dinsdag 5 november 2013

Elektronische procesdossiers

Afgelopen donderdag verscheen op de Internetconsultatie het concept-wetsvoorstel dat "de 'digitalisering' van het strafproces faciliteert en kanaliseert." Hieronder enkele passages die in mijn download gemarkeerd heb.
Tot het moment waarop de aanlevering, het gebruik en de verwerking van schriftelijke documenten in elektronische vorm ten behoeve van een strafdossier volledig is gerealiseerd, zullen de papieren documenten door middel van scannen in een elektronisch dossier (zijnde een digitale kopie van het papieren dossier) kunnen worden opgenomen. De Archiefwet (Aw) en daarop gebaseerde nadere regelgeving maken het mogelijk de papieren documenten te vervangen. Indien voldaan wordt aan de eisen van vervanging kan voor het papieren origineel een elektronisch origineel in de plaats komen. Gedurende de eerste jaren van het werken met en uitwisselen van elektronische processtukken zullen papieren documenten elektronisch gereproduceerd en vervangen worden. Daaraan gaat een selectie vooraf van voor vervanging in aanmerking komende processtukken. Voorkomen moet worden dat stukken van overtuiging worden vervangen omdat dit zou betekenen dat met de vervanging van deze stukken het bewijs wordt vernietigd. Het ligt daarom in de rede eerst nog terughoudend te zijn met bijvoorbeeld het elektronisch reproduceren en vervangen van processtukken van fraudezaken.
[P.8]
De onderstreepte passage sluit aan bij een discussie die wij op kantoor wel eens voeren: is de in beslag genomen administratie van bijvoorbeeld een wethouder uit Roermond, "een archiefstuk" van politie en OM? Het zijn wel archiefstukken van die wethouder, maar voor Justitie zijn het "stukken van overtuiging" of, in gewone mensentaal: bewijsstukken, vergelijkbaar met drugs, wapens, mobiele telefoons en DNA-materiaal.
Ik denk dat het geen archiefstukken van politie en OM zijn, aangezien ze niet zijn "ontvangen of opgemaakt" door politie of Justitie. Ze zijn in beslag genomen en worden vaak ook na verloop van tijd weer terug gegeven. Mij lijkt dan ook dat politie en Justitie dat soort "stukken van overtuiging" nooit kunnen vervangen.
Een andere reden waarom de onderstreepte passage interessant is, is dat een vermoeden van valsheid een uitstekende reden is om een ontvangen documenten niet te vervangen. Zie bijvoorbeeld deze casus. Dit heb ik de afgelopen jaren ook verschillende keren aangegeven bij vervangingsvoornemens.
Hoewel elektronische uitwisseling in 2016 de norm is, zal op verzoek de communicatie met de burger ook nog in papieren vorm kunnen plaatsvinden. 
[P.9]
Gelukkig maar.
In deze toelichting is het begrip ‘digitalisering’ van het strafproces reeds aan de orde gekomen. In plaats van ‘digitaal’ zal zoveel mogelijk worden gesproken van ‘elektronisch’, in het bijzonder in relatie tot documenten. Voor het gebruik van het begrip elektronisch is gekozen om ruimte te laten voor toekomstige ontwikkelingen in de informatie en communicatietechnologie, zoals de kwantumcomputer. Een gegeven wordt op een gegevensdrager vastgelegd. Dit kan papier zijn of, in het geval van een elektronisch gegeven, een server, de harde schijf van een computer of een USB-stick. Elektronische gegevens worden opgeslagen in een elektronisch gegevensbestand of document.
[P.9]
Ik vind de verwijzing naar een kwantumcomputer eigenlijk een beetje potsierlijk. Is dat dan niet meer digitaal? En de opsomming van 'gegevensdragers' is ook een beetje vreemd. Zitten er geen harde schijven in een server?
Voor elektronische documenten is het niet mogelijk onderscheid te maken tussen een origineel en een kopie hiervan. Hier komt bij dat de inhoud van een elektronisch document eenvoudig is te wijzigen. De integriteit van elektronische documenten is lastiger vast te stellen dan de integriteit van papieren documenten. Met het begrip integriteit wordt gedoeld op de zekerheid dat het document volledig is en niet onbevoegdelijk is gewijzigd. Daarom is het noodzakelijk informatie vast te leggen en te bewaren over de eigenschappen van elektronische documenten, de auteur(s) hiervan en de in de tijd daarin aangebrachte wijzigingen, zodat het altijd mogelijk is de integriteit ervan te verifiëren. Het vastleggen en bewaren van die informatie vereist een zogeheten ‘unbroken custody’ ofwel ononderbroken beheer van elektronische documenten. Zo kan inzicht worden verkregen in de levenscyclus van elk elektronisch document dat onderdeel uitmaakt van het strafdossier: van het moment van creatie of inzending tot de archivering.
[...]
De zorg voor de integriteit van processtukken dient dan ook in combinatie te worden gezien met maatregelen die betrekking hebben op een veilige opslag van documenten, de registratie van essentiële identificerende metadata, het bijhouden van audit trails en het documenteren van documentbewerkingen.
[P.17-18]
Interessant is dat het wetsvoorstel aan de opsporingsinstanties, openbaar ministerie en de rechtspraak een zorgplicht oplegt om aan te kunnen tonen dat documenten al dan niet zijn gewijzigd. En als het document is gewijzigd of deze dan wel of niet bevoegdelijk zijn aangebracht. De wet schrijft hierbij expliciet geen techniek of methode voor, er is sprake van een "doelbepaling."

Er staat ook het een en ander over handtekeningen in allerlei soorten en maten.
De wet vereist niet altijd een handtekening, terwijl deze in praktijk in bepaalde omstandigheden wel wordt toegepast. Een voorbeeld daarvan betreft de ondertekening door de officier van justitie van een bevel tot de inzet van een bijzondere opsporingsbevoegdheid. In gevallen waarin de wet geen ondertekening of waarmerking vereist en dit in praktijk toch wordt gedaan, verdient het aanbeveling om een elektronische handtekening te gebruiken die voldoet aan de regeling waarvoor dit wetsvoorstel een grondslag biedt, zodat discussie daarover tijdens het strafproces kan worden voorkomen.
[P. 11]
Dit is een heel herkenbare constatering: heel veel documenten hoeven niet ondertekend te worden, maar aangezien we dat al decennia wel doen, komen we maar heel moeilijk van het ondertekenen van allerlei documenten af.
Met het plaatsen van een handtekening bekrachtigt een persoon zijn wilsuiting of zijn verklaring dat hij instaat voor de inhoud van een geschrift of hiervan kennis heeft genomen, daarmee instemt en/of de rechtsgevolgen ervan aanvaardt.
[P.18]
Dit citaat viel me op, omdat het overeen komt met wat ik een maand of twee geleden al schreef.
Maar het gaat ook over de "tablet-handtekening" die de koning nu en dan blijkbaar ook zet. Een van de eisen die eraan gesteld worden, is dat de kracht waarmee op de stilo gedrukt wordt, zichtbaar moet zijn:
Teneinde zekerheid te bieden over de rechtsgeldigheid van de handtekening die door middel van een gevoelige plaat en toepassing van grafische technologie wordt overgebracht in het te tekenen elektronische document, zullen bij algemene maatregel van bestuur nadere eisen worden gesteld aan de zogenoemde tablethandtekening. Uitgangspunt van de regeling zal zijn dat de tablethandtekening een handgeschreven
handtekening is. Het is geen elektronische handtekening, omdat er geen sprake is van identificatie via elektronische weg met behulp van een authenticatiemiddel. De regeling zal inhouden dat de tablethandtekening voldoende betrouwbaar moet worden geacht, mits de integriteit van het elektronische document is verzekerd. Indien bij de tablethandtekening een techniek wordt toegepast die de drukverschillen waarmee de handtekening wordt gezet registreert en vastlegt voor het geval de echtheid van de handtekening wordt betwist, dan wordt deze handtekening vermoed even betrouwbaar te zijn als een zogenaamde ‘natte’ handtekening. De mogelijkheid van een tablethandtekening is van belang voor bijvoorbeeld de medeondertekening van processen-verbaal van mondelinge aangifte door aangevers of de medeondertekening van processen-verbaal van verhoor door verdachten, getuigen en slachtoffers.
[P. 23]
Tenslotte nog een citaat over vervanging van archiefbescheiden conform artikel 7 van de Archiefwet:
Voor de kwaliteit van het scannen is het van belang dat wordt gescand van het originele papieren document en dat de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel. Verder moet het scanproces op zodanige wijze worden ingericht dat voldaan wordt aan de eisen, normen en standaarden die hiervoor binnen de overheid worden gehanteerd.
De bovenbeschreven normen gelden voor de reproductie van documenten, dat wil zeggen dat het originele papieren document bewaard wordt. Om de transitie van papier naar digitaal beheersbaar te houden zal het elektronisch werken stapsgewijs per zaakstroom of per onderdeel van een zaakstroom worden ingevoerd. In het kader van deze aanpak is het noodzakelijk papieren documenten te vervangen. Vervanging betekent dat de originele papieren documenten worden gescand en omgezet in elektronische documenten die dan vervolgens als originelen gelden.
De Archiefwet (Aw) bevat regels over de vervanging van archiefbescheiden (artikel 7 Aw). De regeling van de Archiefwet voorziet in de vervanging van een origineel document door een reproductie in elektronische vorm, die voortaan als het originele document geldt. Het papieren document kan hierna worden vernietigd, behoudens uitzonderingen.
[P. 26]
Alles klopt, met uitzondering van het "kan" in de laatste zin, als daarmee bedoeld wordt dat het vernietigen van de analoge "originelen" optioneel is.

Ik had nog wat passages aangestreept, maar dat zijn wat minder opvallende zaken. Hoe dan ook lijkt me dat het wetsvoorstel voor iedereen die zich bezighoudt met digitale archivering verplichte leeskost is.

Gerelateerd
Zes jaar cel na gefingeerde dood
Sign here! Of wat is een vals contract

Plaatje: een mes al bewijsstuk in een procesdossier bewaard, RHCL

15 opmerkingen:

  1. Hallo Ingmar, interessante blog en interessante vraag of de in beslag genomen administratie nu wel of geen archiefstukken zijn van politie of OM? Volgens jouw redenering is dat niet zo, want niet óntvangen of opgemaakt' door die instanties. Ik waag dat te betwijfelen, want als zij een rol spelen (bewijs) in het bijbehorende (strafrechtelijk of civiel) proces dan zijn zij wel degelijk archiefstukken. Het mes op de afbeelding is in feite ook een archiefstuk. Kortom, discussie….

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Hallo Hans, altijd goed om met jou te kunnen discussiëren.
      Als ik jou goed begrijp zeg jij dat alle "objecten" die een rol spelen in een rechtszaak volgens jou "procesgebonden informatie" en dus archiefstukken van Justitie. Een auto waar een overval mee gepleegd is, een vloerkleed waar een lijk in gedraaid is, een computer waar een dubbele boekhouding op stond en de ordners met valse facturen.
      Maar hoe zit het dan met de vernietiging, of nog erger, de verkoop van in beslag genomen goederen via bijvoorbeeld Domeinen Roerende Zaken? Worden dan archiefstukken verkocht? En wat vinden wij als archivarissen daar dan van?

      Verwijderen
    2. Tja, Ingmar, da's een goede vraag. Ik moest denken aan een artikel van Barbara Reed in 'Archives. Recordkeeping in society' (p.102-103), toen ik je blog las. Zij voert daarin de hut waarin de 'unabomber', Ted Kaczynski, zijn bombrieven in mekaar knutselde, op als 'cabin-as-record', vanwege het feit dat ie als bewijsstuk heeft gediend in het proces tegen hem. Ik denk nl. dat zij gelijk heeft. Wij zìtten nog te veel vast aan het idee dat archiefstukken vooral documenten zijn. Zeker in deze tijd staat allemaal ter discussie (tenzij je een brede opvatting van document hebt, maar dat is in de regel niet zo). Ook fysieke zaken kunnen dus 'record' zijn, zeker als ze een rol spelen in een bedrijfsproces en dat is een rechtszaak toch zeker. Al die andere vragen die je stelt zijn voor mij even bijzaak. Het gaat eerst om hebben we het hier over archiefstukken of niet en ik denk dus van wel…..

      Verwijderen
    3. Doet me denken aan een verhaal over een man die alles van zichzelf wilde bewaren als neerslag van zijn leven. Dus ook zijn afgeknipte haar en nagels, huidschilfers (hij had last van roos) en nog erger. Het kostte hem zijn huwelijk en uiteindelijk leefde hij in een huis vol met potten en dozen met de neerslag van zijn bestaan.

      Reeds uitgangspunt doet toch een beetje denken aan een professioneel-theoretische vorm van hoarding.

      En daarmee is het litteken op de hand van Kaczynski (opgelopen bij het knutselen) dus ook een archiefstuk. En naar de letter van de theorie Ted Kaczynski zelf ook.

      Het mag van mij, maar ik vraag me af of het werkelijk bijdraagt aan het serieus genomen worden als vak.

      Verwijderen
  2. Natuurlijk, een archiefstuk is archiefstuk "ongeacht de vorm". Maar niet iedere vorm is per definitie een archiefstuk. En uiteraard heeft archief een bewijsfunctie. Maar niet ieder bewijsstuk is dus ook een archiefstuk.

    Het mes is hier niet de "neerslag van handelen", maar een object met een bewijsfunctie in het strafrechtelijk proces. En dat geldt dan ook voor in beslag genomen archieven. Weliswaar zijn vorm en beheer gelijk aan dat van archiefstukken, maar de functie is net even anders.

    Een rechter kan de mondelinge verklaring van een getuige als bewijs aanmerken. Het wordt pas een archiefstuk als het in het verslag van de rechtszaak is vastgelegd. Maar dat bewijst dan alleen dat het zo uitgesproken is tijdens de zitting; het verslag op zich is geen bewijs mbt de inhoud van de verklaring.

    We hebben het dus over twee vormen van bewijsfunctie.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Merkwaardige en gekunstelde redenering, Chido. ik zie niet in waarom een bewijsstuk geen onderdeel van de 'neerslag van het handelen' kan zijn. Bovendien als iets een bewijsfunctie in een strafrechtelijk proces heeft, is het onderdeel van dat proces en dus procesgebonden informatie (ook al heeft het een fysiek object), om nog even een ander begrip van stal te halen. Als bewijs wordt aangevoerd in de vorm van een document, bijv. als een verweerschrift, is het toch ook een processtuk en dus een archiefstuk? Dus ik kan je even niet volgen….

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Je zou 'm ook kunnen omdraaien, Hans.
      "Het is een bewijsobject, DUS is het een archiefstuk" is m.i. een vorm van modeldwang. En ik zeg nergens dat een bewijsstuk geen neerslag van handelen kan zijn.
      Ik heb het niet over de vorm van het object, maar over het in mijn opinie bestaan van meerdere vormen van de functie.

      Het feit dat mijn smartphone een geheugenfunctie in mijn werk werk heeft, maakt het apparaat nog niet tot een onderdeel van mijn bedrijfsarchief.

      Het Zeeuws Museum hier om de hoek vervult een vanuit de provincie opgelegde cultuurhistorische functie, maar het is geen "blijvend te bewaren archiefstuk".

      En een bebloed mes kan best een bewijsfunctie hebben, maar dat maakt het nog geen archiefstuk.

      Verwijderen
  4. tja, dit wordt een beetje herhaling van zetten, vrees ik. Dat je smartphone een geheugenfunctie heeft, maakt het inderdaad geen archiefstuk, maar de inhoud van het geheugen wel (onderdeel van je archief). Of je het wilt bewaren is dan een andere vraag, maar als ik jouw ideeën op dat terrein goed begrijp, dan bewaar je dat wel (vernietigen is toch geen zinvolle bezigheid, toch?)...

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. En als ik het nou zo breng:
      Het verslag van de agent die het bebloede mes heeft gevonden, is archief in het strafrechtproces. De foto van het mes in de plaats delict is archief in dit proces. De laboratoriumuitslagen van het bloedonderzoek zijn archief. Maar het mes zelf is geen archiefstuk.

      Vergelijk het met beleid: het beleidsstuk tot initiatie van het beleid is een archiefstuk en het (tussentijdse) evaluatieverslag ook. Maar het beleid zelf is geen archiefstuk.

      (En, los van deze discussie, *archief* vernietigen is - anders dan uit principiële overwegingen zoals privacy - bezigheidstherapie.)

      Verwijderen
    2. De kern van de vraag hier is, denk ik, kunnen fysieke voorwerpen ook archiefstuk ('record') zijn? Ik zie daar geen probleem in. We zijn er blijkbaar aan gewend geraakt dat we alleen (papieren) documenten als archiefstuk zien. Is bijv. een maquette van een architect een archiefstuk? Ik denk het wel, want het is onderdeel en het resultaat is van een ontwerpproces. Het wordt echter in de regel niet als archiefstuk bewaard, maar belandt soms in een museum.
      In jouw voorbeeld: het stuk waarin het beleid wordt vastgesteld, is inderdaad een archiefstuk, maar de uitvoering van het beleid is weer een ander proces en dat vormt zijn eigen archiefstukken. Wat je precies bedoelt met 'het beleid is geen archiefstuk' begrijp ik niet helemaal. 'Het beleid' is iets ongrijpbaars, tenzij je het als een proces ziet…..

      Verwijderen
    3. Voor mij ligt de crux bij de verschillende functies van een object binnen een proces.

      Ik zie ook wel dat objecten (anders dan papier) archiefstukken kunnen zijn. Ik zou de architecten-maquettes ook als zodanig rekenen en bijvoorbeeld de verzameling textielstalen van het Leidse lakengilde (gebruikt voor kwaliteitscontrole) in het Textielmuseum in Tilburg zijn wat mij betreft ook archief. En grote kans dat het Textielmuseum betere beheer- en bewaaromstandigheden heeft dan het RAL.

      Maar het bebloede mes is géén archiefstuk. Het is het object van archiefvorming. Er ontstaan archiefstukken over, zoals dat bij beleid ook gebeurt.

      En daar ben ik het met Ingmar eens, dat in beslag genomen archieven geen onderdeel uitmaken van het archief van de procesgang.

      Misschien moeten we het mes, archivistisch gezien, wel een 'handelingsmiddel' noemen ;-)

      (Strafrechtelijk is het mes een rechtsobject. En rechtsobjecten kunnen zelf geen drager zijn van rechten en verplichtingen. Het gaat daarbij met name om goederen, producten en diensten maar het kan ook om abstracter begrippen gaan.)

      Verwijderen
  5. Niet ontvangen, niet opgemaakt en zeker niet naar zijn aard bestemd. De definitie in de Archiefwet heeft drie punten waaraan voldaan moet worden. Het lijkt mij dus dat bewijsstukken/objecten geen archiefbescheiden zoals bedoeld in de Archiefwet zijn omdat in ieder geval niet aan het derde punt van de definitie wordt voldaan (en ja, vergezocht, wanneer iemand gepakt wil worden en her en der bewijsstukken achterlaat ...). Laat natuurlijk onverlet dat een archiefstuk best een bewijsstuk kan zijn

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Was het allemaal maar zo eenduidig Aike. Als archiefstukken uit een archief worden gebruikt als bewijsstuk in een strafrechtproces (of ander proces), dan spelen ze toch een rol in (en worden onderdeel van) dat 'nieuwe' proces en worden daarmee archiefstukken in dat nieuwe proces. Ze krijgen als het ware een 'tweede leven' ofwel een nieuwe context erbij (zonder dat de oude ermee vervalt). Dat volgt ook uit de theorie rond het records continuüm, archiefstukken zijn niet gefixeerd in hun oorspronkelijke context (waarin ze zijn ontstaan), maar krijgen gedurende hun hele bestaan steeds weer nieuwe contexten en betekenis. In principe geldt dat ook als de archiefstukken gebruikt worden in een (historisch) onderzoek bijvoorbeeld. Dan krijgen ze opnieuw een andere context. De archivaris dient al die contexten (metadata) te bewaren en beheren…. Kortom, ik zie het dus breder dan zoals jij het voorstelt.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Ik had het gisteren en eergisteren wat te druk om te reageren, maar ik zie tot mijn genoegen dat jullie het ook heel goed zonder mij kunnen. Het mooie is dat de discussie zoals die zich hier ontvouwt vergelijkbaar is met de discussie zoals we die op kantoor ook hadden.
    Natuurlijk vind ik ook dat in het algemeen ten onrechte alleen "documenten" als archiefstuk beschouwd worden: de macquette van Hans, het lapje stof van Chido en de baksteen die als voorbeeld naar de welstandscommissie gestuurd wordt, zijn allemaal archiefstuk. Hans voegt daar aan toe dat het een archiefstuk is omdat het "onderdeel en het resultaat is van een ontwerpproces." Maar is alles wat het eindresultaat van een proces is, een archiefstuk? Zijn alle dropjes die Venco maakt archiefstukken, of alleen die paar die eruit gehaald worden om de kwaliteitscontrole te doen? Is ieder boek dat gedrukt wordt, een archiefstuk van de uitgever of alleen het exemplaar dat als "bewijs-exemplaar" bewaard wordt?
    En hoe zit dat met de slingerapen waar Marc van Roosmalen op gepromoveerd is of de nieuwe apensoorten die hij ontdekt heeft? Zij maken een "deel uit" van zijn werkproces, maar zijn het daarmee ook archiefstukken?
    Hoewel ik de lijn van het betoog van Hans wel snap - eindelijk iemand die het records continuüm correct toepast ;-) - blijf ik het toch vooral eens met Chido en Aike.
    Maar zoals ik gisteren ook al twitterde, zou dit ook wel eens te maken kunnen hebben met het hanteren van verschillende definities, waarbij Aike en ik (en in iets mindere mate Chido denk ik) de - praktische - Archiefwet als uitgangspunt nemen (ontvangen, opgemaakt en naar zijn aard bestemd), terwijl Hans een veel "wetenschappelijkere" (ik weet even geen andere term) definitie gebruikt.
    En hoewel ik het in het blog heel stellig poneerde, ik twijfel nog altijd hoor...

    BeantwoordenVerwijderen
  8. Ik weet niet of het hier nu echt om praktisch of theoretisch gaat. Het gaat er toch in de eerste plaats om dat we begrijpen wat we doen (waarom; wat zijn de onderliggende principes)? Blijkbaar is daar verschil van mening over en dat zegt iets over ons vak. Ik vind het vreemd dat als iets (een bebloed mes in bovenstaand geval of in andere, archiefstukken) dient als bewijs in een strafproces het om in Chido's woorden te spreken 'een object van archiefvorming' is en geen onderdeel van die archiefvorming. Ik zou zeggen als iets wordt aangevoerd als bewijs, is het inderdaad een bewijsstuk en daarna een archiefstuk, want onderdeel van de procesvoering met aanklacht, verweer en tegenweer. Volgens mij zitten onze rechterlijke archieven er vol mee.
    Wat mij verder opvalt is, dat als ik iets beweer, ik meteen een enorme casuïstiek over me heen krijg, tot slingerapen aan toe. Uit eigen ervaring weet ik dat archivarissen daar bij uitstek erg goed in zijn. Op elke regel zijn er vele uitzonderingen en die worden allemaal (soms breed) uitgemeten, maar leiden toch vooral af van de kern. Kortom, ik raak helaas nog niet overtuigd door jullie argumenten…. en weet even niet meer hoe ik jullie nu nog verder kan 'overtuigen'.

    BeantwoordenVerwijderen