WhatsApp en archivering

Hoge vlammen vanuit unit 4800. Bron: Marcel Otterspeer/het fotobureau/Hollandse Hoogte

Sinds een paar weken kun je met het BHIC WhatsAppen. Hoe fantastisch ik dat ook vind, daar gaat het nu niet over. Het gaat over een ander stokpaardje:

WhatsApp-berichten kunnen archiefstukken zijn, die nodig zijn om het handelen van de overheid te reconstrueren!

Vorig jaar vonden er bij Shell in Moerdijk twee zware explosies plaats, gevolgd door een grote brand. De explosies waren tot op 20 kilometer afstand te horen en onderdelen van de geëxplodeerde installatie werden tot 800 meter weggeslingerd. Twee werknemers raakten gewond. De Onderzoeksraad voor Veiligheid heeft onderzoek gedaan naar dit voorval.
En dit citaat komt uit het rapport van de OVV:

Naast de centrale manier van werken in het LCMS*, maakten verschillende crisisteams gebruik van WhatsApp. Ze maakten specifieke 'groepen' aan en deelden tijdens de inzet onderling informatie. Deze informatie was daarmee geen onderdeel van het informatiesysteem. Hierdoor kon het niet bijdragen aan het interregionale informatiebeeld.
(pagina 82)

En de OVV ziet het gebruik van WhatsApp als een aandachtspunt, omdat

het mogelijk voor een parallel systeem naast het LCMS zorgt en het systeem op momenten vervangt. De status van informatie via WhatsApp is lastig te duiden, veelal niet vastgelegd en niet meer na te gaan. Er dient hiervoor aandacht te zijn, vooral daar waar mensen geen gebruik (kunnen) maken van LCMS. De Onderzoeksraad ziet hierin een duidelijk nadeel en dat is het ontbreken van de regie hierop vanuit de hoofdstructuur.
(pagina 82)

Interessant hè?
En daar komt dan die circulaire uit het begin van deze eeuw, nog bij...

*LCMS staat voor Landelijk CrisisManagement Systeem "een operationeel informatiesysteem waarin basisinformatie van alle bestrijdingsprocessen geregistreerd staat. Het gaat om informatie over de aard en omvang van een incident, de effecten, de wijze van bestrijden en de bestrijdingsmiddelen die aanwezig zijn of nog komen."
Een tijdje geleden was het in het nieuws, omdat een Brabander het wachtwoord voor het systeem via Google achterhaald had.
Het LCMS wordt beheerd door het Instituut Fysieke Veiligheid, maar ik heb geen idee hoe de archivering geregeld is. Is eigenlijk ook wel interessant om eens uit te zoeken, hè.

Gerelateerd
Twitter, crisis-communicatie en archiveren

Twitter, crisis-communicatie en archiveren

Voor Henri

Een kleine drie maanden geleden vond een netwerkbijeenkomst plaats bij het Nationaal Crisis Centrum waar onder andere het onderzoek Twitter in Crisiscommunicatie van het COT werd gepresenteerd. In dit rapport wordt onderzocht of "Twitter een geschikt crisiscommunicatie-instrument voor de overheid [is] en zo ja, wat de vereisten [zijn] voor een effectieve inzet van Twitter bij rampen en crises?"

De conclusie van het COT is dat Twitter een geschikt crisiscommunicatie-instrument voor de overheid. Want:

1. Twitter voldoet aan de eisen van crisiscommunicatie; het is open en berichten kunnen tijdig de mensen bereiken. Twitter kan bijdragen aan het bereiken van alle doelstellingen van crisiscommunicatie; het informeren van mensen, betekenis geven aan feiten, het beperken van (imago-)schade en het kanaliseren van emoties.
2. Twitter kan een rol spelen bij crisiscommunicatie tijdens verschillende typen crises: fast-burning, long-shadow, cathartic en slow-burning.
3. Twitter, en andere sociale media, bereiken in vergelijking met andere crisiscommunicatie-instrumenten een brede doelgroep.

Als reactie op dit rapport merkte Henri Achterkamp op dat hij de aanbeveling om de tweets te archiveren miste:

1. 
   
   
   henriachterkamp Ik mis in "Twitter in crisiscommunicatie" http://tiny.cc/2rxd5: aanbeveling over Tweet-archivering via http://www.twapperkeeper.com/ #NCC1606 18 Jun 2010 from HootSuite
2. 
   
   
   Ingmario @henriachterkamp Er staat me idd iets bij van de plicht om informatie te bewaren om rampen later te kunnen evalueren. Zoek ik uit #NCC1606 18 Jun 2010 from TwitterGadget in reply to henriachterkamp

-- this quote was brought to you by quoteurl

Chido attendeerde me toen op een lezing van Jan Beens en Corrie-Christine van der Woude tijdens de KVAN Studiedagen in 2008, waarin een circulaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkszaken aan de orde komt. Dit leidde tot een zoektocht die wat langer duurde dan ik verwachte. Uiteindelijk heb ik een pdf van de presentatie gekregen, van de circulaire heb ik alleen een Word-versie kunnen vinden op de provinciale servers. Ik heb hem maar even online gezet, waarbij ik er van uit ga dat de inhoud niet gecorrumpeerd is.

Want wat staat in die circulaire:

Tot slot verdienen de gegevens over grootschalige ongevallen en rampen een aparte vermelding. Hierbij kan namelijk niet alleen de verantwoording als argument voor goede documentatie en bewaring dienen maar tevens kan deze informatie een historische waarde hebben en wellicht moet daar gekozen worden voor een overdracht en opslag bij archiefdiensten na een eerste bewaring bij de diensten zelf.
(...)
De algemene regelgeving WRZO en de normstelling ten aanzien van archivering in de Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde regelgeving betekenen voor overheidsorganen betrokken bij de bestrijding van een ramp of zwaar ongeval:
1. dat ze zeer zorgvuldig dienen om te gaan met alle archiefbescheiden in welke vorm dan ook (dus ook bandopnamen, cassettes, e-mail, enz.) die met rampen te maken hebben;

Met andere woorden: als Twitter in de crisis-communicatie gebruikt wordt, moeten de tweets bewaard blijven.

Toevoeging 9 september 2010, 14:35
Rienk Jonker verwijst op zijn site ook naar de circulaire en naar een pdf ervan die op de site van BZK zou staan. Maar, doordat http://www.minbzk.nl/ gemigreerd is naar http://www.rijksoverheid.nl/ is het bestand niet meer benaderbaar. Duurzame toegankelijkheid, hè.

Lego Fail Whale van Tveskov