maandag 20 december 2010

Over de openbaarheid van een inspectierapportage

In het Archievenblad van december staat een artikel (pdf) van Hans Berende over wat in de archiefwereld "de Haarlemse casus" is gaan heten. Kortweg komt het er op neer dat het college van burgemeester en Wethouders van Haarlem een inspectierapport van de provinciale en gemeentelijke archiefinspectie uit 2005 heeft genegeerd. En begin dit jaar werd het tweede, kritisch rapport "geheim" verklaard. Louise van Zetten, vroeger archivaris van Bloemendaal en nu fractievoorzitter van D66 in Haarlem, wilde daar meer van weten. Ondertussen zijn beide rapporten boven water en op 25 november besproken in de raad.

Het artikel gaat verder over de vraag of die rapportages van de provinciaal archiefinspecteur en archivaris niet actiever openbaar gemaakt zouden moeten worden. Het mondt uit in een beetje modieuze roep om een "register van openbare en geheime stukken." In het artikel vielen me een paar dingen op.

EEN
Allereerst de rol van mevrouw Van Zetten, of beter gezegd, de rol van de gemeenteraad. Van Zetten zegt in het artikel:
"Het verhaal in Haarlem begint met te stellen dat een gemeenteraadslid moeilijk kan weten dat een rapport bestaat als daar geen melding van wordt gemaakt."
Daarna gaat het vooral over de redenen waarom B&W het rapport uit 2010 geheim verklaarden. Maar mevrouw Van Zetten gaat hier volgens mij helemaal voorbij aan de door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening van de gemeente Haarlem (doc), waarvan artikel 9 luidt:
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Tussen 2005 en 2010 had de raad dus al minstens vijf (!) keer door het college geïnformeerd moeten worden. Dat het college dat niet doet, is het college aan te rekenen. Maar, dat de raad er niet zelf naar vraagt, is evenzeer de raad aan te rekenen.

(Interessant detail is nog dat OCW, VNG en IPO er van uit gaat dat vanaf 2012, als het interbestuurlijk toezicht gewijzigd wordt, de raad zijn controlerende rol ook op het terrein van archiefbeheer actiever gaat spelen. Zouden al die gemeenteraadsleden dit al weten?)

TWEE
In Noord-Holland/Haarlem is het blijkbaar gebruikelijk dat de provinciaal archiefinspecteur en de gemeentelijk archiefinspecteur gezamenlijk "op inspectie" gaan en ook gezamenlijk één rapport uitbrengen. Het verbaast me enigszins dat hier in het artikel geen enkele kritische kanttekening bij geplaatst wordt.  De rol en positie van de provinciale archiefinspecteur en de gemeentelijke archiefinspecteur zijn volgens mij zodanig dat zij niet samen kunnen rapporteren. Al is het alleen maar omdat toezicht op zorg ook toezicht op toezicht op het beheer inhoudt. Op deze manier neemt de provinciale archiefinspectie voor een deel de taken van de archivaris over. In Haarlem zal de provinciale archiefinspecteur dan ook nooit (kunnen) rapporteren dat het toezicht op het archiefbeheer onder de maat is, aangezien zijn eigen rapport ook over het archiefbeheer gaat.

DRIE
Hoewel het in het artikel gaat over de vraag of de inspectierapportages door de toezichthouder openbaar gemaakt moeten worden of niet, worden de consequenties van een "ja" of "nee" niet besproken. En eerlijk gezegd ben ik persoonlijk er ook nog altijd niet uit. Directe publicatie door de toezichthouder kan naar mijn idee sowieso niet: je zult de geïnspecteerde partij altijd de gelegenheid moeten geven om een 'weerwoord' te geven. Verder ben ik ook niet zo'n liefhebber van 'naming and shaming.' Ik vind het een onsympathieke manier van werken en blijkbaar is het ook minder effectief dan we soms denken. Zie bijvoorbeeld deze presentatie van Judit van Erp (pdf').

Maar kunnen jullie nog andere voor- of nadelen noemen?

Gerelateerd
Inspectierapport Audiovisuele Raadverslagen

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen