Brussel. Nou… da’s goed te doen, paar uurtjes in de trein en je bent er. 

Ik mocht dus ook een keer vanuit Het Utrechts Archief een knappe kop zijn, en waar beter dan bij het Orakel van Meerssen om hier verslag van te doen! Overigens was dit de eerste keer dat het congres jaarlijks terug gaat keren in plaats van de zogenaamde CITRA. Daarvoor was de ‘open’ conferentie eens in de vier jaar. Het verschil tussen een congres en een conferentie is me nog steeds niet geheel duidelijk (afgezien van het publiek), maar kan me ook niet veel schelen. Volgende keer is het in Gerona, dus da’s voor Europese vakidioten ook nog wel te behapstukken. Daarna is het in Seoul – wordt een wat grotere uitdaging.

Rond dit soort conferenties komen de deelnemers aan internationale programma’s van de Archiefraad (zoals het forum van nationale archivarissen) en andere internationale werkgroepen bijeen om en petit comité een potje te kibbelen. Die vrijdag zag een nieuwe werkgroep voor EAC-Functions het licht. Dat is kort gezegd de XML-versie van dit. En ik schijn daar slimme dingen over gezegd te hebben, dus ik mocht erbij zitten.

Zo’n vergadering duurt een dag lang en heeft een merkwaardige dynamiek. Veel mensen zeggen helemaal niets. Een paar mensen wel, en veel ook, en dat de hele dag lang. En vervolgens mag iedereen die in de werkgroep wil, haar en zijn hand opsteken. Waaronder ik. En daarna gaan er dingen gebeuren, vermoed ik. Archivistische opinieleiders in Nederland verwachten er niet bijster veel van, maar ach, de ervaring is ook veel waard.

Een aparte ervaring is om tijdens de vergadering naast je grote archiefheld te zitten en dat niet eens door te hebben. Dat overkwam mij dan weer, toen ik vroeg of hij die meneer Gavan McCarthy uit Australië was die op de gastenlijst stond. “Nee,” zei hij, “ik ben Chris Hurley.” Ik heb alleen al door zijn aanwezigheid absoluut geen spijt van de bespreking.

Binnenkort volgen verslagen van beide dagen van het congres. Een eerste indruk in Engels, Frans, Spaans en Nederlands vind je hier.

Joost van Koutrik twittert ook.

Principes voor de toegang tot archieven

Tijdens het ICA-congres in Brisbane afgelopen maand, heeft de ICA de Principles of Access to Archives vastgesteld. In het voorwoord omschrijven de opstellers van de principes "access" als

the availability of records for consultation as a result both of legal authorization and the existence of finding aids. Since 1994 the International Council on Archives (ICA) has published four standards on archival description: ISAD(G) in 1994, ISAAR(CPF) in 1996, ISDF in 2008, and ISDIAH in 2008. These standards cover finding aids, one of the two key elements of archival access; they have transformed the practice of description. This statement of Principles of Access to Archives (the Principles) focuses on the other element of access: the legal authority to consult archives.

Principles on Access to Archives bestaat uit tien principes, met een uitgebreide toelichting bij ieder principe. Hieronder de principes met hier en daar een opmerking mijnerzijds.

1. The public has the right of access to archives of public bodies. Both public and private entities should open their archives to the greatest extent possible.

2. Institutions holding archives make known the existence of the archives, including the existence of closed materials, and disclose the existence of restrictions that affect access to the archives.
In de toelichting staat onder andere dat informatie over de archieven en de manier van toegang gratis beschikbaar moet zijn voor iedereen. En er staat:

Users have the right to know whether or not a specific series, file, item or portion of an item exists, even though it is withheld from use, or if it has been destroyed.

3. Institutions holding archives adopt a pro-active approach to access.

4. Institutions holding archives ensure that restrictions on access are clear and of stated duration, are based on pertinent legislation, acknowledge the right of privacy and respect the rights of owners of private materials.

5. Archives are made available on equal and fair terms.
Dit wordt als volgt nader uitgelegd:

Archivists provide users with just, fair and timely access to archives without discrimination. Many different categories of persons use archives, and access rules may differentiate between categories of users.
[...]
The access rules apply equally to all persons within each category without discrimination. When a closed item is reviewed and access to it is granted to a member of the general public, the item is available to all other members of the public under the same terms and conditions.

6. Institutions holding archives ensure that victims of serious crimes under international law have access to archives that provide evidence needed to assert their human rights and to document violations of them, even if those archives are closed to the general public.

7. Users have the right to appeal a denial of access.

8. Institutions holding archives ensure that operational constraints do not prevent access to archives.
In het licht van de beleidswijziging van het NA van een paar weken geleden is dit een interessant principe:

Partial release of archives is a means to provide access when the entire file or item cannot be released. If an archival item contains sensitive information in a few sentences or a limited number of pages, that information is withheld and the remainder of the item released for public access. To the greatest extent practicable, archivists do not refuse to redact archives because of the labor required to make redactions; however, if redaction makes the requested item or file misleading or unintelligible, archivists do not redact and the material remains closed. [Onderstreping door mij, IKo]

9. Archivists have access to all closed archives and perform necessary archival work on them.
Met andere woorden: je kunt niet iets in het archief onderbrengen, zonder dat de archivaris toegang heeft tot de archiefstukken.

10. Archivists participate in the decision-making process on access.

Voor West-Europese burgers (en archivarissen) lijken deze tien eisen wat overdreven, maar helaas wonen wij wat dat betreft in een bevoorrecht gebied. In grote delen van de wereld zijn verschillende principes zeker niet vanzelfsprekend.

Net als de Universele verklaring over archieven, moeten deze principes ook weer in het Nederlands vertaald worden. Ik zal ze ze daarom binnenkort integraal opnemen in de Archiefwiki, zodat we ze net als de verklaring, gezamenlijk kunnen vertalen en daarna via de KVAN aan de ICA kunnen aanbieden. Heb je dan een uurtje over, dan kun je een principe vertalen of een vertaling corrigeren.

Wordt vervolgd.

Gerelateerd
Universele verklaring over archieven
Privacy na de dood

Plaatje: Ten Commandments Matchbooks van Prayingmother