maandag 8 april 2013

De afwezigheidsmelding en de Wob

21 Maart deed de rechter uitspraak in de zaak van de gemeente Dordrecht tegen een burger die te veel Wob-verzoeken indiende.
De voorzieningenrechter:

5.1. verbiedt het [gedaagde] om zich gedurende twee jaar vaker dan 10 keer per maand met brieven, faxen of e-mails tot de gemeente Dordrecht te richten, behalve voor zover deze brieven, faxen of e-mails betrekking hebben op vergunningaanvragen door of namens [gedaagde] ingediend, dan wel betrekking hebben op bezwaar- en beroepschriften van [gedaagde] tegen de gemeente Dordrecht tegen beschikkingen die de gemeente Dordrecht aan [gedaagde] heeft gericht, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 300,- per overtreding, met een maximum van € 100.000,- en uitvoerbaar bij voorraad per overtreding;
De NRC beschreef afgelopen donderdag de impact van de verzoeken en bezwaren op het ambtelijk apparaat van Dodrecht.
De gemeente heeft speciaal voor het afhandelen van de Wob-verzoeken vier mensen in dienst: twee juristen, een bestuurskundige en een ondersteunende kracht, die ieder 32 uur per week met deze aanvragen bezig zijn. Alles bij elkaar kost dat blijkbaar €400.000 per jaar.
De krant gaf ook een indruk wat er voor de beantwoording van een (willekeurig) verzoek moet gebeuren:
Soms volstaat een standaard antwoord. Even vaak kost het bergen tijd. „Zoals deze.” Ze pakt WOB-verzoek 352 over het pand met nummer 31 er weer bij. „Welke bouw- en of omgevingsvergunning is er verleend die deze huisnummering mogelijk heeft gemaakt?”
Hier moet de gemeentelijke archiefmedewerker aan te pas komen, zegt ze. Asghar geeft hem het adres van het pand, plus het bouwjaar. De archiefmedewerker ploegt door de stellingkasten, trekt de beige dossiers van de planken, en zoekt. Adres, straat, huisnummer. Heeft hij een dossier over dat pand eindelijk gevonden, dan kijkt hij of de gevraagde informatie erin zit. Zo niet, dan gaat de zoektocht verder. Andere archiefkasten. Digitale dossiers. Splitsingsvergunningen die vaststellen dat bij dit pand dit nummer hoort, 31.
Allemaal interessant, maar niet heel verrassend.
Bij de volgende passage fronste ik toch wel even mijn wenkbrauwen:
Zo vraagt Karasahin, in WOB-verzoek nr. 164, om alle documenten omtrent de aanvraag van een exploitatievergunning van een Dordtse horecaondernemer. Karasahin wil dat Dordrecht hem het huurcontract stuurt, het ondernemingsplan, en alle correspondentie. Ook het automatische e-mailtje van de ondernemer die zegt: „Beste lezer. Van 3 tot 23 juli ben ik op vakantie. Met vriendelijke groet.”
Ohoh...
Het kost al moeite genoeg om ambtenaren duidelijk te maken dat e-mails ook in dossiers thuis horen. En nu blijken dat soort afwezigheidsmeldingen ook nog deel uit te maken van informatie die bij een Wob-verzoek openbaar gemaakt moet worden. Dat betekent natuurlijk ook dat ze bewaard en gearchiveerd moeten worden!

Of heb je als bestuursorgaan de bevoegdheid om te bepalen welke informatie waardeloos is, als het om Wob-verzoeken gaat?
Volgens mij niet...

En stel dat die meldingen bewaard moeten blijven, moeten dan ook de automatische afwezigheidsmeldingen die ambtenaren versturen gearchiveerd worden?
Als je de definitie van archiefbescheiden uit de Archiefwet heel strikt volgt, zijn het natuurlijk ook archiefbescheiden. De berichten zijn ontvangen of opgemaakt door een overheidsorgaan en bestemd om er onder te berusten. Maar ik denk dat er toch weinig ambtenaren, div-ers of archivarissen zijn die zich om dit soort berichten druk maken.
Desalniettemin, het ontbreken van die berichten kan een overheidsorgaan dus een hoop tijd en geld kosten.

Wat Dordrecht betreft: het is nog maar de vraag of de uitspraak van de rechter effectief is. Uiteraard is de "verzoeker" ondertussen in beroep gegaan. Maar hij heeft ondertussen ook al allerlei stromannen ingezet, die de gemeente nu met Wob-verzoeken bestoken.

Gerelateerd
E-mail weg, taxatierapport vervalst
Disclaimers onder e-mail
De VNG en de Wob

Plaatje: Keep calm and wob wob wob uit de Keep calm-o-matic

11 opmerkingen:

  1. Dat houdt ook in dat de afwezigheidsmeldingen die ik heb verstuurd door mijzelf bewaard moeten worden, immers ontvangen of opgemaakt. Volgens mij voorziet Outlook, waar ik mee moet werken, daar niet in, althans ik kan nergens vinden waar Outlook dergelijke gegevens bewaard. Ik kan niet tergvinden wanneer ik de afwezigheidsmelder heb aan- of uitgezet, er is geen geschiedenis van teksten van meldingen die ik uit heb laten gaan noch kan ik zien wie Outlook namens mij allemaal heeft laten weten dat ik niet beschikbaar ben.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Probleem is natuurlijk wel dat dit soort figuren er de oorzaak van (kunnen) zijn dat de overheid meent dat de WOB wel wat beperkter kan. Deed mijnheer Donner, als minister, daar al niet eens uitspraken over? N.m.m. moeten dus maatregelen mogelijk zijn om mijnheren als K. toch enige beperking op te leggen.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Ik vind dat toch wel moeilijk hoor, het opleggen van die beperkingen. En het lijkt me ook niet effectief, aangezien meneer K. gewoon andere mensen inzet om de verzoeken in te dienen.

      Verwijderen
  3. Je laat een voor mij belangrijk deel van de definitie in de Archiefwet weg (hoewel ik de definitie nog steeds niet helder heb), dat is dat archiefbescheiden *naar hun aard* bestemd zijn om te berusten onder een overheidsorgaan. Zijn afwezigheidsmeldingen naar hun aard altijd dermate belangrijk om het proces te kunnen verantwoorden? In dit geval is dat blijkbaar voor de verzoeker zo. Als je dergelijke berichten geautomatiseerd bij het dossier kunt voegen, dan zou ik nog zeggen dat het doelmatig is om het te doen. Als je ze sowieso zou kunnen 'vangen', Aike en ik in ieder geval al niet.

    Mochten ze überhaupt dermate belangrijk zijn, dan zouden afwezigheidsmeldingen ook opgenomen moeten worden in de Selectielijst. Anders moet je ze zelfs permanent bewaren... wat dat betreft heb ik toch te weinig fiducie in de blijvende historische waarde van afwezigheidsmeldingen.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Volgens mij gooi je twee dingen door elkaar.
      De definitie van archiefbescheiden zegt niets over de relevantie of de waardering van de archiefbescheiden. Jij maakt van "naar hun aard" nu een waarderingsafweging, terwijl het bedoeld is om vast te stellen of een specifiek informatie-object "van een zorgdrager" is. In die zin lijken die berichten me zeker "naar hun aard" bestemd om te berusten onder een overheidsorgaan. Het overheidsorgaan heeft ze ontvangen of verzonden tijdens de uitvoering van werkzaamheden.
      Of de berichten daarna lang bewaard moeten blijven, is een andere vraag. Mij lijkt dat ze even lang bewaard moeten worden als het dossier waar ze in thuis horen. Dat betekent dus dat sommige berichten eeuwig en andere maar een jaar bewaard zouden hoeven worden. Ik ben er zeker niet voor om ze apart in alle selectielijsten op te nemen.

      Verwijderen
    2. Blijkbaar is het toch handig om op tijd te lunchen.

      Je bent er dus ook niet voor om dossiers tussentijds te schonen, lees ik hieruit? Of beperkt dat zich alleen tot dit soort berichten? Ik vraag dit omdat dit inmiddels gebeurt met zo ongeveer met elk bouwarchief in Nederland.

      Verwijderen
    3. Als je bedoelt of ik vind dat individuele documenten uit dossiers verwijderd moeten worden? Nee, dat vind ik niet. Ik ben voor selectielijsten op dossier/zaakniveau, conform de uitgangspunten van Pivot: B is B voor alles.
      Toevallig heb ik afgelopen week met iemand van een Brabantse gemeente zo'n zelfde discussie gehad, waarbij ik ook verwezen heb naar het standpunt dat het LOPAI hierover geformuleerd heeft in de Beleidsregel criteria code-archieven (pdf). Dat is (verrassend?) genuanceerd:
      In principe moeten alle vernietigbare stukken worden verwijderd. Wanneer dit echter om redenen van efficiency niet gebeurt, zijn er enkele graden van selectie te onderscheiden, van grof naar fijner. Bij uitbe-steden van selectiewerkzaamheden dienen goede afspraken te worden gemaakt over de graad van selectie. Er zijn vier mogelijkheden:
      1. alleen dossiers die uitsluitend bestaan uit vernietigbare stukken worden verwijderd;
      2. behalve deze worden de dossiers met slechts enkele te bewaren stukken van het vernietigbare gedeelte ontdaan, terwijl gemengde dossiers met de helft of meer te bewaren stukken onbewerkt worden gelaten; deze bewerking kan ook op tabstrookniveau worden uitgevoerd; dat dient in voorkomende gevallen afzonderlijk te worden gedefinieerd;
      3. op alle dossiers wordt selectie toegepast behalve wanneer ze in hoofdzaak te bewaren en slechts enkele vernietigbare stukken bevatten; deze bewerking kan ook op tabstrookniveau worden uitgevoerd; dat dient in voorkomende gevallen afzonderlijk te worden gedefinieerd;
      4. alle vernietigbare stukken worden verwijderd.
      De beide eerste mogelijkheden zijn als noodoplossing bij acute ruimteproblemen aanvaardbaar. De tweede en derde mogelijkheid voldoen, wanneer het desbetreffende bestand kwalitatief goed is en de vernietigbare stukken die wel bewaard worden bij de betreffende zaak horen. Circulaires, knipsels en overige documentatie, die weliswaar min of meer over hetzelfde onderwerp handelen, maar geen verband houden met de zaak moeten wel worden vernietigd. De vierde mogelijkheid is perfectionistisch en arbeidsintensief. Alleen wanneer het dossierbestand toch (vrijwel) in zijn geheel herordend moet worden is het doenlijk dit toe te passen.

      De "eis" tot volledige opschoning van bouwdossiers wordt volgens mij vooral gesteld door archivarissen die vinden dat de dossiers anders te veel ruimte innemen.

      Verwijderen
    4. Nee, ik bedoel dat je vindt dat individuele documenten niet uit dossiers verwijderd moeten worden. Dat heb je natuurlijk goed geïllustreerd. Ik heb zelf een probleem met het definiëren wat een dossier, zaak of proces is. Ik zie nu pas de berichtenwisseling tussen Aike en jou hieronder, maar ik laat de tekst die hierop volgde maar staan. Het onderschrijft waarschijnlijk alleen maar de opmerkingen die jij en Aike hebben gemaakt.

      Een dossier is bij bewerking wat je voor je neus ziet met een map er omheen. Of een tabblad ertussen. Met metadata wordt dit alleen maar problematischer. Als ik op de verschillen in afbakening afga (tussen pandjesdossiers ook), kun je als je het doortrekt ook geen gemeenschappelijke selectielijst voor bijvoorbeeld gemeenten ontwikkelen. (Inhoudelijke opmerkingen over de huidige gemeentelijke selectielijst daargelaten.)
      Als je zegt als archivaris dat je selectie op dossierniveau voorstaat, zeg ik dan weer als div'er: prima, dan hak ik toch gewoon dat dossier in drieën? Drie dossiers. Probleem opgelost? Dat zijn inderdaad geen individuele archiefbescheiden, maar wel 'tabbladen' die je herdefinieert als dossiers.
      Of je lost het definitieprobleem op van wat een dossier is. Dan zou er zelfs wat voor te zeggen zijn om die knipsels te bewaren, omdat deze kunnen aantonen dat in dit geval de toetser van de vergunningaanvraag het bericht in het knipsel in de vorming van het advies heeft meegenomen. Of liever gezegd, de vorming van het advies door het knipsel heeft laten beïnvloeden en dat wil onderbouwen in de dossiervorming.

      Verwijderen
  4. Hoewel ik zelf ook refereerde aan de Archiefwet 1995 met de passage "immers ontvangen of opgemaakt" is de Archiefwet, met alle dooruit voortkomende definities, natuurlijk helemaal niet relevant. Het gaat hier om de Wet Openbaarheid van Bestuur en dus om informatie neergelegd in documenten. Een document is volgens de WOB een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Hoe je het ook went of keert, een afwezigheidsmelding is informatie en is vastgelegd in een document.
    Over de LOPAI-Beleidsregel: ik krijg altijd een beetje jeuk als het over 'tabstrookniveau' gaat, dat is namelijk vragen om moeilijkheden. Ik kom even te vaak tegen dat 'tabstrookniveau' vrijwel synoniem is aan 'dossierniveau': vaak gaat het om verzamelmappen waarin zich meerdere dossiers bevinden. Elk dossier dien je dan apart te beschouwen en niet te waarderen in samenhang met de andere dossiers in die verzamelmap.
    Wat ik me afvraag is waarom 'circulaires, knipsels en overige documentatie' als zij geen verband houden met de zaak toch in een dossier zijn opgenomen. Iemand zal toch bij de vorming van het dossier een verband hebben gezien, waarom anders opnemen.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Ja, de definities van Wob en Aw zijn niet helemaal congruent. Voor het gemak doe ik meestal net of dat wel zo is. In de praktijk betekent het namelijk dat je informatie die onder de Wob valt, moet beheren alsof ht om archiefstukken gaat.
      Met die tabstroken ben ik ook niet zo gelukkig, maar dat komt vooral doordat veel mensen niet weten wat een dossier is. Dat zie je ook in de hele discussie over zaakgericht werken ca.
      En van mij mogen die knipsels etc ook best blijven zitten, maar ik ben dan ook niet zo streng in de leer wat dit betreft.

      Verwijderen