tag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post3758073360750729832..comments2024-03-25T08:45:28.138+01:00Comments on Ingmar bladert en schrijft: Archiefstukken in MoReq 2010Ingmariohttp://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comBlogger15125tag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-72359665267113941512015-03-05T15:14:06.143+01:002015-03-05T15:14:06.143+01:00Ik moest lang wachten tot "naar zijn aard&quo...Ik moest lang wachten tot "naar zijn aard" langs kwam in deze discussie, maar dit goede oude criterium is toch wel je ware. Ook de kerstkaart die mijn zuster hoogstpersoonlijk met goede wensen aan mij adresseert behoort naar zijn aard tot mijn archief is een archiefstuk. Hij hoort niet tot het archief van de buurman als hij toevallig daar verkeerd wordt bezorgd. En een huis aan huis kerstkaart van een lokale ondernemer hoort niet naar zijn aard tot mijn archief, is geen archiefstuk. Welke ik ga bewaren doet niet af of toe aan de zaak. Als later blijkt dat de kaart van mijn zus haar laatste levensteken was en ik heb hem vernietigd, krijg ik spijt.Gerrit Kouwenhoven Streekarchivaris Epe Hattem Heerdehttps://www.blogger.com/profile/09926394103211002437noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-54185896521712915042011-06-30T07:44:05.232+02:002011-06-30T07:44:05.232+02:00Ja, dat bellen doe ik ook nog wel eens, vooral als...Ja, dat bellen doe ik ook nog wel eens, vooral als ik iets moet kopen waar een stuk of zeventien varianten van zijn ;-)Ingmar Kochhttp://ingmarbladertenschrijft.blogspot.comnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-54181343810184370992011-06-30T07:30:05.512+02:002011-06-30T07:30:05.512+02:00Pas geleden stond ik in de winkel met mijn dochter...Pas geleden stond ik in de winkel met mijn dochter en een volgens de maatstaven van mijn vrouw goed leesbaar boodschappenlijstje, we vroegen ons af of er nu mayonaise of margarine stond. Er was zelfs een vakkenvulster die ons behulpzaam wilde zijn, voor de een was het toch duidelijk mayonaise, voor de ander margarine. Ik los dat soort zaken op door maar allebei te kopen (als het niet meteen in de bedragen loopt) maar hoor ook veel desperate mannen bellen met thuis (!): ik sta nu voor dit of dat rek, maar waar staat het nou.... De verantwoordingsfunctie van het boodschappenlijstje gedekt door een Europese norm....:)Ad van Heijstnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-73766656953603308682011-06-29T10:31:11.913+02:002011-06-29T10:31:11.913+02:00Wat 15489 en archiefstukken betreft: ook de niet-a...Wat 15489 en archiefstukken betreft: ook de niet-archiefstukken in een archiefbewaarplaats zijn archiefstukken conform 15489. Er is namelijk een wettelijke bepaling die zegt dat ze bewaard moeten blijven als archiefstuk.<br />Voor de discussie over wat een archiefstuk is, verwijs ik voor het gemak naar de toelichting in de <a href="http://www.archiefwiki.org/wiki/Archiefstuk" rel="nofollow">Archiefwiki</a>:<br />"De woorden naar zijn aard zijn toegevoegd om buiten twijfel te stellen, dat de bestemming tot archiefstuk objectief is bepaald, en dus dat geen archiefvormer een archiefstuk tot willekeurig document kan bestemmen, en omgekeerd, dat men geen document achteraf voor plaatsing in een archief kan bestemmen, als die bestemming niet uit het document zelf en zijn context blijkt."<br />(En ik geef toe dat dit deels strijdig is met het eerste deel van mijn reactie hier...) Ingmar Kochhttp://ingmarbladertenschrijft.blogspot.comnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-52139132300171668142011-06-29T10:17:52.026+02:002011-06-29T10:17:52.026+02:001+2. Mijn opmerking over het cultuur-historisch e...1+2. Mijn opmerking over het cultuur-historisch erfgoed was even een zijstapje. Maar goed, ik hap wel. Zoals je zelf aangeeft is een schilderij of kindertekening volgens jou geen archiefstuk. Dat sluit aan op de definitie voor archiefbescheiden die de NEN-ISO 15489 hanteert. Het schilderij of de kindertekening dient immers niet als potentieel bewijs, er is geen wettelijke verplichting tot bewaring en het is geen verslaglegging van zakelijke transacties. Stop het schilderij of de kindertekening in een archiefbewaarplaats, dan is het "de jure" echter wel een archiefstuk. Dit sluit niet aan op de definitie uit de NEN-ISO 15489 en, zoals ik begrijp, ook niet op jouw visie. Ik constateerde in mijn vorige reactie slechts deze mismatch.<br />3. Niet de functie van het document (de ontstaanscontext) bepaalt of het een archiefstuk is, maar de medewerker. Het nuance-verschil is als volgt. Ik ben van mening dat bij de selectie en waardering de medewerker BEPAALT of een document een archiefstuk is. Ik geloof niet dat de medewerker HERKENT of een document een archiefstuk is. Bij de selectie en waardering houdt de medewerker rekening met de ontstaanscontext, de risico's,de cultuur-historische waarde (?), et cetera en bepaalt of het document opgenomen moet worden in het archiefsysteem, daarmee onderworpen moet worden aan het archiefregime en daarmee dus als archiefstuk (record) geldt. Een document dat niet waardevol genoeg bevonden wordt om opgenomen te worden in het (analoge of digitale) archiefsysteem, is geen archiefstuk. De annotatie "archiefstuk" zegt dus niet alleen iets over de identiteit van het document, maar ook over de waarde.Marco Klerkshttp://twitter.com/MarcoKlerksnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-22660073063466295312011-06-29T07:18:26.607+02:002011-06-29T07:18:26.607+02:00Nu zie ik het inderdaad Eric, het gaat om Modular ...Nu zie ik het inderdaad Eric, het gaat om Modular Requirements. Dat ligt ook meer in lijn met de SOA-opzet waar ik straks een kort stukje over schrijf. Dank voor de correctieIngmar Kochhttp://ingmarbladertenschrijft.blogspot.comnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-87136985760360188132011-06-29T07:16:28.907+02:002011-06-29T07:16:28.907+02:00Sorry Marco, maar nu gooi je toch echt van alles d...Sorry Marco, maar nu gooi je toch echt van alles door elkaar.<br />1. Niet alle zoogdieren zijn honden en niet alle honden zijn labradors. Tot nu toe heeft nog niemand gezegd dat alles wat bewaard wordt een archiefstuk is. Ik had het in mijn voorbeeld ook niet over de tekeningen van mijn kinderen. De Zonnebloemen van Van Gogh zijn ook geen archief omdat we ze bewaren. (Overigens, een kunstwerk kan wel een archiefstuk zijn, zie <a href="http://www.archief20.org/profiles/blog/show?id=792394%3ABlogPost%3A57350" rel="nofollow">Een zeepaard in Vlagtwedde</a>)<br />Het boodschappenlijstje is juist een prachtig voorbeeld, want was is fundamenteel het verschil tussen de zaterdagse boodschappen en de aanschaf van een straaljager of een DMS?<br />2. Ik ben niet van het "cultureel erfgoed" en heb ook niet beweerd dat alles wat een archiefdienst bewaard "archief" is. Maar, de jure is dit wel zo, aangezien artikel 1, lid c, sub 3 van de <a href="http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_28-06-2011" rel="nofollow">Archiefwet</a> stelt dat alle bescheiden opgenomen in een archiefbewaarplaats als "archiefbescheiden" beschouwd moeten worden.<br />3. Wat jij (en ook donderwolk) doet is zeggen dat "documenten" die niet in het archiefsysteem zijn opgenomen of onder het archiefregime zijn gebracht, geen archiefstukken zijn, omdat ze niet in het archiefsysteem zijn opgenomen om te bewaren. En daar ben ik het niet mee eens. Volgens mij zijn het wel degelijk archiefstukken, want het is de functie van het document (de ontstaanscontext) dat bepaald of iets een archiefstuk is, niet de plek waar het bewaard wordt. Volgens mij gaat het ook bij de beslissing of een archiefstuk opgenomen wordt in het archiefsysteem om een waarderingsvraagstuk: is dit archiefstuk waardevol genoeg om me er moeite voor te doen? (En ik zeg niet dat dit niet goed is of niet mag!)<br />Tot zover even...Ingmar Kochhttp://ingmarbladertenschrijft.blogspot.comnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-37312669152403432942011-06-28T23:32:58.566+02:002011-06-28T23:32:58.566+02:00DoD5015.2 is idnerdaad, zoals Ingmar schrijft, voo...DoD5015.2 is idnerdaad, zoals Ingmar schrijft, vooral voor de Amerikaanse markt. Het grote verschil tussen NEN2082 en Moreq2010 is dat de laatste gebruikt kan worden als toetsingsinstrument: compliance. Bovendien: MoReq2010 betekent Modular Requirements (dus niet: Model Requirements), wat betekent dat iedfere organisatie de core (kern) kan aanvullen met een of mee rmoduels.Eric Ketelaarhttp://twitter.com/EricKetelaarnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-73072399326463122822011-06-28T18:31:08.482+02:002011-06-28T18:31:08.482+02:00Niet alle documenten (of andere informatie-objecte...Niet alle documenten (of andere informatie-objecten) die ik gedurende enige tijd bewaar is een archiefstuk. Neem bijvoorbeeld de kerstkaarten die de gemeente ieder jaar ontvangt. Ze worden vaak door medewerkers enige tijd bewaard, bijvoorbeeld op een prikbord. Dat maakt het echter geen archiefstuk.<br /><br />Je hebt bewaren en bewaren. Wat dhr./mevr. Donderwolk bedoelt is het bewaren volgens het vastgesteld archief-regime. Wanneer een document (of ander informatie-object) voldoende waarde heeft voor de organisatie, dan onderwerpen wij het aan een archief-regime waarin de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid geborgd worden. Heeft het niet voldoende waarde, dan kunnen wij hem alsnog bewaren, maar dan niet binnen het archief-regime en is het dus geen archiefstuk.<br /><br />Of een boodschappenlijstje een archiefstuk is of niet, hangt af van de context: Kan het nodig zijn als bewijs of is er een wettelijke plicht tot het bewaren?<br /><br />Overigens valt mij nu op dat in de definitie van "archiefbescheiden" in de NEN-ISO 15489 wordt gesproken over bewijs, wettelijke verplichting en zakelijke transacties, maar niet over cultuur-historisch erfgoed. Kerstkaarten en kindertekeningen die je thuis bewaart, omdat dat leuk voor later is, zijn dus geen archiefbescheiden, ook al vallen ze onder het erfgoed van het gezin. Vertaal dat eens door naar wat er bij de historische archieven liggen!Marco Klerkshttp://twitter.com/MarcoKlerksnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-7663214072742916202011-06-28T13:23:58.091+02:002011-06-28T13:23:58.091+02:00Goede vraag Ivo, misschien dat ik er nog een antwo...Goede vraag Ivo, misschien dat ik er nog een antwoord op verzin de komende dagen. <br />Vooralsnog denk ik dat het sterk afhangt van de omgeving waar je in functioneert. Is die Amerikaans georienteerd, dan richt je je op DOD, is het Nederlands / Europees, dan kies je NEN 2082 / Moreq 2010, waarbij je je kunt afvragen of je "bij de tijd" wil zijn of niet. (NEN 2082 is mede gebaseerd op de eerste MoReq)Ingmar Kochhttp://ingmarbladertenschrijft.blogspot.comnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-43795523744826467672011-06-28T13:20:23.200+02:002011-06-28T13:20:23.200+02:00Maar "donderwolk" (bijzonder pseudoniem ...Maar "donderwolk" (bijzonder pseudoniem hoor ;-)), <br />is er een minimale termijn die overschreden moet worden voordat bewaren "bewaren" is? Is dat een minuut, een uur, een dag, een week? Hebben we het dan niet toch over waardering, selectie en vernietiging van archiefstukken?<br />Of anders gezegd: het besluit een archiefstuk niet te bewaren, maakt niet dat het geen archiefstuk is.En mag ik Peter Horsman ook nog citeren: "Procesgebonden documenten, die in een werkproces zijn ontstaan en bewaard worden om vanuit diezelfde of andere werkprocessen te kunnen worden bevraagd, zijn archiefdocumenten." (Archiveren, een inleiding, p.8-9)Ingmar Kochhttp://ingmarbladertenschrijft.blogspot.comnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-69458724869825716562011-06-28T13:11:32.239+02:002011-06-28T13:11:32.239+02:00We hebben verschillende normen voor archiefbeheer ...We hebben verschillende normen voor archiefbeheer en de daartoe gebruikte middelen. Om het op die middelen te houden: MoReq 2010, NEN 2082 en DoD5015.2. Vergeet ik er een paar?<br />Welke verschillen zitten er tussen die normen, en waarom zou ik -zeg: archiefbeheerder- kiezen voor de één of de ander?Ivo van Onnanoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-56479972095409132772011-06-28T12:17:23.011+02:002011-06-28T12:17:23.011+02:00ISO 15489 laat ook toe dat het boodschappenlijstje...ISO 15489 laat ook toe dat het boodschappenlijstje geen archiefstuk is en niet bewaard wordt, ondanks het feit dat het in een proces gecreëerd is. Indien de archiefvormer beslist om het niet te "maintainen", dan is het geen archiefstuk (en is de archiefvormer dus ook geen archiefvormer...). Dan wordt het stuk ontvangen, de opdracht wordt uitgevoerd en het stuk meteen vernietigd. Een archiefstuk is pas een archiefstuk als het bewaard wordt.<br />Ook bij InterPares wordt de actie van het bewaren afzonderlijk benoemd. Een record is "A document made or received in the course of a practical activity as an instrument or a by-product of such activity, and set aside for action or reference." Met andere woorden, het is niet omdat een document in een proces wordt gecreëerd, dat het daarom ook meteen een archiefstuk wordt...<br />Dus voor jouw huiselijk geluk is het een archiefstuk, voor de schrijver van MoReq is het wegsmijten van het stuk geen domper op welk geluk dan ook...donderwolknoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-1971331787943088982011-06-28T11:00:21.189+02:002011-06-28T11:00:21.189+02:00Gelukkig zijn we het eens Bernard.
In mijn voorbe...Gelukkig zijn we het eens Bernard. <br />In mijn voorbeeld zie je trouwens dat het niet louter theorie is, maar dat er huwelijksgeluk op het spel kan staan ;-)Ingmar Kochhttp://ingmarbladertenschrijft.blogspot.comnoreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-53898519151562183032011-06-28T10:56:18.354+02:002011-06-28T10:56:18.354+02:00In een les over ISO 15489 heb ik ook eens een keer...In een les over ISO 15489 heb ik ook eens een keer het voorbeeld van het boodschappenbriefje als record gebruikt. Een van de aanwezige DIV'ers sprong zowat uit zijn vel: duidelijk dus een aanhanger van de definitie volgens MoReq 2010, terwijl ik zelf (in een theoretische context, dat wel) liever de definitie volgens 15489 gebruik.Bernard Mantelnoreply@blogger.com