Gemeentelijke richtlijnen 2.0

Op Ambtenaar 2.0 kwam ik gisteren de Richtlijnen Gebruik Sociale Media binnen de gemeente Heemstede tegen. Bij mijn weten, maar ik heb er niet heel uitgebreid naar gezocht, het eerste voorbeeld van een gemeente die expliciet probeert vast te leggen wat ambtenaren en collegeleden wel en niet met behulp van sociale media mogen doen.

De richtlijnen voor ambtenaren bestaan uit negen regels. Hieronder citeer ik ze gedeeltelijk:

1. Je bent zelf verantwoordelijk
2. Signaleer complimenten en kritiek
3. Wel / niet reageren op berichten
4. Woordvoering: dezelfde regels gelden
5. Blijf alert bij het mixen van je persoonlijke leven met je zakelijke activiteiten.
6. Geef NOOIT vertrouwelijke informatie van de gemeente
7. Leg vast wat je doet
   Omdat online conversaties vaak plotseling plaatsvinden en vluchtig zijn is het belangrijk vast te leggen wanneer je de gemeente vertegenwoordigd. Onthoud hierbij dat online verklaringen dezelfde juridische standaarden dienen te bevatten als traditionele media. Leg alles vast wanneer het een online dialoog over de gemeente betreft (bijvoorbeeld door het bericht ook in ons DMS Verseon op te nemen) en mail een kopie naar de afdeling Communicatie.
8. Realiseer je dat het internet blijvend is
9. Overig
   
   • Vermijd ironie (stijlmiddel werkt niet)
   • Doe geen loze beloften
   • Reageer snel, want de mening wordt bepaald na de eerste vijf reacties.
   • Heb je een fout gemaakt, kom er dan voor uit. Wees eerlijk en snel met de correctie van je fout.

Een paar dingen vallen op.
Allereerst uiteraard punt 7: Leg vast wat je doet. Het is heel goed dat Heemstede inziet dat dit soort uitingen thuis kunnen horen in de gemeentelijke dossiers, maar of Verseon dan de ideale oplossing is? Bij mijn weten kan Verseon een reactie op Hyves of een tweet niet adequaat beheren.
En waarom zou er dan ook nog een e-mail naar Communicatie gestuurd moeten worden? Het zit toch al in het dossier?
Sowieso wordt de afdeling Communicatie erg vaak genoemd. Ondanks dat de ambtenaren zelf verantwoordelijk zijn voor hun uitingen, wordt toch expliciet vastgelegd in welke gevallen ze met 'de baas' moeten overleggen.
Punt 6 klinkt heel plausibel, maar er zijn maar heel weinig gemeenten die expliciet vast hebben gelegd wat nu echt 'vertrouwelijk' is. Een van de kenmerken van overheidsinformatie is ook dat het juist bijna allemaal openbaar is.
Waar ik tenslotte ook niet aan kan wennen (het gebeurt op de provincie ook steeds meer) is het gebruik van termen als "Corporate" en "zakelijk." We zijn overheden, geen corporations en hebben dus ook geen "corporate website" of Corporate Communications-afdeling.

In de richtlijnen voor de collegeleden wordt aanvullend nog nadrukkelijk aandacht besteed aan de rol van een wethouder als bestuurders en als politicus.

Voor de lezers moet duidelijk zijn vanuit welke rol (bestuurder/politicus) deze blogs geplaatst worden. Dit betekent dus dat bij politiek gekleurde blogs, duidelijk vermeld moet worden dat deze als politicus (en dus niet als lokaal bestuurder) geschreven zijn.

Dit lijkt me een heel lastig te hanteren onderscheid.

Het laatste waar mijn oog op viel, is de 'ondertekening' van de memo:

Marcel Appels (hoofd Publiekzaken & Communicatie)
www.linkedin.com/in/marcelappels
e-mail: mappels@heemstede.nl

In de richtlijnen staat niets over het vermelden van je 'persoonlijke' accounts onder officiële, gemeentelijke publicaties. Of annexeert Heemstede de Linkedin-accounts van zijn medewerkers?

Kortom: ik snap dat Heemstede dit doet, het is goed dat Heemstede nadenkt over het archiveren, maar het is wachten op een 2.0-versie.