Uitbesteding, archieven en privatisering (2)

Wat staat er nu in die Wegwijzer? In vier hoofdstukken bespreken Den Teuling en Van Boven (DT & VB) de algemene uitgangspunten en aanleidingen voor het fuseren van archiefdiensten met andere instellingen, de archiefwettelijke eisen, eigendom en beheer van de archieven en tenslotte de mogelijke rechtsvormen van de nieuwe organisatie. De tweede helft van het boekje is opgevuld met relevant wetsartikelen en allerlei model-verordeningen en contracten. Het is al met al een redelijk handzaam overzicht van aspecten die een rol kunnen spelen bij de verzelfstandiging en/of fusie met andere organisaties van een archiefdienst.
Zo wijzen DT & VB er op dat het soms de vraag is of de fusie wel kosten bespaart als het gaat om ondersteunende functies, zoals ICT, financiën en personeelsbeheer. (p.13) En ze geven aan dat ze een uitbesteding afraden als er bij de gemeente geen archivaris is aangewezen.

Het uitbesteden van de taak archiefbeheer vereist een aanzienlijke deskundigheid binnen de gemeente, zowel ten aanzien van het uitbestedings- of fusieproject op zich als ten aanzien van de controle op de uitbestede dienstverlening achteraf. Wanneer de gemeente zelf geen deskundigheid in huis heeft en houdt, dient de privatisering te worden ontraden. (p.19)

Maar, hoe zit dat dan met publiekrechtelijke samenwerking / 'uitbesteding'? Geldt die voorwaarde voor deskundigheid dan niet?

Verder maken de heren op verschillende plaatsen duidelijk dat de Europese aanbestedingsregels het wel eens mogelijk zouden kunnen maken dat een 'uitbesteding' van het archiefbeheer openbaar aanbesteed moet worden. (Overigens beschrijven ze op pagina 35 ook meteen de strategie om dit te voorkomen...)
Al staan er hier en daar wel wat onbegrijpelijke (of slordig geformuleerde?) zinnen in.

De inhoud van het beheer ten opzichte van de collectie staat in Aw artikel 3, tweede lid, van de wet, het gebruik van de collectie in een aantal andere artikelen. (p.15)

Vooral omdat artikel 3 geen tweede lid heeft, snap ik niet wat hier staat.

Ook verschillende passages over het eigendom van overheidsarchieven snap ik niet. De eigendom van archiefbescheiden en andere collecties kan niet aan de stichting worden overgedragen, omdat "er van eigendom in privaatrechtelijke zin bij zaken in het publieke domein zoals overheidsarchieven strikt genomen geen sprake is." En in de voetnoot staat nog de vraag naar het privaatrechtelijk eigendom bij gemeentearchieven helemaal niet relevant is, "anders dan ten aanzien van de archiefbescheiden van het rijk en de overgebrachte archiefbescheiden van de provincies." (p.19)
Waar zou dat verschil dan zitten?

Uiteindelijk heb ik na het lezen van de wegwijzer nog één grote vraag. Lautenbach en Van der Vlies constateerden in 2006 dat uitbesteding wel kan, maar zeer complex is. Is deze complexiteit nu tot in detail in deze wegwijzer beschreven en 'opgelost'? Of hebben DT & VB zaken simpeler gemaakt dan ze zijn? Of heben Lautenbach en Van der Vlies de complexiteit overdreven?
Dat zou ik nog wel willen weten.

Wegwijzer voor het uitbesteden van het beheer van overgebrachte archieven aan een privaatrechtelijke organisatie is voor €7,50 (plus €7,40 porto- en administratiekosten) te bestellen bij Rosa Lachman van het Nationaal Archief.

Gerelateerd:
Uitbesteding, archieven en privatisering (1)

Uitbesteding, archieven en privatisering (1)

Afgelopen donderdag lag de Wegwijzer voor het uitbesteden van het beheer van overgebrachte archieven aan een privaatrechtelijke organisatie in de brievenbus. Begin september had ik  via-via gehoord dat het boekje klaar was en bij het Nationaal Archief besteld kon worden. Uiteindelijk heeft het daarna nog meer dan een maand geduurd voordat het NA op mijn e-mail reageerde door het boekje en een factuur op te sturen. Het boekje an sich kost €7,50, maar uiteindelijk is de rekening bijna twee keer zo groot, omdat het archief €1,40 aan portokosten en €6,00 (ZES EURO!) aan administratiekosten rekent.
De inhoud van het boekje is interessant, maar daar zal ik morgen over schrijven. Vandaag wil ik eerst de ontstaansgeschiedenis beschrijven, die is namelijk ook nog al bijzonder.
Het begon allemaal in 2002 met Interactief Archief de archiefbrief van staatssecretaris Van der Ploeg, waar nu ook weer regelmatig naar verwezen wordt. In die brief kondigt de staatssecretaris het Convenant Archieven aan, waarin het Rijk, de VNG, IPO en de UvW afspreken enkele dingen gezamenlijk te onderzoeken: de kwaliteit van de toegankelijkheid van archieven voor het grote publiek, de inrichting van het archieftoezicht (dat rapport is nu ook weer relevant in verband met de herijking van het interbestuurlijk toezicht) en de mogelijkheden voor het uitbesteden van archiefwettelijke werkzaamheden. Voor dat laatste onderzoek werd het Instituut voor Informatierecht van de Universiteit van Amsterdam in de arm genomen. In 2006 leverden mr. Jolize Lautenbach en prof. mr. Inge van der Vlies het rapport Uitbesteding van archiefwettelijke werkzaamheden op. Het rapport is nooit gepubliceerd, terwijl er her en der wel naar het rapport wordt verwezen. Ik kan me ook nog een bijeenkomst met professor Van der Vlies herinneren, waarin zij die archivarissen wel even kwam uitleggen hoe de Archiefwet en het bestuursrecht in elkaar zaten.
Naar de reden waarom het rapport nooit verschenen is, kan ik alleen maar gissen. Ik denk dat de uitkomsten niet helemaal strookten met wat de convenant-partners verwachtten. Lautenbach en Van der Vlies concluderen in de samenvatting van het rapport (ja, ik heb een afschrift) namelijk het volgende:

Wat betreft mogelijke privatisering kan geconcludeerd worden dat er, behalve bij regelgevende bevoegdheden en het houden van toezicht, nauwelijks juridische beletsels zijn om de archiefwettelijke werkzaamheden uit te besteden aan derden.
Een mogelijk faillissement van een private archiefbeheerder vormt geen moeilijkheid voor het uitbesteden van archiefbeheer. Waarborgen moeten worden ingebouwd in de contractuele vormgeving van uitbesteding aan de private archiefbeheerder. Belangrijkste waarborg daarbij is, dat duidelijk moet worden afgesproken dat de archivalia eigendom blijven van de overheidsorganen.
Een belangrijk nadeel van privatisering binnen de grenzen van de huidige wet is echter dat daartoe een gecompliceerde regeling van alle taken en bevoegdheden nodig zou zijn. Dat zou de transparantie van de Archiefwet, vooral wat betreft de toedeling van bevoegdheden, zeker niet ten goede komen.
Binnen de kaders van de huidige Archiefwet 1995 wordt een operatie tot verzelfstandiging van archiefzorg en archiefbeheer door ons dan ook als een minder gerede oplossing aangemerkt.

Desondanks (of misschien wel daarom) vroeg het Nationaal Archief in 2006 aan Arnold den Teuling of hij geen wegwijzer kon maken voor het uitbesteden van het beheer van overgebrachte archieven. Den Teuling ging onder andere praten met organisaties die het archiefbeheer al ondergebracht hadden in een (privaatrechtelijke) stichting (gemeenten Apeldoorn en Tilburg), provinciale archiefinspecties en juristen en in maart 2008 leverde hij zijn wegwijzer in bij het Nationaal Archief.

En daarna is er niets meer van de wegwijzer vernomen ...

Tot begin september 2010, toen bleek dat S@P de wegwijzer voor het Nationaal Archief heeft uitgegeven. Als auteur staat nog altijd Den Teuling genoemd, maar de "eindredactie" is gedaan door de voormalig Algemeen Rijksarchivaris Maarten van Boven (die, zo staat in het boekje, in februari van dit jaar klaar was met zijn werk).

Morgen meer over de inhoud van de wegwijzer...