Uitbesteding, archieven en privatisering (2)

Wat staat er nu in die Wegwijzer? In vier hoofdstukken bespreken Den Teuling en Van Boven (DT & VB) de algemene uitgangspunten en aanleidingen voor het fuseren van archiefdiensten met andere instellingen, de archiefwettelijke eisen, eigendom en beheer van de archieven en tenslotte de mogelijke rechtsvormen van de nieuwe organisatie. De tweede helft van het boekje is opgevuld met relevant wetsartikelen en allerlei model-verordeningen en contracten. Het is al met al een redelijk handzaam overzicht van aspecten die een rol kunnen spelen bij de verzelfstandiging en/of fusie met andere organisaties van een archiefdienst.
Zo wijzen DT & VB er op dat het soms de vraag is of de fusie wel kosten bespaart als het gaat om ondersteunende functies, zoals ICT, financiën en personeelsbeheer. (p.13) En ze geven aan dat ze een uitbesteding afraden als er bij de gemeente geen archivaris is aangewezen.

Het uitbesteden van de taak archiefbeheer vereist een aanzienlijke deskundigheid binnen de gemeente, zowel ten aanzien van het uitbestedings- of fusieproject op zich als ten aanzien van de controle op de uitbestede dienstverlening achteraf. Wanneer de gemeente zelf geen deskundigheid in huis heeft en houdt, dient de privatisering te worden ontraden. (p.19)

Maar, hoe zit dat dan met publiekrechtelijke samenwerking / 'uitbesteding'? Geldt die voorwaarde voor deskundigheid dan niet?

Verder maken de heren op verschillende plaatsen duidelijk dat de Europese aanbestedingsregels het wel eens mogelijk zouden kunnen maken dat een 'uitbesteding' van het archiefbeheer openbaar aanbesteed moet worden. (Overigens beschrijven ze op pagina 35 ook meteen de strategie om dit te voorkomen...)
Al staan er hier en daar wel wat onbegrijpelijke (of slordig geformuleerde?) zinnen in.

De inhoud van het beheer ten opzichte van de collectie staat in Aw artikel 3, tweede lid, van de wet, het gebruik van de collectie in een aantal andere artikelen. (p.15)

Vooral omdat artikel 3 geen tweede lid heeft, snap ik niet wat hier staat.

Ook verschillende passages over het eigendom van overheidsarchieven snap ik niet. De eigendom van archiefbescheiden en andere collecties kan niet aan de stichting worden overgedragen, omdat "er van eigendom in privaatrechtelijke zin bij zaken in het publieke domein zoals overheidsarchieven strikt genomen geen sprake is." En in de voetnoot staat nog de vraag naar het privaatrechtelijk eigendom bij gemeentearchieven helemaal niet relevant is, "anders dan ten aanzien van de archiefbescheiden van het rijk en de overgebrachte archiefbescheiden van de provincies." (p.19)
Waar zou dat verschil dan zitten?

Uiteindelijk heb ik na het lezen van de wegwijzer nog één grote vraag. Lautenbach en Van der Vlies constateerden in 2006 dat uitbesteding wel kan, maar zeer complex is. Is deze complexiteit nu tot in detail in deze wegwijzer beschreven en 'opgelost'? Of hebben DT & VB zaken simpeler gemaakt dan ze zijn? Of heben Lautenbach en Van der Vlies de complexiteit overdreven?
Dat zou ik nog wel willen weten.

Wegwijzer voor het uitbesteden van het beheer van overgebrachte archieven aan een privaatrechtelijke organisatie is voor €7,50 (plus €7,40 porto- en administratiekosten) te bestellen bij Rosa Lachman van het Nationaal Archief.

Gerelateerd:
Uitbesteding, archieven en privatisering (1)