Principes voor de toegang tot archieven

Tijdens het ICA-congres in Brisbane afgelopen maand, heeft de ICA de Principles of Access to Archives vastgesteld. In het voorwoord omschrijven de opstellers van de principes "access" als

the availability of records for consultation as a result both of legal authorization and the existence of finding aids. Since 1994 the International Council on Archives (ICA) has published four standards on archival description: ISAD(G) in 1994, ISAAR(CPF) in 1996, ISDF in 2008, and ISDIAH in 2008. These standards cover finding aids, one of the two key elements of archival access; they have transformed the practice of description. This statement of Principles of Access to Archives (the Principles) focuses on the other element of access: the legal authority to consult archives.

Principles on Access to Archives bestaat uit tien principes, met een uitgebreide toelichting bij ieder principe. Hieronder de principes met hier en daar een opmerking mijnerzijds.

1. The public has the right of access to archives of public bodies. Both public and private entities should open their archives to the greatest extent possible.

2. Institutions holding archives make known the existence of the archives, including the existence of closed materials, and disclose the existence of restrictions that affect access to the archives.
In de toelichting staat onder andere dat informatie over de archieven en de manier van toegang gratis beschikbaar moet zijn voor iedereen. En er staat:

Users have the right to know whether or not a specific series, file, item or portion of an item exists, even though it is withheld from use, or if it has been destroyed.

3. Institutions holding archives adopt a pro-active approach to access.

4. Institutions holding archives ensure that restrictions on access are clear and of stated duration, are based on pertinent legislation, acknowledge the right of privacy and respect the rights of owners of private materials.

5. Archives are made available on equal and fair terms.
Dit wordt als volgt nader uitgelegd:

Archivists provide users with just, fair and timely access to archives without discrimination. Many different categories of persons use archives, and access rules may differentiate between categories of users.
[...]
The access rules apply equally to all persons within each category without discrimination. When a closed item is reviewed and access to it is granted to a member of the general public, the item is available to all other members of the public under the same terms and conditions.

6. Institutions holding archives ensure that victims of serious crimes under international law have access to archives that provide evidence needed to assert their human rights and to document violations of them, even if those archives are closed to the general public.

7. Users have the right to appeal a denial of access.

8. Institutions holding archives ensure that operational constraints do not prevent access to archives.
In het licht van de beleidswijziging van het NA van een paar weken geleden is dit een interessant principe:

Partial release of archives is a means to provide access when the entire file or item cannot be released. If an archival item contains sensitive information in a few sentences or a limited number of pages, that information is withheld and the remainder of the item released for public access. To the greatest extent practicable, archivists do not refuse to redact archives because of the labor required to make redactions; however, if redaction makes the requested item or file misleading or unintelligible, archivists do not redact and the material remains closed. [Onderstreping door mij, IKo]

9. Archivists have access to all closed archives and perform necessary archival work on them.
Met andere woorden: je kunt niet iets in het archief onderbrengen, zonder dat de archivaris toegang heeft tot de archiefstukken.

10. Archivists participate in the decision-making process on access.

Voor West-Europese burgers (en archivarissen) lijken deze tien eisen wat overdreven, maar helaas wonen wij wat dat betreft in een bevoorrecht gebied. In grote delen van de wereld zijn verschillende principes zeker niet vanzelfsprekend.

Net als de Universele verklaring over archieven, moeten deze principes ook weer in het Nederlands vertaald worden. Ik zal ze ze daarom binnenkort integraal opnemen in de Archiefwiki, zodat we ze net als de verklaring, gezamenlijk kunnen vertalen en daarna via de KVAN aan de ICA kunnen aanbieden. Heb je dan een uurtje over, dan kun je een principe vertalen of een vertaling corrigeren.

Wordt vervolgd.

Gerelateerd
Universele verklaring over archieven
Privacy na de dood

Plaatje: Ten Commandments Matchbooks van Prayingmother