tag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post6005733811477496202..comments2024-03-25T08:45:28.138+01:00Comments on Ingmar bladert en schrijft: Dood aan pdf Ingmariohttp://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comBlogger19125tag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-58188124748202636782013-01-02T19:27:13.667+01:002013-01-02T19:27:13.667+01:00Dank voor je reactie Luud. Ik ben het grotendeels ...Dank voor je reactie Luud. Ik ben het grotendeels met je eens, met uitzondering van die toetsaanslagen misschien. Er zijn ook heel wat archiefstukken die volautomatisch ontstaan, zie bijvoorbeeld hier: http://chido-advies.blogspot.nl/2011/02/de-flash-crash-van-6-mei-2010-om-144244.html<br />Ander punt is dat "het document" zeker nog altijd bestaat in de zin dat informatie zoals die op een bepaald moment bestond, gereconstrueerd moet kunnen worden. Maar dat hoeft niet per se in een andere applicatie (al zal dat vaak om allerlei redenen onoverkomelijk zijn) en zeker niet in pdf.Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-73444446089144779372012-12-29T13:10:06.544+01:002012-12-29T13:10:06.544+01:00Ik heb deze blog blijkbaar gemist het afgelopen ja...Ik heb deze blog blijkbaar gemist het afgelopen jaar, maar gelukkig maak je een eindejaarslijstje!<br /><br />Ik zie de hang naar PDF of welk ander standaard opslagformat dan ook als een ultiem bewijs dat het denken over digitale archivering het papierentijdperk nog niet is ontstegen. Ik zag in enkele reactie op deze vblog, die ik kort heb doorgelezen, dat er meer mensen zijn die dat niet zo expliciet zeggen, maar wel aangeven dat de aard van een document, liever gezegd van informatie"drager" (waar komen al die onmogelijke termen eigenlijk vandaan??), zich lang niet altijd laat vertalen naar een virtueel maar eendimensionaal, document zoals pdf. <br /><br />Loskomen van het dogma van "het" document. In de digital born fase is een document zoals wij daar nu nog steeds over praten niet meer bestaand. Het is een digitale neerslag van toetsaanslagen in een applicatie. Daar ligt het origineel naar mijn mening. En elke export die je er van maakt is een kopie. Pdf, e-mail, Word, etc. <br /><br />Mosterd na de maaltijd, ik weet het. Maar ik wilde het toch nog even kwijt.Luud de Brouwerhttps://www.blogger.com/profile/12307525811257084414noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-40205167206049088302012-12-15T16:04:41.236+01:002012-12-15T16:04:41.236+01:00Zoals ook al in mijn antwoord aan Hennie hierboven...Zoals ook al in mijn antwoord aan Hennie hierboven: het wordt - in Nederland - inderdaad hoog tijd dat duidelijk wordt dat betrouwbare en bruikbare metadata essentieel zijn en blijven.<br />Laten we daar het komende jaar dan maar (weer) eens aan gaan werken.Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-83821314220884916412012-12-15T16:01:44.681+01:002012-12-15T16:01:44.681+01:00Dank je Chris.Dank je Chris.Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-38241274505346384292012-12-15T16:01:22.694+01:002012-12-15T16:01:22.694+01:00Dank je voor je reactie Henny.
Ik geloof dat ik u...Dank je voor je reactie Henny. <br />Ik geloof dat ik uiteindelijk PDF niet helemaal in de ban heb gedaan en ik heb zelfs verwezen naar andere standaarden die gebruikt zouden kunnen worden. Ik ben ook niet tegen "pragmatische" oplossingen, als er maar over de consequenties nagedacht is. En zoals ik het in de LinkedIn-discussie lees, is dat daar niet het geval. De indruk die ik daarbij krijg is: pdf/a is altijd goed, dus nu ook. En daar probeer ik tegen in te gaan.<br />Verder zijn er, zoals Filip ook aangeeft, allerlei praktische oplossingen beschikbaar. Maar die worden niet gebruikt of geëist door DIV-ers en archivarissen. <br />Waarom niet? <br />Ik ben geneigd hier kennisgebrek en gemakzucht te antwoorden, maar dat is misschien niet fair. Feit is dat in de gemeentelijke en provinciale organisaties (inclusief clubs als KING, SOD etc) heel veel mensen blindelings achter de leveranciers van dms-en, rma's en zaaksystemen aanlopen, zonder na te denken over aspecten authenticiteit, gedrag etc.<br />Ik denk dat daar iets moet gebeuren. Misschien dat dit in de Innovatieagenda meegenomen wordt en anders moeten we dit zelf maar organiseren...Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-75092124054489153222012-12-15T15:51:44.258+01:002012-12-15T15:51:44.258+01:00Dank je. Die anekdote moet ik onthouden! Dank je. Die anekdote moet ik onthouden! Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-50630605196117035212012-12-15T15:51:00.570+01:002012-12-15T15:51:00.570+01:00@Grismar in aanvulling op Filip en Chido nog dit:
