OAIS discussion guide

Begin dit jaar heeft de "Interagency Science Working Group" van NARA een "discussion guide" (pdf) gepubliceerd, die gebruikt kan worden om vast te stellen in hoeverre een organisatie voldoet aan de OAIS-criteria. In de handleiding worden de zes hoofdprocessen van OAIS (Ingest, Archival Storage, Data Management, Administration, Preservation Planning en Acces, in ED3 vertaald als opname, lange termijn opslag, toegankelijk maken, beheer, bewaarstrategie en toegang) behandeld aan de hand van open vragen.

This guide provides a series of high-level, open-ended questions related to each of the six OAIS business processes. The questions are designed to help a team or group of agency managers, staff, and subject matter experts identify policy, procedures, and operational areas for which agency guidance exists, where gaps in policies, procedures and operations exist, and where revisions to policies and procedures are needed to meet OAIS criteria for long-term preservation and access to digital records and information.
The questions should be discussed in a meeting or interview with agency staff to assure that everyone understands the processes and the underlying questions, and is familiar with OAIS terminology. To answer the questions, it may be helpful to select one dataset (or one continuing series of datasets that are the same) and walk through your data repository’s lifecycle processes, from data creation, storage or maintenance, access, preservation, to eventual disposal or transfer to NARA.
[...]
Using this guide can benefit your agency by improving communications among knowledgeable staff regarding specific issues, questions or processes related to long-term preservation and access to digital data.

De handleiding is dus duidelijk niet bedoeld als norm of richtlijn, maar veeleer als hulpmiddel om bewustwording, onderling begrip en focus te creëren. Dat blijkt ook duidelijk uit de vragen die gesteld worden. Die zijn redelijk "high-level":

Ingest
3. Has your agency defined what metadata must be saved when the data are initially created? Does the repository have additional or supplementary metadata requirements?
Data Management Process
2. Are there policies in place governing who has access to create, read, use and delete the descriptive information and administrative data?

De vragen wekken de indruk beperkt te zijn, het zijn er 28, maar dit is maar schijn. Sommige vragen bestaan uit wel vier deelvragen.

De laatste vraag die bij ieder onderwerp gesteld wordt is sympathiek en verwarrend tegelijk:

What are the most significant current challenges in your agency’s repository for the archival storage function (e.g., financial resources, personnel, policies, procedures, oversight, and compliance)? To what extent do these challenges impact your agency’s ability to conduct the activities in this process? How could NARA advocacy and guidance help your repository or agency address these challenges?

Sympathiek, omdat het NARA hiermee expliciet aangeeft dat hij federale diensten kan en zal ondersteunen bij het zoeken naar oplossingen. Verwarrend omdat deze vraag meer de indruk wekt uit een enquete te komen, dan deel uit te maken van een "zelf-onderzoek."

Gerelateerd
Open koffie voor Jeroen
Duurzame toegankelijkheid en buitenaardse wezens
Gezamenlijke e-depotvoorzieningen