zondag 2 februari 2014

Schaduwarchieven: ponskaarten, microfilms en magneetbanden

Ponskaart van Alex van Koten
In de brief waarin minister-president Drees zijn ambtsgenoten duidelijk maakt dat ze moeten mee werken aan de vorming van schaduwarchieven met "alle gegevens die voor de totale oorlogvoering" van belang kunnen zijn, beschrijft hij ook aan welke soort informatie hierbij gedacht wordt. Ik citeerde het lijstje al eerder:
minstens die gegevens in veiligheid moeten worden gebracht, die nodig zijn om:
  1. het een uitgeweken regering mogelijk te maken ongestoord te blijven functioneren;
  2. te kunnen voldoen aan de behoefte aan gegevens van de regering en de Commandanten der Strijdkrachten, waar deze zich ook bevinden;
  3. de mogelijkheid te scheppen om reeds in de vreemde de grondslag te leggen voor de reconstructie van het aanvankelijk prijsgegeven grondgebied van het Rijk in Europa.
Hieronder werden vanaf 1952 ook de dubbelen van de Burgerlijke Stand en de duplicaten van het archiefregister van het Bevolkingsregister gerekend.
Maar daarnaast hield de Marine sinds 1947 ook een schaduwarchief bij dat ervoor moest zorgen dat het administratieve apparaat van de Marine "mobiel" was. Daarbij ging het dus om gegevens die direct beschikbaar zouden moeten zijn bij calamiteiten. Maar er waren wat problemen met dit Marine-archief.
Zo kun je vragen stellen bij de waarde van Marine-informatie die tussen 1950 en 1956 naar de Antillen werd gestuurd.
Van de afdeling Juridische Zaken werden alle contracten die door de Minister werden afgesloten naar de centrale secretarie gestuurd om te laten kopiëren. Het ging hierbij in totaal in die zeven jaar om 807 contracten die naar Curaçao zijn gestuurd.
Van de Hoofdafdeling Materieel waren na 1953 geen documenten meer ontvangen en hieronder zie je welke documenten wel waren aangeboden:
Van de Hoofdafdeling HIZ waren in die jaren twee documenten ontvangen:
1e Voorwaarden betr. levering aan het ministerie van marine van het voor de zeemacht benodigde textiel.
2e Vaststelling technische voorschriften textiel (badhanddoeken) ingevolge beschikking van 25 juni 1951 nr. 262426.
Tja, ik wil niet zeggen dat het triviaal is dat mariniers er goed gekleed en afgedroogd bijlopen, maar als de communistische horden je land bezetten lijken mij andere dingen belangrijker.

Misschien is een van de redenen waarom de Marine maar zelden een document naar de Antillen stuurde, de redelijk omslachtige procedure die daarbij gevolgd moest worden. Ik citeer hem hier integraal, omdat het enkele interessante ambtelijk-bureaucratisch-archivistisch inkijkjes schetst:
Van contracten, huurovereenkomsten en andere belangrijke stukken wordt een exemplaar in het schaduwarchief opgelegd. Dit staat aangegeven op de betreffende minute of wordt door de behandelende afdeling op het zendvel geplaatst van het ingekomen stuk.
De stukken worden op het geheim archief van de centrale secretarie verzameld. Bij ieder stuk wordt een fiche van de minute van vaststelling van het contract of van het ingekomen stuk gevoegd.
De stukken worden na het sorteren op afdeling ingeschreven in een register. Voor elke (hoofd)afdeling bestaat een register. Indeling in het register als volgt: 1e datum 2e volgnummer, 3e omschrijving van de inhoud van het stuk.
Op iedere bladzijde van het document, zowel op voor- als achterzijde, wordt een stempel geplaatst "Contract no.". Hierachter wordt het volgnummer geschreven. Van elk document wordt thans een nieuw fiche getypt met de volgende inhoud: volgnr.; afd.: bladzijdenummer van het register; geadresseerde of afzender; onderwerp; indices. Het master, waarop het nieuwe fiche is getypt, wordt afgedraaid op de achterkant van een Hollerithkaart. Er worden zoveel kaarten per fiche gemaakt als er codenummers van het registratuurplan op het fiche zijn vermeld.
De aldus vervaardigde ponskaarten, waarvan de indices afzonderlijk zijn onderstreept, worden overgedragen aan de Hollerithafdeling van de Hoofdafdeling Personeel. In elke kaart wordt een bepaalde indice geponst.
Na terugkomst van de geponste kaarten worden de kaarten, alsmede de stukken en een exemplaar van de verzamelstaat uit het register aan de Marid tegen reçu overhandigd. Bij de Marid worden deze stukken gefotocopieerdmicrofilmd. De fotocopieën microfilms en de ponskaarten worden door de Marid naar de Nederlandse Antillen verzonden ter oplegging in het schaduwarchief.
De gefotocopieerdemicrofilmde documenten worden daarna weder door de Marid naar het Geheim archief gezonden. Deze stukken worden daarna in de kluis opgelegd.
Ponskaarten en microfilms
De Hollerithkaarten die genoemd worden, zijn de ponskaartjes die Herman Hollerith - de "father of modern automatic computation" - heeft uitgevonden.
Lochkarte02
By Media lib at de.wikipedia [Public domain], from Wikimedia Commons
Een standaard ponskaartje, zoals je hierboven ziet, bestond uit 80 kolommen van 12 rijen en kon per kolom 1 teken bevatten. De standaardmaten van een kaart waren (sinds 1928) 7 3/8 bij 3 1/4 inch (ca. 187 x 82 mm). De informatie werd in de kaart aangebracht door in een of meer rijen van een kolom een klein rechthoekig gaatje te ponsen. Voor dat ponsen hadden ze bij het ministerie blijkbaar een aparte afdeling, waar waarschijnlijk alleen ongetrouwde vrouwen, de kaartje met de ponsmachines maakten.
IBM card punch 029
By waelder (Own work) [GFDL, CC-BY-SA-3.0 or CC-BY-2.5], via Wikimedia Commons
Het gebruik van ponskaarten in de archivering is natuurlijk ook nog eens een interessant onderzoeksonderwerp. Daarbij mag aandacht voor het VPRO-hoorspel Piet Ponskaart, scènes uit het leven van een kantoorbediende niet ontbreken. Maar dat is misschien voor later...

Iets anders dat opvalt in deze procedure is dat de documenten blijkbaar op microfilm gezet worden. De doorhalingen in het citaat hierboven zijn met pen gedaan, maar het is onduidelijk van wanneer ze dateren. Het document is uit eind 1956, maar misschien beschrijft de opsteller in eerste instantie de oude procedure en komt iemand er dan pas achter dat het op dat moment al anders gaat?
Die microverfilming is op zich wel interessant omdat de Minister-President in 1952 tijdens de discussie over het maken van kopieën van het archiefregister in de Ministerraad aangeeft dat het maken van micro-foto's van het bevolkingsregister ook een mogelijkheid was.
Minister Mulderije [van Justitie, IKo] wijst er op, dat de heer Graafland dit indertijd heeft ontraden, aangezien men dan een belangrijk aantal terugleesapparaten zou moeten aanschaffen.
Ik weet (nog) niet wie die heer Graafland is, maar blijkbaar vond de Marine het in 1956 geen probleem om terugleesapparaten te moeten gebruiken.

Wat de Marine wel een probleem vond, was de ontoegankelijkheid van de informatie. De Secretaris-Generaal schrijft eind 1956 dat:
De algemene indruk is, dat de archieven dusdanig worden opgeborgen in kisten gemeenschappelijk met land- en luchtmacht, dat nimmer iets terug te vinden zal zijn. De lijsten schijnen namelijk in de kisten ingesloten te worden, zodat men niet weet wat in welke kist zit en men om een stuk te vinden alle kisten zou moeten openmaken.
En blijkbaar is dit geen specifiek Antilliaans probleem, want in 1958 schrijft de marine-attaché in Washington dat daar een aantal kisten "schaduwarchief" staan, waarvan niemand weet wat er in zit, aangezien de "pakkingslijsten" ontbreken. Hij verzoekt de Chef van de Marinestaf in Den Haag daarom om die lijsten te sturen, zodat de informatie, wanneer dat in de toekomst nodig mocht zijn, wel gebruikt kan worden.
Uiteindelijk krijgt deze attaché ruim negen maanden later als antwoord dat de schaduwarchieven in Washington zullen worden opgedoekt en dat er geen nieuwe Marine-informatie weer zal worden opgelegd. Enkel in Curaçao zal een "levend" schaduwarchief worden onderhouden en daarom heeft het geen zin om een catalogus te maken van het - verouderde - materiaal in Washington.
Die reactie was een direct gevolg van de beschikking van de Staatssecretaris van Marine om met ingang van 1 augustus 1958 de bestaande regeling van de schaduwarchieven aanzienlijk te vereenvoudigen. Vanaf dat moment zouden - voor de Marine - enkel nog op Curaçao vier categorieën schaduwarchieven worden bijgehouden:
  1. Materieelgegevens
    Enkel gegevens over de Hr. Ms. "Karel Doorman", de kruisers klasse "De Ruyter", de jagers klasse "Holland" en "Friesland" en de onderzeeboten klasse "Dolfijn."
  2. Personeelsgegevens
    Een stel duplo ponskaarten met personeelsgegevens wordt in Amsterdam bewaard en jaarlijks wordt de microkaarten van de stamkaarten naar Londen gestuurd. De set die dan in Londen is, zal worden doorgestuurd naar Curaçao, waar bij ontvangst van een nieuwe jaarserie de vorige serie zal worden vernietigd.
  3. Financiële gegevens
    Eens per kwartaal worden de uitbetalingsstaten naar Curaçao gestuurd, waar ze de plaats van de staten van het voorgaande kwartaal innemen.
  4. Hydrografische gegevens
    Een zeer beperkte set aan microfoto's wordt bewaard in de Antillen.
Het opsturen van andere informatie zal worden gestaakt.
Deze wijziging betekende dat de Marine de schaduwarchieven vanaf dat moment echt als een back-up ging gebruiken, zodat bij een calamiteit recente informatie kon worden gereconstrueerd.

