donderdag 16 augustus 2012

Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst

Maandag 25 juni verscheen in de Staatscourant het vaststellingsbesluit van de selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie, waarmee de in 2005 gepubliceerde selectielijst kwam te vervallen. En net als in 2005 was het weer een moeizame bevalling. Dit kwam vooral doordat de VNG als gemachtigde voor alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen optreedt, maar er maar niet in slaagt die machtigingen adequaat vast te leggen.

Wat ik verder wonderbaarlijk vind, is dat de selectielijst zelf niet in de Staatscourant is gepubliceerd:
De selectielijst behorend bij deze beschikking zal beschikbaar gesteld worden via www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/selectielijsten
Heel fijn hoor, een link die verwijst naar een overzicht van - op dit moment - acht pagina's, waar je dan de selectielijst die je wil hebben maar in moet gaan zoeken. Dat zoeken is ook al geen sinecure, want daar heet de lijst opeens BSD Gemeentelijke en intergemeentelijke organen (actualisatie) 1996. Je moet maar weten dat BSD voor Basis SelectieDocument staat, een PIVOT-term die in de Archiefwet verder niet voorkomt.
En als je dan het pdf-bestand opent, heet het opeens weer SELECTIELIJST VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN VAN GEMEENTELIJKE EN INTERGEMEENTELIJKE ORGANEN opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996. Actualisatie. 
Heel consistent hoor...

En wat doen die rare gele markeringen (bijvoorbeeld op pagina 2) in dit officiële document?
Zijn dat de wijzigingen ten opzichte van de lijst uit 2005? Dat geldt dan in ieder geval al niet voor de eerste twee gele passages...

Inhoudelijk heb ik nauwelijks een mening over de waarderingen. Maar de Raad voor Cultuur heeft in zijn advies wel wat interessante opmerkingen gemaakt, bijvoorbeeld over de verschillen tussen de gemeentelijke lijst en de rijkslijsten als het gaat om financieel beheer en personeelszaken, of het bewaren van metagegevens.
Wat me vooral opviel in de reactie van de Raad was deze passage, over de exploitatie van begraafplaatsen en crematoria:
Overigens stuitte de Raad bij zijn poging om helderheid te krijgen over dit punt op het volgende. Steeds meer gemeenten besteden de exploitatie en het beheer van gemeentelijke begraafplaatsen en crematoria uit aan marktpartijen. Daarmee komt ook de taak van het bijhouden van de begraaf- en crematieregisters in particuliere handen. Navraag bij bedrijven als Yarden leert, dat deze bedrijven zich niet bewust zijn van het feit dat deze registers tot de overheidsarchieven behoren en op termijn behoren te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Ook enkele gemeenten die we op dit punt hebben bevraagd, waren zich hier niet van bewust. De Raad ziet hier een risico dat er registers vernietigd worden of buiten het publieke domein blijven. 
Een tijdje geleden hebben het LOPAI en de Erfgoedinspectie tijdens een gezamenlijke (besloten) studiedag hier ook al eens naar gekeken en het gaat natuurlijk om veel meer dan alleen de begraafplaatsen. Je kunt hier ook denken aan het verhalen van schade aan eigendommen, het beheer van websites of het verstrekken van subsidies.

Maar goed, er is dus een nieuwe selectielijst. Ben benieuwd hoe lang het duurt voor deze weer "geactualiseerd" wordt en hoe hij er dan uitziet. Want, zoals de Raad schrijft:
Op het snijvlak van inhoud en procedure ligt de systematiek van deze lijst: een ouderwetse stukkenlijst, ingedeeld in categorieën en strikt organisatiegebonden. De ‘VNG-lijst’ bestaat in deze vorm al sindsjaar en dag. De Raad is echter van mening, dat deze actualisatie laat zien dat de lijst in deze vorm zijn beste tijd gehad heeft. De indeling in categorieën en stukken ontneemt het zicht op de processen en wordt met alle verwijzingen, uitzonderingen en kanttekeningen steeds onoverzichtelijker en moeilijker te hanteren.
[...]
De organisatiegebondenheid van de lijst belemmert het zicht op de grotere gehele van de ketens waarvan veel gemeentelijke processen deel uit maken. De Raad zou daarom graag zien dat de VNG de lijst de komende jaren volledig herziet en daarbij aansluiting zoekt bij de werkprocessen van de gemeenten en de ketens waarvan die deel uit maken.
Aanvulling, 16 augustus 13:20
Ik begreep net van collega Sam dat in 2008 artikel 5 van de Archiefwet zodanig is gewijzigd dat een publicatie van de vastgestelde lijst in de Staatscourant niet meer nodig is.
Het derde lid van artikel 5 luidde eerst:
De vastgestelde lijsten worden gepubliceerd in de Staatscourant.
Sinds 22 oktober 2008 luidt dit echter:
Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.
In de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel (je moet even zoeken, maar hij is te vinden) wordt dit als volgt verantwoord:
Doordat selectielijsten doorgaans een aanzienlijk aantal pagina’s in de Staatscourant beslaan, neemt het drukklaar maken ervan veelal een aantal weken in beslag. Deze wijziging maakt het mogelijk om in een besluit tot vaststelling van een selectielijst te bepalen dat de lijst zélf ter inzage wordt gelegd en raadpleegbaar wordt gemaakt via het internet. Deze technische aanpassing, die niet afdoet aan de kenbaarheid van de lijsten, strekt tot kostenbesparingen en tot verbetering van de effectiviteit.
Tja...

Gerelateerd
Tussentijdse wijziging gemeentelijke selectielijst
Nieuwe methode van archiefselectie: De Raad voor Cultuur vraag advies
Nieuwe selectieaanpak? #kvan11

Plaatje: Bordje op de Eiffeltoren van Koffiemetkoek

20 opmerkingen:

  1. Die kreet BSD krijg je er niet uit! Een selectielijst is een selectielijst, die moet je ook zo noemen. BSD's zijn ooit bedoeld als halffabrikaat (Max, corrigeer me als dat nodig is) waaruit verschillende producten voort zouden kunnen komen, waaronder selectielijsten. En wat zie je? Her en der vaststellingsbeschikkingen van BSD's, vaststellingsbeschikkingen van selectielijsten zonder die lijsten maar met verwijzingen naar BSD's die je dan maar moet zien te vinden en ik weet ook dat er selectielijsten zijn vastgesteld waarvan we niet precies weten welke versie van het BSD 'er bij hoort'.
    Maar goed, er is dus een geactualiseerde selectielijst voor gemeenten c.a., ook geldend voor organen die nog moeten worden opgericht, voor grensoverschrijdende Openbaar Lichamen op basis van het Verdrag van Anholt (dus niet op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen).
    Prachtig vind ik wel dat websites, excursies, lezingen en bezichtigingen die van betekenis voor geschiedenis, cultuur of beleid bewaard moeten blijven en de overige niet. Hoe gaat dat geoperationaliseerd worden ...

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Als altijd ben ik onder de indruk van je blog, Ingmar. Ik beleef er vrij vaak veel plezier aan.
    Voor zover ik zie, wordt elders de BSD en de selectielijst nog wel van elkaar onderscheiden. Ik meen dat te kunnen afleiden uit: http://wetten.overheid.nl/BWBR0022803/geldigheidsdatum_30-06-2012#BIJL1036225 waar bij de BSD-verantwoording van hfdst 1.1 t/m 1.4 onderscheid wordt gemaakt tussen beide termen. Een dergelijke verantwoording ontbreekt evenwel bij de VNG-lijst.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Dank je Ton.
    Er is ook een verschil tussen BSD's en selectielijsten. Als ik het goed heb (en in aanvulling op wat @twitter-63746403:disqus hierboven zegt) werden helemaal in het begin van PIVOT BSD's gemaakt voor beleidsterreinen, bijvoorbeeld monumentenzorg. Hierin werden dan alle handelingen van verschillende zorgdragers op dat specifieke beleidsterrein beschreven en gewaardeerd. Maar, zorgdragers kunnen alleen voor hun eigen archieven een selectielijst (laten) vaststellen. Dus dan moest er een *kuch* "selectie" uit de BSD's gemaakt worden en die werd dan als selectielijst vastgesteld.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Je toevoeging houdt dus in dat het NA dat internet-adres voor selectielijsten dus eigenlijk nooit meer kan wijzigen, of altijd een doorverwijzing actief houden. Maar daar zullen ze vast wel rekening mee hebben gehouden.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Geweldig deze feitenrelaas. De reconstructie van dit proces herken ik volledig?

