tag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post1532654097611439397..comments2024-03-25T08:45:28.138+01:00Comments on Ingmar bladert en schrijft: De gevolgen van dms/rma-fetisjismeIngmariohttp://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comBlogger2125tag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-25753987138208003942014-04-21T18:33:47.853+02:002014-04-21T18:33:47.853+02:00Dank voor je uitgebreide reactie Eric.
Je hebt hel...Dank voor je uitgebreide reactie Eric.<br />Je hebt helemaal gelijk dat de ruimtelijke plannen-problematiek niet nieuw is, maar helaas is het wel nog altijd actueel. (Net zoals de archivering van e-mail trouwens).<br />Ik ben het helemaal met je eens dat handmatige registratie van twintig velden geen toekomst heeft en ik denk dat dit ook nog een overblijfsel is van de postboek-focus van de Nederlandse div-ers. We registreerden toentertijd allerlei gegevens van papieren documenten omdat dat zinvol of noodzakelijk was. En omdat we dat altijd al deden, registreren we die gegevens nog altijd (handmatig).Ingmariohttps://www.blogger.com/profile/10415998427861329479noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-5677792654376093930.post-30348022997600223852014-04-19T00:23:19.974+02:002014-04-19T00:23:19.974+02:00Hi Ingmar, mooi artikel en zou mooi zijn als dit b... Hi Ingmar, mooi artikel en zou mooi zijn als dit breed in de DIV- en archiefsector werd gelezen. En ik hoop dat het daarbij gezien wordt als een aanzet voor discussie en niet met dooddoeners over gebrekkige duurzaamheid wordt afgedaan. We zijn al twintig jaar niet in staat op behoorlijke wijze te voorzien in e-mailarchivering met al die mooie systemen. We zijn al tien jaar (ik herken het ruimtelijke plannen-probleem van een situatie in 2003-2004, dus zo 'actueel' kan dat niet worden beleefd!) bezig met het gedoe rond ruimtelijke plannen. <br /><br />En we krijgen nog steeds die stukken en berichten niet allemaal in het DMS/RMA, omdat het veelal applicaties zijn die niet aansluiten bij de manier van werken. Laten we nu eerst eens een werkwijze en automatisering aanbieden die wel past bij de business. SharePoint is een tijd lang juist in de archiefsector verguisd als een inferieur product waar het recordsmanagement aangaat. Maar de kracht is nu juist gelegen in het kunnen aanbieden van een op de business toegesneden invulling van het systeem. Zou er zo maar toe kunnen leiden dat er meer documenten in de dossiers terecht komen.<br /><br />Over e-mailarchivering en opname van e-mailberichten in een DMS/RMA door deze voor registratie aan te bieden aan DIV heb ik inmiddels zoveel faal verhalen gehoord, dat we eigenlijk allemaal weten dat DIV en archief zichzelf met onuitvoerbare protocollen en procedures voor de gek houdt. En toch doorgaat. Met het laten printen - en weer scannen! - van emails, waarbij relevante technische metadata over het transport en route van het bericht, over de afzender (namelijk niet vanzelfsprekend de naam in de alias), over tijden etc. verloren gaat. En onpraktische procedures om relevante emailberichten te laten doorzenden naar DIV voor registratie. Wat, als alle medewerkers dat consequent zouden doen met alle archiefwaardige emails, tot een niet in te lopen achterstand zou leiden. Achterstanden waar ook sprake van is ('met papier zijn we bij, digitaal hebben we een registratie achterstand').<br /><br />De toekomst is dat we informatie (weer) veel meer gaan laten in de systemen waarin ze gevormd wordt. Maar tegelijkertijd gaan zorgen dat die informatie daar vindbaar is en eventueel te bevriezen tot archiefexemplaar. The record stays in place. Automatische classificatie is dan misschien wel het einde van DIV-as-we-know-it maar de techniek geeft mogelijkheden voor nieuwe werkwijzen die passen bij de hoeveelheden digitale informatie van vandaag. Alleen moeten we dan wel onze oude reflexen (precies, die DIVreflexen die je noemt) kunnen loslaten. En samen snel aan de slag om nieuwe vormen van informatie governance uit te vinden. <br /><br />Het is ook niet voor niets dat de laatste tijd steeds meer artikelen in onze sector verschijnen als deze. Het is inderdaad tijd voor een pleidooi voor nieuwe vormen van archivering. Als je de opinie artikelen op Next Generation Records Management (nextgenrm.org) leest (waar dit artikel overigens welkom is) dan zie je dat in alle landen waar de auteurs van weg komen, dezelfde verwarring heerst: met de systemen, de werkwijzen en de normen van gisteren redden we het niet tegen de omvang van digitaal aanbod. Handmatige registratie van twintig velden van een document of e-mailbericht heeft geen toekomst. Graag denk ik mee over methoden om de rol van recordsmanager vorm te geven. Zonder vliegen afvangen en met de positieve intentie dat ons vak relevantie blijft hebben in deze tijd.<br />Eric Burgerhttp://www.ericburger.nl/site/blognoreply@blogger.com