De samenwerking tussen de KB en Google #WOB

Twee weken geleden kreeg ik van de KB antwoord op mijn tweede WOB-verzoek. In een uitgebreide brief van vier kantjes, geeft meneer Savenije, de directeur, aan welke documenten wel en welke niet beschikbaar gesteld zullen worden via de KB-site.

(Zijstapje: het valt me nu trouwens op dat de KB zijn webpagina's geen datering meegeeft. Niet in de gewone tekst, maar ook niet in Dublin Core-tags. De KB geeft helemaal geen metadata mee...)

Ik heb de afgelopen dagen de stukken uitgebreid bekeken en me de vragen gesteld: "Weet ik nu wat ik wil weten? Welke nieuwe informatie hebben deze documenten opgeleverd?"
Hoe graag ik ook een positief geformuleerd antwoord zou willen geven, ik kom steeds uit op de informatie die ik uiteindelijk niet gekregen heb.

Wat weet ik nu wel? 
1. De KB heeft voor het afsluiten van het contract werkbezoeken gebracht aan het Scancentrum van Google, de Osterreichische Nationalbibliothek, De Bayerische Staatsbibliothek en de Universiteitsbibliotheek van Gent en deze bezoeken hebben "waardevolle input opgeleverd voor het project bij de KB." Maar wat die input precies was, weet ik niet, omdat eventuele bezoekverslagen of conclusies niet openbaar gemaakt zijn.

2. Op 20 juli 2010 hebben de directeuren van de KB en UB Leiden namens het Consortium Libratory een brief verzonden over het contract met Google. Libratory is een "onderzoekslaboratorium voor de geesteswetenschappen", waar dus in ieder geval de KB en de UB Leiden aan deelnemen. Aan wie de brief verzonden is, is om onduidelijke redenen weggelakt en wie er nog in het Consortium zitten i ook onduidelijk.
Het opvallendste aan dit document is trouwens dat het naast het contract het enige document is waarvan de datum niet is weggelakt.

3. De KB stopt om de een of andere reden boeken in een Tyvek-enveloppe. Geen idee waarom (daar heb ik ook niet om gevraagd), maar blijkbaar kunnen deze documenten niet gescand worden. Net zoals boeken met meer dan 10 losse bladen en boeken die niet ver genoeg open kunnen ook niet gescand kunnen worden.
Interessant is ook dat blijkbaar bij circa 1% van de boeken de vastgelegde metadata niet kloppen en dat ongeveer 1,5% van de boeken pagina's bevatten die nog niet zijn opengesneden. (Onduidelijk is of deze boeken wel gescand worden en wie dan verantwoordelijk is voor het opensnijden: Google of de KB.)

4. De KB heeft de realisatie van het contract met Google in twee deelprojecten opgedeeld: voorbereiding en uitvoering. Deelproject voorbereiding liep van 1 maart tot en met 31 oktober, maar het is onduidelijk in welk jaar. De resultaten van dit deelproject waren:

1. Documentatie over Copyright en Selectie
2. Uitwerking Workflow tot op werkinstructieniveau
3. Google bezit alle benodigde documentatie en informatie
4. Infrastructuur voor informatie-uitwisseling
5. Projectplan voor deelproject 2 - Uitvoering van het Google-project

Over punten 2 en 5 heeft de KB informatie openbaar gemaakt en van punt 4 vind ik het terecht dat ze daarover vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging niets openbaar maken. Maar dat over de punten 1 en 3 helemaal niets openbaar is gemaakt, snap ik niet. Volgens mij heb ik daar expliciet om gevraagd.

5. Voor de uitvoering van het project zijn aan de KB kant 3,4 fte nodig, waarvan iets meer dan 2 fte nodig is voor het verzamelen, versturen en retour ontvangen van de boeken. De voorbereiding heeft ongeveer €3.500,- gekost, exclusief de 150 uur die een ontwikkelaar nodig had om een database te maken. Hoewel, die database is blijkbaar ook bruikbaar voor een ander "geheim" project en de kosten worden daar op weggeschreven.

Wat weet ik nog niet?
1. Met uitzondering van 1 volledige en twee halve data, zijn alle data in de openbaar gemaakte documenten weggelakt. Van geen enkel document valt dus vast te stellen wanneer het is opgesteld. Dit belemmert de interpretatie van de stukken, doordat het nu onmogelijk is om een tijdlijn te maken. De documenten Resultaten collectiesurvey en pilot Google en de Nederlandse en Engelse "Vragen en antwoorden" zijn helemaal niet te interpreteren, omdat ze niet alleen geen datum hebben, maar ook niet in de huisstijl van de KB zijn opgemaakt (in tegenstelling tot bijvoorbeeld de memo over de database). De status is dus zeer onduidelijk.

2. Hoewel ik er expliciet naar gevraagd heb, heb ik geen informatie gekregen over de manier waarop de selectie van te scannen boeken tot stand komt (punt 1 onder 4 hierboven). Verder weer ik ook niet welke documenten niet gescand mogen of kunnen worden. Er is voor Google blijkbaar een beperking in het formaat (grootte en dikte) en de "openingsgraad" van de boeken. Maar er zijn ook criteria opgesteld voor en afspraken gemaakt over het al dan niet scannen van kostbare en kwetsbare boeken. Die zijn niet openbaar gemaakt.

3. Ook naar het projectplan uit artikel 1.11 van het contract heb ik expliciet gevraagd, maar dat is niet openbaar gemaakt. Terwijl er in het antwoord op vraag 15 in de "Vragen en antwoorden" ook nog eens nadrukkelijk naar verwezen wordt.

4. Doorlooptijd en scansnelheid worden angstvallig geheim gehouden. Alle passages waaruit zou kunnen blijken hoe vaak Google hoeveel boeken komt ophalen zijn weggelakt.

5. Informatie die voorafgaand aan, bij en na het afsluiten van het contract is uitgewisseld heb ik nauwelijks gekregen. De KB zegt, dat de eerste besprekingen met Google mondeling plaats gevonden hebben en OCW ook enkel mondeling op de hoogte is gebracht. Dus er zijn geen documenten die openbaar gemaakt kunnen worden.
Maar belangrijker nog is dat de informatie die wel uitgewisseld is (voornamelijk via e-mail blijkbaar) "bedrijfsgeheimen" van Google en de KB bevat. Deze informatie wordt dus op grond van artikel 10 niet openbaar gemaakt.
Een derde argument van de KB om geen informatie openbaar te maken is de "non-disclosure agreement" die de KB en Google met betrekking tot alle in deze fase uitgewisselde informatie hebben afgesloten.
Wat het eerste argument betreft: ik geloof best dat die eerste contacten mondeling gelegd zijn, maar het lijkt me toch dat hierover ook in bijvoorbeeld een bestuursvergadering of directie-overleg gesproken is. En daar zijn dan toch verslagen van gemaakt waarin een en ander wordt vastgelegd?
De tweede reden om informatie niet openbaar te maken is een lastige. Omdat ik als burger de inhoud van die e-mails en documenten niet ken, kan ik ook niet beoordelen of de KB hier terecht aangeeft dat het om concurrentie-gevoelige informatie gaat. Mij lijkt het sterk dat alle uitgewisselde informatie zo gevoelig is.
Dat brengt me bij het derde punt: het feit dat er een afspraak met Google is om geen enkele informatie openbaar te maken lijkt mij problematisch. Op deze manier wordt een afspraak met een buitenlands bedrijf gesteld boven de Nederlandse wet. Dat lijkt me zeer discutabel. Waar nog bij komt, dat die non-disclosure helemaal niet zo absoluut lijkt te zijn als de KB suggereert. De voorlaatste zin uit artikel 6.1 van het contract luidt namelijk:

The recipient may also disclose Confidential Information when required by law after giving reasonable notice to the discloser.

Misschien is de WOB wel een wet die eist dat de informatie openbaar gemaakt wordt?

Alle andere informatie die intern is uitgewisseld, inclusief de overwegingen waarom wel (of niet) voor Google gekozen zou moeten worden, worden geschaard onder "intern beraad". Dus wordt er op grond van artikel 11, lid 1, geen enkele overweging openbaar gemaakt.
Ik vind dit zeer onbevredigend, aangezien op deze manier op geen enkele manier gecontroleerd kan worden waarom de KB voor Google gekozen heeft. Ik neem aan dat iedereen die iets gezegd heeft over de Google-deal dit vanuit zijn formele functie binnen de KB-organisatie gedaan heeft. Ik ben ook niet geïnteresseerd in namen en rugnummers. Ik wil de afwegingen zien. En op grond van het tweede lid van artikel 11 kan dat best:

Over persoonlijke beleidsopvattingen kan met het oog op een goede en democratische bestuursvoering informatie worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Indien degene die deze opvattingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de informatie in tot personen herleidbare vorm worden verstrekt.

6. Om aan mijn vragen tegemoet te komen, heeft de KB een lijstje met Vragen en antwoorden (in het Nederlands en het Engels) samengesteld. Heel interessant, maar nauwelijks nieuwe informatie. Sterker nog, in vraag 15 wordt verwezen naar een document (het projectplan) dat de KB weigert openbaar te maken!

Naar aanleiding van in ieder geval deze zes punten ga ik de komende week maar werken aan een bezwaarschrift. Dat moet uiterlijk 29 december bij het Algemeen Bestuurscollege binnen zijn.
Advies en tekstvoorstellen zijn uiteraard welkom.

Gerelateerd
Daar zijn ze dan: de KB-Google-documenten #wob

Een tweede WOB-verzoek voor de KB

T-shirts: Wob Wob en Anti-Wob