vrijdag 18 april 2014

De gevolgen van dms/rma-fetisjisme

Gisteren kwam ik naar aanleiding van onderstaande tweet van Johan van der Knijf (aka Bitsgalore) terecht in een "trioloog" met hem en Chris Bellekom over het archiveren van e-mail.
Hier kun je het hele verhaal lezen, maar het kwam erop neer dat veel, heel veel div-ers (of dim-ers of dib-ers of hoe die beroepsgroep zich tegenwoordig ook noemt) van mening zijn dat converteren naar pdf/a de beste, of misschien wel enige, manier is om digitale bestanden te archiveren.
Uiteraard moest ik daarbij denken aan deze post van dik twee jaar geleden: Dood aan pdf, waarin ik een paar argumenten voor pdf/a probeer te ontkrachten. Maar ik vroeg me gisteren ook af wat nu de oorzaken zijn van die heilige pdf/a. Ik heb de indruk dat dit een direct gevolg is van de verering van het dms/rma. En  toen moest ik denken aan het boekje Een roadmap voor digitaal informatiebeheer dat Ad van Heijst een paar weken geleden publiceerde.

Informatiebeheer zonder heiligen
In dat boekje beschrijft Van Heijst hoe een organisatie zijn informatiebeheer goed zou kunnen organiseren zonder daarvoor een duur en onhandig dms/rma te kopen. Inhoudelijk sluit dat erg aan bij de filosofie en werkwijze van de stad Antwerpen, die ook uitgebreid beschreven wordt in Optimaal Digitaal uit 2010. Ad schrijft:
[...] stel nu eens dat je eerst gewoon orde op zaken wilt stellen met de middelen die je hebt, zonder mensen te hoeven opleiden in een nieuwe omgeving, zonder je administratie anders in te richten. De gemeenschappelijke schijf gebruiken bijvoorbeeld, daarop de content plaatsen en deze in een eenvoudige context brengen: de context van een zaak, een dossier, een mapje dus. Kan dat ook?
Jazeker. Dit boekje wil aangeven hoe met eenvoudige middelen een goede informatiestructuur opgezet kan worden, waarmee iedereen kan werken. Het is geen ideale structuur en binnen deze structuur kan lang niet alles wat leveranciers van contentmanagementsystemen beloven.
Wel levert het een structuur op, waar administratieve medewerkers over te spreken zijn. Ze begrijpen waarom de structuur is zoals ie is. Er hoeven geen extra hulpmiddelen te worden aangeschaft.
Zou een van de redenen waarom pdf/a onder div-ers heilig is, ook veroorzaakt wordt door het dms/rma-fetisjisme?
Zo rond het begin van deze eeuw is in Nederland de opvatting dat je alleen goed kunt archiveren in een dms/rma (dat ook nog moet voldoen aan ReMaNo of NEN2082) wijdverspreid en canoniek geworden. Zeggen dat er nogal wat haken en ogen zitten aan het uitgangspunt dat alle archiefstukken in een dms/rma moeten worden opgenomen, is eigenlijk vloeken in de div-kerk. In veel organisaties is het dms/rma namelijk de enige raison d'etre van een div-afdeling. Zij gaan niet over het beheren van archieven, zij beheren DeCoVer of hoe die systemen ook heten.
Een rechtstreeks gevolg daarvan is, dat div-ers eisen dat alle archiefdocumenten in pdf/a opgeslagen moeten worden, want: dat is wat in het dms/rma kan!
  • E-mailbericht: pdf/a.
  • Excel-sheet: pdf/a 
  • Powerpoint: pdf/a 
  • Ruimtelijk plan: pdf/a 
  • Webpagina: pdf/a 
  • Video-opnamen van vergaderingen: pdf/a (ja hoor, dat kan!) 
De reden waarom die Nederlandse dms/rma-dingen bijna enkel en alleen met pdf (en een beetje met Office-documenten) uit de voeten kunnen is simpel: het zijn nog altijd veredelde postboeken (die in archieftermen agenda's heten):
Register[s] waarin in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende nummering gegevens worden vastgelegd betreffende het inkomen, afdoen en uitgaan van archiefbescheiden.
Het gaat in DeCoVer nog altijd om post, om brieven, om A4-tjes en in een dms/rma wordt daarom met behulp van het paper document format alles platgeslagen tot digitale A4-tjes.
Of zoals Filip Boudrez een tijdje geleden schreef: een dms/rma kan alleen omgaan kantoordocumenten, een digitaal archief kan alle typen bestanden en documenten beheren.

Het andere probleem
Maar naar aanleiding van het boekje van Ad moest ik ook nog denken aan een ander gevolg van de verering van het dms/rma. Een gevolg dat ook direct voortvloeit uit de postboek-geschiedenis van DeCoVer.
In Nederland geven de div-ers de laatste jaren nogal gemengde signalen af. Vroeger zeiden ze:
"Ambtenaren, jullie snappen niets van dossiervorming, daar zijn wij voor opgeleid. Dat kunnen wij veel beter. Dus, geef ons al jullie papier, dan maken wij er mooie dossiers van."
Ambtenaren geloofden dat niet, maar vonden het wel makkelijk.
De laatste jaren zegt Div opeens:
"Ambtenaren, jullie gaan natuurlijk zelf over de dossiervorming. Jullie kunnen dat veel beter dan wij. Jullie zijn verantwoordelijk voor volledigheid, juistheid etc. Maar, jullie moeten daar wel het systeem voor gebruiken dat wij voor jullie inrichten en waar wij al die jaren fijn mee hebben gewerkt."
En in de basis is dat systeem dus nog altijd... een veredeld postboek.
Geen wonder dat die ambtenaren dan gaan steigeren en zeggen:
"Dossiervorming en documentregistratie? Dat kunnen wij niet, daar moet je voor opgeleid zijn, daar hebben wij geen tijd voor en dat DeCoVer van jullie snappen wij niet, het is niet afgestemd op onze werkwijze."
Met als gevolg dat Div zich in alle bochten wringt om DeCoVer maar zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Letterlijk alle tijd en energie gaat daar in zitten. Maar tegelijkertijd gaan die ambtenaren op zoek naar hulpmiddelen die wel aansluiten bij hun werkwijzen en die ze helemaal zelf kunnen inrichten. En daar komen niet alleen de onbeheerde netwerkschijven, Dropbox en Google Drive om de hoek kijken, dan wordt ook opeens Sharepoint door de ict-afdeling de organisatie binnen gereden.
En de Div-reflex is:
"Allemaal best, maar 'het formele archief' zit in mijn dms/rma. Dat is wat ik beheer, en waar ik mijn ziel en zaligheid in gestopt heb. Dus zorg maar voor koppelingen."
En dat levert niet alleen voor Div nog meer werk op, maar ook voor consultants, system-integrators en hoe noemen die functionarissen zich tegenwoordig. Die lachen zich allemaal kapot - want verdienen goed geld - en ondertussen "verpietert" het echte archief. Een deel zit "opgesloten" in het paper document format in DeCoVer, maar het overgrote deel wordt gewoon genegeerd in processystemen, e-mail-applicaties, gedeelde netwerkschijven, Dropbox, Sharepoint en zo voort en zo verder. (Ik hoorde laatst iemand vertellen dat zijn bedrijfje had becijferd dat bij een gemiddelde overheidsorganisatie slechts 30 tot 40 procent van de informatie wordt opgeslagen in een dms/rma. En dat was dan ook nog een "positieve" inschatting.)

Neem nu ruimtelijke plannen
Als Div-ers (en bij uitbreiding archivarissen) toegevoegde waarde willen hebben voor een organisatie, dan moeten ze vooral niet proberen om alles in de mal van DeCoVer te persen. Het lijkt me veel zin- en waardevoller wanneer we samen met al die andere ambtenaren manieren verzinnen om de informatie in al die andere omgevingen goed te beheren.

Een van de actuele "archiefproblemen" bij de lokale overheden zijn de ruimtelijke plannen. Vroeger heetten die dingen gewoon bestemmingsplan of streekplan en werden ze op papier gemaakt. Tegenwoordig moeten ze digitaal gemaakt worden in  GML. En laat dat nu net een formaat zijn waar DeCoVer niet mee uit de voeten kan. Wat nu dan?

Nou, Div kan bijvoorbeeld met de vakafdeling af spreken dat ruimtelijke plannen niet worden platgeslagen tot pdf of - the horror - als zip-bestand in DeCoVer worden opgenomen.
Nee, ze spreken af dat die vastgestelde plannen opgeslagen worden op een gedeelde netwerkschijf. En omdat het beheer een gedeelde verantwoordelijkheid is, maken Div en de betrokken afdelingen afspraken over de structuur en de naamgeving van mappen en bestanden. Ze beleggen verantwoordelijkheden en spreken af hoe de gemaakte afspraken gehandhaafd worden. En ze zoeken samen met de ICT-beheerders naar technische middelen om die plannen adequaat te "beschermen": slimme schrijf- en leesrechten, goede back-up strategie en intelligente cryptografie (hashing) om de integriteit van de bestanden te waarborgen.
En o ja, misschien nemen ze in het DeCoVer-dossier ook nog een verwijzing op naar de plek op het netwerk waar het vastgestelde plan staat.
En dit alles legt Div vast in wat "vroeger" het documentair structuurplan genoemd werd.

Gerelateerd
Pdf/a wat heb je daar aan?
Optimaal digitaal
Dood aan pdf
Jeff Rothenberg - Digital Preservation in Perspective
Wie is hier nou het archief?

Plaatje: Fetish van Chrisjtse

2 opmerkingen:

  1. Hi Ingmar, mooi artikel en zou mooi zijn als dit breed in de DIV- en archiefsector werd gelezen. En ik hoop dat het daarbij gezien wordt als een aanzet voor discussie en niet met dooddoeners over gebrekkige duurzaamheid wordt afgedaan. We zijn al twintig jaar niet in staat op behoorlijke wijze te voorzien in e-mailarchivering met al die mooie systemen. We zijn al tien jaar (ik herken het ruimtelijke plannen-probleem van een situatie in 2003-2004, dus zo 'actueel' kan dat niet worden beleefd!) bezig met het gedoe rond ruimtelijke plannen.

    En we krijgen nog steeds die stukken en berichten niet allemaal in het DMS/RMA, omdat het veelal applicaties zijn die niet aansluiten bij de manier van werken. Laten we nu eerst eens een werkwijze en automatisering aanbieden die wel past bij de business. SharePoint is een tijd lang juist in de archiefsector verguisd als een inferieur product waar het recordsmanagement aangaat. Maar de kracht is nu juist gelegen in het kunnen aanbieden van een op de business toegesneden invulling van het systeem. Zou er zo maar toe kunnen leiden dat er meer documenten in de dossiers terecht komen.

    Over e-mailarchivering en opname van e-mailberichten in een DMS/RMA door deze voor registratie aan te bieden aan DIV heb ik inmiddels zoveel faal verhalen gehoord, dat we eigenlijk allemaal weten dat DIV en archief zichzelf met onuitvoerbare protocollen en procedures voor de gek houdt. En toch doorgaat. Met het laten printen - en weer scannen! - van emails, waarbij relevante technische metadata over het transport en route van het bericht, over de afzender (namelijk niet vanzelfsprekend de naam in de alias), over tijden etc. verloren gaat. En onpraktische procedures om relevante emailberichten te laten doorzenden naar DIV voor registratie. Wat, als alle medewerkers dat consequent zouden doen met alle archiefwaardige emails, tot een niet in te lopen achterstand zou leiden. Achterstanden waar ook sprake van is ('met papier zijn we bij, digitaal hebben we een registratie achterstand').

    De toekomst is dat we informatie (weer) veel meer gaan laten in de systemen waarin ze gevormd wordt. Maar tegelijkertijd gaan zorgen dat die informatie daar vindbaar is en eventueel te bevriezen tot archiefexemplaar. The record stays in place. Automatische classificatie is dan misschien wel het einde van DIV-as-we-know-it maar de techniek geeft mogelijkheden voor nieuwe werkwijzen die passen bij de hoeveelheden digitale informatie van vandaag. Alleen moeten we dan wel onze oude reflexen (precies, die DIVreflexen die je noemt) kunnen loslaten. En samen snel aan de slag om nieuwe vormen van informatie governance uit te vinden.

    Het is ook niet voor niets dat de laatste tijd steeds meer artikelen in onze sector verschijnen als deze. Het is inderdaad tijd voor een pleidooi voor nieuwe vormen van archivering. Als je de opinie artikelen op Next Generation Records Management (nextgenrm.org) leest (waar dit artikel overigens welkom is) dan zie je dat in alle landen waar de auteurs van weg komen, dezelfde verwarring heerst: met de systemen, de werkwijzen en de normen van gisteren redden we het niet tegen de omvang van digitaal aanbod. Handmatige registratie van twintig velden van een document of e-mailbericht heeft geen toekomst. Graag denk ik mee over methoden om de rol van recordsmanager vorm te geven. Zonder vliegen afvangen en met de positieve intentie dat ons vak relevantie blijft hebben in deze tijd.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Dank voor je uitgebreide reactie Eric.
      Je hebt helemaal gelijk dat de ruimtelijke plannen-problematiek niet nieuw is, maar helaas is het wel nog altijd actueel. (Net zoals de archivering van e-mail trouwens).
      Ik ben het helemaal met je eens dat handmatige registratie van twintig velden geen toekomst heeft en ik denk dat dit ook nog een overblijfsel is van de postboek-focus van de Nederlandse div-ers. We registreerden toentertijd allerlei gegevens van papieren documenten omdat dat zinvol of noodzakelijk was. En omdat we dat altijd al deden, registreren we die gegevens nog altijd (handmatig).

      Verwijderen