Het toekomstig toezicht van de Erfgoedinspectie

De Erfgoedinspectie heeft op haar website een brochure met haar inspectie-ambities voor de komende jaren gepubliceerd. Voor mij zijn natuurlijk de ambities op het vlak van archieven en overheidsinformatie het interessantst, dus die citeer ik hier integraal:

1. De Erfgoedinspectie streeft er naar dat de kwaliteit van de archiefvorming bij de rijksoverheid in 2015 is vastgelegd in beleid. Een herdefiniëring van het begrip archiefbescheiden (met als resultaat een eenduidige uitleg van het begrip) is hierbij een noodzakelijke voorwaarde, evenals aanpassing van de wet- en regelgeving. Wijziging is nodig omdat verschillende categorieën en typen overheidsinformatie momenteel buiten de kaders van de Archiefwet vallen.
2. De rijksoverheid dient in 2015 een volledig en actueel beeld te hebben van alle informatie waarvoor ze verantwoordelijk is. De Erfgoedinspectie bouwt daarbij voort op de in 2012 ingezette programma’s voor Digitale Duurzame Toegankelijkheid en Wegwerken achterstanden in selectie, vernietiging en overbrenging. Doel is om de tekortkomingen in de toegankelijkheid en de daaruit voortvloeiende risico’s voor de bedrijfsvoering, de verantwoording en het hergebruik weg te nemen.
3. Optimale beschikbaarheid van overheidsinformatie voor burgers en bedrijven is doelstelling voor de periode 2015-2020. De informatie die een breed commercieel en maatschappelijk belang heeft en voor hergebruik geschikt is, krijgt daarbij bijzondere aandacht. Dit betreft primair het deel van informatie – ongeveer 80 tot 90 % van het totaal – dat niet wordt overgebracht naar het Nationaal Archief of een regionaal historisch centrum. De Erfgoedinspectie ziet hierop toe. Signalen van burgers ten aanzien van de toegankelijkheid van overheidsinformatie worden daarbij betrokken.
4. De Erfgoedinspectie zet zich ervoor in om het toezicht op de informatiebeveiliging op te nemen in de archiefwetgeving en vanaf 2015 op te nemen in het toezichtkader. Door een gebrekkige, soms tegenstrijdige wet- en regelgeving, een niet-eenduidig landelijk beleid en de versnippering in het toezicht is de informatieveiligheid in het geding. Deze tekortkomingen vormen een risico voor het duurzame behoud van de overheidsinformatie.
5. De Erfgoedinspectie streeft door samenwerking met de toezichthouders van andere overheidslagen naar een gemeenschappelijke systematiek van toezicht. In de eerste fase (tot 2015) wordt samen met deze toezichtpartners een gemeenschappelijk toezichtkader tot stand gebracht dat tevens de basis vormt voor een systeem van kwaliteitsborging. Na 2015 is het streven dat alle archiefinspecties op een vergelijkbare manier toezicht houden en eenduidig over de effecten daarvan rapporteren.
6. Vóór 2015 hebben de ministeries, de rechtspraak en de Nationale Politie een vorm van systematische kwaliteitsborging in hun informatiehuishouding gerealiseerd. Het toezicht door de Erfgoedinspectie wordt hierop aangepast in vorm en intensiteit. In de jaren daarop komt de implementatie van de kwaliteitsborging aan de orde bij de overige relevante overheidsorganisaties. Aldus wordt een wettelijke ‘systeemeis’ gerealiseerd, die de kwaliteit van de informatiehuishouding van de rijksoverheid versterkt.
7. In een volledig digitale omgeving zijn de risico’s voor het behoud, de toegankelijkheid en de beschikbaarheid van (overheids)informatie vele malen groter dan in een analoge omgeving. De Erfgoedinspectie heeft toezicht op de digitale informatieketen tot prioriteit verklaard. In de digitale omgeving is het onderscheid tussen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven niet meer zinvol. Daarom ziet de Erfgoedinspectie vanaf 2015 toe op de gehele digitale informatieketen, inclusief de overgebrachte informatie die onder het beheer en de verantwoordelijkheid van de erfgoedinstellingen valt.

Er staan een paar interessante dingen in.
Allereerst ben ik het wel eens met de roep van de inspectie om een eenduidige en heldere definitie van "archiefbescheiden." Maar dat schreef ik eerder ook al.

Het derde punt levert een interessante spagaat op: als te vernietigen archiefstukken "breed commercieel en maatschappelijk belang [hebben] en voor hergebruik geschikt" zijn, wanneer mogen die archieven dan vernietigd worden?
Stel dat een overheid allerlei digitale archiefbescheiden (in een database) via een API toegankelijk maakt en allerlei mensen en bedrijven bouwen daar applicaties tegenaan. De bruikbaarheid en het belang van die applicaties zijn natuurlijk sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van de onderliggende data. Maar wat als de overheid die op basis van een selectielijst na drie of vijf naar moet vernietigen? Wat gaat dan voor, het belang van die app-bouwer of de wettelijke vernietigingsplicht?
Overigens wordt deze spagaat niet door de Erfgoedinspectie veroorzaakt, maar door nu zo nadrukkelijk op open data te wijzen, wordt zij wel degene die bovenstaande vraag moet beantwoorden. (En ja Chido, ik weet het, Carthago zal vallen...)

In het vierde en zevende punt breidt de Erfgoedinspectie haar werkterrein aanmerkelijk uit.
Op dit moment doet ze nog nauwelijks iets aan informatiebeveiliging, omdat dit - helaas - niet in de Archiefwetgeving voorkomt. Ten tijde van de aanpassing van de Regeling geordende en toegankelijke staat hebben verschillende partijen er wel voor gepleit om daar in nieuwe regeling een bepaling voor op te nemen, maar dat was tevergeefs.
(Overigens besteedden wij de afgelopen jaren wel aandacht aan informatiebeveiliging bij de lokale overheden, vooral omdat zij zelf meestal in hun Besluit Informatiebeheer een artikel hebben staan waarin daar iets over staat).
Verder oefent de Erfgoedinspectie nu ook geen toezicht uit op overgebrachte rijksarchieven. Aan de ene kant omdat het eerste lid van artikel 25a - waarin het toezicht van de Erfgoedinspectie geregeld wordt - daar geen ruimte voor geeft.
Maar aan de andere kant was de redenering voorheen ook dat het geen zin heeft om toezicht uit te oefenen op de primaire taak van een organisatie. Als het beheren van archieven het belangrijkste is wat je doet, dan zou het niet nodig moeten zijn dat iemand dat ook nog eens controleert. In een digitale situatie is dat blijkbaar anders. Maar dan lijkt me een wetswijziging toch noodzakelijk.
In aanvulling hierop zou wat mij betreft de Erfgoedinspectie ook in de toekomst best het interbestuurlijk toezicht mogen uitoefenen op de (niet-overgebrachte) provinciale archieven, want dat vindt nu, ondanks de revitalisering van het generiek toezicht, nog altijd niet plaats.

Het laatste waar ik iets over wil zeggen is punt vijf: het streven naar "een gemeenschappelijke systematiek van toezicht" en "een gemeenschappelijk toezichtkader." Ik heb geen idee hoe dat er uit zou moeten zien. Misschien ben ik te cynisch geworden, maar als het al niet op provinciaal (daarmee bedoel ik de archiefdiensten binnen een provincie) of inter-provinciaal (de provinciale archiefinspecties) niveau lukt, waarom zou het dan wel "landelijk" lukken. Iedereen wil uniformeren, maar dan wel op zijn eigen voorwaarden.

Tot half november kan iedereen de Erfgoedinspectie zijn of haar mening geven over haar toekomstvisie. Het staat niet expliciet op de website, maar ik denk dat dat kan via info@erfgoedinspectie.nl.

Gerelateerd
Het nieuwe archieftoezicht
De archiefvisie van de erfgoedinspectie

Plaatjes: de kaft van de brochure (pdf) en Xkcd