donderdag 6 februari 2014

Bewaren hoe het was...

De VNG publiceerde vorige week een interessant rapport met een nogal cryptische titel: Bewaren hoe het was, volgens de principes van hoe het wordt (pdf). Het is een systeemanalyse die Mark van Twist van de NSOB heeft opgesteld en die gaat dienen als onderbouwing bij de totstandkoming van de nieuwe gemeentelijke selectielijst. Zie deze blog van Pieter van Koetsveld voor een uitgebreide toelichting op de rol en functie van de systeemanalyse in de nieuwe selectiemethodiek.

In het rapport beschrijft Van Twist het gemeentelijk archiefbeheer vanuit vier bestuurskundige paradigma's: rechtmatig lokaal bestuur, presterend lokaal bestuur, vervlochten lokaal bestuur en participerend lokaal bestuur. Daarbij wil hij antwoord geven op de volgende twee onderzoeksvragen:
1.  Waar bevinden zich de relevante informatieknooppunten voor de gemeente?
2.  Wat voor soort informatie kan als essentieel worden aangemerkt voor bewaring?

Uiteindelijk leidt dit tot onderstaande matrix:
Er vallen allerlei kanttekeningen te plaatsen bij het rapport, zo zijn de passages over de fantastische archiveringsmogelijkheden van Flickr, Twitter en Facebook wel erg overdreven:
Flickr, Instagram, Twitter en alle andere vergelijkbare websites bieden de mogelijkheid om items in een beveiligde maar met de juiste kwalificaties goed toegankelijke Cloud te plaatsen. Vervolgens bieden ze gebruikers de mogelijkheid om hun items te taggen met “hashtags” (#) en “ats” (@), waarmee anderen (en zijzelf) de informatie eenvoudig kunnen vinden. Daarnaast bieden ze een zoeksysteem waarmee items eenvoudig en gebruiksvriendelijk – overigens via complexe en zeer waardevolle zoeklijnen – gevonden worden en overzichtelijk gepresenteerd worden.
Maar hierbij gaat het ook meer om een poging om de "ouderwetse" kijk op de rol van de gemeente en de rol van archivering en archiefbeheer daar bij te "verstoren", dan om een reƫle toekomstschets.
Een citaat heb ik trouwens heel dik onderstreept:
Digitalisering is van grote invloed bij de uitvoering van de werkprocessen. In toenemende mate zijn agenda's digitaal geworden en wordt er via de e-mail gecorrespondeerd over het al dan niet nemen van besluiten. Om verantwoording te kunnen afleggen over de wijze waarop besluiten zijn genomen, kan het daarom van belang zijn om bij het archiefbeheer rekening te houden met de bewaring van e-mails en digitale agenda's.
Het hele rapport is ook nog samengevat in een prezi, maar die is een beetje saai en ouderwets. Dan kun je beter het hele rapport lezen, want de beschrijving van die vier paradigma's is heel verhelderend.

Gerelateerd
Nieuwe selectieaanpak? #KVAN11
Nu nog beter bewaren en vernietigen: gemeentelijke selectielijst
De Raad voor Cultuur oordeelt (2/2)
Over het archiveren van agenda's

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen