vrijdag 27 januari 2012

Pas op een wolf! #hvog

Sinds een paar dagen speelt deze fabel van Aesopus constant door mijn hoofd en het NCDD-symposium heeft dat niet minder gemaakt.
Twintig jaar geleden verscheen Machineleesbare gegevensbestanden: archivering en beheer bij het Rijk van de Algemene Rekenkamer. De teneur van dit rapport over "digitale duurzaamheid" was: het is vijf voor twaalf, er moet nu echt iets gebeuren anders raken we heel veel digitale bestanden en archieven kwijt.
Ik citeer de aanbevelingen (p.31-32):
  1. Eigenaren van MLG's dienen een schriftelijk vastgelegd bewaarbeleid te ontwikkelen voor MLG's
  2. Bescherming van gegevens moet onderdeel uitmaken van dit bewaarbeleid
  3. Mogelijkheden van secundair gebruik van MLG's dienen meer aandacht te krijgen
  4. De regelgeving op het terrein van de archivering en het beleidskader moeten worden toegesneden op het archiveren van MLG's. Voortvarendheid is hierbij op zijn plaats.
  5. De Algemene Rijksarchivaris zou ten behoeve van de politieke meningsvorming over de mate waarin en de wijze waarop MLG's voor het cultuurhistorisch erfgoed van belang zijn een standpunt dienen te formuleren over het vraagstuk van het beheer van gearchiveerde MLG's
  6. Inzicht in de creatiekosten en de archiveringskosten van MLG's moet vergroot worden
  7. Aan het archiveringsaspect moet al in de ontwikkelingsfase van een informatiesysteem aandacht worden besteed
  8. Wanneer de eigenaar gebruik maakt van de diensten van een rekencentrum, moeten - schriftelijk vastgelegde - afspraken over het beheer en de archivering van MLG's worden gemaakt.
Sinds die tijd roepen wij archivarissen en inspecteurs uit volle borst en om de haverklap dat er nu toch echt iets moet gebeuren om de duurzame toegankelijkheid van digitale bestanden te garanderen, want anders raken we heel, heel veel kwijt en kunnen we ons HANDELEN NIET VERANTWOORDEN!
Ik wil hier niet suggereren dat we dit met kwade opzet doen, we zijn allemaal integer en bedoelen het allemaal heel goed.
Maar lopen we niet het risico dat we net als Gonzo niet meer geloofd worden?
Hoeveel is er de afgelopen jaren kwijt geraakt dat echt pijn heeft gedaan?
Ik kan me eigenlijk alleen het debacle met de Arbeidsvoorziening en de ESF-gelden herinneren. Dat heeft een paar miljoen gekost (en daar heeft de Rijksarchiefinspectie destijds nog een interessant rapport over geschreven.) Maar al met al heeft dit weinig blijvende indruk gemaakt, waard00r onze waarschuwingen vooral de indruk wekken paniekzaaierij te zijn.
Dinsdag bij het NCDD-symposium heb ik het eerste deel van de "break-out sessie" over preservation meegemaakt en in die drie kwartier ging het nauwelijks over preservation. Het enige dat er een beetje over ging was dat het niet verstandig is om spaties in je bestandsnamen te gebruiken...
De rest van de tijd ging het over nare IT-afdelingen en bestuurders en managers die maar niet snappen dat duurzame toegankelijkheid belangrijk is. Die mensen snappen niet dat we HEEL VEEL INFORMATIE KWIJT RAKEN! En het lijkt erop dat wij denken dat ze het wel zullen snappen, als we dat maar vaak genoeg herhalen.

Ik denk dat we ondertussen moeten concluderen dat het waarschuwen voor wolven de afgelopen twintig jaar nauwelijks effect heeft gehad en wel eens tegen ons zou kunnen gaan werken. We hebben dus ook een Cousin Norman nodig!

Ik weet alleen nog niet hoe die eruit zou moeten zien...

Gerelateerd
Strategische agenda van de NCDD

8 opmerkingen:

  1. Nou... het ligt er aan of je alleen geld in je voorbeelden wil betrekken.
    Een van de conclusies van de parlementaire enquete en het NIOD-rapport over Srebrenica is dat de operationele beslissingen en de communicatie op uitvoeringsniveau tussen Dutchbat en "Den Haag" niet meer de reconstrueren was. Dit kwam deels door de grote gaten in het 'email-archief'. En dat kwam weer doordat de correspondenten over en weer dachten dat de ander het wel zou bewaren. Tel daar de relatief snelle functiewisselingen onder militair personeel bij op en je hebt een mooi recept om HEEL VEEL INFORMATIE KWIJT TE RAKEN. Niet dat de verdwenen informatie nu het belangrijkste was van het Srebrenica-rapport, maar het had wel enige impact (al was het maar omdat het mij mijn eerste inspectiebaan opleverde ;-)). Het vergrootte de imagoschade en verminderde het vertrouwen. Én liet een hoop vragen onbeantwoord.

    Ik ken toch zeker 2 voorbeelden waar dataverlies heeft geleid tot zowel financiële als imagoschade. Niet van de absolute grootte van de door jou genoemde voorbeelden, maar op het niveau van die organisaties wel vergelijkbaar. In beide gevallen ging het over een project met een (grotendeels) digitale administratie, die subsidie misliep / moest terugbetalen, omdat de juiste stukken voor de verantwoording niet (tijdig) terug te vinden waren. En dat kwam weer door slecht, gefragmenteerd beheer, inclusief gecorrumpeerde bestanden waar nooit iets mee gedaan was. Het ging over relatief grote bedragen die nu zelf gedragen moesten worden.

    Persoonlijk heb ik het ook ervaren: door een crash van mijn PC én de software die de backup 'beheerde' op de backupschijf (én zo'n hardware IT-er die de schijf probeerde uit te lezen, maar Outlook niet snapte), was ik 2 jaar emailverkeer kwijt. Dat heeft er jaren later eens toe geleid dat we veel moeite moesten doen om te achterhalen hoe het ook al weer met de facturen van de kinderopvang zat (die kregen we alleen in pdf per mail), toen de Belasting dienst eindelijk eens zo ver was dat ze konden afrekenen en er een conflict met de kinderopvang-organisatie ontstond. Had ik nu maar: mijn hardware eerder vervangen; mijn backup beter geregeld; mijn facturen beter beheerd.
    (Overigens was de kinderopvang-organisatie in de problemen gekomen door hun slechte beheer van hun digitale bestanden...)

    Om als beroepsgroep je cry wolf kracht bij te zetten, moet je de waarneming vastleggen. In casu: verzamel voorbeelden waarbij het mis ging, zowel het verlies van de informatie, als de gevolgen ervan. Volgens mij kennen we met z'n allen genoeg voorbeelden om weer eens een stevig onderbouwd signaal af te geven, dat verder gaat dan awareness.

    Overigens kan je digitale duurzaamheid op verschillende manieren benaderen. Ik vind de benadering van de Madese NatuurVrienden wel een mooi begin: http://madesenatuurvrienden.nl/info/mnv-keuzes

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Interessante tweets van @chidohier en @cvanderven over wolven en imago: 
    http://storify.com/ingmario/pas-op-een-wolf
    Ik reageer later nog uitgebreider...

    BeantwoordenVerwijderen
  3. .@chidohier  en @cvanderven : ik geloof toch dat ik mijn punt niet helemaal helder heb gemaakt. Het vervangen van "geld" door "imago" komt neer op het vervangen van "wolf" door "vos." Hoe interessant het maken van een dergelijk lijstje ook is (het lijkt me een mooi nieuw Archiefwiki-projectje), het blijft hetzelfde "discours": HET GAAT FOUT ALS JULLIE NIETS DOEN!
    Natuurlijk klopt de analogie met Gonzo niet helemaal, maar toen hij niet meer geloofd werd, verzon hij een andere oplossing: Cousin Norman! 
    Ik denk dat wij ook moeten zoeken naar een Cousin Norman, rasing awareness heeft ons de afgelopen twintig jaar nauwelijks iets gebracht en de daadwerkelijke wolvenaanvallen hebben weinig indruk achter gelaten...
    Alleen weet ik dus niet hoe Cousin Norman er uit zou moeten zien.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Misschien zijn wolven gewoon niet eng genoeg, maar vossen wel? Of is de wolf nog niet groot genoeg? Of zijn er nog te weinig wolven?  Of misschien is de manier waarop we over de wolf hebben verteld, niet de juiste geweest?
    (Ik begrijp je punt nu wel beter, maar weet ook niet hoe we die neef Norman kunnen invullen. Misschien moeten we beter naar de schapen luisteren...)

