 |
| Gemeentereiniging organisatie. Inspecteur der Gemeentereiniging spreekt twee jongens streng toe, Nederland 1980-1995. |
In het Plan Stadsarchief staat dat de Rotterdamse gemeentearchivaris ("stadsarchivaris" in het stuk) verantwoordelijk is voor het hele gemeentelijke informatiebeheer:
Het doel is het organiseren van het Stadsarchief en het informatiebeheer zodat conform de doelstellingen van de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen, formatiereductie en kwaliteitsverbetering worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de concerndoelstelling om digitaal te gaan werken.Een stukje verder staat het wat preciezer omschreven:
Beslispunten:
- het benoemen van de Stadsarchivaris als proceseigenaar informatiebeheer.
- akkoord te gaan met de centrale inrichting informatiebeheer en aansluiten aan verdergaande digitalisering.
De Stadsarchivaris heeft als proceseigenaar de regie op de organisatie van het informatiebeheer, met de ambitie om met ingang van 1-1-2013 de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de totale keten van informatiebeheer (van creatie tot openbaarheid, van 1201 tot heden). Dit impliceert de verantwoordelijkheid voor de inrichting van het informatiebeheer bij de clusters en deelgemeenten. Deze verantwoordelijkheid omvat de beleidsontwikkeling, sturing en inrichting, uitvoering en beheer op dat terrein. Alle medewerkers die (nu nog decentraal bij de vakeenheden) hun hoofdtaak hebben binnen het informatiebeheer (de medewerkers DIV/DIM), komen onder (vakmatige) aansturing van het Stadsarchief. Daarnaast leidt het Stadsarchief records managers op en plaatst deze bij de clusters/vakeenheden en deelgemeenten, waar zij het informatiebeheer inrichten, op orde brengen en actueel houden. Op deze wijze wordt de centrale regie op het informatiebeheer gewaarborgd en worden de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid gerealiseerd.Grafisch ziet dat er dan zo uit:
Maar, onder het kopje "Beoogde eindsituatie" staat de volgende alinea:
In de beoogde eindsituatie is de organisatie van informatiebeheer gecentraliseerd en wordt deels gedeconcentreerd uitgevoerd (op basis van nut en noodzaak) binnen kaders zoals die door de concerndirectie zijn vastgesteld. Op centraal niveau is een onderscheid gemaakt in de archieffunctie ten behoeve van de primaire processen (informatiebeheer) en de publieke functie. De Stadsarchivaris is namens de concerndirectie proceseigenaar informatiebeheer en heeft een kaderstellende en toezichthoudende rol met betrekking tot informatiebeheer. Aan de standaardisatie opgave is inhoud gegeven doordat de dienstverlening voor de uitvoeringsorganisaties.Ik vraag me dan toch af hoe de gemeentearchivaris die toezichthoudende rol gaat uitvoeren.
Op wie gaat zij toezicht uitoefenen als ze zelf verantwoordelijk is voor het hele informatiebeheer? Controleren of dat goed gebeurt, maakt deel uit van het reguliere werk en is geen toezicht of audit.
Noch in het Plan Stadsarchief, noch in het Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief komt dit aan de orde. Sterker nog, de enige keer dat de term "toezicht" in beide artikelen voorkomt, is in bovenstaand citaat.
Voor de duidelijkheid: ik heb geen enkel commentaar op de inhoud van de Rotterdamse plannen. Voor zover ik dat van hieruit kan inschatten ziet het er allemaal goed uit. Ik vraag me dus alleen af hoe de gemeenteraad dit gaat vaststellen en wat de provincie Zuid-Holland daar dan aan heeft.
Misschien had ik gisteren toch naar de BRAIN-bijeenkomst over archieftoezicht moeten gaan:
Prima workshop vanmiddag van @jeroenvanoss over positionering archiefinspectie. Boodschap helder voor mij: transformatie is nodig.Gerelateerd
— Frans Smit (@fpsmit) April 15, 2013
Risicowaardering en archivering #kvan12
Het nieuwe archieftoezicht
Plaatje van Rob Krudzlo via Gahetna.
Hallo Ingmar,
BeantwoordenVerwijderenDank voor je opbouwende en kritische beschouwing. Er is in Rotterdam zeker ook over het archieftoezicht nagedacht. We zijn al meer dan 10 jaar intensief aan het inspecteren en komen eigenlijk steeds weer op dezelfde constatering uit: de zogeheten ‘second line of defense’ in de informatiehuishouding (zie
http://www.eciia.eu/about-us/news/whats-hot voor uitleg) ontbreekt vaak. Intern toezicht, oftewel internal audit (de third line), zou moeten kunnen steunen op een stelsel van interne kwaliteitscontrole (de second line). Die is, zoals we allemaal weten, voorgeschreven in de Archiefregeling, art. 16, maar nog maar op weinig plaatsen geïmplementeerd. Dan kun je nog 10 jaar blijven doorhameren op die constatering, of je kunt een bijdrage gaan leveren aan de opbouw van dat kwaliteitssysteem (information governance). Wij hebben voor het laatste gekozen. Het eerste product daarvan is de risicotool, waar je ook al eens aandacht aan hebt besteed. We zijn nu bezig met de uitwerking van de beheermaatregelen op het gebied van metadata, functionele eisen, procesinrichting. Als dat kwaliteitssysteem op de rails staat, wordt de archiefinspectie een echte derdelijns auditfunctie. Dat leidt, zoals Frans Smit over de BRAIN-bijeenkomst van gisteren twitterde, tot een transformatie van die taak: meer nadruk op sturing en beheersing en minder op vakinhoud. Aansluiting bij/samenwerking met de bestaande internal auditafdeling ligt dan voor de hand. Tot die tijd blijft de archiefinspectie in Rotterdam een belangrijke signalerende functie houden en bijdragen aan draagvlak en bewustwording bij het management.
M.vr.gr. Jeroen van Oss (IBR010)
Ik kon helaas ook niet op de bijeenkomst in Schiedam zijn en heb de presentatie van Jeroen dus gemist. Ik snap de keuze in Rotterdam wel om meer aansluiting te zoeken bij Interne audit. Vooral in een inspectieprogramma kun je daar meer samen optrekken. Er valt veel voor te zeggen. Echter binnen het huidige systeem is de gemeentearchivaris nu eenmaal de aangewezene voor het uitvoeren (en dus eindverantwoordelijk) van het toezicht op naleving van de Archiefwet. Waar je het ook onderbrengt in een organisatie. Nu liggen uitvoering en toezicht dus in één hand. En ook ik vond niet terug in de Rotterdamse beleidsnota hoe nu de verantwoordelijkheden zijn verdeeld of hoe er mee wordt omgegaan. Aan de andere kant is ons archiefwettelijk systeem door ICT ontwikkelingen danig aan het kraken.
BeantwoordenVerwijderenJe zou ook kunnen pleiten voor splitsing in het takenpakket van de archivaris dus toezicht en beheer afzonderlijk organiseren maar dat vraagt veel voor kleinere organisaties. Een andere optie is de gemeentearchivaris los van de secretaris en college te organiseren dus op niveau van de Raad te organiseren. Daarmee zou de horizontale toezichtsfunctie meer ondersteuning aan het raadswerk kunnen bieden.
Bedankt voor jullie reacties heren, ik ben het grotendeels met Bennie eens.
BeantwoordenVerwijderenIk snap de keuze (en frustratie) van het Stadsarchief, maar vind dat er te gemakkelijk voorbij gegaan wordt aan de "archiefwettelijke" scheiding van functies die een gevolg is van het toezicht door de gemeentearchivaris.
Als we het interne archieftoezicht toch vergelijken met accountants of auditors, dan lijkt me dit niet de goede weg. Het meest extreme voorbeeld is natuurlijk het Enron-gedoe, waarbij de accountants een dubieuze dubbelrol speelden. Checks and balances matter...
Tenslotte, en ik snap wel waarom Jeroen dat niet nadrukkelijk zegt, heb ik ook de indruk het Stadsarchief deze nieuwe taken niet geheel op eigen initiatief op zich genomen heeft. Bezuinigingen, reorganisaties en "struggle for life" zullen ook wel een belangrijke rol spelen.