De computer doet zijn intrede
Halverwege de jaren zestig werd geconstateerd dat de regeling uit 1958 verouderde en op 5 juli 1967 trok de minister van Defensie de regeling in. In de overwegingen staat onder andere dat er geen behoefte meer bestond aan de regeling omdat de "onderhavige materie" ook werd geregeld in het Oorlogsmemorandum der Koninklijke Marine (VVKM 162).
Opvallend is dat de minister een dag later, dus op 6 juli 1967, de Richtlijnen voor de oplegging van magnetische banden vast stelde:
Overwegende:
dat door het invoeren van de computer vele onmisbare gegevens op magnetische banden zijn vastgelegd, waardoor het noodzakelijk is geworden om maatregelen te treffen ter beveiliging van die gegevens:
a. tegen technische storingen en in het ongerede raken;
b. tegen brandgevaar e.d.;
c. ingeval van buitengewone omstandigheden als tijd van oorlog e.d.;
Van alle banden bestonden drie series met daarop "de laatste situatie, de voorlaatste situatie en de daaraan voorafgaande situatie" en er waren banden waarop alle mutaties waren bijgehouden. De drie series werden over drie locaties verspreid: de meest recente werd bewaard in het gebouw waar de computer stond, de anderen "in de bunker aan de Badhuisweg" in Den Haag en een selectie met de belangrijkste tapes werd bewaard "in het schaduwarchief in Groot-Brittanië en Noord-Ierland."
Interessant is dat in de richtlijnen veel aandacht besteed wordt aan de fysieke bewaaromstandigheden van de tapes, maar nauwelijks aan de technische voorwaarden om de tapes na verloop van tijd te kunnen gebruiken:
[...] de banden [...] worden verpakt in een plastic houder, een luchtdichte plastic zak en vervolgens in een kartonnen doos [...].
[De marine-attaché] legt de ontvangen banden op in het schaduwarchief, waarover hij het beheer voert, en neemt daarbij het volgende in acht.
a. De banden moeten in de vorengenoemde verpakking verticaal worden opgeslagen in een stalen kast, die op enkele centimeters van de vloer staat;
b. De vochtigheidsgraad in de opslagruimte mag variëren tussen 20% en 80%, terwijl een minimum en een maximum temperatuur zijn toegestaan van onderscheidenlijk 10°C en 32°C;
c. De banden mogen niet worden blootgesteld aan magnetische velden van grote sterkte;
In de bijlage bij de beschikking (zie hieronder) werd voorgeschreven welke metagegevens aan iedere tape moesten worden toegevoegd: Label, Aanduiding, Aantal banden, Aanvulling/Vervanging/Terugzending en de wijze van verzending.
Hoewel in de richtlijnen dus geen enkele aandacht besteed wordt aan veroudering van de software of de machines waarmee de tapes ingelezen zouden moeten worden, zou het me niets verbazen als dit een van de eerste rijks-richtlijnen voor digitale duurzaamheid is.

Bronnen
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Ministerie van Marine, 2.12.56, inv.nr. 8353
NL-HaNA, Defensie: Gewoon en Geheim Verbaalarchief, 2.13.151, inv.nr. 6308

Gerelateerd
Schaduwarchieven: de dubbelen keren terug in Nederland
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister

2 opmerkingen:

  1. Drs. C.J. Graafland was hoofd van de Rijksinspectie van de Bevolkingsregisters.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Dank je wel Henny. Ik had het dus kunnen weten.

      Verwijderen