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Je had nog een antwoord van me tegoed. Hopelijk werkt Disqut nu wel mee...

    Een Cousin Norman betekent dat de oplossing binnen de eigen 'familie' gezocht moet worden. Deels wordt dat natuurlijk ook wel gedaan. Het hele edepot project van de grote archiefdiensten is een vooruitgang. Het is de awareness voorbij, vind ik. Zeker als je, zoals in Rotterdam, de semi-statische fase er in meeneemt.Vergis je niet in wat al bereikt is. Het feit dat IT-ers steeds bewuster zijn van het thema digitale duurzaamheid heeft deels te maken met het drammen van onze kant (en natuurlijk omdat ons verhaal ondersteund wordt door verdronken kalveren).En ja, het is nog lang niet genoeg en de frustratie zit 'm deels ook in het feit dat 'wij' zelf ook doorontwikkelen en de archiefzorg dus altijd achterloopt bij de realiteit.Bedenk wel dat de situatie niet zo veel verschilt van de papieren omstandigheden. Toen was 'het archief' ook geen belangrijk probleem. Het is alleen wel wat dringender geworden (zie ook de voorbeelden in mijn eerste reactie).Zoals gezegd, het edepot zou wel eens een belangrijk onderdeel van jouw Neef Norman Norm (N3) kunnen zijn. Maar we zijn - zeker omdat we zo overheidsgebonden zijn - erg afhankelijk van Kermit de Kikker (de KdK-factor) en zijn nukken en grillen. Hoogstwaarschijnlijk zien bestuurders het probleem van de digitale duurzaamheid ook wel, maar wordt het overschaduwd door nog grotere problemen. Onze KdK's besturen geen slaperig dorpje, maar worden dagelijks overspoeld met 'wolven'. Misschien helpt het om het over een roedel wolven te hebben (geld en politieke imagoschade) en dan een Neef Norman aan te bieden (edepot + ...) waarbij het edepot ons deel van de oplossing is en KdK zorgdraagt voor + ...

    En tot zover de analogie.

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Ah, kijk, Disqus werkt weer eens...
    Je hebt helemaal gelijk, N3 moet van ons komen en daarom moeten we niet meer zeuren over die onwetende en ongeïnteresseerde KdK. Voor een deel komt deze blogpost ook voort uit mijn frustratie dat bij de NCDD-bijeenkomst allerlei mensen naar anderen aan het wijzen waren voor de oplossing en klaagden over KdK. 
    Je hebt ook gelijk dat we al een heel eind zijn met N3, ook daarom moeten we stoppen met vertellen dat er nog zo veel onzekerheden en onduidelijkheden zijn. Naar mijn ervaring voedt dat KdK alleen maar in zijn scepsis over onze wel al gerealiseerde oplossingen en voelt hij zich daardoor ontslagen van zijn verantwoordelijkheden om te zorgen voor +...
    Niet dat we nu een louter goed-nieuws-show moeten brengen, maar een beetje realiteitszin over wat we wel en niet kunnen en wat daar de gevolgen van zijn, kan geen kwaad.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Ingmar,
    Ben het helemaal met je eens, daarbij aantekenend dat we het ene moeten doen en het andere niet laten:
    - Beschrijf een N3 met een goed verkoopverhaal voor KdK
    - Documenteer de verdronken kalveren, zodat iedereen daar gebruik van kan maken.

    (Disqut doet weer moeilijk, dus ik kan niet rechtstreeks reageren op je bericht van 02/27/2012 9:17u. Dan maar als 'nieuwe reactie'.)

    BeantwoordenVerwijderen
  8. Ingmar,
    Ben het helemaal met je eens, daarbij aantekenend dat we het ene moeten doen en het andere niet laten:
    - Beschrijf een N3 met een goed verkoopverhaal voor KdK
    - Documenteer de verdronken kalveren, zodat iedereen daar gebruik van kan maken.

    Maar ja. Wie gaat dat doen...

    BeantwoordenVerwijderen