zaterdag 7 januari 2012

Electronic Records Archives in Action

Filmpje van NARA over overbrenging van archieven met behulp van hun Electronic Records Archive.
The National Archives is now changing the way we take custody of records from federal agencies. We are now using the Electronic Records Archives, or ERA. ERA is not only a system for storing electronic records. We are currently transferring permanent textual records on a daily basis using ERA. The Department of the Navy demonstrates how ERA was used to transfer deck logs to the legal and physical custody of the National Archives. ERA replaces a paper-based system that could take months.
Overigens was ERA een tijdje geleden in het nieuws vanwege enorme budget-overschrijdingen:
NARA Electronic Records Archive (ERA) will likely cost $1.2 billion to $1.4 billion when completed, exceeding the current $995 million estimated cost by 21% to 41%, according to a recent report by the Government Accountability Office (GAO). The agency blames the increased costs on the agency's ineffective use of a project-management technique aimed at making it easier, not harder, to manage a project.
Gerelateerd But the era of the paper record is almost over

4 opmerkingen:

  1. Dank voor  het interessante filmpje, Ingmar. Word nu wel nieuwsgierig naar welke projectmanagement techniek hier de kostenoverschrijding heeft veroorzaakt....

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Het blijkt te gaan om "Earned Value Management":
    To help it manage the project, NARA has been using an approach called earned value management (EVM) that is meant to create objective reports of project status and anticipated completion costs if used properly.
    However, the GAO said that NARA is mishandling its use of EVM because it lacks comprehensive EVM policy, training, and specialized resources. Moreover, it keeps re-planning the program, which also has complicated the management process.

    Mij zei het niets, maar uiteraard weet Wikipedia meer:
    Earned value management (EVM) is a project management technique for measuring project performance and progress in an objective manner. EVM has the ability to combine measurements of scope, schedule, and cost in a single integrated system. Earned Value Management is notable for its ability to provide accurate forecasts of project performance problems.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Dan nog als ik kijk naar de oorspronkelijk begrote 995 mln dollar... dan vind ik  de raming van 20 mln euro voor de gemeenschappelijke e-depot voorzieningen wel heel bescheiden. Of mis ik hier iets fundamenteels?

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Je bedoelt dat de Nederlandse begroting een nauwelijks noemenswaardige overschrijding van de volledige Amerikaanse begroting is?
    Daar zijn vast allerlei redenen voor te verzinnen. Ik heb het niet uitgezocht, maar kan me voorstellen dat schaalgrootte een factor is. Verder blijkt uit het filmpje ook dat ERA een integraal systeem (om die term maar even te gebruiken) is, dat ook bedoeld is voor de acquisitie en het beheer van papieren archieven. Dat is in de Nederlandse voorstellen volgen mij niet het geval, in de huidige Nederlandse praktijk overigens wel. En tenslotte is het altijd de vraag welke kosten je wel en niet meerekent in een project.
    Maar of dit allemaal een factor 50 verklaard weet ik dus ook niet...

    BeantwoordenVerwijderen