Zie bijvoorbeeld de discussie op LinkedIn over het bewaren van agenda's, waar iemand na een paar dagen het ei van Columbus heeft gevonden:
Ja, dat is een goede. Je kunt de agenda-items toch ook omzetten in PDF-A bijvoorbeeld en dan in je DMS zetten.En hier is een leverancier van een dms er trots op dat hij zelfs xml- en txt-bestanden geautomatiseerd kan converteren naar pdf/a-1a of pdf/a-1b, de klant mag kiezen. Op! Op! Op!
Maar Ingmar, pdf/a is toch het ultieme archiveringsformaat. Zijn die argumenten voor het gebruik ervan dan niet legitiem?
Ach, laten we ze eens bekijken...
1. Pdf-bestanden zijn niet muteerbaar.
Wie dat als ultieme argument gebruikt, heeft niets begrepen van (digitale) archivering. Ieder digitaal bestand is muteerbaar en zeker pdf-bestanden. Zoek voor de aardigheid met Google even op "free pdf editor" en sta versteld van het aanbod. De betrouwbaarheid en integriteit van een digitaal archiefstuk zit niet in de verschijningsvorm (het formaat) maar in de beheeromgeving. Daar moet ervoor gezorgd worden dat de archiefstukken niet ongeautoriseerd en ongemerkt gewijzigd kunnen worden. En dat doe je met behulp van toegangsrechten en, misschien nog wel belangrijker, metagegevens: checksums, "event history" en logfiles. Archiveren draait om metagegevens, metagegevens en nog eens metagegevens.
Trouwens, papieren archiefstukken kunnen toch ook heel simpel gemanipuleerd worden?
2. Pdf-bestanden kunnen op iedere computer geopend worden.
Uh, ja, zolang ik een pdf-reader geïnstalleerd heb. Maar dat geldt natuurlijk voor ieder digitaal bestand: ik kan het openen en gebruiken als ik de juiste software heb.
Heb je trouwens al eens van iemand gehoord dat hij je e-mail niet kon openen? Het hele idee van e-mail is toch juist dat het niet uitmaakt met welke programma's verzender en ontvanger werken. Dat hoeft niet hetzelfde te zijn, het hoeft niet eens op hetzelfde besturingssysteem te draaien. Dus waarom zou je e-mail dan omzetten in pdf?
3. Pdf-bestanden zien er op iedere computer hetzelfde uit.
Ja, maar is dat belangrijk? Een e-mailbericht of afspraak ziet er in iedere client anders uit en, nog belangrijker, ze zien er altijd anders uit dan de pdf-afdruk.
4. Pdf-a is een open standaard.
Ja, net als txt, xml, sgml, odf, tiff, ascii, xhtml, wav en nog een heel rijtje afkortingen en acroniemen. En weet je, die standaarden zijn allemaal bedoeld om specifieke informatie zo goed mogelijk vast te leggen om die op specifieke manieren te kunnen gebruiken.
Wat heb ik nou aan een website in pdf, helemaal plat, zonder hyperlinks, zonder animaties, zonder interactie?
Wat heb ik aan een e-mailbericht waarin ik niet eens meer kan zien wanneer en vanaf welk adres het bericht verstuurd is en waarvan ik de bijlagen niet kan raadplegen?
Wat heb ik aan een digitale afdruk van een ruimtelijk plan (of een jaarverslag) als ik de informatie daarna helemaal niet meer kan zien?
Wat heb ik aan een excel-sheet dat moet passen binnen de fysieke begrenzing van A4 of A3, wanneer ik een werkblad heb met 78 kolommen en 612 rijen? Heb je zoiets al eens in pdf bekeken? En dan heb ik het nog niet eens over formules, draaitabellen of grafieken.
Al die finesses, al dat gebruiksgemak, al die inherente functionaliteiten worden allemaal overboord gekiept, omdat we zo graag iets in het paper document formaat willen hebben.
De volautomatische documentverkleiner
De analogie gaat misschien niet helemaal op, maar weet je waar die pdf/a-fetish een beetje op lijkt?
Stel je nu eens voor dat de leveranciers van paternosterkasten of dosiermappen zeiden: "Wij hebben prima-de-luxe kasten, maar er passen geen documenten in die groter zijn dan 190 bij 275 mm."
En dat je dan als overheid zegt: "Ah joh, dat geeft niet. De meeste documenten die wij ontvangen en verzenden zijn dan wel op A4-formaat, maar die hebben toch aan iedere kant een marge van 10 mm. Geef ons die kast maar, wij snijden wel bij ieder archiefstuk aan alle kanten een stukje eraf."
Daarna zeg je tegen die leverancier: "Ik krijg ook wel eens documenten die groter zijn dan A4, bijvoorbeeld een bouwtekening, die ik niet kan bijsnijden tot 190 bij 275 mm. Kun jij me geen kopieerapparaat leveren dat al die grote documenten automatisch verkleint, zodat ze in die prachtige kast van jouw passen?"
Natuurlijk kan hij dat, kost een paar centen en die betaal je dan ook.
En dan wordt het nog gekker, want als die super-de-luxe paternosterkast vervangen moet worden, moet die natuurlijk wel aansluiten op de bestaande infrastructuur. Hij moet dus aansluiten op die hypermoderne volautomatische documentverkleiner die je pas ook nog hebt aangeschaft!
Waar het bij archiveren vooral om draait zijn de significant properties: welke eigenschappen van een archiefstuk zijn cruciaal om het te kunnen blijven gebruiken en interpreteren. Dit zijn de artikelen 17, 21 en 22 uit de Archiefregeling.
En het spijt me dames en heren, maar pdf is en blijft een print-formaat, waarmee je bij lange na niet alle relevante eigenschappen van een archiefstuk kunt bewaren.
Als je een papieren document scant, dan mag je dat best in pdf opslaan, maar voor bijna alle "born digital" archiefstukken zijn andere, betere formaten beschikbaar.
Passen die bestanden niet in je paternosterkast? Dan moet je misschien eens goed nadenken of je die kast nog wel wil gebruiken.
Gerelateerd
Pdf-a wat heb je daar aan?
Wat digitaal is, moet niet analoog beoordeeld worden.
Over agenda's als archiefstukken #sod12
Jeff Rothenberg - Digital preservation in perspective
O jee, een gemanipuleerd archiefstuk