Jorien Weterings en ik hebben afgelopen maand ieder een artikel geschreven over de Expertmeeting die de Provinciale Archiefinspectie van Noord-Brabant en Limburg in september organiseerde over het vervangen van analoge documenten door digitale reproducties. De vragen die tijdens deze middag aan de orde kwamen waren of alle documenten altijd in kleur gescand moesten worden, wat de beste resolutie was om documenten in te scannen en of het toegestaan zou moeten zijn om reproducties te comprimeren.
Het artikel van Jorien verscheen in de Od van deze maand. Hieronder staat dat van mij, dat in Het Archievenblad verschenen is.
Kleur, Resolutie en Compressie. Op weg naar duidelijkheid en overeenstemming
Dit artikel is ook te downloaden van de website van de KVAN.
Hallo Ingmar,
BeantwoordenVerwijderenZijn naar aanleiding van deze expertmeeting de inzichten t.a.v. compressie veranderd/versoepeld? met andere woorden, wordt compressie door de provincie Noord-Brabant toegestaan bij vervanging van te bewaren archiefbescheiden?
Hoi Mariska,
BeantwoordenVerwijderenDe beleidsregel is niet aangepast, omdat er geen eisen over compressie in stonden.
Uiteraard geldt voor de vervangen archiefbescheiden wel, dat ze "uiterlijk op het moment van overbrenging" moeten voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling waar in het derde lid van artikel 26 staat: "Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan."
Hallo Ingmar,
BeantwoordenVerwijderenDank voor je antwoord. Het blijft moeilijk om (ook) op basis van regeling te bepalen welk verlies aan informatie toelaatbaar is en welk niet. Ik refereerde met mijn vraag aangaande versoepeling aan de zin in het artikel "in de praktijk staan de colleges van Gedeputeerde Staten compressie niet toe"
groet
mariska
A zo, tja kijk... Er staat niets over in de beleidsregel en de Archiefregeling staat compressie in principe toe.
BeantwoordenVerwijderenDan kunnen GS dus alleen met heel sterke argumenten om die reden een machtiging niet verlenen.