dinsdag 5 maart 2013

De datum van een archiefstuk

Voor de verandering is dit weer eens een "hardcore" archivistiek onderwerp, vooral bedoeld om mijn eigen gedachten te structureren en toetsen. Niet-archivarissen, jullie waren gewaarschuwd.
Het afgelopen jaar ben ik als "adviseur" betrokken geweest bij een van de secties van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's van het Nationaal Archief en de RHC's. In mijn sectie ging het over metagegevens, waarbij we probeerden een "toepassingsprofiel" op te stellen waarin alle metadata-elementen staan die aan archiefstukken gekoppeld zouden moeten worden. Uitgangspunt hierbij waren de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie, het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid en natuurlijk de roemruchte norm NEN/ISO-23081.
Er valt heel veel over die norm en over de richtlijn en het toepassingsprofiel te zeggen, maar mij gaat het nu om één specifieke vraag.
Tijdens het bestuderen van de richtlijn en het toepassingsprofiel probeerde ik de elementen uit de richtlijn te vergelijken ("mappen" in goed archivistisch Nederlands) met de metagegevens die in het provinciale DMS worden vastgelegd. In die applicatie wordt zowel van de ontvangen als van de verzonden brieven de datum die op de brief staat (de "formele" datum dus) vastgelegd. Groot was dan ook mijn verbazing toen ik in de richtlijn nergens een element kon vinden waar ik die "formele" datum aan kon relateren. Toen vroeg ik me dus af:

Waar laten we de datum van een archiefstuk?

Een datum is een datum is een datum
Naar goed gebruik staat op iedere brief die (vanuit de overheid) verzonden wordt, een datum. Dat is de formele datum van het stuk. Dat klinkt simpel en rechttoe-rechtaan, maar...
De formele datum van het stuk hoeft niet de datum te zijn waarop de (eerste versie van de) brief gemaakt is.
De formele datum van het stuk hoeft ook niet (per sé) de datum te zijn waarop hij ondertekend is.
En uiteraard hoeft die formele datum niet overeen te komen met de datum waarop de brief verzonden is.
Allemaal verschillende data.
Terzijde, als ik het me goed herinner, kreeg ik een paar jaar geleden regelmatig brieven van de Belastingdienst, die soms wel een week later gedateerd waren dan de dag waarop ik de brief ontving.

Een beetje theorie
In de Archiefterminologie wordt datering gedefinieerd als:
a. Van een door een archiefvormer opgemaakt archiefstuk: de datum van het ontwikkelingsstadium
b. Van een afschrift: de datum van het opmaken van het afschrift, met de datum van het document waarnaar het is vervaardigd.
c. Van een archiefbestanddeel, archiefafdeling of archief: de datum van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.
Het begrip datering maakt in de terminologie deel uit van de beschrijvingselementen:
Een beschrijvingselement is een gegeven betreffende de context, de geschiedenis en de inhoud van een archief, archiefafdeling, archiefbestanddeel en archiefstuk.
En in de toelichting staat:
Synoniem is archivistische metagegevens.
[...]
De gegevens kunnen op hun meest globale of meest gedetailleerde beschrijvingsniveau worden vastgelegd, respectievelijk betreffende:
[...]
4. Een archiefstuk: tenzij zulks uit de context blijkt de persoon, groep personen of organisatie die het archiefstuk heeft opgemaakt, de geadresseerde, de afzender, het ontwikkelingsstadium, de datering, de uiterlijke vorm, de redactionele vorm, de inhoudsomschrijving en een codering of andere aanduiding voor de vindplaats.
Ook in ISAD(G), de internationale standaard voor archiefbeschrijvingen, neemt de datum een cruciale plaats in, als een van de contextgegevens die noodzakelijk zijn om een archiefstuk te identificeren:
3.1.3 Datering
Doel: Het identificeren en vastleggen van de datering van de beschrijvingseenheid.
Regels: Leg minstens een van de volgende types van datering voor de beschrijvingseenheid vast, zoals van toepassing voor het materiaal en het beschrijvingsniveau.
  • Datum of periode van het bijeenbrengen van de archiefstukken in het kader van de bedrijfsvoering of de behandeling van bepaalde zaken;
  • Datum of periode van vervaardiging van de documenten. Dit impliceert de datering van afschriften, uitgaven, versies van, bijlagen bij, of originelen van stukken ontstaan voorafgaand aan hun samenbrenging als archiefstukken.
In de Australische standaard voor archiefmetadata (Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, 2008) is een apart, verplicht element voor datum opgenomen:
4. Date Range
Definition:
Start and end dates and times associated with an entity.
Purpose:
To provide evidence of authenticity.
To record date information about the association of entities with other entities.
To record date information about the existence or validity of a non-Relationship entity separately from date information about the association of entities with other entities.
To ensure provenance relationships (between records and agents) are fully documented.
En tenslotte is ook in de Standard on Recordkeeping Metadata (2004, pdf) van de Verenigde Naties een apart en verplicht element opgenomen voor datum, hier zelfs nog onderverdeeld in verschillende typen (zie pagina 18):
Wat trouwens opvalt is dat er hier ook geen type "formele datum" is. Op basis van deze elementen zouden bij een ontvangen brief de velden 2. Date acquired (ontvangstdatum) en 3. Date declared (registratiedatum) vastgelegd worden. Niet de datum die op de brief staat, tenzij 1. Date created daar voor gebruikt kan worden.

Richtlijn metagegevens overheidsinformatie
En dan begint mijn verwarring.
In de Nederlandse Richtlijn metagegevens overheidsinformatie, die vergelijkbaar is met de Australische standaard en dateert uit 2009, komt het element "datum" niet voor.
O zeker, er zijn verschillende elementen waar een datum ingevuld moet worden.
Zo is er Dekking (9) waarin de "dekking in de tijd" beschreven kan worden. Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan de looptijd van een vergunning.
En er is het element Event geschiedenis (12) - mooi Nederlands ook - waarin beschreven moet worden wat er met het archiefstuk en de metagegevens is gebeurd. Een van die "gebeurtenissen" kan het ontstaan van een document zijn.
Maar, zoals ik hier boven aangaf, hoeft de creatiedatum van een document niet de uiteindelijke formele datum van het document te zijn. En de looptijd van een vergunning staat (redelijk) los van de formele datum van de vergunning.

Het is misschien niet verwonderlijk dat "datum" in de Richtlijn ontbreekt, want tot mijn verbazing ontbreekt het element ook in het tweede deel van NEN/ISO-23081. Hierin worden de records management metadata beschreven, en zoals blijkt uit onderstaande schemaatjes uit de norm, komt het element "datum" er niet in voor, noch bij de identificerende, noch bij de beschrijvende metagegevens:


Waar laten we de datum?
Dit alles laat mij dus enigszins verward achter.
Want in welk element moet de "formele" datum geregistreerd worden als ik uitga van de Richtlijn en NEN/ISO 23081?
Of is die datum, van bijvoorbeeld een ontvangen brief, rapport of e-mail, helemaal niet relevant en hoeft die dus niet vastgelegd te worden?
Maar waarom doen we dat dan wel al jaren lang?
En hoe gaan we dossiers (of zaken?) dan dateren?
Vroeger deden we dat (simpelweg) op basis van de datum van het oudste en het jongste document in het dossier. Maar wat als we die datum niet registreren?

Wie het weet mag het zeggen.

Gerelateerd
De dag dat de Tweede Kamer opnieuw over metadata sprak
Waarom full-text search niet zaligmakend is
Metadata en de WOB

Plaatje: Due Date page from book SMASH PICTURE from Peoria Public Library van Benchilada

11 opmerkingen:

  1. Heb ook nog wel Dublin Core voor je http://dublincore.org/documents/dces/:
    Term Name: date
    URI: http://purl.org/dc/elements/1.1/date
    Label: Date
    Definition: A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource.
    Comment: Date may be used to express temporal information at any level of granularity. Recommended best practice is to use an encoding scheme, such as the W3CDTF profile of ISO 8601 [W3CDTF].
    References: [W3CDTF] http://www.w3.org/TR/NOTE-datetime

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Bizar. Ik zie dat NEN2082 (2008) het wel benoemt, maar er geen echte eis voor heeft opgenomen.

    Het benoemen gebeurt in §5:
    Daarnaast zijn er metadata voor:
    [...]
    — het vastleggen van de ontstaanscontext van archiefstukken (contextuele metadata), die onverbrekelijk onderdeel van die archiefstukken uitmaken en als onderdeel van het informatieobject moeten worden beschouwd en behandeld.

    De eis die het meest in de buurt komt, staat in §6.4.3 (Presenteren), eis 54:
    Archiefbestanddelen behoren in verschillende volgorde te kunnen worden gepresenteerd, zoals:
    [...]
    - op basis van nader te bepalen contextuele metadata, bijvoorbeeld op het type bedrijfsactiviteit, de naam van de organisatie en/of de datum van opmaken, verzenden of ontvangen.

    Er zijn nog wel wat eisen die zeggen dat de datum van verschillende handelingen vastgelegd moet worden. Dan zou dus de datum van het aanbrengen van de formele datum moeten worden geregistreerd.

    Zou je in zijn algemeenheid kunnen stellen dat wat jij 'formele datum' noemt, tegenwoordig alleen nog interessant is voor 'de vorm' (brief zonder datum, bah), verwijzing in spraakgebruik (die brief van dd. ...) en zoeken, als de referentie niet bekend is?

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Goede tekst over het al dan niet aanwezig zijn van datavelden in metadatamodellen.
    In Rotterdam zijn we naar aanleiding van de uitwerking van het Risicomodel Informatiebeheer (zie onze website www.stadsarchief.rotterdam.nl/informatiebeheer) met onder andere metadatamodellen aan de slag gegaan. Bij nadere uitwerking van standaarden stuit je altijd op vragen. Volgens ons heeft dit te maken met het feit dat je een conceptueel kader in iets praktisch wil omzetten.
    De diverse metadatamodellen hebben uiteenlopende abstractieniveaus als uitgangspunt. ISO 23081 en de richtlijn zijn op dat vlak het meest abstract. Die metadatamodellen kan je best zien als conceptuele kaders: ze hebben niet 1. de bedoeling om uitspraken te doen over het belang van ieder individueel metadataveld, en 2. de ambitie om enige band te hebben met hoe één en ander in de realiteit werkt.
    In de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie hoort de datum van het stuk onder 'event geschiedenis'. Creatie is -conceptueel- een event of een actie die op of met een stuk, dossier of reeks wordt uitgevoerd... De diverse data die aan een stuk kunnen toegekend worden, zijn dus allemaal resultaten van events. In het voorbeeld uit je blog van het model van de Verenigde Naties zie je dat mooi. Daar zijn zes events die verband houden met creatie uitgewerkt. Zonder denominatie van de datum weet je als gebruiker nog steeds niet wat die datum behelst, vandaar dat de datum onderdeel is van event: een beschrijving van wat er gebeurd is, wanneer, door wie, etc. Er zijn ongetwijfeld goede redenen om dit zo te modelleren...
    Is dat vanuit het perspectief van andere archivistische standaarden handig? Wellicht niet, omdat de datum daar één van de zeer zichtbare elementen is en was. Maar ISO 23081 is op het continuum gebaseerd en het continuum heeft ook op andere vlakken een fundamenteel andere benadering (die conceptueel interessant is, maar in de praktijk...)

    Is het een issue (ook goed Nederlands...) dat datum als veld geen prominentere plaats krijgt? In Rotterdam niet. Volgens ons moet je de modellen alleen gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn: een conceptuele basis die als leidraad kan dienen bij praktische implementatie.
    Events, c.q. data, uit de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie zullen in Rotterdam in diverse systemen beheerd worden. Sommige events worden in de DM module van het DMS bijgehouden (bijvoorbeeld 'creatie'), andere in de RM module van het DMS (bijvoorbeeld 'selectie') en nog andere in het e-depot (bijvoorbeeld 'migratie').

    Vergelijk ook even het model van de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie met het datamodel van de ZTC. Enkele velden overlappen, maar krijgen in de twee modellen een totaal verschillende plek, omdat uitgangspunten, perspectief, modelleringstechniek en doel van die modellen fundamenteel anders zijn.
    Is dat erg? Helemaal niet, maar in de communicatie met andere vakgebieden moet je wel steeds goed onthouden waarvoor het ene en het andere model dient.

    ISO 23081 en het toepassingsprofiel (een naam die verwachtingen creëert die het profiel niet noodzakelijk waar maakt) zijn en blijven niet meer dan conceptuele modellen die nog steeds vertaald moeten worden naar de praktijk.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Volgens Hans Hofman is de datum van het archiefdocument "onderdeel van de recordbeschrijving, zeker niet van event". Zie o.a. https://twitter.com/archtrotter/status/280036262335893504.

      Ik deel die mening: de datum van het archiefdocument is een essentieel onderdeel van de identiteit die we in de archiefbeschrijving vastleggen. Aangezien de mate van authenticiteit in relatie staat tot de identiteit, vind ik het als archivaris wel een probleem als het datum-veld geen prominente plaats krijgt. In ISAD(G) bijvoorbeeld is het dan ook een verplicht veld. En dat heeft zijn reden...

      Datum geen prominente plaats geven is niet alleen onhandig tov andere archivistische standaarden, maar ook tov alle andere standaarden dan de pure archiefstandaarden om informatie te beschrijven. Dat maakt uitwisseling alleen maar moeilijker.

      Tenslotte associeer ik 'events' meer met het documenteren van het beheer en de levensloop van het document, dan met de eigenlijke beschrijving van het archiefdocument.

      Verwijderen
    2. Zou het helpen als we twee zaken (enigszins) scheiden: de datum VAN het documenten en de datum OP het document?
      Als ik Ingmars verhaal en de discussie zo lees, bestaan er meerdere data VAN het document: van creatie, van vastlegging, van verzending, van binnenkomst (en nog zo wat). Terwijl (als het goed is) er maar één datum OP het document staat.

      Ik vermoed dat in de dynamische fase de datum OP het document steeds minder waarde krijgt. Het was al zo dat voor bepaalde termijnen - voor vergunningenaanvragen bijvoorbeeld - de 'datum poststempel' geldt, maar door onder andere email en het online kunnen volgen van procedures, is de datum OP het stuk steeds minder interessant geworden. Het stuk is vaak de vastlegging/bekendmaking van een procedurestap en dat is nu ook anders aan te tonen. Neem daarbij de zee aan metadata die een gemiddeld DMS op dit gebied vast legt en je ziet dat data VAN het document de belangrijkste bewijs- en geheugenfuncties leveren.

      Dat dit voor statisch archiefbeheer lastig kan zijn, begrijp ik. Zeker bij verwijzingen in andere bronnen naar het stuk door middel van de de datum OP het stuk.

      Verwijderen
  4. Heren, bedankt voor jullie reacties, een paar dingen zitten me nog dwars.

    Allereerst ben ik het eens met @Filip. De datum van een archiefstuk (hoe diffuus het ook kan zijn welke datum "de datum" is) beschrijft het archiefstuk. De datum beschrijft - voor mij althans - niet een "gebeurtenis in het bestaan van het archiefstuk." Of, om Hans H. ook nog maar eens te citeren:
    "Datum document is geen event. Event zou ik interpreren als alles wat na creatie gebeurt (23081: proces metadata)"

    Hoe zit dat dan met de aggregaties? Wat is de datum van een dossier of een serie of een heel archief? Moeten we die dan ook als "gebeurtenis" beschrijven?
    Iets anders is nog dat "event geschiedenis" in de richtlijn dan wel een verplicht element is, maar dat nergens staat welke "gebeurtenissen" ik verplicht ben vast te leggen. Daarmee wordt die "creatiedatum" in feite optioneel.

    En zoals Filip zegt en waar Aike ook op wijst: er zijn meer metadatastandaarden waarin de datum van het object een prominente rol in speelt. Alleen in die "van ons" niet.

    @Chido jij suggereert dat bij moderne (digitale) archiefstukken andere metagegevens nodig (kunnen) zijn dat bij oudere, analoge archiefstukken en dat de "formele" datum digitaal "OP" het stuk niet meer zo relevant is. Daarbij zegt hij dat bij bijvoorbeeld email de datum "op het stuk" niet meer relevant is.
    Waarom niet?
    Ik kan bij email heel goed beargumenteren dat de datum en tijd van verzending de datum "op" de email is, dat er dan ook nog een andere datum en tijd is waarop ik het bericht heb ontvangen en dat er nog een andere datum en tijd is waarop ik het bericht heb geregistreerd. Volgens mij kunnen al deze data cruciaal zijn om de betrouwbaarheid en authenticiteit van een (gearchiveerde) email vast te stellen. Moet ik ze dan niet vast leggen?

    @IBR010 Het gaat hier om meer dan alleen modellen die niet in overeenstemming zijn met de werkelijkheid. Het uitgangspunt van de Richtlijn en het Toepassingsprofiel is dat dit om een uitputtende lijst van elementen gaat die je kan gebruiken. Je mag bij het uitwerken voor je eigen organisatie wel "sub-elementen" toevoegen, maar je mag geen volstrekt nieuwe hoofdelementen (bijvoorbeeld een element "Datum") toevoegen. Dat brengt de interoperabiliteit en de uitwisselbaarheid in het gevaar. Zie pagina 5 uit het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid:

    "Richtinggevend is de Richtlijn als het gaat om de keuze welke metagegevens een organisatie bovenop de minimumset wenst vast te leggen. Dat kan alleen in de vorm van extra subelementen of beschrijvingen; de lijst van elementen is, zoals gezegd, uitputtend.

    En tenslotte blijven mijn vragen staan:
    Moeten we de formele datum van/op een (ontvangen) document registreren?
    En hoe noemen we het veld dan waar we dat in doen?

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. @Ingmar:
      Ik citeer even je [reactie] en antwoord tussen de lijnen door.

      [@Chido jij suggereert dat bij moderne (digitale) archiefstukken andere metagegevens nodig (kunnen) zijn dat bij oudere, analoge archiefstukken en dat de "formele" datum digitaal "OP" het stuk niet meer zo relevant is.]

      Als ik dat gesuggereerd heb, dan ben ik niet duidelijk genoeg geweest: ook van analoge stukken zijn de data VAN het stuk bekend, op voorwaarde dat ze geregistreerd (en bewaard) zijn. Maar dat is in de praktijk meestal niet het geval. Daarom is de datum OP het stuk zo belangrijk. Alhoewel, zoals eerder gezegd, daar ook wel wat op af te dingen valt vanwege constructen als 'datum poststempel' e.d.

      Bij digitale stukken zijn (vaak) veel meer datums bekend en beschikbaar. Het geheel geeft meer zekerheid over 'de' datum dan alleen de datum OP de brief. En die neemt dus in waarde af.

      [Daarbij zegt hij dat bij bijvoorbeeld email de datum "op het stuk" niet meer relevant is.]

      Dat klopt. Zie verderop.

      [Ik kan bij email heel goed beargumenteren dat de datum en tijd van verzending de datum "op" de email is, dat er dan ook nog een andere datum en tijd is waarop ik het bericht heb ontvangen en dat er nog een andere datum en tijd is waarop ik het bericht heb geregistreerd.]

      Maar als ik nou in die mail een aanhef tiep en daarbij een datum noem: is dat dan ook niet de datum OP de mail? En waarom zou de datum verzending dan prefereren?

      [Volgens mij kunnen al deze data cruciaal zijn om de betrouwbaarheid en authenticiteit van een (gearchiveerde) email vast te stellen. Moet ik ze dan niet vast leggen?]

      Als je het eerlijk wil weten: ik vind de zelfaangebrachte datum OP de brief het minst betrouwbaar van allemaal (een inhoudelijk argument, weet ik). Ik heb daarnaast zeker niet betoogd dat het niet vastgelegd moet worden. Juist voor toegankelijkheid en terugvindbaarheid is het van belang dat deze datum als metadata beschikbaar is.

      Het enige wat ik zeg, is dat het veel minder belangrijk is geworden wat er OP de brief staat, omdat er veel meer (en vermoedelijk meer betrouwbare) informatie te halen is uit de procesdata.

      (Eigenlijk is het document zelf een aggregatie: 'De' datum van het document is een tijdsspanne geworden.)

      Wat ik hieruit zelf - voor de zoveelste keer - concludeer is dat het statisch archief in een volledig digitale omgeving afhankelijk is van veel meer metadata dan ooit zinvol werd geacht om te bewaren. Maar dit terzijde.

      Verwijderen
    2. Hmm, eigenlijk heb je gelijk wat betreft die datum die je zelf in een e-mail typt. Ik heb wat dat betreft inderdaad een "ouderwets" brief-sjabloon in mijn hoofd:
      Meerssen, 8 maart 2013
      Lieve moeder,
      etc...
      Met die laatste alinea ben ik het ook helemaal eens, alleen al het gekke uitgangspunt dat archieven enkel tot op het niveau van "dossiers" beschreven zouden moeten worden, is bizar.
      Aan de andere kant, en daar zit voor mij ook de pijn, heb ik het idee dat 23081 en eigenlijk ook de Richtlijn zouden moeten gelden voor analoge en digitale archieven, ongeacht hun "leeftijd." Die stukken van Michiel de Ruyter, bijvoorbeeld deze, moet ik even goed met behulp van de metagegevens uit de Richtlijn kunnen beschrijven als een ruimtelijk plan uit 2010. En dat vraag ik me af.

      Verwijderen
  5. Je hebt er een ouderwets brievenboek bij nodig ;-)
    We noemen dat veld: Datum/Data op document.

    BeantwoordenVerwijderen
  6. In de metadatastandaard van het Stadsarchief Amsterdam is de formele datum opgenomen. Onder "beschrijvende metadata" staan de elementen "datering" en "documentdatum", respectievelijk van toepassing op dossiers (aggregaties) en documenten.

    Bij andere informatievormen dan een document kom je in de problemen, maar voor gewone documenten en dossiers lijkt me dit een hele praktische en duidelijke vorm.

    Geciteerd uit de standaard:

    Datering: De periode waarover het dossier loopt, in jaartallen; Het gaat om vermelding van de jaartallen van respectievelijk het oudste en het jongste document in het dossier. Als het dossier binnen hetzelfde jaar is afgehandeld volstaat vermelding van dat ene jaar.

    Documentdatum:
    De datum waarop het document is gedateerd of vastgesteld; Bij brieven e.d. gaat het om de datering van het document, bij beleidsnota’s etc. gaat het om de datum van formele vaststelling. Het gaat hier dus niet om datum van ontvangst of datum van verzending.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Dank je Anje. Met die elementen en omschrijvingen zou ik heel goed uit de voeten kunnen. Maar de vraag is: hoe "map" je dit naar de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie?

      Verwijderen