maandag 22 juni 2015

Klokkenluidersbrieven

Afgelopen week was er - ook onder archivarissen - enige commotie over de manier waarop de griffies en de Voorzitter van de Tweede Kamer omgingen met anonieme klokkenluidersbrieven: die werden namelijk niet geregistreerd, maar meteen door de shredder gegooid. Nieuwsuur berichtte hierover naar aanleiding van een klokkenluidersbrief over het "bonnetje van Teeven" die naar de Voorzitter van de Tweede Kamer zou zijn gestuurd. "Zou zijn gestuurd" omdat Nieuwsuur er niet in geslaagd is om te achterhalen of het briefje wel verstuurd is en of het daarna ook bij de Tweede Kamer is ontvangen. (Interessant is trouwens ook dat ze wel hebben ontdekt dat delen van de brief waar zijn, maar ook dat er fouten in het briefje staan).
Naar aanleiding van de vragen van Nieuwsuur heeft de Voorzitter van de Tweede Kamer, die hier eigenlijk helemaal niet over gaat, aangezien dit een bevoegdheid van de griffier en zijn ambtenaren is, aangegeven dat de procedure aangepast zal worden.
En, wonder boven wonder, de Haagse postzegel is te klein en met name de kamervoorzitter moet het ontgelden. Het is haar schuld dat die brieven niet geregistreerd worden. 

Natuurlijk mengen ook allerlei archivarissen zich in het (twitter)-debat. De ene, en dat is niet de minste, dus hij zal wel gelijk hebben, is er van overtuigd dat er in strijd met de Archiefwet is gehandeld, de andere zoekt naar een categorie in een selectielijst waar de brieven onder zouden vallen en de derde verwijst naar het Wetboek van Strafrecht.
Het zal allemaal wel. Ik voel me om twee redenen heel ongemakkelijk bij de discussie.

Want waar hebben we het hier over? In haar reactie legt de Voorzitter van de Tweede Kamer de werkwijze, naar mijn idee, helder uit:
Wat voor de hele organisatie geldt, is dat anonieme brieven in algemene zin niet in behandeling worden genomen. Bij de Griffie plenair en de Griffies Commissies en op het secretariaat van Voorzitter en Griffier worden anonieme brieven op hoofdlijnen ‘gescand’ op de inhoud. Bij de Griffies worden de brieven vervolgens enige tijd bewaard, maar niet formeel gearchiveerd. Bij het secretariaat van de Voorzitter en de Griffier worden de brieven na de globale ‘scan’ doorgaans vernietigd. Brieven waarvan het dreigend karakter wordt onderkend, worden in handen gesteld van de Beveiligingsambtenaar, waarna deze voor eventuele follow up zorg draagt.
Met andere woorden, de brieven worden gelezen en geĆÆnterpreteerd. Kunnen ze er niets mee, dan gooien ze ze - na korte of langere tijd - weg. Staan er dreigementen in, dan worden de brieven nader onderzocht. En alles bij elkaar gaat het om "niet meer dan enkele tientallen" brieven per jaar.

Natuurlijk het zou een kleine moeite zijn om dat kleine aantal brieven ook te registreren, maar blijkbaar heeft de Tweede Kamer daar al jarenlang een aparte - min of meer weloverwogen - procedure voor.
Kwestie van risicowaardering en risicoanalyse, lijkt me.
De afgelopen jaren blijkt er eigenlijk ook geen probleem te zijn geweest. De Expertgroep Klokkenluiders kende de procedure niet, omdat nog geen enkele klokkenluider heeft aangegeven dat de anonieme brief die hij naar de Tweede Kamer had gestuurd, was genegeerd. Tja...

En volgens mij hebben we wel "a bigger fish to fry" dan die tientallen anonieme brieven per jaar, of laten het er tien, nee honderd keer zo veel zijn, die niet geregistreerd en gearchiveerd worden. Die vallen namelijk in het niet bij die vermoedelijk duizenden digitale archiefstukken die, ook bij de Tweede Kamer, niet of nauwelijks gearchiveerd worden: e-mails, webpagina's, powerpoint-presentaties, financiƫle administraties of agenda's.
Dat is een veel groter probleem dan die schamele twee dozijn briefjes.

De tweede reden waarom ik moeite heb met dit alles, is de onredelijke afrekening die nu bezig is.
Iets gaat al jaren op een  bepaalde manier, een journalist vraagt of dat nou zo handig is en degene die bevraagd wordt zegt: "Nee, dat gaan we anders doen."
En dan zegt niemand: "Goed dat je dit aanpakt, laat ons weten wat de nieuwe werkwijze wordt." Nee, integendeel zelfs, het oplossen van een probleem als een probleem gezien, omdat er geen excuses worden aangeboden!

Dit opportunisme is heel contra-productief om precies dezelfde reden die de Klokkenluider-expert noemt: de animo om "fouten" publiekelijk te verbeteren wordt zo wel heel klein wordt. Voor je het weet, kost het je kop.
En dat terwijl een onderdeel van risicoanalyses en het (beruchte) kwaliteitssysteem uit de Archiefregeling toch ook het continu verbeteren van afwegingen, werkwijzes en procedures is.

Maar, misschien zie ik iets over het hoofd...

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen