dinsdag 6 juli 2010

Gemeentelijke richtlijnen 2.0

Op Ambtenaar 2.0 kwam ik gisteren de Richtlijnen Gebruik Sociale Media binnen de gemeente Heemstede tegen. Bij mijn weten, maar ik heb er niet heel uitgebreid naar gezocht, het eerste voorbeeld van een gemeente die expliciet probeert vast te leggen wat ambtenaren en collegeleden wel en niet met behulp van sociale media mogen doen.

De richtlijnen voor ambtenaren bestaan uit negen regels. Hieronder citeer ik ze gedeeltelijk:

  1. Je bent zelf verantwoordelijk
  2. Signaleer complimenten en kritiek
  3. Wel / niet reageren op berichten
  4. Woordvoering: dezelfde regels gelden
  5. Blijf alert bij het mixen van je persoonlijke leven met je zakelijke activiteiten.
  6. Geef NOOIT vertrouwelijke informatie van de gemeente
  7. Leg vast wat je doet
    Omdat online conversaties vaak plotseling plaatsvinden en vluchtig zijn is het belangrijk vast te leggen wanneer je de gemeente vertegenwoordigd. Onthoud hierbij dat online verklaringen dezelfde juridische standaarden dienen te bevatten als traditionele media. Leg alles vast wanneer het een online dialoog over de gemeente betreft (bijvoorbeeld door het bericht ook in ons DMS Verseon op te nemen) en mail een kopie naar de afdeling Communicatie.
  8. Realiseer je dat het internet blijvend is
  9. Overig
    • Vermijd ironie (stijlmiddel werkt niet)
    • Doe geen loze beloften
    • Reageer snel, want de mening wordt bepaald na de eerste vijf reacties.
    • Heb je een fout gemaakt, kom er dan voor uit. Wees eerlijk en snel met de correctie van je fout.
Een paar dingen vallen op.
Allereerst uiteraard punt 7: Leg vast wat je doet. Het is heel goed dat Heemstede inziet dat dit soort uitingen thuis kunnen horen in de gemeentelijke dossiers, maar of Verseon dan de ideale oplossing is? Bij mijn weten kan Verseon een reactie op Hyves of een tweet niet adequaat beheren.
En waarom zou er dan ook nog een e-mail naar Communicatie gestuurd moeten worden? Het zit toch al in het dossier?
Sowieso wordt de afdeling Communicatie erg vaak genoemd. Ondanks dat de ambtenaren zelf verantwoordelijk zijn voor hun uitingen, wordt toch expliciet vastgelegd in welke gevallen ze met 'de baas' moeten overleggen.
Punt 6 klinkt heel plausibel, maar er zijn maar heel weinig gemeenten die expliciet vast hebben gelegd wat nu echt 'vertrouwelijk' is. Een van de kenmerken van overheidsinformatie is ook dat het juist bijna allemaal openbaar is.
Waar ik tenslotte ook niet aan kan wennen (het gebeurt op de provincie ook steeds meer) is het gebruik van termen als "Corporate" en "zakelijk." We zijn overheden, geen corporations en hebben dus ook geen "corporate website" of Corporate Communications-afdeling.

In de richtlijnen voor de collegeleden wordt aanvullend nog nadrukkelijk aandacht besteed aan de rol van een wethouder als bestuurders en als politicus.
Voor de lezers moet duidelijk zijn vanuit welke rol (bestuurder/politicus) deze blogs geplaatst worden. Dit betekent dus dat bij politiek gekleurde blogs, duidelijk vermeld moet worden dat deze als politicus (en dus niet als lokaal bestuurder) geschreven zijn.
Dit lijkt me een heel lastig te hanteren onderscheid.

Het laatste waar mijn oog op viel, is de 'ondertekening' van de memo:
Marcel Appels (hoofd Publiekzaken & Communicatie)
www.linkedin.com/in/marcelappels
e-mail: mappels@heemstede.nl
In de richtlijnen staat niets over het vermelden van je 'persoonlijke' accounts onder officiële, gemeentelijke publicaties. Of annexeert Heemstede de Linkedin-accounts van zijn medewerkers?

Kortom: ik snap dat Heemstede dit doet, het is goed dat Heemstede nadenkt over het archiveren, maar het is wachten op een 2.0-versie.

8 opmerkingen:

  1. Ik kan mij vooral in het "kortom"van Ingmar vinden. Even was ik bang dat het initiatief van Heemstede geheel werd afgebrand. Het is goed dat het hoofd Publieke zaken & Communicatie van Heemstede deze richtlijnen heeft opgesteld. Door kritiek kunnen deze alleen maar verbeteren. Laten we hopen dat ze niet door iedereen kritiekloos worden gekopieerd.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Luud De Brouwer6 juli 2010 om 11:29

    Ik denk dat het een goed initiatief is van de gemeente Heemstede. Toch staan er een paar cryptische regels in, zoals regel 3. Dat lijkt me een open deur van jewelste. Maar goed.
    In tegenspraak daarmee lijkt regel 9 bolletje 3. Wel reageren dus!

    Een tweede tegenspraak zie ik in regel 7 waarin de noodzaak van "vastleggen" mede wordt beargumenteerd door het vluchtig zijn van online conversaties. In directe tegenspraak met regel 8.
    Maar misschien bedoelen ze met vastleggen dat je een link opneemt naar de betreffende discussie.

    Kortom: het is niet zo eenvoudig om regels te maken die eenduidig en begrijpelijk zijn. Van de andere kant vind ik wel dat Heemstede een goede open houding heeft. Een mooi begin! Daar kunnen sommige nationale archiefdiensten een puntje aan zuigen.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Hi Ingmar, goed stuk hoor, ook mooi initiatief van die gemeente, al blijf ik - met anderen blijkbaar - het onderscheid privépersoon/ambtenaar en politicus/bestuurder/privépersoon in sociale media uitingen erg moeizaam vinden. Ik zie erg veel ambtenaren twitteren en daarbij standpunten uitventen die soms politiek zijn (verkiezingen!, met partij-twibbons en alles) en vaak ook over hun vakgebied gaan (waar houdt werk op en begint hobby?). Zijn dat altijd privémeningen tenzij erbij staat dat als ambtenaar wordt gereageerd? Ik denk dat die ambtenaar meestal wel weet wat de grens is van zijn publieke uiting. Jij schrijft toch ook vrijwel niet over organisaties of archieven binnen jouw ressort? Maar hoe je nu moet weten wat je eventueel vast moet leggen in het DMS en naar communicatie moet mailen (eerste is heel lastig en laatste lijkt me nogal zot)?
    Is er een ambtenaar van Heemstede zelf (behalve het hoofd Communicatie natuurlijk) die de regels in de praktijk hanteert?
    Groet van Eric vanaf mijn corporate twitteraccount

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Die politieke ambtenaren vind ik ook altijd lastig. Wat dat betreft vind ik eigenlijk ook dat ambtenaren 'neutraal' moeten zijn. (Misschien had ik ook wel niet moeten twitteren op wie ik stemde.)
    Wat nog lastiger is (en wat irl ook lastig is in sommige gevallen) is inderdaad namens wie iemand spreekt. Stel jij gaat er voor zorgen dat we online over de Archiefvisie kunnen discussiëren. Namens wie lever ik dan een bijdrage? Hoe moet jij mijn bijdrage wegen? Ben ik een gewone burger? Een deskundige (want archivaris)? Een archiefinspecteur (wat dat is mijn beroep)? De archiefinspecteur van Noord-Brabant en Limburg (want daar werk ik)? Het LOPAI (want daar zijn wij in verenigd)? De KVAN (want daar zit ik in het bestuur)?
    Lastig, lastig, lastig...
    Over wat er in een DMS moet opgenomen worden: ik weet het ook niet precies, maar het is al winst dat ze er over nagedacht hebben.

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Lourens Dinger12 juli 2010 om 11:56

    Bewijst dit dan niet het nut van een dergelijke richtlijn. Twitteren is (nu ja, wordt door velen ervaren als) leuk, maar hoe meer mensen van je weten hoe moeilijker het is om onderscheid te maken tussen werk/prive/politiek.Van ministers wordt ook verwacht dat ze aangeven wanneer ze uit naam van hun partij spreken en wanneer uit naam van de regering. Omdat nu iedereen het 'zelfde' (inter)nationale podium betreed ligt het voor de hand dat een zelfde duidelijkheid gegeven wordt. Dus:zet er bij namens wie je iets zegt, of vanuit welke rol.

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Hallo Lourens, volgens mij is het probleem dat dat onderscheid in veel gevallen niet te maken is. Alleen als je onder heel veel verschillende namen zou gaan 'zenden' zou dit kunnen, en dan nog...
    Het bijzondere en interessante van mensen volgen op Twitter is juist die vermening van privé en zakelijk. Ik moet er ook niet aan denken dat ik voor iedere rol die ik hierboven beschrijf, een aparte account aan zou moeten maken. Dat is voor mij niet handig, maar ook voor de mensen die mij op Twitter volgen is dat heel onoverzichtelijk.
    Het belangrijkste uitgangspunt voor individuen blijft dan toch: denk na voor je wat doet en leer van wat je doet.
    Voor organisaties geldt: Heb vertrouwen in de professionaliteit van je medewerkers, geef ze de ruimte om fouten te maken en laat ze daarvan leren.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Bedankt voor je reactie Cees. Het was zeker niet mijn bedoeling om het
    initiatief af te branden, alleen om er wat vragen bij te stellen

    Op 6 juli 2010 09:22 schreef Disqus
    <>het volgende:

    BeantwoordenVerwijderen
  8. Een opvallende aanvulling: Marcel Appels heeft ook een Twitter-account, maar die verwijst naar een particuliere weblog over wielrennen.

    BeantwoordenVerwijderen