Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister

In mijn eerste blog over de Nederlandse schaduwarchieven, schreef ik over terugkeer van de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand. Vorige week vertelde ik dat er ook kopieën van het archiefregister van het bevolkingsregister naar Curaçao gestuurd werden. Over de manier waarop in 1952 dat besluit tot stand is gekomen, zal ik later nog schrijven*. Nu wil ik het vooral hebben over de commotie die dat besluit onder Nederlandse gemeenteambtenaren en zelfs in de pers veroorzaakte.
Maar nog voor ik dat doe, moet ik denk ik wat achtergrondinformatie geven over wat het bevolkingsregister is, of eigenlijk was. Want het analoge bevolkingsregister is in 1994 "afgesloten" met de invoering van de geautomatiseerde Gemeentelijke BasisAdminstratie (GBA). De (archivistische) problemen die met die overgang samenhangen, verdienen eigenlijk ook wel wat aandacht.
Maar niet nu. Nu gaan we via de volkstelling van 1849 en de Tweede Wereldoorlog naar 1952...

Bevolkingsadministratie
Het gemeentelijk bevolkingsregister is een bevolkingsadministratie die in Nederland in 1850 in het leven is geroepen om de volkstelling van 1849 te faciliteren. In het register werd van alle inwoners van Nederland geregistreerd waar ze woonden. Tot 1920 waren dit vastbladige registers die niet alfabetisch maar per buurt, straat en huisnummer toegankelijk waren. Als iemand verhuisde of stierf, dan werden de gegevens op de kaart zo doorgestreept, dat ze wel nog leesbaar waren. De gegevens over iemand die verhuisde werden dan op de kaart van het nieuwe adres toegevoegd.
In 1920 werd besloten het bevolkingsregister op losse kaarten bij te houden, waarbij ieder huishouden een eigen kaart kreeg. Op deze kaarten, die wel alfabetisch op naam geordend waren, werden alle mutaties binnen een gezin bijgehouden. Maar, omdat de gemeenten toch wilden weten wie op welk adres woonde, werden er naast de gezinskaarten ook woningregisters bijgehouden.
Krap twintig jaar later, op 1 januari 1940 werd de administratie weer omgegooid. Van iedereen die in Nederland woonde moest een persoonskaart in het gemeentelijk register aanwezig zijn. Doorhalen en overschrijven op een nieuwe kaart waren op deze kaarten niet meer noodzakelijk: als iemand verhuisde, verhuisde de kaart met hem mee en werd het nieuwe adres er gewoon aan toegevoegd. Dit betekende overigens wel dat er ook nog altijd woningregisters noodzakelijk waren.
Wanneer iemand stierf, dan werd de kaart opgestuurd naar het CBS, dat de gegevens in zijn statistieken verwerkte. Daarna werd de kaart dan doorgestuurd naar het Centraal Bureau voor Genealogie. Omdat gemeenten toch een compleet overzicht wilden houden van het bevolkingsbestand, werden de kaarten van overledenen en verhuizers gekopieerd voordat ze werden doorgestuurd. Deze archiefkaarten werden het "archiefregister van het bevolkingsregister" genoemd. De afbeelding hierboven is een voorbeeld van een archiefkaart uit Amsterdam. En over dit soort kaarten gaat het hier.

Het gevaar van een bevolkingsadministratie
In de Tweede Wereldoorlog bleek hoe gevaarlijk - of nuttig, dat is een kwestie van perspectief - een sluitende bevolkingsadministratie is. Gijs Boon schrijft in zijn doctoraalscriptie dat de Duitse bezetter het bevolkingsregister goed van pas kwam:

• In 1941 vroegen de Duitse autoriteiten de gemeente Amsterdam om een kaart met daarop vermeld de joodse inwoners, huizen en bedrijven. Twintig ambtenaren klaarden de klus in zeven dagen met behulp van gegevens uit de volkstelling, het handelsregister en het bevolkingsregister. De stad was verdeeld in joodse en niet-joodse delen en straten. Meer gegevens werden gevraagd en geleverd, kort daarna begonnen de eerste razzia’s; 
• Ten behoeve van de metaalinzameling die Seyss-Inquart in 1941 gelastte. De oproepen werden verstuurd aan de hand van de aanwezige adressen in de registers;
• De opsporing van  mannen, geboren tussen 1919 en 1920, voor de Arbeitseinsatz vanaf 1943;
• De vervaardiging van het persoonsbewijs; 
• De samenstelling van arrestatie- en deportatielijsten; 
• De samenstelling van een lijst met joodse achternamen.

Gaandeweg de oorlog begonnen groepen binnen het verzet het gevaar van de bevolkingsadministratie in te zien. De enige oplossing die zij op dat moment zagen, was een radicale: vernietiging van de registers door middel van aanslagen op gemeentekantoren. De bekendste aanslag is natuurlijk die van de groep rond Willem Arondeus en Gerrit van der Veen op het Amsterdamse bevolkingsregister.

Een schaduwarchief van een archief
Een van de gevolgen van die sabotage-acties was dat de registers na de Tweede Wereldoorlog gereconstrueerd moesten worden. In veel gevallen was het terugvinden van de benodigde informatie een heidens karwei. Desondanks was men er vlak na de oorlog wel nog altijd van overtuigd dat het in geval van een nieuwe bezetting een verstandige zet was om de registers te (laten) vernietigen. Om te voorkomen dat het daarna weer zo lastig zou zijn om de registers te reconstrueren, moest er dan wel een schaduwbestand op een veilige plaats aangelegd worden.
Op 27 maart 1952 schrijft de Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken, namens de ministers aan alle burgemeesters:

Het ligt dan ook voor de hand dat de Regering zich heeft beraden omtrent de wenselijkheid maatregelen te treffen, welke, zo opnieuw de ramp van een oorlog ons land zou treffen, de gemeentebesturen in staat zullen stellen na het beëindigen van de strijd, de vernietigde bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand, op een betrouwbare wijze te reconstrueren. De Regering heeft na ernstige overweging besloten al datgene te doen verrichten, wat kan bijdragen tot de verwezenlijking van de bedoelde reconstructie. Zij diende echter bij het vaststellen van de omvang der te nemen maatregelen rekening te houden met de zorgwekkende toestand, waarin de overheidsfinanciën verkeren, zodat het niet mogelijk is geweest een in alle opzichten bevredigende oplossing te creëren. Met name ten aanzien van de bevolkingsregisters zijn bepaalde wensen onvervulbaar, hetgeen U zal blijken bij kennisneming van het onderstaande.
Om na een eventuele oorlog over een zo groot mogelijk aantal betrouwbare gegevens te beschikken, zal bevorderd worden, dat binnenkort op een plaats in het buitenland, waar de kans op vernietiging gering is, een centraal register zal worden ingericht en bijgehouden. Bedoeld register zal een duplicaat van elk archiefblad, dat in ons land deel uitmaakt en deel zal uitmaken van een archiefregister, moeten bevatten.

In de brief benadrukt Binnenlandse Zaken dat de medewerking van de gemeenten cruciaal is en dat "de medewerking van de Staten-Generaal zal worden gevraagd, om de kosten van de model-duplicaat-archiefbladen, welke voor het copiëren van het bestaande archiefregister worden gebezigd, ten laste van het Rijk te brengen."
En, als de gemeenten ervoor kiezen om werklozen in te zetten voor het maken van de kopieën, dan zullen de lonen van deze hoofdarbeiders volledig door het Rijk uitbetaald worden.
Op 1 april (let op die datum!) stelt de hoofdinspecteur van de Bevolkingsregisters een circulaire op met de richtlijnen die gemeenten bij het kopiëren van de archiefregisters moeten volgen. Hierin staat onder andere dat de kopieën bij voorkeur met de schrijfmachine moeten worden gemaakt, maar als dit niet praktisch is, mogen ze ook overgeschreven worden. Uiteraard "dient de te bezigen inkt van duurzame kwaliteit te zijn" en moeten de kopieën worden gecollationeerd.
De bladen die de gemeenten moeten gebruiken voor het duplicaat-archiefregister kunnen enkel besteld worden bij het Rijksinkoopbureau. Er zijn aparte bladen voor mannen, vrouwen en verwijzingsbladen en de gemeenten moeten binnen een dag of drie doorgeven hoeveel ze van ieder nodig hebben. De aanschafkosten zullen, als de Staten-Generaal dat goedkeuren, aan de gemeenten worden terugbetaald, waarbij ook de prijs van "verschreven archiefbladen" tot maximaal 2% van het totale te restitueren bedrag, zal worden vergoed.
Daarnaast schreef de inspecteur een strak schema voor waarbinnen alle duplicaten bij hem binnen moesten zijn. Op 27 februari 1953 (dus krap elf maanden nadat de circulaire verzonden is) moest de Z binnen zijn.

Tenslotte krijgen gemeenten de opdracht om iedere maand de nieuw te maken duplicaten samen met de persoonskaarten van de overledenen naar het CBS te sturen. Daar zullen ze worden verzameld en doorgestuurd naar de veilige bergplaats.

En dan gebeurt er van alles tegelijkertijd
Allereerst stelt het Tweede Kamerlid Van der Weijden op 23 april de minister van Binnenlandse Zaken enkele schriftelijke vragen over het plan:

I. Is het de Minister bekend, dat bij een groot aantal gemeente­besturen ernstige twijfel bestaat of de inrichting van een z.g. schaduwregister van de archieven der bevolkingsregisters de hieraan verbonden kosten rechtvaardigt?
II. Is de Minister van oordeel, dat men zich bij het opstellen van deze regeling wel voldoende gerealiseerd heeft, dat het hier gaat om personen, die niet meer tot de bevolking van de betrokken gemeente behoren, en dat dus uit die gegevens niet een bevolkingsregister kan worden gereconstrueerd?
III. Is de Minister niet van oordeel, dat het doen vervaardigen van afschriften van archiefbladen van overleden en vertrokken personen (naar schatting 7 a 8 miljoen) en het bewaren, beveiligen en bijhouden hiervan in een buitenlandse bergplaats grote bedragen zullen vergen en niet veel effect zullen hebben, omdat te verwachten is, dat in de centrale verzameling een onnoemelijk aantal gelijkluidende afschriften zullen worden verzameld, omdat vele personen in een klein aantal jaren vele malen verhuizen en dus van elke verhuizing een afschrift van de betrokken persoonskaart in de centrale bewaarplaats zal terechtkomen?
IV. Indien de Minister deze bezwaren onderschrijft, is de Minister dan bereid de uitvoering van deze maatregel voorlopig op te schorten om nader te doen onderzoeken of een meer doeltreffende regeling gevonden kan worden door b.v. bij dreigend oorlogsgevaar de archiefregisters, welke weinig worden geraadpleegd, te doen overbrengen naar een centrale archiefbewaarplaats en door van de huidige persoonskaartenregisters een duplicaat te doen vervaardigen, welke duplicaten centraal worden bewaard en maandelijks bijgewerkt met van de gemeenten ontvangen mutaties, waardoor dan wel een reconstructie zou kunnen plaats hebben?

En twee dagen later stuur de "Vereniging voor Bevolkingsboekhouding" een brief met een vergelijkbare strekking naar de minister. De drie belangrijkste kritiekpunten van de vereniging zijn allereerst dat in het archiefregister maar een klein deel van de levende bevolking is opgenomen, want "blijkens de uitkomsten van de volkstelling 1947 woonden 6730347 van de 9625499 in de telling begrepen personen op 31 mei 1947 in dezelfde gemeente als waar zijn in augustus 1939 woonachtig waren."
Ten tweede hebben heel veel kaarten betrekking op overledenen en ten derde moet er van uit gegaan worden dat de schaduwadministratie tijdens de bezetting niet bijgehouden kan worden. En uiteraard is de vereniging ook van mening dat de inzet van "niet-deskundige werkloze hoofdarbeiders" tot onbetrouwbare resultaten zal leiden.
En op 6 mei 1952 schrijft het Parool dat het voornemen van de minister om het bevolkingsarchief te dupliceren veel verbazing wekt bij ambtenaren.

Allerwege wordt deze maatregel zo volkomen zinloos geacht, dat een rondschrijven, gedateerd 1 April ter uitvoering van deze maatregel, afkomstig van het Hoofd der Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters, door menigeen, die van het ministerieel schrijven nog geen kennis had genoemen [sic] als een Aprilgrap werd beschouwd.
De verbazing geldt niet alleen de maatregel zelf, maar tevens het feit, dat het schrijven van de minister, hetwelk door verscheidene ambtelijke instanties als vertrouwelijk werd beschouwd, in vrijwel alle bladen is gepubliceerd, terwijl anderzijds de eigenlijke bedoeling van de aangekondigde maatregelen en de uitvoering daarvan door een sluier van geheimzinnigheid wordt omgeven.

Als de Vereniging van Nederlandse Gemeenten dan ook nog eens in het geweer komt, ziet de minister maar één, heel Nederlandse, oplossing: op 30 mei 1952 stelt hij een "commissie van advies inzake copiëren bevolkingsregisters" in. De commissie brengt ruim een maand later al verslag uit aan de minister.
De conclusie was kortweg: dit is geen ideale oplossing, het ware beter als alle persoonskaarten gekopieerd werden. Op 25 augustus 1952 beslist de ministerraad echter dat eerst het kopiëren van de archiefregisters zal worden afgerond en dat het kopiëren van de persoonskaarten wordt uitgesteld. En van uitstel kwam afstel.

Ondertussen wacht het kamerlid Van der Weijden nog op antwoord
Hij krijgt de antwoorden uiteindelijk op 5 juni 1952. De totstandkoming daarvan heeft wat voeten in de aarde gehad, want in het dossier zitten minstens twee concept-antwoorden. De minister heeft ook duidelijk gewacht met antwoorden tot het moment dat hij kon zeggen dat hij een commissie benoemd had.
Het antwoord is op zich wel interessant, omdat de minister hierin aangeeft dat het doel van de gekopieerde archiefregisters niet is om het persoonsregister te kunnen herstellen:

Nimmer heeft de Regering zich voorgesteld, dat de reconstructie van het persoonsregister ten name van hen, die na de bevrijding, volgende op een eventuele bezetting, tot de bevolking van Nederland behoren, mogelijk zou zijn door gebruik te maken van schaduw-archiefregisters; de leidende gedachte bij het nemen van conservatoire maatregelen ten opzichte van de archiefregisters is geweest, dat laatstbedoelde registers onmisbaar zijn om met succes al die nasporingen te doen, welke, naar de ervaring heeft geleerd, in het bijzonder na een oorlog moeten worden verricht. Dat de schaduw-archiefregisters daarnaast nog een bijdrage kunnen leveren bij het verifiëren en completeren der persoonsregisters, is een bijkomstig, zij het niet te verwaarlozen belang.

Maar mij is eerlijk gezegd niet helder wat voor nasporingen hij hier bedoelt.

En ondertussen beginnen allerlei gemeenten al te kopiëren
In het Gelders Archief kwam ik het Arnhemse dossier over het kopiëren van de archiefregisters tegen (en I. was zo lief het voor me te scannen). De gemeente Arnhem ging voortvarend aan de slag.
Op 8 april stuurt de minister van Sociale Zaken een circulaire naar alle gemeenten met de voorwaarden voor de bekostiging van de inzet van werklozen. Op 10 april laat de directeur van het Gewestelijk Arbeidsbureau al weten dat hij mensen kan leveren. Op 16 april rekent de chef van de afdeling "Bevolking enz". uit dat er ongeveer 90 archiefbladen per dag moeten worden overgetypt en gecollationeerd en dat hij hier ongeveer 5 man voor nodig heeft. Uit een aantekening op die nota blijkt dat op 6 mei 1952 5 typisten zijn begonnen. Toen moest alle ophef door de VNG en de Vereniging voor Bevolkingsboekhouding nog losbarsten.
Op 30 september 1952 stuurde de gemeente zijn eerste declaratie naar de Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters:

drie honderd dertien gulden en zevendertig cent, (f 313,37), wegens in het tijdvak van 23 mei 1952 t/m 30 september 1952 naar U verzonden 28.613 archiefbladen en 2.867 verwijzingsbladen.

In totaal declareerde de gemeente Arnhem Fl. 706,91 voor rechtstreeks verzonden archiefkaarten (64.742) en verwijzingskaarten (6.262), Fl. 4,48 voor verschreven kaarten (433 archiefbladen en 16 verwijzingsbladen) en Fl. 55,92 voor kaarten (5.074 archiefbladen en 545 verwijzingsbladen) die via het CBS waren verstuurd.
De staat was niet heel snel met betalen, want op 9 februari 1955 stuurde de gemeente een herinnering naar de rijksinspectie met het verzoek toch zo snel mogelijk nog Fl. 124,89 over te maken.

"Beel neemt nazi-maatregel over"
Maar niet overal ging het zo voorspoedig. Er waren allerlei weigerachtige gemeenten en in Amsterdam sprak men van racisme! Zie bijvoorbeeld het artikel uit De Waarheid van 16 mei 1952 naar aanleiding van de start van het kopiëren van de archiefkaarten in Amsterdam.

In Amsterdam zijn Woensdag ruim 60 werkloze kantoorbedienden te werk gesteld voor het aanleggen van een tweede Burgerlijke Stand. Van de kantoorbedienden wordt verlangd dat zij op de personenregisters geplaatste discriminerende aantekeningen tegen Joodse landgenoten, die in de oorlogsjaren op bevel van de fascisten aangebracht, eveneens overschrijven. De Amerikanen en hun helpers wensen dit. Zoals bekend, heeft minister Beel enige weken geleden de gemeentebesturen voorgeschreven een duplicaat-bevolkingsregister aan te leggen en die „in het buitenland", lees Amerika, veilig te stellen. Deze maatregel van de Rommeaanse en rechtse PvdA-leiders past in het kader van de oorlogsvoorbereiding en heeft ten doel de kiezers angst aan te jagen. In de oorlog gaven de Duitse bezetters opdracht om op de personenkaarten van Joodse landgenoten bepaalde kentekenen aan te brengen. Bovendien werd achter de voornamen van personen van Joodse afkomst, die andere namen droegen dan de namen, aan het Oude Testament ontleend, een naam toegevoegd. Voor de vrouwen was dat: „Sara" en voor de mannen: „Israël". „Sara" en „Israël" moeten worden overgeschreven! De Amerikanen wensen dezelfde gegevens als de Duitse fascisten! Naar men ons meedeelt, heeft deze maatregel grote ontstemming bij de kantoorbedienden en ambtenaren veroorzaakt en is men niet van plan zich hierbij neer te leggen.

Waar De Waarheid zich logischerwijs tegen de gevestigde orde keert, kiest het Parool in een reactie op het bovenstaande artikel expliciet de kant van de overheid:

Noch op de persoonskaart, noch op de archiefbladen, noch op de persoonsbewijzen van Joodse Nederlanders is ooit de voornaam Sara of Israel toegevoegd, al of niet op last van welke Nederlanders of Duitse autoriteit ook. Na de bevrijding is aan Joodse ingezetenen van oorspronklijk Duitse nationaliteit de gelegenheid gegeven, doorhaling te verzoeken van dit discriminerende toevoegsel. De bevolkingsregisters zijn bij kennisgeving van de Rijksinspectie Bevolkingsregisters van 18 juni 1946 tot deze doorhaling gemachtigd. Men bepaalde zich in die gevallen niet tot het doorhalen van de toevoeging, maar schreef de persoonskaart van de betrokkene over, zodat er in de bevolkingsadministratie van de Duitse poging tot discriminatie niets achter bleef.
[...] Wat er van de insinuaties van het communistische dagblad overblijft is dit: Er komen in de bevolkingsregisters, uiteraard voornamelijk van Amsterdam, archiefbladen voor van statenloze Joden van Duitse oorsprong, die inmiddels zijn overleden, met de toevoeging "Sara" of "Israel." Voor zover van deze personen bij vaststelling van het overlijden bekend is geworden dat zij de dood vonden in een concentratie- of vernietigingskamp, wordt de naam beschouwd als op last der Duitsers toegevoegd en... doorgehaald. Tot dusverre is die doorhaling overgenomen op de copie, tengevolge van het feit dat men te doen had met in dit werk ongeschoolde hoofdarbeiders.

De Waarheid heeft nog wel enige artikelen hier aan gewijd in een poging wat meer onrust te stoken, maar dat was uiteindelijk zonder veel resultaat.

Belgische schaduwarchieven?
Tenslotte nog een internationale component. Op 11 december 1952 laat de Belgische ambassadeur weten dat zijn regering graag uitgebreid geïnformeerd zou willen worden over het Nederlandse initiatief om afschriften van bevolkingsregisters in veiligheid te brengen. De Secretaris-Generaal van Binnenlandse Zaken reageert uitgebreid op 24 december.
Zou de Belgische regering ook schaduwarchieven hebben aangelegd, bijvoorbeeld in Congo?

Hoe het ook zij, de Nederlandse archiefregisters werden gekopieerd en naar Curaçao gestuurd. Al heb ik nog niet ontdekt hoe en wanneer precies. Dat komt hopelijk nog.

* Deze blogserie groeit organisch. Dat wil zeggen dat ik stukjes schrijf op basis van de dossiers die ik op dat moment ingezien heb. Het kan dus zijn dat ik later in een ander dossier iets lees dat een eerder artikel in deze serie nuanceert, corrigeert, aanvult of er chronologisch gezien aan voorafgaat.

Bronnen
30238: Archief van het Bevolkingsregister Amsterdam: archiefkaarten
Handleiding Archiefkaarten
RIO 138: Burgers te boek
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-AhGldA, 2198 Secretarie Gemeente Arnhem, 1950-1959, inv.nr.40
Gijsbert C. Boon, Macht en toezicht. Bevolkingsadministratie en reisdocumenten instrumenten tot beheersing?

Gerelateerd
Schaduwarchieven: de dubbelen keren terug in Nederland
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"