donderdag 2 december 2010

Information governance volgens VHIC

Eerder presenteerde VHIC de resultaten van zijn landelijk benchmarkonderzoek (pdf). Hoewel ik het rapport nog niet helemaal gelezen heb (95 pagina's) zijn er wel al een paar dingen die me opvallen.
Hoewel het onderzoek gaat over "information governance" en informatiehuishouding, lijkt het in de conclusies toch vooral te gaan over 'klassieke' documenten, digitale A4-tjes en niet over digitale bestanden die niet als 'document' te karakteriseren zijn, maar wel nodig kunnen zijn om het handelen van een overheid te verantwoorden, zoals webpagina's, records in ERP-systemen of GIS-applicaties:
Informatie moet in de toekomst sneller beschikbaar zijn, bovendien moet deze informatie compleet, actueel en betrouwbaar zijn. Documenten dienen slechts één keer voor te komen, maar via meerdere ingangen te worden teruggevonden.
(...)
Bewijs- en verantwoordingsdocumenten worden langs meerdere kanalen gevormd en binnen zaken of projecten beheerd.
(...)
De werkprocessen van de organisatie zijn leidend, de inrichting van de informatiehuishouding volgt de werkprocessen. De werkprocessen zullen in de toekomst via internet/webformulieren
geautomatiseerd worden: dit betekent voor die werkprocessen nog minder documenten.
Maar misschien wordt mijn interpretatie te zeer gestuurd door mijn obsessie...

De bevindingen van het onderzoek zijn niet heel verrassend, in de zin dat ze niet afwijken van het algemene beeld dat Erfgoedinspectie, Algemene Rekenkamer en LOPAI de afgelopen jaren schetsen. Maar het is goed dat het gekwantificeerd is:
De volgende resultaten geven te denken:

  • 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk;
  • 40% meent dat de bedrijfskritische informatie niet goed wordt beschermd;
  • 30% meent dat de kosten van het informatiebeheer onvoldoende worden beheerst;
  • 71% van de respondenten haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de organisatie;

(...)
Schokkend is de uitspraak dat slechts in 12% van de deelnemende organisaties voldoende kennis aanwezig is van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen over het beheer van informatie en dat de richtlijnen die er zijn, onvoldoende worden toegepast in 72% van de organisaties. In 53% van de gevallen wordt informatie niet met voldoende waarborgen verwijderd.
(...)
[B]innen organisaties is de informatiehuishouding bij slechts 41% van de gemeenten goed georganiseerd en bij slechts 49% van de deelnemers bestaat het idee dat goed informatiebeheer noodzakelijk is.
Wat verder opvalt aan de conclusie van het onderzoeksrapport, is dat het eigenlijk amper een conclusie is. Het hele hoofdstuk omvat zeven pagina's en daarin worden nauwelijks 'lessen geleerd' uit het onderzoek. Het is vooral een lofzang op zaakgericht werken, zaaksystemen, zaaktypecatalogus en dsp. Los van de vraag of dit allemaal 'waar' is, lijkt me dat je dat soort dingen niet kunt concluderen op basis van een onderzoek bij gemeenten waar de information governance zo beroerd is. De conclusies die ik hierboven citeerde komen dan ook uit het persbericht dat op de website van VHIC staat.

Binnenkort eens ergens tijd vinden om het volledige rapport te bestuderen...

11 opmerkingen:

  1. De presentatie op de IRD gaf hetzelfde beeld idd. Overhaaste conclusies op basis van interpretatie. o.a. conclusies trekken dat bij het invullen van een vraag waarin je een van de rondjes 1-5 moet selecteren als je antwoord, uitgaan van rondje 3 (gemiddeld, m.i. voldoende) als beneden de maat. je toevoeging over documenten was ook de indruk die gister de benchmark achterliet. Jammer, het signaal is goed, maar als je dat niet goed onderbouwt kun je er helaas weinig uithalen.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Eric-Jan Keulemans2 december 2010 om 10:34

    Ik heb rapport ook gelezen en zelfs presentatie van opsteller gezien. Los van uitkomsten, heb ik gevraagd welke criteria zijn gebruikt maar kreeg toen een vaag antwoord. En op mijn vraag of 110 gemeenten wel een representatief resultaat is van de ruim 400 gemeenten in Nederland, antwoordde de opperman van VHIC dat dit idd het geval is.

    Tsja...

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Ik kreeg toch het beeld van een gedegen onderzoek, dat waarde kan toevoegen aan de informatiehuishouding van een gemeente omdat het door information governance en DIV aan elkaar te koppelen de waarde van DIV toevoegt aan het geheel van Informatiemanagement. Dit is meestal IT driven... Toegegeven, ik heb het ook niet helemaal doorgelezen, maar mijn eerste indruk is dat het een eerlijk en redelijk onafhankelijk rapport is.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. ik zou die tijd ook nemen, Ingmar. Aan het onderzoek is ook een onderzoek verbonden onder hoofden DIV, het tweede deel van het rapport. Dat is misschien ook bevestigend, maar toch: het kan maar eens geconcludeerd worden.
    In het governance-onderzoek is een vragenlijst gebruikt die eerder was gebruikt door The Economist, om de resultaten te kunnen vergelijken met het bedrijfsleven in Nederland (dit deel van het onderzoek ishelaas niet uitgevoerd, zou een ander bedrijf oppakken) en met de Nederlandse gemeenten. We hebben geen criteria aangegeven wat "bedrijfskritische informatie" is, dus als je zegt: die definitie kan verschillend worden geïnterpreteerd, heeft Eric-Jan gelijk. Da vraag kan terecht gesteld worden of een gemeentesecretaris wel weet wat zijn of haar bedrijfskritische informatie is, maar ik neem aan dat hij of zij dat wel hoort te weten.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Op basis van de opmerkingen van Eric-Jan: Ja, doorgaans heeft een enquete een antwoordpercentage van 10%. Hier is dit 25%. Met de UvA heb ik besproken of dit als representatief te stellen is, en daar vond Rik Maes van wel, al moet je natuurlijk altijd wel voorzichtig zijn in je conclusies. Daar ben ik in het onderzoek ook heel wat voorzichtiger in dan tijdens mijn presentatie, waarin ik duidelijk gesteld heb dat maar een beperkt aantal respondenten durfde aan te geven dat ze de zaak goed geregeld hadden en niet een neutraal antwoord gaven of slecht.
    Maar nog: als je alle neutralen en goed bij elkaar telt, is er nog steeds een groot aantal gemeenten die het niet goed heeft geregeld.....!

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Overhaaste conclusies..... aan het rapport is een jaar gewerkt......

    BeantwoordenVerwijderen
  7. vrienden en vriendinnen: lees het inderdaad eerst. Het rapport SCHETST EEN BEELD. Bij ieder rapport kun je vele vragen stellen. Vind je het niet interessant, doe er dan niks mee. Denk je dat het beter kan of zou moeten: pak het op en laat dat zien.

    BeantwoordenVerwijderen
  8. @Allemaal Dank voor jullie reacties.
    @Gerdy of de conclusies overhaast zijn, weet ik niet. Mijn punt was alleen dat het hoofdstuk dat in het rapport "Conclusie" heet, niet per sé de conclusies van het benchmark-onderzoek zijn. Het is meer een samenvatting van de manier waarop de informatiehuishouding georganiseerd zou moeten zijn (volgens VHIC).
    @Eric-Jan, Chris en Ad: ik heb ook niet getwijfeld aan representativiteit of gedegenheid van het onderzoek. Mij lijkt 110 respondenten een mooi percentage inderdaad.
    @Ad Het mooiste van het onderzoek vind ik inderdaad dat het is uitgevoerd en dat er dus kwantitatieve aantallen en percentages zijn. Dit staat nog helemaal los van de interpretatie en waardering van de aantallen. Maar ik ga het rapport zeker integraal lezen en kom er dan nog op terug.
    @Jack Is dat niet een beetje een rare reactie? De conclusies zijn te precies ("42% dit, 71% dat") om daarna af te doen met "een beeld"... En blijkbaar mag je niet alleen maar iets vinden van een rapport, maar moet je er meteen iets wel of niet mee doen? Als je geen reacties wil, moet je niets publiceren... Of interpreteer ik je opmerking nu fout?

    BeantwoordenVerwijderen
  9. Het rapport staat bol van de conclusies, die niet in de eindconclusies zijn opgenomen. Bij elke uitkomst op een vraag is een interpretatie gegeven van een antwoord. Soms is daarover gediscussieerd met mensen buiten het veld, soms met mensen in het veld. Het rapport is kritisch tegengelezen door verschillende mensen in de maand augustus.
    Natuurlijk verwacht ik reacties, anders hadden we het niet gepubliceerd. Wat ik jammer vind is dat in deze twittertijd, voordat een rapport is gelezen, al conclusies worden getrokken over de inhoud.
    Ik hoop dat het slechte weer van de komende dagen voor veel mensen aanleiding zal zijn om het rapport eens goed door te nemen en ben van harte bereid om welke vraag dan ook te beantwoorden, of te weerleggen!

    BeantwoordenVerwijderen
  10. Overigens zie ik nu wat er is misgegaan in de reactie van jou, Ingmar. Het rapport gaat over Information Governance (deel 1), een benchmark onder gemeentesecretarissen en over DIV-afdelingen (het deel vanaf pagina 65). De conclusies over information governance staan door de benchmark heen, met een samenvatting op pagina 64; de conclusies over de DIV-afdelingen staan aan het einde van het rapport, pagina 88 en volgende. Als je dat leest als een lofrede op zaaksystemen dan mag dat, al zal iedereen die me goed kent weten dat ik zeer, zéér kritisch ben op zogenaamde zaaksystemen en dat ik juist geloof in de kracht van het document (zie mijn bijdrage aan Od, oktober 2010 pagina 8 en 9). Als je iets belangrijks afspreekt, voer het dan meteen uit (dus: zonder administratieve rompslomp), kan dat niet: leg rechten en verplichtingen dan vast in een document waarbij je zo mogelijk -en zo nodig- getuigen aanroept die later kunnen helpen in de bewijsvoering en zorg dat alle metadata over dat document in de eigenschappen van het document worden meegenomen, zodat ze systeemonafhankelijk zijn terug te vinden. ocument van is mijn idee, sla dat op als archiefdocument en niet als zaak, want over vijf jaar.

    BeantwoordenVerwijderen
  11. goedemorgen Ingmar, ik ben een beetje raar, dus dat kan! Mijn reactie is ook een reactie op andere reacties, dus niet alleen op jouw blogtekst.
    De uitkomsten op de vragen worden precies gegeven in percentages, met daarbij een interpretatie die ook anders kan. En in de vraagstelling zijn begrippen niet altijd gedefinieerd, waar mensen over vallen / problemen mee hebben. Ik vind e.e.a. een beeld geven waarbij ik denk dat er mogelijkheden zijn voor verbetering, ook herkenbaar.
    Je mag alles vinden van het rapport, maar lees het dan eerst. Roep niet zo maar wat. Dat is de gedachte achter mijn opmerking. Het is makkelijk om alleen kritiek te geven.
    Verder genunaceerd/mijn eerdere reactie aangevuld: Vind je het niet goed, maar wel een interessant onderwerp dan zou je kunnen overwegen om het over te doen, en beter. Toon aan dat dit rapport onvoldoende is, anders en beter kan.
    Ik ben wel benieuwd of @Gerdy en @Eric-Jan het gaan lezen en dan nog eens terug komen.

    BeantwoordenVerwijderen