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Ten aanzien van de publicatie van de lijst: zoiets zie je ook terug in art.5 van de Bekendmakingswet, maar ook in at.3:42 Awb. De MvT zegt daarbij: "Niettemin zijn er gevallen waarin het niet goed mogelijk of niet zinvol is. Men denke aan zeer omvangrijke regelingen of regelingen waarin, al of niet in de vorm van bijlagen, uitvoerige en gedetailleerde technische specificaties zijn opgenomen."

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Zoals aangekondigd een vervolg op mijn
    eerdere reactie. Ik lees in de vaststellingsbeschikking art. 1 het
    volgende: "De bij dit besluit gevoegde 'selectielijst (...)' en de
    daarbij behorende toelichting worden vastgesteld voor de in Bijlage 1
    bij de selectielijst genoemde gemeentelijke organen en in Bijlage 3
    bij de selectielijst genoemde intergemeentelijke organen (zijnde
    gemeenschappelijke regelingen zonder openbaar lichaam en
    privaatrechtelijke intergemeentelijke organen)". Als ik op de website van het NA kijk zie ik dat er een aantal bijlagen zijn, bijlagen 1, 5, 6 en 7. In de selectielijst zelf zitten ook nog een aantal bijlagen, een bijlage 1 en 2 bij de hoofdstukken 2 en 3, dan een bijlage 4 zonder dat ik dan al een een bijlage 3 heb gezien, bijlage 4 is een staat van intergemeentelijke organen met een onbekende rechtsvorm voor wie de "Selectielijst voor archiefbescheiden (...)" geldt, tenminste indien de Aw 1995 art. 40 lid 3 van toepassing is. Mooi, maar in de vaststellingsbeschikking is geen sprake van een bijlage 4. Maar we gaan verder: na bijlage 4 komt bijlage 1, een lijst van gemeenten waarvoor de lijst van toepassing is. Dat is goed, die bijlage staat in de vaststellingsbeschikking genoemd denk je dan. Dat is alleen niet helemaal zeker, want tot mijn stomme verbazing wordt er op de website van het NA nog een bijlage 1 genoemd, óók een lijst van gemeenten, maar dan nét iets anders. Zie de website: http://www.nationaalarchief.nl/waardering-selectie/selectielijsten/bsd-gemeentelijke-intergemeentelijke-organen-actualisatie-1996. Maar we gaan door. In de selectielijst zelf (ik weiger het ding BSD te noemen) volgt dan bijlage 2, een opsomming van allerlei gemeenschappelijke regelingen waarvoor de lijst níet geldig is. Een enorme waslijst van gemeenschapelijke regelingen waarvoor dus geen geldige selectielijst lijkt te zijn, ook de voorgaande lijst niet, want die is ingetrokken. Of is daarvoor de lijst uit 1983 misschien geldig? Denk het eigenlijk niet, die lijst is in ieder geval ingetrokken voor de gemeenten zelf. Ben nu eigenlijk wel benieuwd of ál die gemeenschappelijke regelingen nu zelf selectielijsten gaan opstellen. Na bijlage 2 komt bijlage 3. een lijst van gemeenschappelijke regelingen waarvoor de lijst wél geldig is, staat ook zo in de vaststellingsbeschikking. Maar op de website van het NA staan ook nog de bijlagen 5, 6 en 7. Waar zijn die voor? En waar zijn de bijlagen 2, 3 en 4 dan? Die worden niet genoemd op de website van het NA. Nou denk ik wel te snappen dat de bijlagen die op de website van het NA slaan op de concept-selectielijst die ooit ter inzage is gelegd, maar helder wordt het er niet van.
    Ik denk dus dat het zo is dat alleen de lijst die op de website van het NA BSD genoemd wordt vastgesteld is, dat de bijlagen 1, 5, 6 en 7 die op de website los vermeld staan geen status hebben en dat de bijlagen 1 en 3 die bij de lijst zelf zijn opgenomen vastgesteld zijn als uitwerking van artikel 1 van de vaststellingsbeschikking (en dan bedoel dus ik niet bijlage 1 bij de hoofdstukken 2 en 3 van de selectielijst zelf). Maar die bijlage 4, dat blijf i me dan toch afvragen. Zit de omissie in de vaststellingsbeschikking of in de selectielijst op de website van het NA?

    Kortom, ik vind het allemaal niet zo fraai ...
    (en n og een kleine correctie op mijn eerdere reactie: die Anholt-regelingen staan in bijlage 2, dus daarvoor is deze selectielijst toch niet vastgesteld).

    BeantwoordenVerwijderen
  8. En nog een kleinigheid, staat los van deze selectielijst: we krijgen een concept-selectielijst ter inzage, ook het verslag van het driehoeksoverleg krijgen we, tesamen met de indieningsbrief. Advies Raad voor Cultuur zien we na wat zoeken uiteindelijk ook wel bij de Raad zelf, maar niet op de website van het NA. Eventuele reacties op de ter inzagelegging zien we niet, tenminste, ik vind ze niet (maar misschien zijn ze er wel niet, hoewel ik meen te weten dat er in het geval van de gemeentelijke lijst wel gereageerd is). Dan zwijgt het even en zien we de vaststellingsbeschikking en de lijst verschijnen. Wat ik verder ook mis zijn de reactie van de algemene rijksarchivaris op het advies van de Raad voor Cultuur en op de reacties die uit de ter inzagelegging komen. Lijsten worden soms anders vastgesteld dan dat zij ter inzage zijn gelegd en ik wil dan eigenlijk de motivatie daarvan weten en die is volgens mij te halen uit de niet-gepubliceerde stukken.

    BeantwoordenVerwijderen
  9. @twitter-63746403:disqus Een kleine kanttekening: ik denk dat de selectielijst juist wel geldt voor de gemeenschappelijke regelingen uit bijlage 2 van de selectielijst. Of denk jij dat de titel "Bijlage 2, intergemeentelijke organen, zijnde gemeenschappelijke regelingen met
    een openbaar lichaam voor wie de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1" aangevuld moet worden met "januari 1996' niet geldt?
    (Overigens zie je in deze lijst ook waarom pdf/papier geen goed preserveringsformaat is voor Excel.)

    BeantwoordenVerwijderen
  10. @twitter-63746403:disqus
    Dat vind ik overigens geen kleinigheid. Dit soort dingen zijn voor de "reconstructie van het proces" onontbeerlijk.

    BeantwoordenVerwijderen
  11. De beschikking heeft het over "Bijlage 1 bij de selectielijst genoemde gemeentelijke organen", volgens mij is dat de bijlage 1 die in de lijst is opgenomen die het NA heeft gepubliceerd, de lijst van gemeenten dus. De beschikking heeft het dan nog over "Bijlage 3, de bij de delectielijst genoemde intergemeentelijke organen (zijnde gemeenschappelijke regelingen zonder openbaar lichaam en privaatrechtelijke intergemeentelijke organen)". Volgens mij correspondeert dat met de bijlage 3 die in de lijst is opgenomen. Bijlage 2, met als titel "Bijlage 2, intergemeentelijke organen, zijnde gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam voor wie de "Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (actualis "" (en hier wreekt zich de knullige gedachte dat excel te printen is) wordt niet in de vaststellingsbeschikking genoemd, ik denk dat het hier gaat om díe gemeenschappelijke regelingen waarvoor de VNG geen machtigingen heeft gekregen. Dus al die werkvoorzieningschappen, toch best groot, vallen buiten de selectielijst, net zoals de veiligheidsregio's.

    BeantwoordenVerwijderen
  12. De machtigingen waarover de VNG zegt te beschikken kennen we natuurlijk ook niet. We moeten de VNG maar geloven dat die er zijn (of zijn die ergens gepubliceerd en zoek ik weer eens niet goed? Ik zou er overigens niet naar moeten hoeven zoeken, ze zouden gewoon bij de vastgestelde lijst moeten staan). Gezien de rest van de procedure heb ik zo mijn twijfels over het werkelijk bestaan van al die machtigingen en de VNG WOBben gaat niet ...

    BeantwoordenVerwijderen
  13. @twitter-63746403:disqus Ik denk niet dat dit de regelingen zijn waar de VNG geen machtiging voor heeft. Het onderscheid tussen 2 en 3 zit volgens mij in het wel of geen openbaar lichaam hebben.
    Maar, je hebt natuurlijk helemaal gelijk dat bijlage 2 niet genoemd wordt in de beschikking en dat het dus inderdaad twijfelachtig is of selectielijst voor deze organisaties geldt.

    BeantwoordenVerwijderen
  14. @twitter-63746403:disqus Over die machtigingen is de afgelopen jaren heel wat te doen geweest en de Raad voor Cultuur zei daar in zijn advies ook wat over (maar helaas is de site van de Raad op dit moment onbereikbaar, dus ik kan het niet nakijken...)

    BeantwoordenVerwijderen
  15. @twitter-63746403:disqus Maar in de Handelingenbank is het advies van de RvC ook te vinden. En de Raad schreef over de machtigingen:

    In die zin is het procedurele verloop nu correct geweest, ware het niet dat de verantwoording daarover nog steeds te wensen overlaat. De aanvraag toont niet aan dat de benodigde machtigingen zijn afgegeven. Bijlage 1 bij de lijst bevat een lijst van gemeenten onder de noemer ‘namen van gemeenten die als actor opgenomen zijn de (sic) selectielijst’. Navraag bij het Nationaal Archief leerde dat hiermee de zorgdragers bedoeld zijn namens wie de VNG de vaststelling van de lijst heeft voorbereid en aangevraagd. De titel noch de inhoud van de bijlage maakt dat echter duidelijk. De Raad adviseert u in ieder geval de titel van de bijlage te wijzigen in ‘namen van gemeenten waarvan het college van b&w de VNG gemachtigd heeft om deze lijst te doen
    vaststellen en voor welke de lijst na vaststelling zal gelden’. De Raad is ook van mening dat de aanvraag strikt genomen moet aantonen dat de bedoelde machtigingen daadwerkelijk zijn verleend.
    Ook op het punt van de intergemeentelijke organen laat de procedure aan duidelijkheid en transparantie te wensen over. De Raad heeft begrip voor de pragmatische handelswijze van VNG en Nationaal Archief zoals verwoord in de reactie op de zienswijze van de gemeente Leeuwarden, maar is niettemin van mening dat deze geen schoonheidsprijs verdient. Hij adviseert dan ook om met het oog op een volgende herziening van deze lijst ook expliciete machtigingen te laten afgeven voor het afhandelen van de vaststelling namens de intergemeentelijke organen onder de zorg van de verschillende betrokken gemeentebesturen.

    BeantwoordenVerwijderen
  16. Die wijziging van de Archiefwet waarin is opgenomen dat een besluit tot vaststelling in de Staatscourant wordt gepubliceerd is inderdaad wat merkwaardig. De de MvT het heeft over het drukklaar maken en dat dat enkele weken kost. De wijziging van de Archiefwet is zoals je al aangeeft vastgesteld 22 oktober 2008. Nou is er ook een Wet Elektronische bekendmaking, vastgesteld op 27 november 2008 (dus iets meer dan vier weken na vaststelling van de wijziging van de Archiefwet). "Wij" zegt: "Alzo Wij in overweging genomen
    hebben, dat het wenselijk is dat de bekendmaking en beschikbaarstelling
    in geconsolideerde vorm van wetten, algemene maatregelen van bestuur,
    anders dan bij wet of algemene maatregel van bestuur vastgestelde
    algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een
    of meer belanghebbenden zijn gericht, langs elektronische weg kan
    geschieden en dat in verband daarmee onder andere moet worden voorzien
    in de elektronische uitgifte van het Staatsblad, de Staatscourant en
    andere van overheidswege uitgegeven
    publicatiebladen". Daarmee vervalt natuurlijk de noodzaak tot drukklaar maken, immers er hoeft niet meer gedrukt te worden, in ieder geval effectief niet meer sinds 1 juli 2009, de datum waarop de elektronische Staatscourant is ingevoerd. Je moet dan een digitaal bestand aanleveren om te publiceren, natuurlijk zal dat aan wat vormvereisten moeten voldoen, maar is dat zo erg?

    BeantwoordenVerwijderen
  17. @twitter-63746403:disqus Tja, hier lijkt ook een beetje sprake van een linkerhand die niet precies weet wat de rechterhand doet.

    BeantwoordenVerwijderen
  18. Dank voor de verwijzing naar(en citaat uit) MvT bij wijziging art.5 AW. Had ik over het hoofd gezien. Gaat nu mee in komende aanvulling (november/decemebr 2012) van mijn Archiefrecht.

    Eric Ketelaar

    BeantwoordenVerwijderen
  19. @Eric De dank gaat helemaal naar Sam, ik had het ook gemist.

    BeantwoordenVerwijderen