...@Grismar in aanvulling op Filip en Chido nog dit:<br />1. Het argument dat je nog meer één programma nodig hebt, als je alles naar PDF omzet, komt toch wel erg dicht in de buurt van mijn paternoster-analogie: documenten van A4 en groter passen er niet in, dus maken we de documenten maar kleiner. Dat deden we vroeger toch ook niet? Voor grote kaarten gebruiken en akten met een zegel hebben we toch ook apart kasten?<br />En verder lijkt me odf een redelijk duurzaam alternatief voor excel-sheets. Zie ook de reactie van Filip hier beneden.Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-85189935735825267652012-12-14T14:16:08.058+01:002012-12-14T14:16:08.058+01:00@Grismar
Ivm dat 'signeren': vergeet niet ...@Grismar<br />Ivm dat 'signeren': vergeet niet dat PAdES een veel jongere standaard is dan CAdES of XAdES. Zo levert PAdES nog veel uitwisselingsproblemen op wanneer ondertekende PDF-documenten met andere PDF-software dan die van Adobe wordt geopend. De voorbije jaren hebben diverse ETSI-plugfests aangewezen dat XAdES veel beter scoort op het vlak van interoperabiliteit dan PAdES. En zo'n XAdES handtekening kun je gewoon opslaan in het .docx of .odt bestand. En ja, beide formaten zijn ook ISO-normen. Het plaatsen van PAdES-handtekeningen gebeurt vandaag de dag hoofdzakelijk client-side wat dan weer heel wat configuratiewerk op elk toestel vraagt.Filip Boudrezhttp://www.edavid.benoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-76097090353649308272012-12-14T14:04:50.941+01:002012-12-14T14:04:50.941+01:00Dag Henny,
Misschien heb je hier al een goede aan...Dag Henny,<br /><br />Misschien heb je hier al een goede aanzet: http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf?<br /><br />En ja, de meeste aanbevelingen zijn realiseerbaar en kosten niet veel geld. Een .docx omzetten naar .odf kost niks. Een .msg omzetten naar .xml kost even veel. En een digitale agenda rechtstreeks in XML archiveren doen wij gewoon met MS Outlook. Wat mij betreft zijn dit geen 'suboptimale' of 'pragmatische' oplossingen, maar oplossingen waarmee we wel de essentie van onze missie realiseren.<br /><br />Gr van over de grens,<br />FilipFilip Boudrezhttp://www.edavid.benoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-80040604993910520212012-12-14T13:53:28.560+01:002012-12-14T13:53:28.560+01:00Volledig akkoord natuurlijk, maar dat wist je al:)...Volledig akkoord natuurlijk, maar dat wist je al:)) Naast de opgesomde nadelen heb je natuurlijk ook de evolutie naar digitale content die steeds minder bestemd is om te worden afgedrukt op (digitaal) papier.<br />En eigenlijk vind ik de hele discussie over PDF(/A) en digitale duurzaamheid wat naast de kwestie. Ik maak me veel meer zorgen over de duurzaamheid en de systeemonafhankelijke reconstrueerbaarheid van ALLE componenten die samen een AIP vormen. Wat ben ik met een leesbaar document, als de essentiële en contextuele metadata ontbreken of niet begrijpbaar zijn? We stoppen die immers massaal in slecht gedocumenteerde en leveranciers- of implementatorafhankelijke systemen. En het is die AIP die ik als geheel moet kunnen reconstrueren. Dan pas heb ik een 'record' of een archiefdocument.<br />En nu we toch over PDF bezig zijn: hoe archiveer je een digital-born PDF die je niet naar PDF/A kan omzetten? En als omzetting wel lukt, wat dan met het (potentiële) informatie- en kwaliteitsverlies?<br />Nee, PDF(/A) is imho hoogst bruikbaar voor de digitalisering van papieren archief. Voor digital-borns vormen XML-gebaseerde formaten een beter alternatief.Filip Boudrezhttp://www.edavid.benoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-23151934803338235792012-12-14T13:38:08.654+01:002012-12-14T13:38:08.654+01:00Ja, Ja, Ja! Het is eindelijk gezegd. Dankjewel Ing...Ja, Ja, Ja! Het is eindelijk gezegd. Dankjewel Ingmar. <br /><br />Je brengt mijn zeer lang sluimerende gevoel van onbehagen over PDF prima onder woorden... <br /><br />Gaan we ons nu eindelijk druk maken om de bewaarSTRATEGIE in plaats van het bewaarFORMAAT? Ik hoop het van harte.ChrisBellekomhttps://www.blogger.com/profile/04171585750232800000noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-53475524125925707122012-12-14T13:37:26.675+01:002012-12-14T13:37:26.675+01:00Als je de lange thread doorleest, waarin de sugges...Als je de lange thread doorleest, waarin de suggestie is gedaan om agenda-items uit Outlook om te zetten in een PDF-document, begrijp je waarover het gaat. Het gaat om een praktische oplossing voor het archiveren van born digital materiaal. Dan is het natuurlijk niet voldoende om te horen wat de overwegingen, criteria en uitgangspunten zijn om het goed te doen. Of hoe je het niet moet doen. De gebruiker, ook de halve digibeet als ik, wil gewoon een werkbaar instrument. Geen theoretische oplossingen of oplossingsrichtingen. Daarmee kunnen we niets.<br /><br />Waarom hebben we na 20 jaar bezig geweest te zijn sinds het MLG-rapport van de Algemene Rekenkamer hiervoor nog steeds geen praktische oplossing? Omdat we streven naar de ideale, definitieve, alles omvattende oplossing, perfectionisten als we zijn. Die bestaat natuurlijk niet. En als we die vandaag bijna hebben ontwikkeld, is 'ie morgen weer verouderd.<br /><br />We moeten dus streven naar praktische instrumenten, voor ieder begrijpelijk, goedkoop en goed bereikbaar. Dat zal ongetwijfeld niet de ideale oplossing opleveren, maar het in de ban doen van het PDF-formaat doet dat ook niet. Veel nuttiger is het om aan te geven wanneer dit formaat wel en wanneer het beter niet gebruikt kan worden, wat het alternatief is voor bijvoorbeeld websites, databases, spreadsheets, tweets, emails, enz.<br /><br />Voor mij als archivaris betekent het dat ik met suboptimale oplossingen geconfronteerd zal worden. Daarmee zal ik moeten leren leven.<br /><br />Wees praktisch en gebruik het theoretische alleen als onderbouwing.Archivariushttps://www.blogger.com/profile/11234411139765298430noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-78984658016523617252012-12-14T13:09:52.613+01:002012-12-14T13:09:52.613+01:00@Grismar
Even ingaand op je laatste alinea: kan da...@Grismar<br />Even ingaand op je laatste alinea: kan dat niet opgelost worden dmv XML? Het grote voordeel vind ik dat in XML dat vorm, inhoud, structuur en functie binnen de eenheid gescheiden worden vastgelegd (en dus analyseerbaar/reconstrueerbaar zijn) en dan nog wel als 'platte tekst'.CHIDOhttps://www.blogger.com/profile/16535206906121202644noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-65598930930277216042012-12-14T12:41:10.738+01:002012-12-14T12:41:10.738+01:00Mooie blog!
De essentie zit wat mij betreft in de ...Mooie blog!<br />De essentie zit wat mij betreft in de een-na-laatste zin:<br />"Als je een papieren document scant, dan mag je dat best in pdf opslaan, maar voor bijna alle "born digital" archiefstukken zijn andere, betere formaten beschikbaar."<br />Het feit dat dat nog niet tot het gemene gedachtegoed behoort, toont aan dat 'we' nog steeds in papier denken. Dat is natuurlijk ook het eenvoudigst. Net als het aanpassen van de nieuwe paternoster aan je documentverkleiner. Het wijzigt namelijk niet alleen het formaat, maar je hele vertrouwde werkproces. En dat is moeilijk om mee om te gaan.<br /><br />Nog een kleine anekdote over de derde door jou beschreven mythe: Pdf-bestanden zien er op iedere computer hetzelfde uit.<br />Toen ik eens meewerkte aan het in elkaar zetten van een gezamenlijk jaarverslag van de Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, stuurde een van de inspecties, in pdf, een kaartje rond met het inspectiegebied en daarin de verschillende werkgebieden ingekleurd en de verschillende typen inspectiepunten aangegeven. Zowel mij Utrechtse collega als ik (Flevoland) begrepen de legenda op het kaartje niet. De Noord- en Zuidhollandse collega's zagen het probleem niet. Na wat heen-en-weer telefoneren bleek dat de 'tekstgebaseerde' legenda op het verder gevectoriseerde kaartje door onze (Flevoland en Utrecht) Acrobat Viewer (deels dezelfde versie) anders werd geïnterpreteerd dan in de andere provincies. Daardoor was de legenda (en dus grotendeels de kaart) niet meer interpretabel voor ons.<br />Dat 'het ziet er hetzelfde uit' is maar betrekkelijk.CHIDOhttps://www.blogger.com/profile/16535206906121202644noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-73033511936245341072012-12-14T12:29:14.361+01:002012-12-14T12:29:14.361+01:00Ik deel je mening dat PDF een bijzonder ongeschikt...Ik deel je mening dat PDF een bijzonder ongeschikt formaat is voor sommige documenten, zoals spreadsheets, websites, etc.<br /><br />Bij het argument "PDF kan op iedere computer geopend worden" ga je volgens mij voorbij aan het onderliggende argument. Natuurlijk heb je gelijk dat je dan een PDF-viewer nodig hebt. Maar volgens mij is de ultieme motivatie dat als alle (of zoveel mogelijk) documenten naar PDF worden geconverteerd, je *alleen* een PDF-viewer nodig hebt, in plaats van een veelheid aan software. Of PDF dan voor een bepaalde klasse documenten ook echt de beste keuze is, is een ander verhaal. Wel denk ik dat het argument dat PDF nog lang ondersteund zal worden goed te maken is, anders dan voor de vele vergankelijke formaten van kantoorsoftware.<br /><br />Er zijn nog wel wat argumenten voor PDF die je niet of zijdelings raakt. Zo biedt een PDF document gestandaardiseerde mogelijkheden om de inhoud digitaal te signeren, zodat het document weliswaar gewijzigd kan worden, maar niet zonder dat duidelijk is door wie, wanneer en hoe. En een PDF document slaat niet alleen de documentinhoud op (zoals bijvoorbeeld een .doc dat doet), maar ook informatie over hoe de inhoud vormgegeven moet worden. Dat is niet belangrijk omdat het er dan overal hetzelfde uitziet, maar omdat het dan tenminste weergegeven kan worden in een presentatie die correcte interpretatie mogelijk maakt in afwezigheid van specifieke software.<br /><br />Tenslotte: hoewel ik je mening dus deel dat PDF ongeschikt is als archiefformaat voor tal van documenten, weet ik eerlijk gezegd ook geen geschikte alternatieven. Een open, generiek en duurzaam formaat voor het opslaan van een spreadsheet? Laat staan een website, presentatie of interactieve toepassing...Jaaphttps://www.blogger.com/profile/13994341610652170101noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-48472104479573499662012-12-14T11:22:40.418+01:002012-12-14T11:22:40.418+01:00Dank je Eric
Ik ben het met je eens dat de leveran...Dank je Eric<br />Ik ben het met je eens dat de leveranciers niet alleen verantwoordelijk zijn. Zij leveren (deels) wat gevraagd wordt. En pdf-conversie wordt gevraagd, dus leveren ze dat.Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-82157458927749595212012-12-14T11:17:36.637+01:002012-12-14T11:17:36.637+01:00Goed stuk Ingmar! Wat natuurlijk ontbreekt is dat ...Goed stuk Ingmar! Wat natuurlijk ontbreekt is dat de kastenleverancier aan zijn verkoopargumenten toevoegt "dat het trouwens ook verplicht moet van de Archiefwet." En teslotte dat ze NEN2082 gecertificeerd zijn...<br />Ik denk dat van lveranciers in deze niet alles verwacht kan worden, ze willen verkopen en proberen te begrijpen wat in dit geval de archiefgemeenschap voorschrijft. En ik vind dat vaak niet zo helder als zou moeten. Waar de wet weer wel duidelijk over is, is het behoud van het gedrag van het document, wat zich bij voorbaat niet verdraagt met het pdf_en van documenten met verwijdering van het origineel.<br />Jouw hameren op metadata en functionaliteit voor behoud zijn me uit het hart gegrepen. En je stukje lijkt me ook voor leveranciers informatief.<br />Blijf bloggen alsjeblieft.<br />Eric BurgerAnonymousnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-36913223442093287522012-12-14T10:48:23.332+01:002012-12-14T10:48:23.332+01:00Dank je HansDank je HansIngmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-53891011109591382562012-12-14T10:35:22.650+01:002012-12-14T10:35:22.650+01:00Mooie blog Ingmar ! Helemaal mee eens, want het ga...Mooie blog Ingmar ! Helemaal mee eens, want het gaat inderdaad om de essentiële kenmerken (authenticiteit zoals we dat netjes noemen) van records. Als dat met pdf gewaarborgd wordt is dat best, maar pdf mag niet het uitgangspunt zijn, zoals nu door velen wordt gedaan..... Hans Hofmannoreply@blogger.com