Dat is maar een mening: metadata in documenten

Een apart bericht op Joop.nl dit weekend.
Duizenden documenten van (semi-)overheidsorganisaties op internet blijken een Latijnse titel te hebben: At opinio facillime sumitur. 
Zoek zelf maar even en het resultaat zal vergelijkbaar zijn met het plaatje hierboven: documenten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, het ministerie van Sociale Zaken, het SBV-Z, Kansen op werk bij multiproblematiek en ga zo maar door.
Uit onderzoek van Joop.nl blijkt dat de oorzaak ligt bij Studio Dumbar.

Ontwerpers gebruiken meestal een standaardtekst voor opmaakvoorbeelden, de zogeheten 'Lorem ipsum', een soort Latijnse neptekst die een beeld geeft van hoe een tekst oogt. Studio Dunbar pakte het anders aan en gebruikte als voorbeeldtekst een deel uit de in 1511 gepubliceerde Lof der Zotheid van Erasmus. Daarin komt de frase at opinio facillime sumitur voor en die staat bijvoorbeeld op de instructie voor het samenstellen van rapporten als eerste zin. In sommige programma's wordt de eerste zin van een document automatisch als titel gekozen. Als vervolgens dat document weer als basis wordt gebruikt, gaat de titel ook mee.

Hoe werkt dat dan? Nou kijk.
Hierboven zie je de eigenschappen van de Word-versie van mijn scriptie over die rederijkers in Kaapstad. In het bestand zijn de titel en de auteur ervan als metadata opgenomen. Ik had er nog meer gegevens aan toe kunnen voegen, maar dat vond ik blijkbaar niet de moeite waard.
Als je nu naar de eigenschappen kijkt van bijvoorbeeld het Aanvraagformulier verklaring van vakbekwaamheid (doc) voor psychotherapeuten met buitenlandse diploma's om in het BIG-register te worden opgenomen, dan zie je dit:

En als je een word-bestand converteert naar pdf, dan gaan titel en auteur gewoon mee. Kijk maar (via ctrl-d in je pdf-reader): mevrouw Hes is ook auteur van de XIS Testtool (pdf) van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het rapport 'Dat werkt' (pdf) van de Inspectie Werk en Inkomen.

(Opvallend is trouwens, dat mw. M. Hes als zoekterm geen in dit kader relevante zoekresultaten oplevert. Het veld "auteur" wordt blijkbaar niet geïndexeerd door Google.)

Waarom is dit zo erg, zul je misschien denken?
Tja, een van de mantra's van digitale archivering is dat je metagegevens automatisch in de archiefbestanden kunt opnemen en uit de bestanden kunt extraheren. Maar, op deze manier worden de overheidsarchieven natuurlijk niet echt heel toegankelijk en betrouwbaar.

Alles is maar een mening en mw. M. Hes is 's rijks auteur.

Gerelateerd
Rottende bitjes in de gemeenteraadsverslagen? #kvan11

Metadata in je plaatjes

Nog een keer: metadata in foto's

Vorig jaar pleitte ik voor het opnemen van zo veel mogelijk metadata in de afbeeldingen die archieven online zetten. In een iets andere context kunnen die metadata ook ongewenste effecten hebben:

Ten women in the St. Louis area have filed lawsuits in federal court after discovering that an Internet search for their names returned "before and after" photos of their breast augmentation surgeries, theSt. Louis Post-Dispatch reports.

How the Photos Were Posted
Plastic and cosmetic surgeons often post photos online -- usually without showing faces -- so potential customers can view their work.
The plaintiffs in the lawsuits -- who were patients of plastic surgeon Michele Koo -- signed a waiver stating that Koo and other physicians could use their photos, videos and case histories in presentations, websites or other materials "for the purpose of informing the medical profession or the general public."
However, the waiver also stated, "Neither I, nor any member of my family, will be identified by name in any publication."

About the Lawsuits
The lawsuits allege that Koo was negligent because the photos on her website included information that could be linked to the plaintiffs' names. If patients' names are not removed from computerized picture file information, the names can be displayed with the images during a Web search.

 Oops...

Gerelateerd
Metadata in je plaatjes

Plaatje: Before and after?

Beschrijf je foto's

Since digital photography is instantaneous, we take and collect an enormous amount of photos. But as our personal collections grow, it becomes more and more difficult to find specific photos. If your digital photos are difficult for you to manage, how will your loved ones be able to make sense of them in the future? This video explains how you can add descriptions and tags to your digital photo files to make it easier to organize and search your collection.

Gerelateerd
Metadata in je plaatjes
Embedded metadata manifesto
Het verhaal van een fotoalbum

Embedded Metadata Manifesto

Even terugkomen op een bericht van een paar weken geleden...

"Embedded Metadata Manifesto":

1. Metadata is essential to describe, identify and track digital media and should be applied to all media items which are exchanged as files or by other means such as data streams.
2. Media file formats should provide the means to embed metadata in ways that can be read and handled by different software systems.
3. Metadata fields, their semantics (including labels on the user interface) and values, should not be changed across metadata formats.
4. Copyright management information metadata must never be removed from the files.
5. Other metadata should only be removed from files by agreement with their copyright holders.

Lees meer op http://www.embeddedmetadata.org en sla dan vooral de use cases niet over.

Het manifest is trouwens een initiatief van verschillende organisaties onder andere, WAN-ifra, Pyramide Europe, CEPIC en BVPA

Gerelateerd
Metadata in je plaatjes