Voor de verandering is dit weer eens een "hardcore" archivistiek onderwerp, vooral bedoeld om mijn eigen gedachten te structureren en toetsen. Niet-archivarissen, jullie waren gewaarschuwd.
Het afgelopen jaar ben ik als "adviseur" betrokken geweest bij een van de secties van de
Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's van het Nationaal Archief en de RHC's. In mijn sectie ging het over metagegevens, waarbij we probeerden een "toepassingsprofiel" op te stellen waarin alle metadata-elementen staan die aan archiefstukken gekoppeld zouden moeten worden. Uitgangspunt hierbij waren de
Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie, het
Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid en natuurlijk de roemruchte norm
NEN/ISO-23081.
Er valt heel veel over die norm en over de richtlijn en het toepassingsprofiel te zeggen, maar mij gaat het nu om één specifieke vraag.
Tijdens het bestuderen van de richtlijn en het toepassingsprofiel probeerde ik de elementen uit de richtlijn te vergelijken ("mappen" in goed archivistisch Nederlands) met de metagegevens die in het provinciale DMS worden vastgelegd. In die applicatie wordt zowel van de ontvangen als van de verzonden brieven de datum die op de brief staat (de "formele" datum dus) vastgelegd. Groot was dan ook mijn verbazing toen ik in de richtlijn nergens een element kon vinden waar ik die "formele" datum aan kon relateren. Toen vroeg ik me dus af:
Waar laten we de datum van een archiefstuk?
Een datum is een datum is een datum
Naar goed gebruik staat op iedere brief die (vanuit de overheid) verzonden wordt, een datum. Dat is de formele datum van het stuk. Dat klinkt simpel en rechttoe-rechtaan, maar...
De formele datum van het stuk hoeft niet de datum te zijn waarop de (eerste versie van de) brief gemaakt is.
De formele datum van het stuk hoeft ook niet (per sé) de datum te zijn waarop hij ondertekend is.
En uiteraard hoeft die formele datum niet overeen te komen met de datum waarop de brief verzonden is.
Allemaal verschillende data.
Terzijde, als ik het me goed herinner, kreeg ik een paar jaar geleden regelmatig brieven van de Belastingdienst, die soms wel een week later gedateerd waren dan de dag waarop ik de brief ontving.
Een beetje theorie
In de
Archiefterminologie wordt
datering gedefinieerd als:
a. Van een door een archiefvormer opgemaakt archiefstuk: de datum van het ontwikkelingsstadium
b. Van een afschrift: de datum van het opmaken van het afschrift, met de datum van het document waarnaar het is vervaardigd.
c. Van een archiefbestanddeel, archiefafdeling of archief: de datum van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.
Het begrip
datering maakt in de terminologie deel uit van de
beschrijvingselementen:
Een beschrijvingselement is een gegeven betreffende de context, de geschiedenis en de inhoud van een archief, archiefafdeling, archiefbestanddeel en archiefstuk.
En in de toelichting staat:
Synoniem is archivistische metagegevens.
[...]
De gegevens kunnen op hun meest globale of meest gedetailleerde beschrijvingsniveau worden vastgelegd, respectievelijk betreffende:
[...]
4. Een archiefstuk: tenzij zulks uit de context blijkt de persoon, groep personen of organisatie die het archiefstuk heeft opgemaakt, de geadresseerde, de afzender, het ontwikkelingsstadium, de datering, de uiterlijke vorm, de redactionele vorm, de inhoudsomschrijving en een codering of andere aanduiding voor de vindplaats.
Ook in
ISAD(G), de internationale standaard voor archiefbeschrijvingen, neemt de datum een cruciale plaats in, als een van de contextgegevens die noodzakelijk zijn om een archiefstuk te identificeren:
3.1.3 Datering
Doel: Het identificeren en vastleggen van de datering van de beschrijvingseenheid.
Regels: Leg minstens een van de volgende types van datering voor de beschrijvingseenheid vast, zoals van toepassing voor het materiaal en het beschrijvingsniveau.
- Datum of periode van het bijeenbrengen van de archiefstukken in het kader van de bedrijfsvoering of de behandeling van bepaalde zaken;
- Datum of periode van vervaardiging van de documenten. Dit impliceert de datering van afschriften, uitgaven, versies van, bijlagen bij, of originelen van stukken ontstaan voorafgaand aan hun samenbrenging als archiefstukken.
In de Australische standaard voor archiefmetadata (
Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0, 2008) is een apart, verplicht element voor datum opgenomen:
4. Date Range
Definition:
Start and end dates and times associated with an entity.
Purpose:
To provide evidence of authenticity.
To record date information about the association of entities with other entities.
To record date information about the existence or validity of a non-Relationship entity separately from date information about the association of entities with other entities.
To ensure provenance relationships (between records and agents) are fully documented.
En tenslotte is ook in de
Standard on Recordkeeping Metadata (2004, pdf) van de Verenigde Naties een apart en verplicht element opgenomen voor datum, hier zelfs nog onderverdeeld in verschillende typen (zie pagina 18):
Wat trouwens opvalt is dat er hier ook geen type "formele datum" is. Op basis van deze elementen zouden bij een ontvangen brief de velden 2. Date acquired (ontvangstdatum) en 3. Date declared (registratiedatum) vastgelegd worden. Niet de datum die op de brief staat, tenzij 1. Date created daar voor gebruikt kan worden.
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie
En dan begint mijn verwarring.
In de Nederlandse
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie, die vergelijkbaar is met de Australische standaard en dateert uit 2009, komt het element "datum" niet voor.
O zeker, er zijn verschillende elementen waar een datum ingevuld moet worden.
Zo is er
Dekking (9) waarin de "dekking in de tijd" beschreven kan worden. Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan de looptijd van een vergunning.
En er is het element
Event geschiedenis (12) - mooi Nederlands ook - waarin beschreven moet worden wat er met het archiefstuk en de metagegevens is gebeurd. Een van die "gebeurtenissen" kan het ontstaan van een document zijn.
Maar, zoals ik hier boven aangaf, hoeft de creatiedatum van een document niet de uiteindelijke formele datum van het document te zijn. En de looptijd van een vergunning staat (redelijk) los van de formele datum van de vergunning.
Het is misschien niet verwonderlijk dat "datum" in de
Richtlijn ontbreekt, want tot mijn verbazing ontbreekt het element ook in het tweede deel van NEN/ISO-23081. Hierin worden de records management metadata beschreven, en zoals blijkt uit onderstaande schemaatjes uit de norm, komt het element "datum" er niet in voor, noch bij de identificerende, noch bij de beschrijvende metagegevens:
Waar laten we de datum?
Dit alles laat mij dus enigszins verward achter.
Want in welk element moet de "formele" datum geregistreerd worden als ik uitga van de Richtlijn en NEN/ISO 23081?
Of is die datum, van bijvoorbeeld een ontvangen brief, rapport of e-mail, helemaal niet relevant en hoeft die dus niet vastgelegd te worden?
Maar waarom doen we dat dan wel al jaren lang?
En hoe gaan we dossiers (of zaken?) dan dateren?
Vroeger deden we dat (simpelweg) op basis van de datum van het oudste en het jongste document in het dossier. Maar wat als we die datum niet registreren?
Wie het weet mag het
zeggen.
Gerelateerd
De dag dat de Tweede Kamer opnieuw over metadata sprak
Waarom full-text search niet zaligmakend is
Metadata en de WOB
Plaatje:
Due Date page from book SMASH PICTURE from Peoria Public Library van
Benchilada
