vrijdag 6 december 2013

Zuidelijke Rekenkamer over archieftoezicht in Limburg

Poolse kinderen klimmen in groot telraam

Gisteren publiceerde de Zuidelijke Rekenkamer zijn begin dit jaar aangekondigde "onderzoeksbrief" naar het "toezicht op de archiefzorg" bij de provincie Limburg. De rekenkamer constateert dat het er op papier op lijkt dat het toezicht goed uitgevoerd wordt, maar dat eigenlijk pas in 2015 echt vastgesteld kan worden of dit ook in de praktijk het geval is.
Uit Conclusie en aanbeveling:
Voor wat betreft het interbestuurlijk toezicht sluit de provincie Limburg aan bij de door VNG geformuleerde KPI’s, de daaruit voortkomende toezichtscriteria en de interventieladder en heeft ze de Limburgse gemeenten op de hoogte gebracht van de planning voor het toezenden van informatie en de manier waarop de provincie de informatie beoordeelt. Voor wat betreft het toezicht op naleving van archiefwet- en regelgeving van de eigen provinciale archieven blijkt uit de dvo dat de provinciearchivaris deze taak op zich neemt. De rekenkamer stelt vast dat op papier over het algemeen duidelijk is hoe het interbestuurlijk toezicht en het toezicht op de zorg van de eigen provinciale archieven georganiseerd wordt. Volgens de rekenkamer bestaan er echter voor de toekomst nog een aantal onzekerheden of mogelijke knelpunten:
  • Er bestaat binnen de provincie nog onzekerheid hoe de nieuwe invulling van interbestuurlijk toezicht gaat uitpakken. Gaandeweg moet duidelijk worden of er genoeg capaciteit binnen de provincie is vrijgemaakt. Ook moet blijken hoe de informatievoorziening vanuit gemeenten gaat lopen, waarbij tevens nog niet bepaald is hoe vanuit de provincie druk uitgeoefend kan worden om gemeenten de noodzakelijke informatie te laten leveren.
  • GS kiezen voor het maken van een zogenaamde ‘integrale afweging’, waarbij het interbestuurlijk toezicht op alle verplichte terreinen gecombineerd wordt, en op basis daarvan besloten wordt tot al dan niet interveniĆ«ren. Daarnaast houdt zij de mogelijkheid open om een sectorale beoordeling te maken. De rekenkamer vraagt zich af welke criteria de provincie in de praktijk zal hanteren bij het maken van die keuze, zeker gezien de grote diversiteit aan onderwerpen binnen het interbestuurlijk toezicht.
  • De archiefinspecteur heeft in een notitie ‘samenwerking Provinciale Archiefinspecties Noord- Brabant en Limburg 1999-2013’ een aantal punten van zorg/aandacht voor de provincie Limburg benoemd: de formatie voor de uitvoering van de archieftaken is binnen een groot aantal gemeenten kwalitatief en/of kwantitatief onder de maat; ten onrechte worden (vooral bouw- en milieuvergunningen) dossiers niet overgebracht naar een archiefbewaarplaats; een aantal gemeenten beschikt niet over een archiefbewaarplaats en/of archiefruimte conform de eisen; vrijwel alle gemeenten zijn nog onvoldoende in staat om te zorgen voor een adequaat beheer en archivering van digitale documenten en databestanden. Gelet op deze punten van zorg acht de rekenkamer het daarom van groot belang dat hieraan in de toekomst systematisch aandacht wordt besteed.
De rekenkamer beveelt aan dat Provinciale Staten op bovenstaande punten voortaan geĆÆnformeerd worden over de stand van zaken. Een onderzoek naar de toepassing van dit beleid in de praktijk is relevant, wanneer voldoende ervaringsgegevens beschikbaar zijn. Om die reden neemt de rekenkamer zich voor om in 2015 opnieuw te beoordelen of verder onderzoek gewenst is.
Gerelateerd
De Zuidelijke Rekenkamer onderzoekt
De Zuidelijke Rekenkamer over het Strategisch Informatiebeleid

Plaatje: Poolse kinderen klimmen in een groot telraam van het Nationaal Archief

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen