zondag 30 maart 2014

Schaduwarchieven in de oorlog

Aanloop naar de Tweede Wereldoorlog. Dr. H.M. Hirschfeld, Directeur Generaal Han…
Aanloop naar de Tweede Wereldoorlog.
Dr. H.M. Hirschfeld, Directeur Generaal Handel en Nijverheid
van het departement van Economische Zaken. Nederland, 1932.
Aan het begin van dit jaar schreef ik dat de Nederlandse regering vlak na de Tweede Wereldoorlog, in 1948, begon met het aanleggen van schaduwarchieven. Het doel daarvan was "het verzamelen en in veiligheid brengen van alle gegevens, die voor de totale oorlogvoering van het Rijk der Nederlanden van belang kunnen zijn bij eventueel plaatsvindende acties en operaties op het grondgebied van het rijk in Europa."

Ik was dan ook een beetje verbaasd toen ik in het archief van Economische Zaken een dossier uit 1944 tegenkwam met als titel: Stukken betreffende instructie van overheidsdiensten omtrent de aanleg van schaduwarchieven, ter beveiliging van administratieve gegevens.
Het dossiertje bestaat enkel uit een circulaire die eind juni 1944 door de Secretaris-Generaal Hans Hirschfeld van het Ministerie van Handel, Nijverheid en Scheepvaart is gestuurd naar de "Directeuren van de Rijksbureaux voor Handel en Nijverheid."
Zowel over Hirschfeld als over de Rijksbureaus valt het een en ander te vertellen, maar ik beperk me nu even tot een paar hoofdlijnen. De Rijksbureaus waren voor de oorlog opgericht met als doel te zorgen voor een doelmatige distributie van grondstoffen. De bureaus waren, zoals Henny van Schie schrijft, "georganiseerd naar grondstofcriterium" en ressorteerden onder de Minister van Economische Zaken. De taken van de Rijksbureaus waren:

  • Inschrijving van ondernemingen
  • Enquêtering.
  • Verstrekken van vergunningen.
  • Heffen van bijdragen en consentgelden.
  • Uitoefenen van controle
  • Toezicht op prijsvorming en prijsbeheersing.
  • Opleggen van strafmaatregelen.
  • Behandeling van speciale opdrachten.
  • Behandeling van klachten.
  • Bemoeienis met in- en uitvoer
  • Vorderen van voorraden.

Hirschfeld schreef in 1944 aan de directeuren van deze Rijksbureaus dat er al heel wat maatregelen getroffen waren voor de beveiliging van administratieve gegevens tegen oorlogsgeweld, maar dat dat helaas niet altijd afdoende bleek te zijn geweest.
Ik verzoek U derhalve, voorzoover zulks nog niet is geschied, voor Uw Bureau ten spoedigste de gegevens, die het eerst en het meest noodzakelijk zijn voor reconstructie van een door molest verloren gegane administratie, in een z.g. schaduwarchief, bij voorkeur buiten de eigen gemeente, onder te brengen.
In de eerste plaats is hierbij gedacht aan adreslijsten der ingeschrevenen, de basisopgaven, de laatste mutatiestaten, de copieën van essentieële correspondentie en overige belangrijke stukken, welke niet op korten termijn door bij andere instanties berustende gegevens kunnen worden vervangen, resp. daaruit opnieuw worden samengesteld.
In de brochure wordt uitgelegd dat het onmogelijk is om de gehele administratie door "verspreiding" en "versterking" veilig te stellen. Daarom is een "zekere selectie van gegevens en/of documenten" noodzakelijk.
Opvallend is dat in de circulaire heel concreet en gedetailleerd uitgelegd wordt hoe de schaduwarchieven gemaakt moeten worden. Al snap ik helemaal niets van sommige passages:
De adressen der ondernemingen, die wegens stillegging van het bedrijf of om andere redenen tijdelijk dispensatie hebben verkregen t.a.v. de wettelijke verplichting tot het inzenden van voorraad (mutatie-) opgaven, als die der overige, nog werkzame, ingeschreven, kunnen met de adresseermachine worden afgedrukt van één of meer volledige adresbanden op aparte papierstroken of -lijsten.
Daarna kunnen de oude en nieuwe mutatiebanden naast elkander worden ingeplakt in een mutatieboek, dat feitelijk de chronologische ingang vormt tot de eigenlijke inschrijvingskartotheek. Hiertoe worden allereerst de nieuwe adresplaatjes op nummer of alphabetisch gerangschikt, d.w.z. op dezelfde wijze als de groote verzameling, en daarna in deze volgorde op een papierband afgedrukt. Vervolgens worden de nieuwe plaatjes in de groote verzameling tusschengevoegd en tegelijkertijd de oude eruit verwijderd en deze op een afzonderlijke papierband afgedrukt, alles in volgorde van de rangschikking en in duplo. Tenslotte worden beide papierbanden, de oude mutatieband b.v. link en de nieuwe rechts, naast elkaar in het mutatieboek geplakt, zoodanig, dat het oude en het nieuwe adres van een bepaalde relatie steeds naast elkaar komen te staan. Bij nieuwe inschrijvingen ontstaat dan een open plek (of breuk) in de oude mutatieband, en bij schrapping hetzelfde in de nieuwe mutatieband. Bij de reconstructie moeten de laatste mutaties het eerst worden aangebracht en gemerkt i.v.m. de mogelijkheid van dubbele mutaties. Het spreekt vanzelf, dat bovendien het bewaren van de adresplaatjes in een kluis of betonnen kelder te allen tijde is aan te bevelen.
Als je het snapt, zal het wel duidelijk zijn.

De rest van de circulaire is minder crypisch voor de tegenwoordige lezer en is eigenlijk elementaire informatiebeveiliging: zorg dat je je back-ups regelmatig maakt en bewaar ze zo ver mogelijk uit elkaar op een veilige plek. Al gaat het hierbij nadrukkelijk om bewaring binnen Nederland:
De gebouwen waarin de schaduwarchieven en de origineele administratie zijn ondergebracht, moeten ten minste 400 meter van elkaar verwijderd zijn. In verband met de mogelijkheden van branduitbreiding over dicht bebouwde oppervlakten, zou het evenwel aanbeveling verdienen om de schaduwarchieven nog verder uiteen en bij voorkeur naar het platteland over te brengen.
In zijn begeleidend schrijven vraagt Hirschfeld de directeuren om hen te informeren over de maatregelen die de bureaus genomen hebben. Daarover is in dit dossier niets te vinden, maar ik moet nog wat uitgebreider zoeken. Het zou natuurlijk ook kunnen dat de directeuren na de zomer van 1944 wel wat anders aan hun hoofd hadden en geen aanvullende maatregelen hebben getroffen.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"

Bronnen
NL-HaNA, EZ / Centraal Archief, 2.06.087, inv.nr. 41
H.A.J. van Schie, De Rijksbureaus voor Handel en Nijverheid 1939 - 1955. Nationaal Archief, Den Haag 1996

Plaatje
Via Gahetna.nl

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen